2.2 THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG THANH TOÁN QUỐC TẾ
2.2.2.2 Quy trình thực hiện quản trị rủi ro
Phòng quản lý rủi ro tại chi nhánh thực hiện tổng hợp báo cáo sai/lỗi của các bộ phận nghiệp vụ; thu thập các kết luận của các đoàn kiểm tra, kiểm toán nội bộ, thanh tra Ngân hàng Nhà nước, kiểm tra, kiểm tốn bên ngồi (nếu có) đồng thời tổng hợp các kết quả thực hiện các giải pháp khắc phục của đợt báo cáo trước.
Trên cơ sở các tài liệu và báo cáo tổng hợp, tiến hành tổng hợp, phân tích, đánh giá thực trạng sai/lỗi của đơn vị trong kỳ báo cáo, so sánh với các kỳ báo cáo trước và đánh giá mức độ ảnh hưởng và xu hướng biến động của các loại sai/lỗi; Xây dựng kế hoạch, phương án giảm thiểu rủi ro sau đó chuyển về ban quản lý rủi ro thị trường và tác nghiệp.
Ban quản lý rủi ro thị trường và tác nghiệp sẽ tổng hợp, đánh giá, phân tích thực trạng RRTN của toàn hệ thống ; phối hợp với các ban có liên quan tại trụ sở chính, đơn vị sự nghiệp đưa ra các biện pháp, giải pháp để giảm thiểu hoặc kiểm soát rủi ro theo từng nghiệp vụ;Thực hiện báo cáo sai/lỗi bao gồm các nội dung chính sau:
Đánh giá tổng quan thực trạng sai/lỗi của toàn hệ thống (tổng quan về các sai/lỗi tác nghiệp thực tế, số lượng và mức độ ảnh hưởng của các sai/lỗi nếu có) ; So sánh và giải thích xu hướng biến động của các sai/lỗi so với các kỳ báo cáo trước ; Tổng quan về các sai/lỗi chấp nhận được cùng với những giải trình theo từng mảng nghiệp vụ ; Tổng quan về các biện pháp giảm thiểu hoặc kiểm soát RRTN được đề xuất cho từng mảng nghiệp vụ ;Tổng quan về việc tổ chức thực hiện các biện pháp giảm thiểu hoặc kiểm soát RRTN.
Báo cáo rủi ro có vai trị quan trọng trong cơng tác kiểm sốt.Thơng qua báo cáo rủi ro, lãnh đạo tại chi nhánh có thể nhận biết rõ hơn về rủi ro, nâng cao khả năng giám sát và giảm nhẹ rủi ro, đồng thời báo cáo rủi ro cũng là cơ sở để quy định trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận trong rủi ro thanh toán quốc tế từ đó nâng cao vai trị trách nhiệm của cá nhân, bộ phận đối với công tác quản trị rủi ro, giúp quản trị rủi ro được thực hiện hiệu quả hơn.
Như vậy thực trạng quy trình quản trị rủi ro thanh tốn quốc tế hiện nay đang thiên về công tác báo cáo là chính.Cơng tác kiểm tra, giám sát thực tế cũng chưa được chú trọng nhiều. Ngồi ra, nhân sự tại phịng quản lý rủi ro cũng thực sự chưa hiểu, nắm bắt hết về quy trình, quy định trong thanh tốn quốc tế, chưa am hiểu thực tế công việc dẫn đến khi kiểm tra thực tế chưa thực sự chính xác, làm chiếu lệ hoặc thành lập tổ kiểm tra bao gồm các thành viên trong phòng tác nghiệp dẫn đến sự thiếu chuyên nghiệp.
2.3 Thực trạng quản trị rủi ro trong thanh toán quốc tế tại ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam. Đầu tư và Phát triển Việt Nam.
2.3.1 Rủi ro nghiệp vụ
Sai chỉ dẫn thanh tốn:
Tình huống: Chi nhánh S gửi bộ chứng từ nhờ thu hàng xuất khơng theo L/C
(trong đó bộ 3/3 B/L gốc được lập theo lệnh của người mua) đến ngân hàng nhờ thu bằng DHL. Do lỗi của bộ phận tác nghiệp lập chỉ dẫn thanh toán sai nên bộ chứng từ
đã bị gửi nhầm sang ngân hàng khác.Người mua không nhận được hàng do bộ chứng từ bị thất lạc, khơng có vận đơn gốc.
Cụ thể: Ngày 29/04/xxx, Chi nhánh S gửi bộ chứng từ nhờ thu hàng xuất
khơng theo L/C (trong đó tồn bộ 3/3 B/L gốc được lập theo lệnh của người mua) đến Ngân hàng nhờ thu DEUTSCHE BANK địa chỉ 10 PLAZA 1, JERSEY CITY, NEW JERSEY, USA thay vì đến ngân hàng RABO SUPPORT SERVICES INC theo đề nghị của khách hàng. Ngày 17/05/xxx, Chi nhánh S nhận được thông báo từ người bán về việc Ngân hàng nhờ thu RABO SUPPORT SERVICES INC chưa nhận được bộ chứng từ nói trên. Cùng ngày TFC làm điện Ngân hàng DEUTSCHE BANK, Mỹ thông báo về sự việc trên và đề nghị DEUTSCHE BANK hỗ trợ trong việc chuyển tiếp chứng từ đến đúng địa chỉ của Ngân hàng nhờ thu đồng thời cũng gửi điện đến RABO SUPPORT SERVICES INC. thông báo về sự việc trên. Ngày 19/05/xxx, TFC đã gửi e-mail đến đại diện của DEUTSCHE BANK tại Việt Nam đề nghị hỗ trợ trong việc tìm kiếm bộ chứng từ thất lạc đồng thời cũng yêu cầu sự hỗ trợ của Wellsfargo trong việc tìm kiếm bộ chứng từ. Cùng ngày bộ chứng từ đã được chuyển đến đúng địa chỉ của Ngân hàng nhờ thu và bộ chứng từ đã được thanh tốn sau đó một ngày.
Hậu quả có thể xảy ra:
Bộ chứng từ bị thất lạc bao gồm toàn bộ 3/3 bản B/L gốc được lập theo lệnh của người mua. Do vận đơn đường biển là chứng từ có chức năng sở hữu hàng hóa, người mua hàng sẽ khơng thể lấy được hàng nếu khơng có vận đơn.Trường hợp hàng đã đến cảng, việc thất lạc chứng từ dẫn đến chậm trễ trong việc nhận hàng sẽ phát sinh nhiều chi phí liên quan: chi phí lưu kho bãi, thiệt hại cho người mua hàng khi không nhận được hàng đúng kế hoạch.
Bài học kinh nghiệm
Giảm đến mức tối thiểu việc sai sót như trên.Khi gửi bộ chứng từ xuất khẩu đến ngân hàng nhờ thu, chi nhánh cần theo dõi tình trạng bộ chứng từ, kịp thời phát hiện trường hợp bộ chứng từ bị thất lạc và tra sốt ngay khi có dấu hiệu bộ chứng từ chậm thanh toán.Khi xảy ra thất lạc bộ chứng từ, chi nhánh cần phối hợp chặt chẽ với
hội sở chính, tích cực liên hệ với hãng chuyển phát nhanh, người xuất khẩu, người nhập khẩu, ngân hàng nhận chứng từ để có biện pháp xử lý phù hợp để tìm kiếm bộ chứng từ thất lạc gửi về đúng địa chỉ nhận, đảm bảo khả năng thanh tốn của lơ hàng đã xuất.
Rủi ro phát sinh khi vi phạm quy trình, quy định:
Tình huống: Cán bộ Phòng Giao dịch A của BIDV, Chi nhánh T khi nhận
được bộ chứng từ thanh toán quốc tế từ ngân hàng nước ngồi gửi đến địi tiền BIDV đã trả thẳng chứng từ cho khách hàng thay vì phải liên hệ lại bộ phận có chức năng để xử lý theo quy định hiện hành của BIDV.Bộ chứng từ thực chất đòi tiền theo L/C mở tại Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn. Khách hàng đã đem bộ chứng từ xuất trình tại Ngân hàng Nơng nghiệp và Phát triển nơng thôn Chi nhánh B và ngân hàng này đã ký hậu vận đơn để khách hàng đi nhận hàng.Ngân hàng nước ngồi liên tục tra sốt u cầu BIDV thanh toán hoặc trả lại bộ chứng từ.
Cụ thể: Ngày 28/02/xxx, Phịng SWIFT tại HSC nhận được điện tra sốt của
Ngân hàng PUNJAB NATIONAL BANK, INDIA đề nghị BIDV thanh toán bộ chứng mà ngân hàng này đã gửi đến BIDV ngày 07/01/xxx. Do không xác định được đơn vị nhận điện xử lý giao dịch (Chi nhánh), Phòng SWIFT đã thực hiện tra soát điện theo quy định.Ngày 07/03/xxx, sau nhiều lần thực hiện tra soát với Ngân hàng PUNJAB và hãng phát chuyển nhanh, TFC đã xác định được bộ chứng từ liên quan được gửi về Phòng Giao dịch A của BIDV, Chi nhánh T. Qua tra soát, được biết đây là giao dịch mà phía Ngân hàng nước ngồi đã gửi nhầm bộ chứng từ đòi tiền tới Phòng giao dịch A của BIDV, Chi nhánh T (địa chỉ đúng phải là Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Chi nhánh B trên cùng địa bàn). Tuy nhiên, do chưa tìm hiểu kỹ về giao dịch cũng như quy trình nghiệp vụ nên cán bộ tại PGD A đã trả hết chứng từ cho khách hàng mà không ràng buộc điều kiện gì. Khách hàng đã đem bộ chứng từ xuất trình tại Chi nhánh Ngân hàng Nơng nghiệp và Phát triển nông thôn Chi nhánh B và ngân hàng này đã ký hậu vận đơn để khách hàng đi nhận hàng nhưng mặt khác vẫn làm điện thông báo bất đồng cho PUNJAB NATIONAL BANK,
INDIA và chưa thanh toán bộ chứng từ. Do đó, PUNJAB NATIONAL BANK, INDIA liên tục gửi điện về BIDV để địi tiền.
Hậu quả có thể xảy ra:
Theo quy tắc thống nhất về nhờ thu URC 522, khi nhận được bộ chứng từ nhờ thu từ ngân hàng nước ngồi, ngân hàng thu (BIDV) có trách nhiệm thực hiện theo đúng chỉ thị nhờ thu: thanh toán (D/P) hoặc chấp nhận thanh toán (D/A) khi giao chứng từ cho khách hàng. Trong trường hợp không thực hiện được theo chỉ thị nhờ thu thì cần thơng báo ngay cho ngân hàng đã gửi chỉ thị nhờ thu để nhận được những chỉ dẫn tiếp theo. Trường hợp này, BIDV đã giao chứng từ cho khách hàng sẽ có nghĩa vụ phải thanh tốn bộ chứng từ cho ngân hàng nhờ thu nếu khách hàng không thực hiện thanh toán.Trong trường hợp này, BIDV đã giao chứng từ cho khách hàng mà không ràng buộc điều kiện gì có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng ảnh hưởng đến uy tín của BIDV trên trường quốc tế nếu khách hàng khơng có thiện chí thanh tốn.
Cách giải quyết:
Sau khi nắm bắt sự việc, TFC phối hợp cùng Chi nhánh T làm việc với Ngân hàng Nông nghiệp và khách hàng để xử lý giao dịch đồng thời TFC đã làm điện sang ngân hàng PUNJAB NATIONAL BANK, INDIA thông báo bộ chứng từ đã được chuyển tiếp sang Ngân hàng nông nghiệp và được Ngân hàng nông nghiệp xử lý.Ngày 10/03/xxx, Ngân hàng nơng nghiệp đã thanh tốn cho ngân hàng PUNJAB NATIONAL BANK, INDIA.
Bài học kinh nghiệm:
Do phòng giao dịch tại các Chi nhánh hoặc các Chi nhánh ít khi phát sinh giao dịch Thanh tốn quốc tế thường khơng có cán bộ am hiểu nghiệp vụ Thanh toán quốc tế nên khi tiếp nhận được các giao dịch có tính chất liên quan đến đối tác nước ngoài cần liên hệ lại bộ phận Thanh toán quốc tế của Chi nhánh hoặc Trung tâm Tác nghiệp tài trợ thương mại để có hướng dẫn xử lý phù hợp, tránh vơ tình vi phạm các thơng lệ quốc tế.Khi sự việc phát sinh cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa TFC và chi nhánh để xử lý sự việc, giải quyết kịp thời theo đúng quy định hiện hành của BIDV và theo đúng thông lệ quốc tế, tránh được rủi ro xảy ra.
Rủi ro khi cán bộ tác nghiệp không tuân thủ quy tắc thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ:
Đây là rủi ro thường gặp phải tại bộ phận kiểm tra bộ chứng từ xuất khẩu. Một số lỗi như kiểm tra bộ chứng từ nhờ thu xuất, chiết khấu gửi đi bị ngân hàng nước ngoài bắt lỗi bất đồng.
Tóm tắt tình huống
Khách hàng (Cơng ty C) xuất trình bộ chứng từ theo L/C xuất khẩu tại Chi nhánh Q cho phép đòi tiền điện, sau khi kiểm tra và xác định bộ chứng từ xuất trình phù hợp với điều kiện điều khoản L/C, TFC gửi điện MT 742 địi tiền hồn trả theo chỉ dẫn của L/C.
Bộ chứng từ được thanh tốn và báo có cho khách hàng.Tuy nhiên, sau đó Ngân hàng phát hành đã làm điện địi phí bất đồng và điện phí với lỗi bất đồng là: Hối phiếu sửa chữa mà không được xác thực.
Sự việc cụ thể
+ Ngày 14/06/xxx: Công ty Chế biến và XNK C xuất trình bộ chứng từ trị giá
JPY2,402,301.44 theo L/C xuất khẩu cho phép đòi tiền điện. Sau khi kiểm tra với các điều khoản và điều kiện của L/C, cán bộ TFC xác định bộ chứng từ hoàn toàn phù hợp và đã gửi MT742 địi tiền Ngân hàng hồn trả (IRVTUS3N) theo điều khoản của L/C
+ Ngày 16/06/xxx: BIDV nhận được báo có từ IRVTUS3N và thực hiện báo
có cho khách hàng.
+ Ngày 22/06/xxx: BIDV nhận được MT791 từ Ngân hàng phát hành (MHCBJPJT)
u cầu hồn trả phí bất đồng và điện phí JPY7,000 (tương đương USD70.00) do bộ chứng từ có bất đồng “Hối phiếu sửa chữa không được xác thực” (Draft with unauthenticated alteration)
+ Sau khi liên hệ với chi nhánh, TFC được biết chi nhánh đã sửa lỗi chính tả trên hối phiếu nhưng không thông báo cho TFC biết.
+ Ngày 29/06/xxx: BIDV thực hiện thanh tốn phí bất đồng + điện phí cho
MHCBJPJT
Hậu quả có thể xảy ra:
Trường hợp BIDV (ngân hàng phục vụ người xuất khẩu) đã đòi tiền điện và được thanh toán bộ chứng từ xuất khẩu.Tuy nhiên, nếu ngân hàng phát hành phát hiện ra bộ chứng từ có bất đồng và từ chối thanh tốn, BIDV phải hồn trả lại tiền cho ngân hàng phát hành trong khi đã báo có số tiền cho khách hàng.
Cách giải quyết:
Trường hợp này, rất may mắn ngân hàng phát hành khơng vì lỗi bất đồng trên mà từ chối thanh tốn và địi lãi phạt. Do vậy, BIDV chỉ phải chịu thanh tốn số phí bất đồng nói trên khơng được tính vào khách hàng vì đây là lỗi của BIDV.
Bài học kinh nghiệm:
+ Hiện nay, mọi giao dịch tác nghiệp tài trợ thương mại của các Chi nhánh đều đã được xử lý tập trung tại TFC. Do vậy trong quá trình xử lý giao dịch cần có sự phối hợp chặt chẽ của Chi nhánh nguồn và TFC.Chứng từ do TFC kiểm tra là bản scan/fax không phải là bản gốc, Chi nhánh cần phối hợp và thông báo với TFC những trường hợp chứng từ sửa chữa, xác nhận lại thông tin chưa rõ ràng trên chứng từ đảm bảo việc kiểm tra chứng từ hồn chỉnh, chính xác.
+ Trường hợp chứng từ cần được sửa chữa, bổ sung, Chi nhánh cần thông báo với TFC để được hướng dẫn cách thức xác thực lên thông tin sửa chữa hoặc xuất trình chứng từ mới, đảm bảo bộ chứng từ xuất trình tuân thủ Quy tắc thực hành thống nhất về Tín dụng Chứng từ UCP600.
Rủi ro do khơng tư vấn kịp thời các điều khoản trong L/C
Tình huống 1: Công ty A – khách hàng của chi nhánh S không thực hiện
thông quan được cho lơ hàng nhập khẩu do hóa đơn ghi sai tên hàng sau khi đã làm thủ tục ký hậu vận đơn tại BIDV. Khách hàng u cầu trì hỗn thanh tốn cho đến khi nhận được hóa đơn mới với tên hàng đúng.
Cụ thể: Ngày 7/4/xxx, Chi nhánh thông báo bộ chứng từ bất đồng đến khách
hàng.Ngày 14/4/xxx, Khách hàng chấp nhận bộ chứng từ có bất đồng và yêu cầu Chi nhánh ký hậu vận đơn để đi lấy hàng.Ngày 15/4/xxx, Khách hàng thông báo hải quan không cho thực hiện thủ tục thông quan hàng hóa do lỗi chính tả trên hóa đơn làm nội dung hàng hóa thay đổi (mặt hàng wire thành wine). Thực tế trong thông báo bất đồng gửi cho khách hàng khơng có lỗi này do mơ tả hàng hóa trong L/C chung chung không ghi cụ thể tên các tiểu mục hàng hóa.Khách hàng thơng báo đã liên hệ với người bán đề nghị cung cấp hóa đơn mới, đề nghị Chi nhánh tạm hỗn thanh tốn cho đến khi khách hàng nhận được hóa đơn mới với tên hàng đúng.
Hậu quả có thể xảy ra:
Theo quy định 4488/QĐ-TTTM ngày 29/10/2012 của Tổng giám đốc BIDV về nghiệp vụ tác nghiệp TTTM trường hợp khách hàng chấp nhận bộ chứng từ bất đồng, thời hạn thanh toán được xác định là thời hạn BIDV thông báo đến khách hàng trên thơng báo kỳ hạn thanh tốn hoặc không muộn hơn 02 ngày làm việc kể từ thời điểm BIDV giao bộ chứng từ cho khách hàng sau khi khách hàng chấp nhận bất đồng và đề nghị thanh toán (tùy thời điểm nào đến trước)
Trường hợp khách hàng đã nhận hàng, BIDV phải thanh toán bộ chứng từ cho người hưởng lợi và chỉ được trì hỗn thanh tốn khi nhận được điện chấp nhận lùi thời gian thanh toán từ ngân hàng gửi chứng từ và người hưởng lợi.
Trường hợp chậm thanh tốn, ngân hàng phát hành (BIDV) có thể bị địi lãi phạt, ảnh hưởng đến uy tín trên trường quốc tế khi ngân hàng chiết khấu, người hưởng lợi khởi kiện về việc không tuân thủ các quy tắc thực hành thống nhất về Tín dụng chứng từ UCP600
Cách giải quyết:
Sau khi có đề nghị từ phía khách hàng và chi nhánh, TFC đã hướng dẫn chi nhánh X lập tức thu hồi lại toàn bộ bộ chứng từ gốc đã giao cho khách hàng cùng với