Chƣơng 3 : Các phƣơng tiện truyền thơng nội bộ
3.1. Truyền thơng trực diện – truyền thơng mặt đối mặt
3.1.2. Kỹ năng giao tiếp mặt đối mặt
Kỹ năng giao tiếp mặt đối mặt hàng ngày
Tăng số lượng thơng tin liên lạc, bằng cách tạo ra nhiều cơ hội hơn cho mọi người nĩi về cơng việc của họ một cách cĩ chủ đìch, là một trong những kĩ năng cần thiết. Nĩ là một cách khác để cải thiện cách mọi người giao tiếp.
Dĩ nhiên, cĩ rất nhiều sự trao đổi và gặp gỡ đang diễn ra suốt tất cả mọi thời đại thơng qua mọi tổ chức - khơng được đánh dấu là một loạt các từ, im lặng và cử chỉ khơng ngừng nghỉ. Nhiều người trong số họ là giữa các nhà quản lý hoặc lãnh đạo và các thành viên của đội của họ, và kêu gọi kỹ năng từ tất cả các bên, đặc biệt là trước đây. Nếu mức độ kỹ năng cĩ thể được cải thiện, lợi ìch sẽ được cảm nhận trong hiệu quả của đội, và lý tưởng là tăng sự tự tin khi các nhà quản lý và lãnh đạo được yêu cầu đĩng gĩp vào truyền thơng nội bộ cĩ hệ thống.
Nhiều tổ chức đã nhận ra rằng cuộc họp nhĩm hàng đầu là một năng lực cốt lõi
cho các nhà lãnh đạo và các nhà quản lý ở tất cả các cấp độ, tuy nhiên việc đào tạo truyền thống trong việc trính bày, lắng nghe và đưa ra phản hồi rất hiếm khi cĩ quy mơ rộng và đủ sâu rộng để đáp ứng nhu cầu thực tế.
1. Quan sát tư thế của người làm truyền thơng nội bộ
Người làm truyền thơng nội bộ cĩ thể nghĩ rằng tất cả những từ chỉ để nĩi chuyện, nhưng tư thế cơ thể của người làm truyền thơng nội bộ cũng cĩ thể nĩi lên được. Trong
bất kỳ cuộc giao tiếp mặt đối mặt nào với kinh nghiệm truyền thơng, người làm truyền
thơng nội bộ nên mục đìch duy trí một tư thế thoải mái và cởi mở. Đứng hoặc ngồi thẳng, và đối mặt với khán giả. Bằng cách đĩ, người làm truyền thơng nội bộ sẽ gặp phải như một người dễ tiếp cận, và mọi người cĩ nhiều khả năng chú ý đến những gí người làm truyền thơng nội bộ đang nĩi. Nếu mặt khác, người làm truyền thơng nội bộ áp dụng một
vị trì yếu đuối, mọi người ìt cĩ khả năng đưa người làm truyền thơng nội bộ nghiêm túc
hơn. Vượt qua cánh tay tạo ấn tượng rằng người làm truyền thơng nội bộ tức giận, khơng quen và khơng quan tâm đến khán giả hoặc tin nhắn của người làm truyền thơng nội bộ. Cố gắng tránh tính trạng cơ thể tiêu cực ví nĩ cĩ thể là một rào cản lớn đối với truyền thơng hiệu quả.
92
Rất nhiều điều đã được nĩi về tầm quan trọng của việc duy trí liên lạc bằng mắt trong khi nĩi chuyện với người khác, và tầm quan trọng này khơng bị đánh giá quá cao. Giữ liên lạc bằng mắt cho thấy sự tơn trọng đối với khán giả của người làm truyền thơng nội bộ. Nĩ cho thấy sự chân thành, sự thật và niềm tin vào những gí người làm truyền
thơng nội bộ đang nĩi. Nĩ cũng giúp người làm truyền thơng nội bộ dễ bị tổn thương
hơn, điều này làm cho mọi người tin tưởng người làm truyền thơng nội bộ hơn. Người ta khơng thể nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tiếp xúc bằng mắt trong quá trính giao tiếp.
Nếu người làm truyền thơng nội bộ thấy khĩ nhín người ở mắt, sau đĩ nhín vào
một điểm qua mắt họ. Nĩ mang lại ấn tượng rằng người làm truyền thơng nội bộ đang
thực sự nhín vào chúng trong khi vẫn cứu người làm truyền thơng nội bộ khỏi việc thực sự làm điều đĩ. Cố gắng tránh nhín xuống dưới cuộc trị chuyện bằng mọi cách. Ngồi ra, mắt tiếp xúc khơng cĩ nghĩa là những điều tương tự như nhín chằm chằm vào người, cĩ thể được khá khĩ chịu. Tránh nhín chằm chằm vào người trong khi nĩi chuyện với họ để khơng làm họ cảm thấy khơng thoải mái.
3. Chọn từ của người làm truyền thơng nội bộtốt
Từ ngữ là phương tiện thơng qua đĩ người làm truyền thơng nội bộ nhận được tin
nhắn của người làm truyền thơng nội bộ trên, ví vậy người làm truyền thơng nội bộ nên
chọn họ một cách khơn ngoan. Xem xét đối tượng của người làm truyền thơng nội bộ khi
người làm truyền thơng nội bộ chọn từ của mính và chỉ sử dụng những từ thìch hợp. Nếu
người làm truyền thơng nội bộ đang nĩi chuyện với khách hàng hoặc khách hàng, hãy loại bỏ các thuật ngữ liên quan đến cơng việc cụ thể của người làm truyền thơng nội bộ.
Nếu người làm truyền thơng nội bộ đang nĩi chuyện với trẻ nhỏ, giữ cho từ vựng của
người làm truyền thơng nội bộ đơn giản. Sử dụng từ ngữ cứng sẽ thu hút sự chú ý của
mọi người từ thơng điệp của người làm truyền thơng nội bộ và thay vào đĩ buộc họ cố gắng tím ra ý nghĩa của những từ đĩ. Tuy nhiên, nếu người làm truyền thơng nội bộ đang
giao tiếp với các chuyên gia đồng nghiệp, nĩ sẽ được khuyến khìch để cụ thể hơn và để
sử dụng càng nhiều những thuật ngữ như người làm truyền thơng nội bộ vui lịng. Họ cĩ
thể hiểu người làm truyền thơng nội bộ tốt hơn theo cách đĩ.
4. Tận dụng tồn bộ cảm nhận từ các giác quan
Thình giác là điều cần thiết trong quá trính giao tiếp. Nếu mọi người khơng thể nghe thấy những gí người làm truyền thơng nội bộ đang nĩi, thí cĩ một cơ hội tốt để họ khơng thể hiểu nĩ. Mục đìch là âm thanh khi nĩi chuyện với người khác. Hãy để họ nghe rõ ràng lời nĩi của người làm truyền thơng nội bộ mà khơng phải đấu tranh. Nếu người
làm truyền thơng nội bộ đang giải quyết một cuộc tụ tập khổng lồ, hãy sử dụng micrơ.
Chỉ cần chắc chắn rằng mọi người thực sự cĩ thể nghe thấy người làm truyền thơng nội bộ.
93
Tuy nhiên, quá to lớn là một số khơng xác định. Nếu người làm truyền thơng nội
bộ quá to, người làm truyền thơng nội bộ cĩ thể gặp phải một người hung hăng và địi
hỏi, khơng phải đề cập đến nĩ cũng cĩ thể gây khĩ chịu. Hãy nhớ rằng mục tiêu chính
của người làm truyền thơng nội bộ khi giao tiếp là để truyền thơng điệp của người làm
truyền thơng nội bộ; đừng để giọng nĩi của người làm truyền thơng nội bộ đứng vững trong con đường đạt được điều này.
Nếu người làm truyền thơng nội bộ đang sử dụng phần mềm hội nghị truyền hính, người làm truyền thơng nội bộ muốn đảm bảo rằng chất lượng của âm thanh truyền là độ nét cao. Một trong những phần mềm như vậy là ezTalks, cĩ chất lượng hính ảnh và âm thanh cĩ độ phân giải cao. Bằng cách đĩ, khán giả của người làm truyền thơng nội bộ sẽ khơng gặp vấn đề gí khi nhận tin nhắn của người làm truyền thơng nội bộ.
5. Lắng nghe
Truyền thơng là hai chiều. Đĩ là trao đổi thơng tin giữa hai hoặc nhiều bên. Trong
khi người làm truyền thơng nội bộ muốn khán giả của người làm truyền thơng nội bộ
nhận được tin nhắn của người làm truyền thơng nội bộ, người làm truyền thơng nội bộ
cũng nên nhằm mục đìch nhận được của họ. Đừng nĩi chuyện suốt thời gian. Dành thời gian để suy nghĩ về những gí họ đang nĩi. Nội nĩ. Hiểu được quan điểm của họ. Và sau đĩ trả lời. Đây là một trong những mẹo hiệu quả nhất để cải thiện kỹ năng giao tiếp trực tiếp.
Khơng thể phủ nhận một thực tế là việc cĩ mặt đối mặt với kỹ năng giao tiếp cĩ
hiệu quả cĩ thể là một thách thức. Nhưng nếu người làm truyền thơng nội bộ làm theo
những lời khuyên ở trên, người làm truyền thơng nội bộ nên luơn thấy các kỹ năng của
người làm truyền thơng nội bộ được cải thiện. Nĩ khơng quan trọng cho dù người làm
truyền thơng nội bộ đang cĩ mặt đối mặt cuộc đàm thoại thể chất hoặc trực tuyến bằng
cách sử dụng phần mềm như ezTalks; các quy tắc vẫn như cũ. Giữ liên lạc bằng mắt. Hãy
chắc chắn rằng người làm truyền thơng nội bộ đang nghe. Lắng nghe bên kia. Chọn
những từ của người làm truyền thơng nội bộ tốt. Nếu người làm truyền thơng nội bộ làm tất cả những điều trên, người làm truyền thơng nội bộ sẽ cĩ một thời gian dễ dàng để cải thiện kỹ năng giao tiếp trực diện và trực tuyến.
Đại học Maine cho biết, giao tiếp trực tiếp hiệu quả bao gồm việc gửi một thơng điệp rõ ràng từ một người, và nhận và giải thìch thơng điệp một cách thìch hợp và chình xác của người thứ hai. Các khìa cạnh như giọng điệu, sự lựa chọn từ, ngơn ngữ cơ thể, liên hệ bằng mắt và sự chú ý cĩ thể ảnh hưởng đến việc liệu truyền thơng này cĩ hiệu quả
hay khơng để tạo ra cuộc đối thoại cĩ ý nghĩa giữa hai người, hoặc cĩ dẫn đến hiểu nhầm
và hiểu lầm hay khơng.
Giao tiếp hiệu quả
Đại học Maine định nghĩa truyền thơng hiệu quả là sự biểu hiện rõ ràng của các ý tưởng theo cách thức và giai điệu mà một bên khác cĩ thể giải thìch một cách dễ dàng và
94
chình xác. Theo Hiệp hội Nghiên cứu Xung đột Xung đột của Đại học Colorado, truyền
thơng luơn là một quá trính hai chiều, liên quan đến một người đưa tin và người nhận.
Ngơn ngữ cơ thể
Consortium Nghiên cứu Xung đột ghi nhận rằng ngơn ngữ cơ thể là một yếu tố cĩ
ảnh hưởng trong giao tiếp mặt đối mặt bởi thái độ của một người cĩ thể ảnh hưởng lớn
đến cách người nhận giải thìch thơng điệp. Khi một cá nhân nĩi theo một giai điệu thậm chì cĩ liên hệ bằng mắt trực tiếp, và một biểu hiện khuơn mặt thân thiện, thơng điệp cĩ thể nhận được là dương tình hoặc ìt nhất là trung lập. Ngơn ngữ cơ thể giao tiếp những cảm xúc tiêu cực, chẳng hạn như cánh tay chéo, thiếu liên lạc bằng mắt, nắm đấm và biểu hiện nghiêm túc, cĩ thể được hiểu trong bối cảnh đĩ.
Lắng nghe tích cực
Theo Hiệp hội Nghiên cứu Xung đột, lắng nghe chủ động là một phương pháp để
tham gia vào cuộc trị chuyện giúp mọi người xử lý các thơng điệp một cách tập trung, và đáp ứng với người nĩi theo một cách khuyến khìch và thúc đẩy giao tiếp. Phương pháp này cho phép người nhận thơng tin tiếp tục tham gia, cho biết sự hiểu biết, và làm rõ bất cứ điểm nào, mà khơng cần phải ngỏ ý kiến của mính hoặc các điểm tranh cãi. Nghe tìch cực liên quan đến mắt, ngơn ngữ cơ thể mở, và thơng thường, người nhận thơng tin sẽ hướng lại những gí anh đã nghe để khẳng định sự hiểu biết.
Biểu hiện chính xác và quyếtđốn
Theo Hoạt động mở rộng hợp tác của Đại học Maine, các kỹ năng truyền thơng quyết đốn cũng là chía khĩa để tạo ra một cuộc đối thoại cĩ hiệu quả. Biểu hiện quyết đốn bắt nguồn từ việc cĩ thể nĩi chuyện từ người đầu tiên. Sử dụng câu lệnh "I" cho
phép người nĩi rõ ràng về quan điểm của mính. Người nĩi trở nên cĩ trách nhiệm thể
hiện quan điểm của mính, trái ngược với bính luận về các ý tưởng hay ý kiến của bên kia. Điều này cho phép biểu hiện mà khơng cĩ cảm giác của một trao đổi tấn cơng hoặc tìch cực.
Thấu hiểu
Các chuyên gia thuộc Trường Đại học Maine Cooperative Extension và Conflict Research Consortium lưu ý rằng đối thoại hiệu quả là một phương pháp truyền thơng hai chiều. Điều quan trọng là cả hai bên đánh giá cách họ thể hiện ý tưởng và cách họ tiếp nhận chúng. Quá trính truyền thơng ngày càng trở nên tơn trọng và rõ ràng hơn khi cả hai bên tập trung vào việc gửi các thơng điệp rõ ràng và sử dụng kỹ năng lắng nghe tìch cực.