7. Kết cấu của đề tài
2.5. Phương pháp xây dựng quy chế lương, thưởng cho người lao động tại công
2.5.4.1. Xây dựng bộ chỉ số KPI đánh giá năng lực cá nhân của nhân viên
Để xây dựng bộ chỉ số KPI đánh giá năng lực cá nhân nhân viên, ta phải sử dụng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc. Ta sẽ phải thiết kế bộ chỉ số KPI chuẩn cho từng chức danh trong công ty. Việc thiết kế này được thực hiện theo trình tự sau:
+ Xác định năng lực chính liên quan đến vị trí cơng việc.
+ Xây dựng các tiêu chuẩn và điểm số ứng với các năng lực đó.
+ Xác định trọng số cho các tiêu chuẩn tương ứng.
Giả sử ta xây dựng bộ chỉ số KPI đánh giá năng lực của vị trí “Trưởng phịng nhân sự” tại công ty cổ phần Vân Sơn.
- Xác định năng lực chính liên quan đến vị trí “Trưởng phịng nhân sự” tại công ty cổ phần Vân Sơn.
+ Thị trường.
+Tư duy phân tích.
+Hoạch định nguồn nhân lực.
+Giải quyết vấn đề và ra quyết định.
+ Phát triển các cá nhân.
+ Lãnh đạo.
+ Tư duy sáng tạo.
+ Tầm nhìn và định hướng chiến lược.
- Xây dựng các tiêu chuẩn và điểm số ứng với các năng lực của vị trí “Trưởng phịng nhân sự”: (xem bảng 2.13; 2.14; 2.15)
Để xây dựng các tiêu chuẩn đánh giá năng lực của các vị trí trong doanh nghiệp, trước hết ta cần định nghĩa các cấp độ thành thạo cho các vị trí đó. Việc xây dựng các cấp độ thành thạo sẽ được áp dụng để đánh giá cho tất cả các vị trí trong doanh nghiệp. Sau đây là bảng các cấp độ thành thạo được áp dụng tại công ty cổ phần Vân Sơn.
Bảng 2.13: Bảng định nghĩa các cấp độ thành thạo. Cấp độ
1 Chỉ đạt yêu cầu tối thiểu/cơ bản.
2 Đạt yêu cầu.
3 Thành thạo.
4 Xuất sắc.
(Nguồn: Tác giả tự biên soạn)
Sau khi xây dựng các cấp độ thành thạo, ta cần tiến hành định nghĩa các trọng số sẽ được áp dụng cho mỗi chỉ số KPI ứng với các vị trí trong doanh nghiệp. Trọng số cho biết chỉ số KPI được áp dụng cho vị trí đó có mức độ quan trọng ra sao? Trọng số là một trong những thành phần để quyết định mức độ điểm số đánh giá của nhân sự là cao hay thấp. Điều này ảnh hưởng rất nhiều đến mức thưởng theo năng lực của cá nhân người được đánh giá ứng với vị trí của nhân sự đó.
Thơng thường trọng số sẽ được đánh từ 1 đến 5, tuy nhiên ở công ty cổ phần Vân Sơn, tôi chọn số cấp độ cho trọng số là 3, mỗi trọng số sẽ được định nghĩa một cách cụ thể để người đánh giá dễ dàng áp dụng trong quá trình đánh giá nhân sự.
Dưới đây là bảng định nghĩa trọng số được áp dụng tại công ty cổ phần Vân Sơn.
Bảng 2.14: Bảng xác định trọng số cho từng năng lực. Trọng số
1 Quyết định một phần cho sự thành cơng của một vị trí cơng việc.
2 Quyết định phần lớn cho sự thành công của một vị trí cơng việc.
3 Quyết định hồn tồn/chủ yếu cho sự thành cơng của một vị trí cơng việc.
(Nguồn: Tác giả tự biên soạn)
Để xây dựng các chỉ số KPI áp dụng vào việc đánh giá năng lực của nhân sự, một trong những bước quan trọng trong quá trình xây dựng nhóm chỉ số KPI này là cần phải xác định được các cấp độ thành thạo theo các năng lực chính ứng với vị trí cần đánh giá. Cơ sở cho việc xây dựng các cấp độ thành thạo cho các vị
trí trong doanh nghiệp đó là bảng mơ tả cơng việc và bản tiêu chuẩn cơng việc. Nhóm các chỉ số KPI phục vụ quá trình đánh giá các cấp độ thành thạo theo năng lực cần được xác định chung cho các vị trí, tuy nhiên với mỗi vị trí cần có sự mơ tả chi tiết cho các năng lực chính ứng với đặc thù cơng việc của vị trí đó. Ứng với mỗi năng lực chính, ta cần xây dựng các cấp độ và mô tả chi tiết cho các cấp độ để thể hiện mức độ thỏa mãn năng lực chính đó của vị trí sẽ được đánh giá.
Với những lập luận ở trên thì mỗi chỉ số KPI sẽ ứng với các năng lực chính của vị trí sẽ được đánh giá.
Dưới đây là bảng xác định các cấp độ thành thạo theo các năng lực chính ứng với vị trí “trưởng phịng nhân sự” của cơng ty cổ phần Vân Sơn.
Bảng 2.15: Bảng xác định cấp độ thành thạo theo các năng lực chính ứng với vị trí “Trưởng phịng nhân sự”.
1.KIẾN THỨC VỀ THỊ TRƯỜNG: Thu thập và phân tích thơng tin về nguồn nhân lực trên thị trường cũng như những tác động của nền kinh tế đến sự định hướng và phát triển nguồn nhân lực tại công ty Cổ phần Vân Sơn.
Cấp độ
1 Thu thập thông tin về diễn biến nguồn nhân lực trên thị trường đặc biệt là trong lĩnh vực kinh doanh của công ty.
2 Thu thập và phân tích diễn biến nguồn nhân lực trên thị trường ứng với lĩnh vực kinh doanh của công ty.
3 Thu thập và phân tích diễn biến nguồn nhân lực trên thị trường, tình hình phát triển nhân sự của đối thủ cạnh tranh ứng với lĩnh vực kinh doanh của công ty.
4 + Thu thập, phân tích diễn biến nguồn nhân lực trên thị trường. Đồng thời nắm bắt và phân tích được các thơng tin về nguồn nhân lực của đối thủ cạnh tranh ứng với lĩnh vực kinh doanh của công ty.
+ Đưa ra các giải pháp nhằm phát triển và duy trì nguồn nhân lực ổn định của cơng ty.
2. TƯ DUY PHÂN TÍCH: Biết cách chia nhỏ vấn đề, công việc để giải quyết nhằm xác định được các nguyên nhân và kết quả tương ứng.
Cấp độ
1 + Chia nhỏ các vấn đề và tổng hợp lại một cách cơ đọng. + Thu thập và phân tích thơng tin từ các nguồn khác.
2 + Nhìn thấy mối liên hệ từ các thơng tin đang có.
+ Nhận diện được các hàm ý và các hệ quả của các nguồn thông tin.
3 + Phân tích các tình huống phức tạp, chia nhỏ thành các phần có mối liên hệ với nhau.
+ Nhận diện và đánh giá được các yếu tố nhân quả hay diễn đạt được ý nghĩa các thơng tin đang có.
4 + Tích hợp một khối lượng lớn thơng tin từ các nguồn khác nhau.
+ Phát triển và đề xuất các chính sách mới dựa trên phân tích xu thế.
3. HOẠCH ĐỊNH: Khả năng thu thập thông tin về nguồn nhân lực, khả năng xử lý thông tin, dự báo nhu cầu nguồn nhân lực, xây dựng định hướng, kế hoạch phát triển nguồn nhân lực nhằm đạt mục tiêu mà công ty đề ra.
1 Thu thu thập thông tin về nhu cầu nhân lực trong công ty. Dự báo nhu cầu nhân sự. Lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự để đáp ứng loại hình sản xuất kinh doanh của cơng ty.
2 Thu thập nhu cầu nhân sự trong và ngoài cơng ty. Biết phân tích cung, cầu nhân sự trên thị trường. Dự báo nhu cầu nhân lực tại công ty. Lập kế hoạch tuyển dụng bổ sung nhân lực.
3 Phân tích cung cầu nhân lực trên thị trường, trong công ty. Phân tích đối thủ cạnh tranh. Dự báo nhu cầu nhân sự, lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự phục vụ nhu cầu kinh doanh của cơng ty.
4 Phân tích cung cầu nhân lực trên thị trường, trong công ty, đối thủ cạnh tranh. Nhận biết các yếu tố tác động đến cung, cầu nhân lực. Dự báo chính xác nhu cầu nhân lực trong cơng ty dựa trên những số liệu phân tích. Lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự, đưa ra các giải pháp nhân sự tối ưu sao cho đúng, đủ, chất lượng nhằm đạt được mục tiêu công ty đề ra.
4. GIẢI QUYẾT VÂN ĐỀ VÀ RA QUYẾT ĐỊNH: Là khả năng phân tích dữ liệu đầu vào một cách chi tiết, lơgíc, khoa học để kết quả đầu ra là những quyết định tối ưu nhằm mang lại hiệu quả tốt nhất trong công việc.
Cấp độ
1 Giải quyết cơng việc theo lối mịn, theo đúng các thủ tục, quy trình cơng việc.
2 Chia nhỏ vấn đề, giải quyết từng hạng mục trong mối quan hệ biện chứng kết hợp việc sử dụng những thơng tin sẵn có để từ đó đưa ra những tình huống giải quyết tối ưu nhất.
3 Chia nhỏ vấn đề, giải quyết từng hạng mục trong mối quan hệ biện chứng
giữa các yếu tố đầu vào gồm những yếu tố nội tại, những yếu tố tác động từ bên ngồi cơng ty. Kết hợp các giải pháp được kế thừa và những giải pháp mới, khoa học nhằm đi đến những quyết định khả quan tác động tích cực đến hoạt động kinh doanh của công ty.
4 Biết chia nhỏ vấn đề, phân tích thơng tin, giải quyết các hạng mục bằng cách kết hợp các yếu tố tác bên trong, bên ngồi cơng ty. Sử dụng tất cả các giải pháp khả dĩ nhằm đi đến những quyết định chiến lược để giải quyết vấn đề theo hướng tích cực nhất. Lường trước được những rủi ro và giải pháp khắc phục.
5. PHÁT TRIỂN CÁC CÁ NHÂN: Cấp độ
1 + Trong công việc luôn chia sẻ kiến thức chuyên môn với các nhân viên dưới quyền để giúp họ nâng cao trình độ chun mơn.
+ Tư vấn, hướng dẫn và chỉ bảo nhân viên dưới quyền qua việc chia sẻ kinh nghiệm và thảo luận cách giải quyết các vấn đề hiện tại hay có thể nảy sinh.
2 + Khơi dạy, củng cố và phát huy các điểm mạnh đồng thời tìm ra cơ hội cải tiến đối với từng nhân viên dưới quyền.
+ Động viên, khuyến khích nhân viên phát triển và vận dụng kỹ năng của mình vào thực tế cơng việc.
3 + Giúp đỡ các nhân viên phát triển kỹ năng và năng lực bản thân.
+ Khuyến khích các nhân viên dưới quyền học tập, luôn theo sát để dẫn dắt việc phát triển và đánh giá tiến bộ.
4 + Bố trí quỹ thời gian hợp lý, cùng các nguồn lực cần thiết cho các hoạt động phát triển nhân viên dưới quyền và nhân viên các bộ phận khác.
+ Luôn công bằng đối với các nhân viên.
+ Mang đến định hướng lâu dài và nhu cầu phát triển của nhân viên và cách thức thực hiện.
+ Xây dựng và thực hiện chính sách phát triển của nhân viên.
6.LÃNH ĐẠO: Định hướng, dẫn dắt và điều hành các nhân viên dưới quyền nhằm đạt được mục tiêu mà công ty đề ra.
1 Định hướng cho nhân viên trong công việc, trong cách xử lý vấn đề nhằm giúp nhân viên hồn thành cơng việc được giao.
2 Định hướng, dẫn dắt và điều hành nhân viên dưới quyền trong việc thực thi, giải quyết các vấn đề công việc nhằm đạt mục tiêu tổ chức đề ra.
3 Thấu hiểu tâm tư nguyện vọng của nhân viên. Từ đó có những quyết sách
để động viên, khuyến khích nhân viên làm việc tốt hơn, đóng góp cơng sức vào sự tồn tại và phát triển của công ty.
4 + Thấu hiểu nhân viên, biết truyền cảm hứng tới nhân viên. Giúp nhân viên vượt lên những khó khăn để u đời, u cơng việc nhằm góp sức của mình vào sự tồn tại và phát triển của cơng ty.
+ Truyền đạt thành cơng của những cá nhân, của các nhóm nhân viên xuất sắc nhằm động viên, khuyến khích nhân viên phát huy khả năng , cơng sức của mình nhằm đạt được mục tiêu mà công ty đề ra.
+ Tạo mơi trường cho phép nhân viên có thể cải thiện hiệu năng và thành tích trong cơng việc.
7. TƯ DUY SÁNG TẠO: Giải quyết vấn đề không theo lối mịn. Biết vận dụng các thơng tin đa dạng, các cách thức thực hiện nhằm đưa ra các giải pháp có tính sáng tạo để giải quyết tốt vấn đề.
Cấp độ
1 + Ghi nhận các ý kiến mới.
+ Đặt vấn đề không theo các cách tiếp cận truyền thống.
2 + Phân tích mơ hình swot đối với cách tiếp cận hiện tại.
+ Đưa ra các giải pháp để giải quyết vấn đề theo cách tiếp cận hiện tại.
3 + Sử dụng các biện pháp giải quyết một cách sáng tạo.
+ Lựa chọn giải pháp tối ưu sau khi sử dụng mơ hình swot để phân tích vấn đề.
4 + Đưa ra các phương pháp cải tiến công việc, nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên, tạo động lực để khuyến khích nhân viên đưa ra những ý tưởng mới phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
+ Tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngồi hệ thống, từ đó đưa ra được những ý tưởng sáng tạo để cải thiện tình hình hoạt động của bộ máy nhân sự tồn cơng ty nhằm đạt hiệu quả cao nhất.
8. TẦM NHÌN VÀ ĐỊNH HƯỚNG CHIẾN LƯỢC: Đưa ra được viễn cảnh tương lai và
Cấp độ
1 + Thiết lập mục tiêu cơng việc cho bản thân ứng với vị trí đảm nhiệm.
+ Liên tục đánh giá tiến độ thực hiện công việc cá nhân và các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu mà công ty đề ra.
+ Bắt nhịp với các nhân sự khác để tiến hành giải quyết công việc đồng bộ nhằm đảm bảo sự đồng hành giữa mục tiêu kinh doanh và tầm nhìn mà cơng ty đặt ra.
2 + Truyền đạt tầm nhìn chiến lược của cơng ty tới các nhân viên trong phạm vi trách nhiệm của mình.
+ Giám sát công việc của nhân viên để đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ và theo đúng viễn cảnh mà công ty đề ra.
3 + Thiết lập các chương trình, chiến lược, kế hoạch nhân sự phù hợp để đảm bảo hoạt động kinh doanh của công ty đạt hiệu quả cao nhất.
+ Đánh giá tình hình nhân sự trong quá khứ, hiện tại từ đó tiến hành định biên lao động cho kỳ kinh doanh tới của công ty.
4 + Phân tích mơ hình swot về nhân sự cơng ty, từ đó đưa ra được các thách thức, cơ hội mà công ty phải đối mặt trong tương lai và đưa ra các giải pháp hành động phù hợp nhằm đạt được mục tiêu của công ty.
+ Liên tục thúc đẩy các thành viên khác hướng tới mục tiêu mà công ty đề ra.
(Nguồn: Tác giả tự biên soạn)