1.3.4 Hình thức kế tốn trên máy
❖ Đặc trung cơ bản:
- Cơng việc kế tốn được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế tốn trên máy vi tính. Phần mềm kế tốn được thiết kế theo nguyên tắc của một trong ba hình thức kế tốn hoặc kết hợp các hình thức kế tốn quy định trên đây. Phần mềm kế tốn khơng hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kể tốn, nhưng phải in được đầy đũ sổ kế tốn và báo cáo tài chính theo quy định. Phần mềm kế toán được thiết kế theo Hình thức kế tốn nào sẽ có các loại sồ của hỉnh thức kế tốn đó nhưng khồng hồn tồn giống mẫu
sổ kế toán ghi bàng tay.
❖ Các loại số cùa Hình thức kế tốn trên máy vi tính:
- Phần mềm kế tốn được thiết kế theo Hình thức kế tốn nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế tốn đó nhưng khơng hồn tồn giống mẫu sồ kế tốn ghi bằng tay.
Khóa luận tốt nghiệp Đại Học Chương 1: Cơ sở lý luận
❖ Trình tự ghi sơ theo Hình thức kê tốn trên máy vi tính: a. Cơng việc hàng ngày:
- Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi số, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khốn ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế tốn.
- Theo quy trình của phần mềm kế tốn, các thơng tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- sổ Cái...) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
b. Công việc cuối tháng:
- Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và ln đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế tốn có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giừa sổ kế tốn với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
- Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng họp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định.
❖ Sơ đồ trình tự ghi số theo hình thức kế tốn trên máy vi tính
Ghi chú:
---------- > Nhập số liệu hàng ngày
■ K In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm <_____ Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ ỉ. 15: Trình tự ghi sơ kế tốn theo hình thức kế tốn máy
Khóa luận tốt nghiệp Đại Học Chương 2: Thực trạng kế toán tại cơng ty
CHƯƠNG II. THỤC TRẠNG KẾ TỐN HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI INDO
2.1 Tổng quan về công ty TNHH sản xuất và thương mại INDO
2.1.1 Thông tin chung
2. ỉ. 1.1 Q trình hình thành và phát triền của cơng ty TNHH sản xuất và thương mại ỈNDO
❖ Giới thiệu chung về công ty:
- Tên công ty: Công ty TNHH sản xuất và thương mại INDO
- Tên quốc tế: INDO TRADING AND PRODUCTION COMPANY LIMITED - Địa chỉ trụ sở chính: Đội 7B, Xã Dương Liễu, Huyện Hoài Đức, TP. Hà Nội - Mã số thuế: 0107634601
- Loại hình cơng ty: Trách nhiệm hữu hạn - Giấy phép kinh doanh: 0107634601
- Lĩnh vực kinh doanh: Sản xuất, kinh doanh giấy và các sản phấm từ giấy - Vốn điều lệ: 2.400.000.000
❖ Quá trình hình thành và phát triển:
Công ty TNHH sản xuất và thương mại INDO được thành lập theo giấy chứng nhận đầu tư số 0107634601 đăng kí lần đầu vào ngày 15/11/2016 , do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư thành phố Hà Nội đăng kí kinh doanh cấp.
Là một doanh nghiệp trẻ, mới đi vào hoạt động từ cuối năm 2016, cơng ty đã gặp rất nhiều khó khăn, cụ thể là: vốn đầu tư cịn hạn hẹp, khơng được trợ giá vốn từ Nhà nước cộng với các thiết bị cịn ít, đơn giản, lao động cịn chưa có nhiều kinh nghiệm. Nhưng với khẩu hiệu “Uy tín trách nhiệm là hàng đầu” luôn hướng tới khách hàng, tạo sự tin tưởng và cam kết mang đến cho khách hàng sự hài lịng và dịch vụ tốt nhất. Nên cơng ty cũng đã có những bước tiến trong việc sản xuất và kinh doanh các mặt hàng về giấy và được công nhận, tin tưởng cua các khách hàng, người dân. Cồng ty cũng đang cố gắng đầu tư về các thiết bị tân tiến hơn cùng với đào tạo lao động để tạo nên những sản phẩm tân tiến, phù hợp với nhu cầu của khách hàng.
Giữa năm 2019 được coi là một bước ngoặt khá quan trọng đối với Cồng ty TNHH sản xuất và thương mại INDO khi mà Cồng ty quyết định thay đối địa chỉ trụ sở chính. Ban đầu trụ sở chính của Cơng ty đặt ở trong miền Nam sau đó đà được Hội đồng quyết định chuyến trụ sở chính ra miền Bắc. Khi mới bước chân ra Bắc, Cồng ty đối mặt với khá nhiều khó khàn như: phải tìm kiếm nhà cung cấp, khách hàng mới, nguồn lao động hầu như được thay mới khá nhiều. Tuy nhiên đến đầu năm 2020, Cơng ty đà đạt được
Khóa luận tốt nghiệp Đại Học Chương 2: Thực trạng kê toán tại công tyr
một sô thành công nhỏ như: đã bước đâu đặt chân đên với thị trường hiện tại, có được niềm tin của những khách hàng mới, được nhiều người biết đến với những sản phẩm giấy các loại có chất lượng tốt... Điều này có thể giúp Cơng ty được phát triển hơn nữa.
2. / ./ .2 Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH sản xuất và thương mại ỈNDO
Ban giám đốc ___________________ Phịng kinh doanh - hành chính ị Phịng tài chính — kế tốn V Phịng giao nhận, vận chuyển
Sơ đỏ 2. ỉ: Sơ đô tô chức bộ mảy quản lý tại công ty TNHHsản xuât và thương mại ỈNDO
> Ban giám đồc: - Giám đốc:
+ Quyết định các vấn đề có liên quan đến hoạt động hàng ngày cúa Công ty. + Tổ chức thực hiện các quyết định.
+ Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh của Công ty. + Ban hành các Quy chế quản lý nội bộ của Cồng ty.
+ Bố nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh Quản lý trong Công ty. + Ký kết các hợp đồng nhân danh cơng ty.
+ Đình chỉ, kỷ luật, chuyến cồng tác, sa thải lao động vi phạm Quy chế quản lý. + Tuyển dụng lao động.
+ Lập các phương án cơ cấu Tổ chức cồng ty - Phó giám đốc:
+ Phó giám đốc là người điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của Công ty theo sự ùy quyền của Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình.
+ Phó giám đốc là người trực tiếp xây dựng kế hoạch làm việc, tố chức thực hiện, quản lý giám sát.
> Phòng kinh doanh - hành chính:
- Kinh doanh: Khai thác khách hàng, tìm việc và kí kết hợp đồng kinh tế, phụ trách việc hồn thiện các thủ tục thanh tốn công nợ, cũng như các tài liệu công nợ ... đồng thời
Khóa luận tốt nghiệp Đại Học Chương 2: Thực trạng kế tốn tại cơng ty
phối hợp với phòng kế tốn đế xác định chính xác số cơng nợ của khách hàng, có kế hoạch thu nợ và khai thác khách hàng.
- Hành chính: Quản lý cơng ty trong lĩnh vực hành chính, nhân sự nhằm đáp ứng kịp thời và đúng nhất cho hoạt động của công ty trong việc đánh giá đúng năng lực cán bộ cả về số lượng và chất lượng từ đó có sự phân cơng lao động hợp lý và hiệu quả.
> Phịng tài chính - kế tốn:
+Quản lý vốn và tài sản đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh. + Tham mưu các giải pháp bảo toàn và phát triển vốn.
+ Xây dựng và triển khai kế hoạch thu chi tài chính: tháng, q, năm; giám sát tồn bộ hoạt động tài chính, kế tốn của Cơng ty theo quy định của Pháp luật kế tốn thống kê Nhà nước đã ban hành.
+ Hướng dẫn, kiểm tra, giám sát việc chỉ tiêu tài chính trong nội bộ Cơng ty.
+ Hạch tốn kế tốn tồn bộ q trình sản xuất kinh doanh của Cơng ty, phân tích hoạt động kinh tế và tống hợp báo cáo kết quả hoạt động tài chính kế toán theo quy định hiện hành.
+ Quản lý danh mục hàng hóa của cơng ty, quan lý tồn bộ số lượng giá trị nhập kho và tồn kho của hàng hóa , theo dõi hàng hóa mua sắm.
+Thực hiện công tác kiểm kê định kỳ, kiếm kê nhập xuất theo yêu cầu cùa cấp trên. + Ke toản chịu trách nhiệm tính lương và theo dõi các khoản thanh tốn với cán bộ công nhân viên, theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến thu, chi tiền ...
+ Viết lập, quản lý hóa đơn giá trị gia tăng đầu ra của công ty theo dõi tất cả công nợ phải thu khách hàng, thu hồi công nợ, tập hợp chứng từ.
> Phòng giao nhận, vận chuyển: - Bộ phận giao nhận:
+ Giao, nhận hàng hóa, NVL, CCDC, thành phẩm vào kho theo yêu cầu của cấp trên.
+ Lưu trữ, vận chuyển hàng hóa, NVL, CCDC, thành phẩm cẩn thận. Trong quá trình giao nhận, mang - vác cẩn thận tránh đổ vờ, rách,...
+ Kiểm tra hàng hóa, NVL, CCDC, thành phẩm sau đó ký vào phiếu NK, XK.
+ Ghi đầy đủ tên hàng hóa, số lượng, nơi giao, nơi nhận, thời hạn vào số giao nhận. Thông tin kịp thời cho các bộ phận liên quan đảm bảo hàng hóa, NVL, CCDC, thành phâm được giao đầy đủ, đúng thời hạn.
+ Chịu hồn tồn trách nhiệm về hàng hóa, NVL, CCDC, thành phẩm từ khi nhận cho đến khi giao trừ trường hợp bất khả kháng.
Khóa luận tơt nghiệp Đại Học Chương 2: Thực trạng kế tốn tại cơng ty
- Bộ phận vận chuyên: Chịu trách nhiệm điêu động, bô trí phương tiện và nhân lực khi có chỉ thị vận chuyển hàng hóa. Tiếp nhận và giải quyết những vấn đề liên quan đến xe vận chuyến như hởng hóc, bảo dưỡng ,
2.1.1.3 Đặc điểm quỵ trình cơng nghệ sản xuất, gia công sản phẩm
Công ty TNHH sản xuất và thương mại IN DO sản xuất và cung cấp cho thị trường nhiều dòng sản phẩm khăn giấy, giấy vệ sinh, giấy ví... chất lượng cao, ốn định, nguồn gốc rõ ràng, giá thành hợp lý, đáp ứng nhu cầu của nhiều phân khúc khách hàng. Sản phẩm cùa cồng ty được đóng gói đa dạng, phù hợp cho các bừa ăn cùa gia đình, nhà hàng, khách sạn, dùng trong đám cưới.
> về quy trình sản xuất giấy vệ:
Công ty nhập kho những cuộn giấy vệ sinh siêu to được quấn tới một kích thước phù hợp đã được chế biến từ các nhà cung cấp để gia công thành những cuộn giấy vệ sinh - sản phẩm thiết yếu của từng gia đình. Sau đó sử dụng các thiết bị phục vụ cho việc cắt những cuộn giấy to đó thành những cuộn nhỏ và đi vào quy trình đóng gói. Nhân viên đóng gói sẽ phải xếp các cuộn giấy nhỏ vào từng loại bao bì phù hợp để tạo thành sản phẩm hồn chỉnh.
> về quy trình sản xuất khăn giấy, giấy ví:
Cơng ty nhập kho các loại giấy đế phục vụ cho việc làm nên nhừng hộp khăn giấy, ví giấy ... từ các các nhà cung cấp. Các loại giấy này sẽ có nhiều mẫu khác nhau như: có loại là chỉ có màu trắng, có loại là màu trắng có hoa ... đế tạo ra nhừng sản phấm đa dạng phục vụ cho nhu cầu khác nhau của khách hàng. Sau khi nhập các loại giấy, nhân cơng sẽ đóng gói vào các bao bì hoặc vào hộp theo quy định của cơng ty. Từ đó sẽ tạo ra được các sản phấm hộp khăn giấy, gói giấy, giấy ví... phục vụ cho nhu cầu của khách hàng.
2.1.2 Đặc điếm tơ chức cơng tác kế tốn của cơng tỵ TNHH sản xuất và thương mại
ỈN DO
2.1.2.1 Đặc đỉêm tơ chức bộ máy kế tốn của cơng ty TNHH sản xuất và thương mại ỈN DO
Bộ máy kế tốn của cơng ty được tố chức theo mơ hình tập trung theo sơ đồ. Phịng kế toán chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc về việc kiểm tra, giám sát, hạch toán mọi nghiệp vụ kế tốn liên quan đến tồn cơng ty, thực hiện mọi cơng tác kế tốn nhận và xử lý các chứng từ luân chuyển, ghi chép tồng họp và lập báo cáo tài chính.
Khóa luận tốt nghiệp Đại Học Chương 2: Thực trạng kế tốn tại cơng ty
- 5 , __
Sơ đô 2. 2: Bộ mảy kê tốn tại cơng ty TNHH sản xt và thương mại ỈNDO
> Kê toán trưởng kiêm kê tốn tơng họp
+ Tổ chức cơng tác và bộ máy kế tốn phù hợp với tố chức sản xuất kinh doanh của công ty theo yêu cầu của cơ chế quản lý.
+ Tổ chức hướng dẫn thực hiện và kiểm tra việc ghi chép tính tốn, phản ánh chính xác kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản và các hoạt động kinh tế về tài chính của cơng ty.
+ Trực tiếp làm cơng tác kế tốn tổng hợp và điều hành nhiệm vụ trong phịng. + Tính tốn, trích nộp đủ, kịp thời các khoản nộp ngân sách.
> Kế toán doanh thu kiêm kế tốn cơng nợ
+ Căn cứ vào chứng từ như hóa đơn cùa bên bán, phiếu tạm ứng, giấy báo nợ, giấy báo có, ... để lập thành phiếu thu và phiếu chi, thanh toán các khoản nợ với khách hàng bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng.
+ Kế toán thực hiện cơng việc thanh tốn nội bộ, thanh tốn ngân hàng, bảo hiếm xà hội, tiền lương công nợ.
+ Nhận, đối chiếu, kiếm tra, xác nhận số liệu báo cáo doanh thu từ khách hàng sau đó lập báo cáo doanh thực hiện trong kỳ. Thực hiện báo cáo doanh thu công nợ.
> Thù kho kiêm thủ quỹ
+ Thực hiện thu chi tiền mặt qua quỹ. Kiếm tra chứng từ thanh toán của cá nhân cán bộ công nhân viên hoặc tập thế, thực hiện thu chi tiền mặt theo đúng chế độ, chính sách quy chế của công ty.
+ Mở sổ cập đầy đủ chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày, thực hiện kiểm quỹ cuối ngày, làm báo cáo thu, chi, tồn quỹ đúng nghiệp vụ quy định.
+ Thực hiện ghi chép các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến CCDC , vật tư hàng tháng, quý, năm; lên báo cáo Nhập - xuất - tồn kho CCDC, vật tư theo giá trị và theo hiện vật.
Khóa luận tốt nghiệp Đại Học Chương 2: Thực trạng kế tốn tại cơng ty
+ Tô chức, ghi chép, phản ánh tông hợp sơ liệu một cách chính xác, đây đủ, kịp thời về số lượng, hiện trạng của hàng tồn kho; về giá trị TCSĐ hiện có , tình hình tàng giảm và di chuyến TSCĐ nhằm giám sát chặt chẽ việc mua , đầu tư và sử dụng bảo quản
TSCĐ , làm thủ tục thanh lý nhượng bán TSCĐ.
2.7.2.2 Đặc điểm vận dụng chế độ kế tốn của cơng ty TNHH sản xuất và thương mại
ỈNDO
a) Chế độ kế tốn áp dụng tại cơng ty
Cơng ty thực hiện hạch toán theo hệ thống tài khoản, chế độ chứng từ theo quy định về hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính ban hành theo thơng tư 133/2016/TT-BTC ngày
26/8/2016.
+ Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12. + Đơn vị tiền tệ ghi chép sổ kế tốn: Đồng Việt Nam (VND).
+ Hình thức kế tốn áp dụng: Nhật kí chung.
+ Phương pháp hạch toán tống hợp hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên.
+ Phương pháp hạch toán chi tiết hàng tồn kho: Phương pháp thẻ song song