III. Thực trạng quy trỡnh tổ chức thực hiện hợp đồng XK hàng mõy tre đan
2.Chuẩn bị hàng XK
Sau khi hợp đồng thương mại được ký kết, cụng ty bắt tay ngay vào việc chuẩn bị hàng XK. Đõy là khõu đầu tiờn và cũng là khõu quan trọng trong hoạt động XK. Trong việc chuẩn bị bao gồm nhiều cụng việc như thu mua hàng, tổ chức sản xuất, bảo quản, đỏnh búng, bao bỡ đúng gúi, kẻ ký mó hiệu.
2.1. Thu gom hàng XK
Việc nghiờn cứu lựa chọn nguồn hàng tốt gúp phần đỏp ứng kịp thời và chớnh xỏc nhu cầu thị trường, thực hiện đỳng thời hạn của hợp đồng với chất lượng hàng tốt đem lại cho cụng ty nhiều lợi nhuận và giữ được uy tớn đối với
khỏch hàng nước ngoài và quỏ trỡnh thu gom hàng XK đũi hỏi phải cú khoảng thời gian xỏc định tuỳ theo khối lượng, số lượng của mặt hàng, theo yờu cầu của khỏch hàng mà thời gian thu gom dài hay ngắn. Trờn thực tế thỡ thời hạn này dao động từ 15 đến 30 ngày.
Hiện nay cụng ty vẫn tiến hành thu gom hàng XK dựa trờn cỏc hỡnh thức như:
+ Thu gom ở cỏc làng nghề sản xuất trong tỉnh như Đụng Hưng, Nam Thạch, Vũ Quý, Tõy An….
+ Đặt hàng tại cỏc làng nghề.
+ Liờn doanh sản xuất hàng thủ cụng mõy tre đan.
Chỉ khi nào cú hợp đồng thỡ cụng ty mới tiến hành đụn đốc cỏc trạm, cỏc tổ chức sản xuất, cỏc làng nghề mà Cụng ty cú mối quan hệ từ trước. Quỏ trỡnh thu gom chủ yếu phụ thuộc vào cỏc cơ sở sản xuất. Bởi vỡ hàng mõy tre đan do cú đặc điểm riờng nờn nú chủ yếu sản xuất bằng thủ cụng nờn chất lượng khụng đồng đều. Do vậy việc thu gom cỏc sản phẩm dựa trờn cỏc hợp đồng đó ký kết với đối tỏc nước ngoài gặp nhiều khú khăn, làm sao cho cỏc sản phẩm làm ra phải đỏp ứng được cỏc yờu cầu của phớa đối tỏc.
Thực tế khi ký kết hợp đồng thỡ Cụng ty mới tiến hành thu mua hàng, điều này hạn chế khả năng chủ động của Cụng ty về thời gian và số lượng hàng giao. Khi Cụng ty ký được hợp đồng với số lượng hàng lớn thỡ cỏc cơ sở sản xuất khụng cú khả năng đỏp ứng với số lượng lớn vỡ cỏc cơ sở sản xuất nhỏ, vốn ớt nờn chỉ sản xuất được một số lượng hàng nhất định. Do vậy Cụng ty phải đi thu gom từ nhiều chõn hàng khỏc hoặc cú khi phải giao hàng từng phần khiến tốn kộm thời gian và chi phớ giao dịch ảnh hưởng đến hiệu quả thực hiện hợp đồng.
Bởi vậy, để nõng cao hiệu quả của việc thực hiện hợp đồng Cụng ty phải khụng ngừng duy trỡ và tạo mối quan hệ tốt đẹp đối với cỏc đơn vị chõn hàng.
2.2. Đúng gúi, ghi nhón bao bỡ và kẻ ký mó hiệu
Sau khi đó kiểm tra hàng hoỏ theo đỳng quy cỏch, phẩm chất, số lượng đó ký kết thỡ tiến hành đúng gúi, niờm phong để đảm bảo cho quỏ trỡnh vận chuyển và bảo quản. Việc đúng gúi bao bỡ cũng được coi là một khõu quan trọng tuỳ thuộc vào từng loại hàng hoỏ mà bao bỡ đúng gúi cú khỏc nhau. Vỡ mặt hàng mõy tre đan cú đặc điểm nhẹ, khụ, dễ thấm nước, dễ bị mối, mốc, mọt, cong, vờnh, cồng kềnh,...nờn việc đúng gúi phải nhẹ nhàng và Cụng ty thường đúng gúi trong cỏc hộp carton và dựng carton cứng hoặc tấm nhựa để ngăn lớp nọ với lớp kia. Chế độ bảo quản phải để nơi khụ rỏo, thoỏng mỏt, nhiệt độ thớch hợp. Khi đúng gúi phải chốn lút, chống mộo mú, gẫy sản phẩm, phải đúng gúi thật kớn khụng để hở.
Sau khi đúng gúi xong thỡ tiến hành kẻ ký mó hiệu hàng XK. Cụng việc này được tiến hành tại xưởng của Cụng ty. Nếu hàng được đúng gúi bằng bao bỡ cattong thỡ việc kẻ ký mó hiệu được thực hiện bằng cỏch in lờn bao bỡ. Việc kẻ ký mó hiệu nhằm cung cấp cỏc thụng tin cần thiết cho quỏ trỡnh giao nhận, bốc dỡ, vận chuyển và bảo quản hàng hoỏ. Việc kẻ ký mó hiệu vừa đảm bảo cả tớnh thẩm mỹ, vừa đảm bảo đỳng yờu cầu của hợp đồng.