Chứng từ xuất nhập khẩu
Bộ chứng từ xuất nhập khẩu bao gồm những giấy tờ cần thiết để hoàn thành việc xuất hay nhập khẩu một lơ hàng.
Có những chứng từ do phía xuất khẩu làm (invoice, packing list, CO…), hay do người nhập làm (L/C), hoặc cả 2 bên làm (hợp đồng, tờ khai)… Do vậy, tùy vào vai trò bạn là người bán hay người mua hàng, mà việc chuẩn bị chứng từ có khác nhau.
Cũng cần lưu ý, bộ chứng từ xuất nhập khẩu khơng hồn tồn giống với bộ hồ sơ hải quan. Thông thường, hồ sơ hải quan (hàng thương mại) sẽ gồm tờ khai hải quan và một số chứng từ xuất nhập khẩu như: hợp đồng, invoice, Packing List, C/O… Chứng từ bắt buộc
Đây là những giấy tờ tài liệu mà gần như bắt buộc phải có với tất cả các lơ hàng.
Hợp đồng thương mại (Sales Contract) là văn bản thỏa thuận giữa người mua
và người bán về các nội dung liên quan: thông tin người mua & người bán, thơng tin hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng, thanh toán v.v…
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): chứng từ do người xuất khẩu
phát hành để đòi tiền người mua cho lô hàng đã bán theo thỏa thuận trong hợp đồng. Chức năng chính của hóa đơn là chứng từ thanh toán, nên cần thể hiện rõ những nội dung như: đơn giá, tổng số tiền, phương thức thanh tốn, thơng tin ngân hàng người hưởng lợi… Đây là loại phổ biến nhất trong số các loại hóa đơn dùng trong mua bán quốc tế.
Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List): là loại chứng từ thể hiện cách thức
đóng gói của lơ hàng. Qua đó, người đọc có thể biết lơ hàng có bao nhiêu kiện, trọng lượng và dung tích thế nào…
Vận đơn (Bill of Lading): Là chứng từ xác nhận việc hàng hóa xếp lên phương
tiện vận tải (tàu biển hoặc máy bay). Với vận đơn đường biển gốc, nó cịn có chức năng sở hữu với hàng hóa ghi trên đó.
Tờ khai hải quan (Customs Declaration): chứng từ kê khai hàng hóa xuất
nhập khẩu với cơ quan hải quan để hàng đủ điều kiện để xuất khẩu hoặc nhập khẩu vào một quốc gia.
Chứng từ thường có
Những chứng từ dưới đây có thể có hoặc không, tùy theo trường hợp thực tế của hợp đồng thương mại.
Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): Là chứng từ xác nhận về lô hàng và số tiền cần
thanh tốn, nhưng khơng phải để đòi tiền.
Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate): bao gồm đơn bảo hiểm, và giấy
chứng nhận bảo hiểm. Tùy theo điều kiện cơ sở giao hàng (ví
dụ: CIF hay FOB), mà việc mua bảo hiểm do người bán hay người mua đảm nhiệm. Thực tế, nhiều chủ hàng khơng mua bảo hiểm, để tiết kiệm chi phí.
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): là chứng từ cho biết nguồn gốc xuất xứ của
hàng hóa được sản xuất tại vùng lãnh thổ, hay quốc gia nào. Điều này quan trọng với chủ hàng, khi C/O giúp họ được hưởng thuế ưu đãi đặc biệt, hay được giảm thuế.
Chứng thư kiểm dịch (Phytosanitary Certificate): Là loại chứng nhận do cơ
quan kiểm dịch (động vật hoặc thực vật) cấp, để xác nhận cho lô hàng xuất nhập khẩu đã được kiểm dịch. Mục đích của cơng việc này là để ngăn chặn sự lây lan của dịch bệnh giữa các quốc gia, vùng lãnh thổ.