II. Kĩ năng 1.Ngoại ngữ
Kĩ năng siêu mềm và quan trọng
Kỹ năng mềm cần có thời gian rèn luyện
Máy tính, điện thoại có thể thay chúng ta làm việc nhưng những kỹ năng mềm thì khơng. Vì vậy chúng ta cần có một q trình mài giũa và rèn luyện mới có được. Dưới đây là top 10+ kỹ năng mà chúng ta chắc chắn cần phải có.
Top 10+ kỹ năng mềm cần có
- Giao tiếp
Giao tiếp là phương thức đầu tiên cho mọi cuộc gặp gỡ, mọi mối quan hệ. Chính vì thế, kỹ năng này chiếm một rất quan trọng đối với cuộc sống và cả công việc. Thông qua giao tiếp, chúng ta có thể nhìn nhận và hiểu về đối phương. Bên cạnh đó, quyết định sự bền bỉ của các mối quan hệ trong xã hội. Nhưng trên thực tế sẽ có hai kiểu người phổ biến: hướng nội và hướng ngoại.
Giao tiếp giúp mọi người có thể hiểu được nhau hơn
Nhiều ý kiến cho rằng, người hướng ngoại sẽ dễ dàng giao tiếp hơn những người mang xu hướng nội tâm. Điều này khơng hồn tồn sai nhưng mọi kỹ năng sẽ trở thành "vũ khí riêng" nếu chúng ta biết cách rèn luyện.
- Hãy giao tiếp bằng thái độ chân thành.
- Tận dụng thời cơ để được nói lên ý kiến của mình, điều này giúp bạn tự tin hơn trong giao tiếp.
- Sử dụng tay và điệu bộ khi diễn đạt ý sẽ giúp bạn tự tin hơn và nói ra một cách thoải mái hơn.
- Luyện tập trước gương.
- Chuẩn bị nội dung trước khi buổi gặp mặt diễn ra.
- Tự đặt ra tình huống và suy nghĩ cách giải quyết, việc này sẽ giúp bạn phản ứng kịp thời những vấn đề được hỏi bất ngờ.
- Lắng nghe
Lắng nghe khơng chỉ đơn giản là nghe những gì người khác nói. Lắng nghe cần đặt sự tôn trọng, cảm thông, đồng cảm và cả bản thân mình vào vị trí của đối phương. Lắng nghe để cảm nhận về người khác, lắng nghe để hiểu về bản thân. Cả trong công việc và cuộc sống, bạn cần tiếp nhận những gì người khác nói để xem xét và sửa đổi bản thân, từ đó sự đổi mới và phát triển mới hình thành.
Lắng nghe để cảm nhận về người khác, lắng nghe để hiểu về bản thân Dưới đây là những cách giúp bạn lắng nghe một cách có hiệu quả:
- Nhìn vào mắt đối phương khi lắng nghe.
- Tương tác bằng các câu hỏi, câu cảm thán: “À”, “Sau đó thì sao?”, “Thật à?”, “Mình hiểu rồi.”,...
- Gật đầu khi lắng nghe. - Tập trung vào câu chuyện.
- Sáng tạo
Mỗi ngành nghề đều có những yêu cầu nghề nghiệp khác nhau, tuy nhiên sự sáng
tạo luôn được đề cao trong mọi lĩnh vực và đây là một kỹ năng khó rèn luyện nhất,
bởi chính bản thân mỗi người sự sáng tạo đã là một năng khiếu. Nhưng đừng vội thất vọng nhé, bởi câu nói “Có cơng mài sắt có ngày nên kim” chưa bao giờ là sai đâu.
Sự sáng tạo luôn được đề cao trong mọi lĩnh vực
Bật mí cho các bạn một số cách để rèn luyện tư duy sáng tạo cơ bản và dễ thực hiện nhất dưới đây:
- Tìm kiếm nguồn cảm hứng ở mọi nơi.
- Tìm nguồn tham khảo đáng tin tưởng cho lĩnh vực của mình.
- Dựa vào tham khảo tự tạo nên khác biệt, dần dần bạn sẽ tự hình thành sự sáng tạo riêng của mình.
- Dành thời gian cho nghệ thuật. Dù cơng việc của bạn có là gì, thì nghệ thuật ln là thứ mang tính chữa lành cao, giúp cho tâm hồn bạn trở nên nhẹ nhàng hơn, việc sáng tạo cũng được nâng cao hơn.
- Tự tin - Năng động
Trong các buổi phỏng vấn nếu bạn cho nhà tuyển dụng thấy được sự tự tin về năng
lực của bản thân và sự năng động, hăng hái trong công việc, chắc chắn bạn đã lấy
được một nửa sự chú ý rồi đấy! Vậy làm thế nào để trở nên tự tin và năng động hơn? - Lựa chọn trang phục mà bạn cảm thấy yêu thích và thoải mái nhất.
- Giao tiếp bằng mắt nhiều hơn trong khi trị chuyện. - Mỉm cười khi nói chuyện.
- Giữ bình tĩnh bằng cách dừng lại và hít thở sâu. - Ln trong tư thế ngẩn cao đầu và thẳng lưng.
- Có kiến thức vững chắc là “vũ khí quyền lực” nhất của sự tự tin. Vì thế đừng ngừng việc học hỏi và tìm tịi nhé, dù bạn tự ti về điều gì nhưng chỉ cần có kiến thức mọi thứ sẽ trở nên khác đi.
- Tích cực tham gia các hoạt động xã hội, teamwork,...
Tự tin và năng động là hai yếu tố gây ấn tượng cho nhà tuyển dụng
- Đặt mục tiêu
Mọi hành trình khơng thể đến đích nếu khơng có mục tiêu. Chính vì thế, hãy lập cho mình những mục tiêu ngắn hạn, dài hạn tùy theo mục đích và cơng việc. Lên kế hoạch để đạt được mục tiêu đó, như vậy sẽ rút ngắn được thời gian và tránh được sự lan man, mất định hướng trong q trình thực hiện.
- Làm việc nhóm
Làm việc nhóm (teamwork), là phương thức làm việc với nhiều người, cùng mục
đích, cùng theo đuổi một lý tưởng chung. Làm việc nhóm sẽ giúp phát sinh ra
nhiều ý tưởng mới, mỗi người sẽ đảm nhiệm phần công việc riêng, giảm áp lực trong công việc và làm việc hiệu quả hơn. Tuy nhiên thực tế làm việc nhóm sẽ khơng thể tránh khỏi các trường hợp tranh cãi và dẫn đến năng suất làm việc không hiệu quả. Vậy làm cách nào để teamwork 1 cách hiệu quả? Cùng xem nhé:
- Loại bỏ cái tôi.
- Sẵn sàng tiếp thu những ý kiến khác.
- Luôn suy nghĩ đến mục tiêu chung trong suốt quá trình làm việc. - Đi chơi và gặp mặt nhau để hiểu về nhau nhiều hơn.
- Chia sẻ những thiếu sót và khen ngợi những cái tốt của nhau. - Phân chia công việc công bằng, đúng với sở trường của từng người.
Làm việc nhóm giúp giảm áp lực trong cơng việc, tạo ra nhiều ý tưởng mới
- Khả năng lãnh đạo
Khả năng lãnh đạo được xem là một kỹ năng khơng dễ dàng để chinh phục, bởi chính nó chứa rất nhiều u cầu và cần có thời gian bồi dưỡng. Người lãnh đạo khơng thiếu, chỉ thiếu những người biết cách lãnh đạo. Người lãnh đạo cần có những tố chất
sau: Kiên định, trung trực, kiến thức rộng mở, tâm tài đi đôi,... Người lãnh đạo tốt là người biết đâu là điểm mạnh, điểm yếu và biết phát huy những điểm đó của cấp dưới.
Người lãnh đạo không thiếu, chỉ thiếu những người biết cách lãnh đạo.
- Quản lý thời gian
Có một sự thật rằng chúng ta có rất nhiều thời gian, nhưng ln miệng nói khơng có thời gian. Câu trả lời là do chưa biết cách phân bổ thời gian sao cho hợp lý. Bạn luôn bị deadline (thời hạn chót hồn thành cơng việc) "đuổi theo sau", nếu chúng hồn thành từ những ngày trước, thì từ deadline đã không ám ảnh nhiều người như thế. Vậy làm thế nào để quản lý thời gian hợp lý?
- Lên kế hoạch các công việc phải làm trong ngày, sắp xếp thứ tự ưu tiên. - Tránh xa các thiết bị dễ gây nhiễu sự tập trung của bạn (điện
thoại, laptop, tablet,...) trong quá trình làm việc.
- Ưu tiên những công việc quan trọng, gặp nhiều khó khăn thực hiện trước.
Sắp xếp thời gian hợp lý để làm việc có hiệu quả hơn
- Giải quyết vấn đề
Trong công việc và cuộc sống không phải lúc nào cũng sn sẻ, sẽ có nhiều thời điểm chúng ta gặp những vấn đề rắc rối, khó khăn mà bản thân phải tự giải quyết. Đó là lý do vì sao giải quyết vấn đề là một kỹ năng mà mọi người ai cũng cần phải có. Thế nên, khi gặp khó khăn bạn đừng vội nản chí nhé, hãy coi như đó là cơ hội để bạn có
thể rèn luyện kỹ năng của mình. “Chỉ cần tâm hồn mình là nắng, ngày giơng bão cũng hóa màu xanh.”
Hãy biến những khó khăn thành cơ hội để luyện tập những kỹ năng
- Hòa đồng - Thích nghi
Hịa đồng và thích nghi là cặp đơi bổ sung cho nhau. Hòa đồng ở đây là tạo nên sự
thoải mái, cởi mở khi giao tiếp với chúng ta. Thích nghi là việc tập quen dần với
mơi trường mình đang sống hay làm việc học tập mỗi ngày. Mỗi chúng ta mang những màu sắc khác nhau, nếu phối hợp không đúng sẽ thành một màu đen tối tăm. Vậy giải pháp là gì? Tất cả sẽ được gói gọn bằng cụm từ chân thành và học hỏi. Chân thành trong các mối quan hệ, hãy ln là chính bản thân mình, ln đối tốt với
mọi người xung quanh. Học hỏi để trau dồi kiến thức mới có thể tự tin rằng "nơi nào
ta cũng có thể tồn tại".
Thích nghi để hịa đơng, hịa đồng để thích nghi.
3. Một số trường hợp áp dụng kỹ năng mềm
Trường hợp 1: Bạn là sinh viên mới ra trường và được gọi đi phỏng vấn, người
phỏng vấn hỏi câu như sau, bạn sẽ trả lời như thế nào? "Nếu tôi nhận em vào vị trí A và 1 tháng tơi trả cho em cao hơn mức em deal, thì em sẽ làm gì với số tiền đó?" Theo bạn, đây là dạng kỹ năng mềm nào?
Đây là kỹ năng giao tiếp. Trường hợp này hãy cho nhà tuyển dụng thấy được sự nhiệt
tình muốn được cống hiến của bạn hơn cả số tiền lương bạn có thể nhận được. Bạn có
thể sử dụng số tiền đó để đầu tư vào bản thân, học tập nhiều hơn, biết nhiều hơn và dùng những kiến thức ấy vào công việc tại công ty.
Hãy để nhà tuyển dụng thấy được sự chân thành và nhiệt huyết từ bạn.
Trường hợp 2: Bạn được đảm nhiệm vai trị nhóm trưởng trong một dự án lớn. Bạn
sẽ làm gì với vai trị của mình?
Đầu tiên bạn phải là người có khả năng lãnh đạo và giải quyết vấn đề. Bên cạnh đó hãy tìm hiểu điểm mạnh điểm yếu của các thành viên trong nhóm để phân chia cơng việc cho phù hợp với mỗi người. Ngồi ra, với vai trị dẫn dắt nhóm, hãy ln là người cơng bằng, cơng tư phân minh trong mọi tình huống từ đó mới truyền cảm hứng giúp các thành viên trong nhóm làm việc đạt được chất lượng tốt nhất.
Vai trò của người lãnh đạo rất quan trọng.
Trường hợp 3: Bạn là một người mới, được phân vào một nhóm làm việc đã hoạt
động từ lâu, mọi người đều đã thân từ trước? Bạn sẽ làm gì để có thể làm việc với mọi người một cách hiệu quả?
Vấn đề này rất nhiều sinh viên gặp phải khi vừa ra trường. Nhưng chỉ cần có kỹ năng mọi vấn đề sẽ được giải quyết. Hãy cởi mở hơn trong giao tiếp, bắt chuyện làm quen với mọi người một cách chân thành nhất. Tìm hiểu văn hóa làm việc trong nhóm, cố gắng hồn thành cơng việc được giao tốt nhất. Trong trường hợp này không những bạn phải có kỹ năng làm việc nhóm mà cần có kỹ năng giao tiếp, hịa đồng và thích nghi. Khi mọi người cảm nhận được tấm lịng của bạn, việc thích nghi với môi trường mới cũng sẽ dễ dàng hơn.
Cố gắng hịa nhập và thích nghi với mơi trường mới.
Từ những điều trên chúng ta thấy rằng, ngoài những kiến thức chun mơn thì kỹ năng mềm chiếm phần quan trọng khá lớn trong cuộc sống và công việc. Như vậy chúng ta hãy đầu tư cho mình những kỹ năng thiết yếu này để phục vụ cho mọi vấn đề nhé!
Phẩm chất nhân viên văn phòng
Ngoài các kỹ năng mềm và cứng ra thì tính chất nhân viên văn phịng cũng là một trong ba nội dung của kỹ năng hành chính văn phịng. Những tính chất này được tạo ra trên bản lề là sự chuyên nghiệp và môi trường làm việc năng động.
Cho nên cũng không hẳn là bạn chắc chắn phải có ngay từ khi ứng tuyển việc làm mà có thể dần dần xây dựng trong thời gian thực hiện công việc. Do vậy những phẩm
chất này là tiêu chí đủ chứ khơng phải là tiêu chí cần cho sự hồn thiện các kỹ năng hành chính văn phịng. Những phẩm chất đấy là: Năng động Uyển chuyển Duy trì sự tập trung Kiên nhẫn Hài lòng Chuyên nghiệp Tháo vát Tự tạo động lực Chủ động Phụ lục: