1.2. Nội dung của quản lý chi phí đầu tƣ xây dựng cơng trình
1.2.7. Quản lý thanh toán vốn đầu tư
Việc thanh toán vốn đầu tƣ cho các cơng việc, nhóm cơng việc hoặc tồn bộ cơng việc lập dự án, khảo sát, thiết kế, thi công xây dựng, giám sát thi công và các hoạt động xây dựng phải căn cứ trên khối lƣợng thực tế hoàn thành và nội dung, phƣơng thức thanh toán trong hợp đồng đã ký kết. Đối với trƣờng hợp tự thực hiện, việc thanh toán phù hợp với từng loại công việc trên cơ sở báo cáo khối lƣợng công việc hồn thành và dự tốn đƣợc duyệt.
Trong thời hạn 7 ngày làm việc kể từ khi nhận đƣợc đề nghị thanh toán và hồ sơ hợp lệ, cơ quan cấp phát, cho vay vốn có trách nhiệm thanh toán vốn đầu tƣ theo đề nghị thanh toán của Chủ đầu tƣ (hoặc đại diện hợp pháp của Chủ đầu tƣ) trên cơ sở kế hoạch vốn đƣợc giao.
Chủ đầu tƣ (hoặc đại diện hợp pháp của Chủ đầu tƣ) chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật về giá trị đề nghị thanh toán với tổ chức cấp phát, cho vay vốn. Trong q trình thanh tốn vốn đầu tƣ xây dựng nếu phát hiện thấy sai sót, bất hợp lý về giá trị đề nghị thanh toán của Chủ đầu tƣ (hoặc đại diện hợp pháp của Chủ đầu tƣ) thì tổ chức cấp phát, cho vay vốn đầu tƣ phải thông báo ngay với Chủ đầu tƣ để Chủ đầu tƣ giải trình, bổ sung hồn thiện hồ sơ.
Chủ đầu tƣ có quyền yêu cầu bồi thƣờng hoặc kiện ra các tồn án hành chính, kinh tế đòi bồi thƣờng về những thệt hại do việc chậm trễ thanh toán của các tổ chức cấp phát, cho vay vốn đầu tƣ gây ra cho Chủ đầu tƣ. Nghiêm cấm các tổ chức cấp phát, cho vay vốn đầu tƣ và Chủ đầu tƣ tự đặt ra các quy định trái pháp luật trong việc thanh toán vốn đầu tƣ xây dựng [22, tr.19].
1.2.8. Quản lý quyết toán vốn đầu tư xây dựng cơng trình
Vốn đầu tƣ đƣợc quyết tốn là tồn bộ chi phí hợp pháp đã thực hiện trong quá trình đầu tƣ để đƣa dự án vào khai thác sử dụng. Chi phí hợp pháp là chi phí đƣợc thực hiện trong phạm vi thiết kế, dự toán đã đƣợc phê duyệt kể cả phần điều chỉnh, bổ sung, đúng với hợp đồng đã ký kết, phù hợp với các quy định của pháp luật. Đối với các dự án sử dụng vốn ngân sách Nhà nƣớc thì vốn đầu tƣ đƣợc quyết tốn phải nằm trong giới hạn tổng mức đầu tƣ đƣợc cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Trong trƣờng hợp quyết toán đã đƣợc phê duyệt, nếu số vốn đƣợc quyết toán thấp hơn số vốn đã thanh toán cho dự án, Chủ đầu tƣ có trách nhiệm thu hồi lại của nhà thầu để hồn trả cho Nhà nƣớc số vốn thanh tốn thừa; nếu số vốn đƣợc quyết toán cao hơn số vốn đã thanh tốn, Chủ đầu tƣ có trách nhiệm thanh tốn tiếp hoặc bố trí vốn vào kế hoạch năm sau để thanh toán cho nhà thầu.
Tùy theo quy mơ, tính chất và thời hạn xây dựng cơng trình, Chủ đầu tƣ có thể thực hiện quyết tốn vốn đầu tƣ xây dựng từng hạng mục cơng trình hoặc tồn bộ cơng trình ngay sau khi hạng mục cơng trình, cơng trình hồn thành đƣa vào khai thác sử dụng theo yêu cầu của ngƣời quyết định đầu tƣ.
Chủ đầu tƣ có trách nhiệm lập hồ sơ quyết tốn vốn đầu tƣ xây dựng cơng trình, hạng mục cơng trình hồn thành để trình ngƣời quyết định đầu tƣ phê duyệt chậm nhất là 12 tháng đối với các dự án quan trọng quốc gia và dự án nhóm A, 9 tháng đối với dự án nhóm B và 6 tháng đối với dự án nhóm C kể từ khi cơng trình hồn thành, đƣa vào khai thác sử dụng. Sau 6 tháng kể từ khi có quyết định phê duyệt quyết tốn vốn đầu tƣ dự án
hồn thành, Chủ đầu tƣ có trách nhiệm giải quyết cơng nợ, tất toán tài khoản của dự án tại cơ quan thanh toán, cho vay, cấp phát vốn đầu tƣ [22,tr.19-20].
1.3. Kinh nghiệm thực tiễn quản lý chi phí xây dựng tại một số nƣớc trênthế giới thế giới
1.3.1. Thực tiễn quản lý chi phí xây dựng tại một số nước trên thế giới
1.3.1.1. Quản lý chi phí xây dựng ở Hoa Kỳ
Hoa Kỳ là một nƣớc có ngành xây dựng là ngành cơng nghiệp lớn nhất, đóng góp hàng nghìn tỷ USD, chiếm khoảng 20% tổng sản phẩm quốc gia.
Ở Hoa Kỳ, việc quản lý chi phí đƣợc các nhà thầu đặc biệt quan tâm; để thi cơng cơng trình với chi phí thấp nhất có thể, các nhà thầu đã tiến hành nghiên cứu điều kiện thi công, kế hoạch ngân quỹ rồi kế tiếp là các hoạt động sửa chữa. Các chi phí lao động và các thiết bị đƣợc kiểm soát rất chặt chẽ theo từng giờ. Chi phí về vật liệu và các cơng việc đều đƣợc mã hóa để tiện cho việc sử dụng máy tính điện tử.
Các nhà khoa học ln tìm ra những cơng cụ để quản lý sản xuất đạt hiệu quả cao nhƣ phƣơng pháp quản lý dự án bằng sơ đồ mạng PERT (Program Evaluation and Review Technique), CPM (Critical Path Method) là những công cụ quản trị hữu hiệu đƣợc sử dụng rộng rãi trong quản lý sản xuất xây dựng, các phần mềm quản lý hiện đại, xử lý số liệu nhanh chóng, thuận tiện, dễ quản lý: Chƣơng trình Microsoft Project - Lập tiến độ thi cơng và đồng thời quản lý vài trăm dự án xây dựng cùng thời điểm với hàng ngàn cơng việc [55].
1.3.1.2. Quản lý chi phí xây dựng ở Anh
*Tổng quan về sơ đồ tổ chức và quy trình quản lý chi phí
Ở nƣớc Anh, tổ chức Chính phủ có tính tập trung cao, mặc dù vậy, các Bộ thƣờng có quyền tự chủ cao. Đối với các dự án quan trọng của Chính phủ , các tổ chức đóng vai trị Chủ đầu tƣ của các dự án. Mỗi tổ chức này quản lý các dự án thuộc về chuyên môn của họ.Ví dụ: dự án đầu tƣ xây dựng một tuyến đƣờng cao tốc đƣợc quản lý bởi cơ quan quản lý đƣờng cao tốc, dự án đƣờng sắt đƣợc quản lý bởi cơ quan quản lý giao thông, cơ quan Năng lƣợng nguyên tử quản lý các dự án năng lƣợng, cơ quan Dầu khí quản lý các dự án dầu khí, các dự án cấp thốt nƣớc do cơ quan môi trƣờng quản lý, các dự án cảng hàng
không đƣợc quản lý bởi cơ quan cảng hàng khơng…Ngồi ra cịn có các công ty, các quỹ đầu tƣ làm Chủ đầu tƣ của các dự án do họ đầu tƣ.
Đối với các dự án của Chính phủ Anh. Chủ đầu tƣ ủy nhiệm cho Kỹ sƣ chuyên ngành và Kiến trúc sƣ là công ty tƣ nhân (hoặc Nhà nƣớc tuyển) để phác thảo dự án và thiết kế sơ bộ. Trong giai đoạn này, Kỹ sƣ chuyên ngành và Kiến trúc sƣ đƣợc hỗ trợ bởi Tƣ vấn thiết kế và Tƣ vấn quản lý chi phí (Quantity Surveyor) là các cơng ty tƣ nhân. Các công ty này đƣợc giới thiệu bởi Kỹ sƣ chuyên ngành và Kiến trúc sƣ cho Chủ đầu tƣ lựa chọn. Khái tốn chi phí đƣợc tính trên đơn vị m2 để xác định lƣợng vốn cho dự án và đƣợc Tƣ vấn quản lý chi phí tính tốn dựa trên các thông tin cơ bản về dự án, dựa trên diện tích một mét vng sàn.
Khi lƣợng vốn dành cho dự án đƣợc chấp thuận, thiết kế sơ bộ sẽ đƣợc trình cho Chủ đầu tƣ. Tƣ vấn quản lý chi phí lập dự tốn sơ bộ mô tả lƣợng vốn xây đựng sẽ đƣợc chi tiêu nhƣ thế nào. Dự toán sơ bộ đƣợc xác định dựa trên thiết kế. Do đó, dự tốn sơ bộ đƣa ra mục tiêu chi phí cho mỗi ngƣời trong nhóm thiết kế. Khi các quyết định về thiết kế đƣợc đƣa ra, Tƣ vấn quản lý chi phí sẽ lập dự tốn và dự tốn này có liên quan đến dự tốn sơ bộ đó đƣợc duyệt. Nếu bị vƣợt quá dự toán sơ bộ đƣợc duyệt, dự toán sơ bộ hoặc thiết kế sẽ đƣợc cảnh báo. Chi phí dự phịng trong dự tốn sơ bộ sẽ giúp giải quyết các vấn đề xảy ra. Mặc dù vậy, thƣờng thì ít khi gặp những thay đổi trong ngân sách hoặc thiết kế sơ bộ trong giai đoạn thiết kế thi công. Khi xong thiết kế thi công, Tƣ vấn quản lý chi phí sẽ lập Biểu khối lƣợng bao gồm chi tiết tất cả các hạng mục công việc theo yêu cầu thiết kế. Biểu Khối lƣợng sẽ đƣợc áp giá và sau đó sẽ đƣợc sử dụng để phân tích Hồ sơ thầu của các Nhà thầu.
Tại Vƣơng quốc Anh, khơng có Nhà thầu thuộc Nhà nƣớc (chỉ có các cơ quan quản lý cơng trình cơng cộng nhƣng chủ yếu cho các cơng việc bảo trì và khẩn cấp), do đó các dự án quan trọng đƣợc đấu thầu giữa các công ty tƣ nhân. Có thể trao thầu dƣới hình thức thầu chính, Xây dựng - Vận hành - Chuyển giao hoặc chìa khóa trao tay.
Sau khi trao thầu xây dựng, quy trình quản lý chi phí đƣợc thiết lập để kiểm sốt giá trong q trình xây dựng do Tƣ vấn quản lý chi phí tiến hành.
Một cách khác để thực hiện dự án của Chính phủ Anh là dự án đƣợc thực hiện bởi một Nhà thầu chịu trách nhiệm cả về thiết kế và xây dựng. Nhà thầu thiết kế và xây dựng có thể đƣợc lựa chọn một cách đơn giản thơng qua thƣơng thảo hợp đồng giữa Nhà thầu và Chủ đầu tƣ.
Hoặc, nhà thầu thiết kế và xây dựng đƣợc chọn thông qua đấu thầu. Chủ đầu tƣ sẽ nêu ra yêu cầu về cơng trình xây dựng hồn thành, những phần việc cịn lại sẽ thuộc trách nhiệm của Nhà thầu thiết kế và xây dựng. Chủ đầu tƣ yêu cầu các Nhà thầu đệ trình đề xuất bao gồm thiết kế và giá trọn gói. Sau đó sẽ thƣơng thảo hợp đồng để lựa chọn nhà thầu. Chủ đầu tƣ sẽ lấy ý kiến từ các Nhà tƣ vấn Kiến trúc, kỹ thuật và tƣ vấn quản lý chi phí để chọn lựa Nhà thầu thiết kế và xây đựng. Tƣ vấn quản lý chi phí tham gia vào dự án để giúp Chủ đầu tƣ kiểm sốt chi phí dự án [55].
* Nguồn dữ liệu phục vụ cho cơng tác dự tốn
Bộ tiêu chuẩn đo bóc khối lƣợng (Standard Method of Measurement –
SMM) đƣợc sử dụng tại Anh cho các dự án hạ tầng và dân dụng. Nguồn dữ liệu đƣợc xây dựng bởi các nhà Tƣ vấn quản lý chi phí (Quantity Surveyor) giàu kinh nghiệm, với ngân hàng dữ liệu về đơn giá đƣợc xây đựng từ nhân cơng, vật liệu và máy móc. Đơn giá đƣợc áp dụng cho bất cứ dự án nào có sử dụng SMM và nhƣ vậy sẽ tƣơng đối dễ dàng cho Tƣ vấn quản lý chi phí đo bóc khối lƣợng của một dự án và vận dụng áp giá các dự án tƣơng tự đó thực hiện trƣớc đây và có sử dụng cùng một phƣơng pháp đo bóc chuẩn.
Ngân quỹ đƣợc xác định dựa trên phác thảo dự án bằng cách tính tốn diện tích sàn xây dựng (CFA - Construction Floor Area) sau đó áp giá tính cho một mét vng CFA. Tƣ vấn xây dựng có một ngân hàng dữ liệu đơn giá tính trên một mét vng CFA cho các loại cơng trình xây dựng khác nhau và giá đƣợc dựa trên các hệ số tiêu chuẩn nhƣ hệ số sử dụng đất, hệ số diện tích lƣu thơng, hệ số diện tích sử dụng chung …
Khái tốn (Cost model) đƣợc xác định dựa trên thiết kế phác thảo hoặc thiết kế sơ bộ. Bản khái tốn này sẽ xem xét thơng số, các hệ số để dự tính chi phí. Ví dụ, mặt tiền hay khu vực lƣu thơng. Các thơng số này có thể sử dụng để phát triển dự toán một cách cụ thể hơn.
Khi thiết kế đƣợc triển khai, các chi tiết thiết kế đƣợc cung cấp và dự báo chi phí xây dựng đƣợc xác định bởi Tƣ vấn quản lý chi phí. Dựa trên thiết kế chi tiết và bản vẽ sơ bộ, khối lƣợng và đơn giá đƣợc lập để thực hiện Dự toán sơ bộ (Cost plan) - cung cấp thông tin chi tiết về các yếu tố của dự án.
Các dữ liệu chi phí quan trọng, đƣợc sử dụng để lập ngân sách, dự báo, dự toán sơ bộ lấy từ Biểu khối lƣợng và đơn giá của dự án đƣợc đấu thầu trƣớc đây. Điều này giải thích tại sao SMM rất quan trọng, SMM khơng chỉ đƣa ra cơ sở cho việc tính tốn và áp giá mà còn tạo ra sự nhất quán về đơn giá ở các dự án khác nhau. Tƣ vấn quản lý chi phí
cũng sử dụng cả chỉ số giá để lập, xác định sự khác nhau về giá ở các địa phƣơng và biến đổi giá theo thời gian về nhân cơng, máy móc và vật liệu. Đây là cơng cụ quản lý chi phí chủ yếu của Tƣ vấn quản lý chi phí với mục đích đánh giá ngân sách và lập dự tốn.
Tƣ vấn quản lý chi phí của Anh rất giàu kinh nghiệm và chuyên nghiệp, họ sử dụng nguồn dữ liệu đƣợc xây dựng dựa trên kinh nghiệm và các dự án tƣơng tự đã có nghiên cứu giá thị trƣờng vật liệu, nhân cơng, máy móc để lập dự tốn ngân sách và chi phí xây dựng, đƣợc sử dụng làm cơ sở đánh giá hồ sơ thầu. Phƣơng pháp luận của hệ thống quản lý chi phí xây dựng của Anh là liên tục cải tiến dự tốn chi phí dự án dựa trên mức độ chi tiết của thiết kế đƣa ra. Do đó, việc phân tích chi phí đƣợc triển khai từ tính tốn trên m2, chi phí cơ bản đến Bảng khối lƣợng chi tiết [55].
* Biểu khối lượng và quy trình đấu thầu
Biểu khối lƣợng là phƣơng pháp thƣờng đƣợc sử dụng cho các mục đích nhƣ chuẩn bị hồ sơ thầu, phân tích hồ sơ thầu, quản lý chi phí sau hợp đồng xây dựng. Bản vẽ thi cơng, tiêu chuẩn kỹ thuật, bản thảo hợp đồng, các mẫu bảo lãnh dự thầu cùng với biểu khối lƣợng sẽ đƣợc gửi cho các Nhà thầu chính để họ lựa chọn và đệ trình giá thầu cạnh tranh. Các Nhà thầu chính sẽ làm giá cho biểu khối lƣợng trong đó phân ra làm hai loại biểu giá, giá cho những công việc cụ thể đã đƣợc xác định (Prime - cost sums) và giá cho phần công việc chƣa đƣợc xác định rõ ràng tại thời điểm đấu thầu (Provisional Sum) và sau đó tổng hợp thành giá dự thầu trọn gói. Giá trọn gói sẽ đƣợc đệ trình cho Kiến trúc sƣ. Giá bỏ thầu sẽ đƣợc phân tích bởi Tƣ vấn quản lý chi phí. Thơng thƣờng trong trƣờng hợp này nhà thầu đƣa ra giá thầu thấp nhất sẽ đƣợc quyết định trúng thầu tuy nhiên giá cả sẽ đƣợc xem xét kỹ và nếu có bất kỳ một lỗi nào thì sẽ đƣợc thơng báo cho Nhà thầu liên quan [55].
* Mẫu hợp đồng
Thƣờng thì các cơ quan chính phủ sử dụng hợp đồng xây dựng dƣới
các dạng hợp đồng trọn gói, hợp đồng theo đơn giá cố định. Việc thiết kế do Chủ đầu tƣ tiến hành. Tuy nhiên hợp đồng bao gồm cả thiết kế và xây dựng (Design and Build) cũng thƣờng sử dụng đối với các dự án chuẩn và trong những năm gần đây có xu hƣớng áp dụng hợp đồng Xây dựng - Khai thác - Chuyển giao (BOT) và dự án sử dụng vốn tƣ nhân. Dƣới đây là hai ví dụ về dạng hợp đồng chuẩn thƣờng đƣợc áp dụng tại Anh:
+ Mẫu chuẩn hợp đồng xây dựng JCT 2005; + Mẫu chuẩn hợp đồng NEC.
Hầu hết các hợp đồng ở Anh áp dụng hình thức có thầu phụ đƣợc chỉ định. Điều đó có nghĩa Chủ đầu tƣ đƣợc phép chỉ định Nhà thầu cụ thể có đủ khả năng làm thầu phụ mặc dù vẫn dƣới sự quản lý Nhà thầu chính. Hình thức này cũng phù hợp khi áp dụng hợp đồng FIDIC (Federal International des Ingenieurs Conseils – Hiệp hội Quốc tế các kỹ sƣ tƣ vấn) [55].
* Quản lý chi phí trong giai đoạn sau khi ký kết hợp đồng xây dựng
Tại Anh, trong giai đoạn sau khi ký kết hợp đồng xây dựng, phƣơng pháp kiểm sốt chi phí đƣợc sử dụng là phƣơng pháp xác định mốc ngân sách và dự báo ngân sách. Mốc ngân sách đƣợc lập bởi Tƣ vấn quản lý chi phí. Mốc ngân sách đƣợc dùng để so sánh ngân sách ở thời điểm hiện tại và dự báo cho các giai đoạn trong tƣơng lai. Mốc ngân sách này sẽ đƣợc cập nhật bất cứ khi nào có sự thay đổi quan trọng (các phát sinh), và đƣợc cập