Chƣơng 2 : Hoạt động truyền thơng nội bộ trong tổ chức
2.1. Tổng quan về truyền thơng nội bộ
2.1.1. Khái niệm và vai trị của truyền thơng nội bộ
a. Khái niệm
Khái niệm vế truyền thơng nội bộ xuất phát từ các tổ chức cơng nghiệp lớn, cĩ lịch sử lâu dài trong việc thúc đẩy niềm tự hào và sự thống nhất giữa các nhân viên của cơng ty thơng qua hoạt động truyền thơng trong tổ chức (chứng minh trong các sản phẩm văn hố của các nhà sản xuất xà phịng thời Victoria từ xa như Anh Quốc của Lever Brothers (bên phải) và Cơng ty Soap Larkin Buffalo, New York).
Truyền thơng nội bộ về cơ bản là một kỷ luật quản lý, nhưng như một kỷ luật riêng biệt của lý thuyết tổ chức được khám phá vào những năm 1940. Việc lý thuyết hĩa trong các tài liệu học thuật đã được đẩy nhanh trong những năm 1970, và trong các văn bản quản lý chính thống chủ yếu là sau năm 1990.
Trong tác phẩm viết vào năm 2013, Ruck và Yaxley đã phát biểu ra rằng lĩnh vực truyền thơng nội bộ đã phát triển ra sao từ những ngày cơng bố của nhân viên vào cuối thế kỷ 19. Khi hoạt động của các tổ chức trở nên phức tạp hơn, thúc đẩy giao tiếp với nhân viên đã tăng lên và dẫn đến sự xuất hiện của một lĩnh vực ngày càng chuyên biệt.11
Hiện nay, với nhiều gĩc tiếp cận khác nhau, truyền thơng tổ chức cũng được định nghĩa theo những cách khác nhau.
Truyền thơng nội bộ là chức năng chịu trách nhiệm truyền thơng hiệu quả giữa những người tham gia trong một tổ chức. Phạm vi chức năng thay đổi theo tổ chức và người hành nghề, từ việc sản xuất và phân phối thơng điệp và các chiến dịch thay mặt quản lý, tạo điều kiện cho đối thoại hai chiều và phát triển kỹ năng giao tiếp của người tham gia.
Truyền thơng nội bộ là hoạt động chia sẻ thơng tin trong một tổ chức vì mục đích kinh doanh. Ví dụ, truyền thơng nội bộ trong một cơng ty cĩ thể diễn ra thơng qua tiếng
nĩi, điện thoại, radio, thư tín, gọi điện, fax, truyền hình mạch kín, thư điện tử, kết nối Internet và mạng máy tính.12
11http://www.exploringinternalcommunication.com/what-can-we-learn-from-the-history-of-internal communication/
48
Truyền thơng xảy ra bên trong tổ chức là tất cả các thơng tin liên lạc nội bộ. Nhiều cơng ty coi hoạt động này như là một trong hai “nhân viên”: nhân viên truyền thơng hoặc nhân viên quan hệ. Chức năng phụ của truyền thơng doanh nghiệp ngày càng trở nên quan trọng, vì các cơng ty đã nhận ra tầm quan trọng của việc nuơi dưỡng mối quan hệ với nhân viên như là một cách duy trì và phát triển thành tích của họ một cách hiệu quả.
Ngày nay, các hoạt động truyền thơng nội bộ được phát triển trực tuyến thơng qua mạng nội bộ hoặc đìch thân thơng qua các cuộc họp của ban lãnh đạo với các nhĩm nhân viên.
Chức năng truyền thơng nội bộ mạnh mẽ cĩ thể tăng tinh thần, giúp tạo ra những nhân viên hài lịng hơn, những người cĩ năng suất cao hơn, giúp các nhân viên trở thành các đại sứ thương hiệu cho tổ chức. Thơng qua việc sử dụng các phương tiện truyền thơng kỹ thuật số và xã hội, các cơng ty đã tìm cách tăng cường giao tiếp với nhân viên và tạo ra các tương tác hai chiều chứ khơng phải truyền thống từ trên xuống truyền thống, trong đĩ quản lý cấp cao chỉ đơn giản nĩi với mọi người phải làm gì.
Chẳng hạn như, tại tập đồn Philips, cơng ty đã sử dụng một loạt các hoạt động tương tác trên máy tính, về cơ bản là các cuộc họp trực tuyến nhĩm, giúp nhân viên hiểu được chiến lược của cơng ty, phát triển ý tưởng sản phẩm mới và giúp nhân viên tương tác với quản lý cấp cao. Các phiên họp này được tổ chức trong vài ngày và do nhiều giám đốc điều hành cấp cao trong tổ chức tổ chức, các phiên họp này tăng hiệu quả tổng thể của nỗ lực truyền thơng nội bộ của cơng ty và giúp cơng ty phát triển các ý tưởng kiếm tiền trên thị trường.
Sự hiểu biết hiện đại về truyền thơng nội bộ là một lĩnh vực của riêng nĩ và dựa trên lý thuyết và thực tiễn của các ngành nghề cĩ liên quan, khơng chỉ trong báo chí, quản lý tri thức, quan hệ cơng chúng (như quan hệ truyền thơng), marketing và nguồn nhân lực, lý thuyết giao tiếp, tâm lý xã hội, xã hội học và khoa học chính trị.
Vai trị của truyền thơng nội trong tổ chức
Mục đìch mà một người quản lý hoặc nhĩm truyền thơng nội bộ chính thức thực hiện trong một tổ chức cụ thể sẽ phụ thuộc vào bối cảnh kinh doanh. Theo đĩ, chức năng truyền thơng nội bộ cĩ thể thực hiện vai trị của 'marketing nội bộ' (tức là huy động những người tham gia đĩng gĩp và thấu hiểu tầm nhìn quản lý của tổ chức); trong một trường hợp khác, truyền thơng nội bộ cĩ thể thực hiện dịch vụ 'hậu cần' như quản lý kênh; hay trong một khía cạnh khác, truyền thơng nội bộ cĩ thể hành động như một cố vấn chiến lược.
Cĩ một sự khác biệt thực tế giữa hoạt động truyền thơng được quản lý và sự tương tác thường xuyên tự phát giữa các nhĩm hoặc giữa các nhà quản lý và cấp dưới. Minzberg13 nĩi về một thực tế rằng truyền thơng nội bộ là hoạt động nội tại trong cơng
13 Được trích dẫn ở Hargie O và Tourish D eds, (2004) Sổ tay kiểm tra truyền thơng cho các tổ chức London
49
việc của một người quản lý - đặc biệt là trong một xã hội thơng tin. Thơng tin liên lạc giữa các nhân viên tại nơi làm việc được khám phá và phân tích bởi các tác giả như Phillip Clampitt14.
Cĩ một số lý do tại sao các tổ chức nên quan tâm đến truyền thơng nội bộ. Nhân viên là trái tim và tâm hồn của một tổ chức, do đĩ điều quan trọng là chú ý đến nhu cầu của họ. Một lực lượng lao động cam kết làm việc và cam kết làm tăng kết quả kinh doanh. Sự cam kết của nhân viên khuyến khích nhân viên cĩ thành tích cao hơn, mang lại doanh thu cao hơn và mang lại lợi thế cạnh tranh. Ngay cả trong một nền kinh tế khĩ khăn, các tổ chức cần truyền cảm hứng và giữ chân những người cĩ kinh nghiệm. Điều quan trọng là thường cĩ yêu cầu pháp lý đối với các tổ chức trong quá trình giao tiếp với người lao động. Ví dụ ở châu Âu, EU đã cĩ những quy định rất cụ thể về quyền của người lao động được thơng báo và tham khảo ý kiến với Chỉ thị 94/45 / EC (Hội đồng Cơng trình).
Theo Quirke (2008)15: "Thơng thường, truyền thơng nội bộ tập trung vào việc thơng báo kết luận quản lý và đĩng gĩi tư duy quản lý vào các thơng điệp để phân phối hàng loạt cho quân đội". Nghiên cứu cho thấy một giới hạn về giá trị của mơ hình "phát sĩng" này của truyền thơng nội bộ. Sự thiếu hụt về chiều phản hồi và khai thác các kỹ năng tham gia tích cực và hịa giải của người giám sát trực tiếp hoặc lãnh đạo nhĩm, phát sĩng cĩ xu hướng hiệu quả hơn trong việc ảnh hưởng đến các nhà quản lý cao cấp và trung cấp hơn là nhân viên trực tiếp.
Thực vậy, truyền thơng nội bộ được hiểu là cơng tác quản trị nhằm tạo dựng và phát triển mối quan hệ gắn bĩ và bền vững giữa các thành viên trong nội bộ doanh nghiệp. Ngày nay, truyền thơng nội bộ nắm giữ vai trị quan trọng và cĩ sức ảnh hưởng khơng hề nhỏ trong các doanh nghiệp, cơng ty.
Truyền thơng nội bộ quan tâm đến việc xây dựng mối quan hệ tốt giữa các phịng/ban trong doanh nghiệp, các cơng ty con trong một tập đồn, quan hệ giữa cấp lãnh đạo quản lý với nhân viên để tồn doanh nghiệp đều cĩ chung một hướng nhìn, một ý chí phát triển doanh nghiệp. Truyền thơng nội bộ sẽ làm nhiệm vụ chuyển tải những thơng tin về mục tiêu, kế hoạch thực hiện của doanh nghiệp tới các nhân viên đồng thời gắn kết các bộ phận liên quan, biểu dương và điều chỉnh kịp thời những sai sĩt và bất hợp lý trong quá trình thực hiện.
Truyền thơng nội bộ cũng kết hợp với các bộ phận khác trong doanh nghiệp như nhân sự, thi đua khen thưởng, cơng đồn, đồn thanh niên… trong việc tổ chức các hoạt động đa dạng và phong phú cho các thành viên, gĩp phần xây dựng những nét văn hĩa đẹp trong doanh nghiệp.
- Tạo dựng và phát triển hình ảnhcủa doanh nghiệp
14 Clampitt P, Communicating for Managerial Effectiveness, Sage 2009
15 Quirke, B. (2008). "Making the Connections; using Internal Communications to turn strategy into action", Burlington, VT: Gower Publishing Company
50
Cĩ một điều mà doanh nghiệp ít để ý tới là mỗi thành viên trong doanh nghiệp chính là một hình ảnh thu nhỏ của doanh nghiệp đĩ. Bởi vậy, các thành viên trong doanh nghiệp phải cùng chung tay và ý thức được tầm quan trọng của mình trong việc gĩp phần xây dựng phát triển hình ảnh của doanh nghiệp. Việc sử dụng “sức mạnh bĩ đũa” sẽ mang lại hiệu quả về mặt dài hạn và tiết kiệm rất nhiều chi phí khi xây dựng văn hĩa và hình ảnh doanh nghiệp.
Cần quan tâm sử dụng sức mạnh tiềm ẩn của bản tin nội bộ trong việc phát triển văn hĩa và xây dựng hình ảnh của doanh nghiệp. Bản tin nội bộ cĩ thể in và phát hành hàng tháng cho các thành viên trong nội bộ doanh nghiệp, các khách hàng và các đối tác hoặc cĩ thể làm dưới hình thức bản tin điện tử. Thơng qua bản tin nội bộ, các doanh nghiệp thiết lập cho mình kênh thơng tin tập trung và chuyên nghiệp. Khi đọc bản tin nội bộ của các doanh nghiệp, chúng ta sẽ thấy các vấn đề “văn hĩa doanh nghiệp” được thể hiện một cách rất sinh động và gần gũi. Việc đặt tên cho các bản tin nội bộ cũng rất sáng tạo, cĩ doanh nghiệp đặt tên cho bản tin nội bộ là “Ra khơi”, doanh nghiệp khác đặt tên là “Người dẫn đầu”.
- Đầu tư cho sự phát triểnbềnvữngcủa doanh nghiệp
Quan tâm đến truyền thơng nội bộ là đầu tư cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp, đồng thời gĩp phần nâng cao sức cạnh tranh, giúp doanh nghiệp vượt qua những thờikỳ khĩ khăn.
Nhân tố ảnh hưởng đến truyền thơng nội bộ là tiếp thị nội bộ, tiếp thị nội bộ coi nhân viên là khách hàng cần được đáp ứng các nhu cầu và mong muốn của họ, là người nắm giữ các giá trị thương hiệu và truyền tải chúng đến khách hàng thực sự của mình. Tiếp thịnội bộ liên quan đến việc thuyết phục hay chuyển tải ý tưởng của mình đến với nhân viên sử dụng các kỹ thuật truyền thơng nhằm phục vụ cho lợi ích doanh nghiệp.
Hiểu rõ vai trị của truyền thơng nội bộ trong doanh nghiệp, các nhà lãnh đạo sẽ cĩ động thái đúng mực để đẩymạnh phát triển nộibộ doanh nghiệp cũngnhư lợi ích lớn của cơng ty
Trong mơi trường tổ chức, truyền thơng nội bộ là một trong những “vũ khì” tạo nên thành cơng. Khơng thể cĩ văn hĩa tổ chức lành mạnh khi khơng cĩ kênh truyền thơng đối nội tốt. Truyền thơng nội bộ đĩng vai trị cực kì quan trọng trong tồn bộ hoạt động của tổ chức; nĩ vừa là động lực vừa là cơng cụ triển khai chiến lược kinh doanh. Truyền thơng nội bộ hiệu quả giúp gia tăng giá trị của tổ chức và thúc đẩy tăng trưởng.
Vai trị của truyền thơng nội bộ là khơng thể thay thế và việc triển khai một hệ thống truyền thơng nội bộ hiệu quả đang là đề tài thu hút sự chú ý của tất cả các tổ chức và tổ chức, đặc biệt là trong mơi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh gay gắt, bắt buộc các tổ chức phải huy động một cách hết sức hiệu quả nguồn lực của mình.
Các tổ chức thường quan tâm nhiều hơn cho cơng tác đối ngoại, PR với bên ngồi, trong khi truyền thơng bội bộ khơng mấy được ý thức hay chú trọng. Kênh truyền thơng
51
nội bộ thơng suốt, cởi mở khơng thể tự nhiên hính thành. Hơn nữa, xây dựng để nhu cầu truyền thơng nội bộ trở thành tự nhiên cịn là điều rất khĩ.
Truyền thơng nội bộ là một khái niệm khơng mới, đã được đề cập cách đây hai năm, nhưng vẫn chưa được các tổ chức quan tâm và chưa cĩ tình hệ thống. Thơng thường, khi cịn là một tổ chức nhỏ, các giám đốc thường bao quát hết cơng việc, từ chỉ đạo, định hướng, sắp đặt cơng việc đến truyền thơng tin cho nhân viên… Đối với tổ chức nhỏ, cách làm này khơng làm nảy sinh bất cập nào đáng kể, nhưng khi tổ chức phát triển với quy mơ lớn hơn thí bắt đầu bộc lộ nhiều bất ổn.
Khi khơng cĩ sự giao lưu, thấu hiểu chủ trương của tổ chức, chính sách của ban lãnh đạo, chắc chắn mỗi nhân viên sẽ cĩ một cách hiểu và phát tán những thơng điệp khác nhau ra bên ngồi, gây nhiễu thơng tin hay thơng tin khơng đồng nhất. Mặt khác, sự méo mĩ thơng tin sẽ gây sự ức chế, phát sinh ấm ức dẫn đến nĩi xấu lãnh đạo, đồng nghiệp bằng những thơng tin thêu dệt hơn là những đĩng gĩp ý kiến, phản biện chính thức trong cuộc họp được sự đồng tâm, đồng sức làm suy yếu sức mạnh nội bộ khi truyền thơng khơng chính xác, tình trạng này cịn tạo ra những hệ quả rất cụ thể, như thực hiện sai kế hoạch của tổ chức, tốn thời gian và tài chính khắc phục sự sai lạc, lịng vịng giữa các phịng ban…