7. Kết cấu của đề tài
2.5. Phương pháp xây dựng quy chế lương, thưởng cho người lao động tại công
2.5.5.1. Xây dựng bộ chỉ số KPI đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên
Bộ chỉ số KPI dùng để đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên được xây dựng dựa trên nguyên tắc SMART (nguyên tắc dùng để thiết lập mục tiêu cá nhân). (xem bảng 2.19; 2.20).
Bảng 2.19: Mô tả các tiêu chí của nguyên tắc SMART.
Stt Tiêu chí 1 S_Specific 2 M_Measurable 3 A_Achievable 4 R_Realistic 5 T_Time bound
(Nguồn: Tác giả tự biên soạn)
Theo đó, việc xây dựng bộ chỉ số KPI dùng để đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên cần phải được xây dựng một cách cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu. Các chỉ số này được xây dựng dựa vào bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc. Không cần thiết phải đưa ra quá nhiều chỉ số KPI, ta chỉ lựa chọn ra những yếu tố, những yêu cầu điển hình nhất ứng với các hoạt động hiện tại đang chưa đạt được
hiệu quả kỳ vọng từ ban lãnh đạo để chuyển hóa chúng thành những chỉ số KPI nhằm phục vụ cho q trình đánh giá hiệu quả cơng việc.
Các chỉ số KPI này khi xây dựng phải đảm bảo đo lường được bằng công thức, phải dựa trên cơ sở thực tiễn, phải đảm bảo rằng qua mọi lỗ lực nhân sự hồn tồn có thể đạt được.
Bên cạnh đó chỉ số KPI được xây dựng cần phải thực tế, tránh viển vông và phải quy định thời hạn để đạt được mục tiêu do doanh nghiệp đề ra. Chỉ số KPI cũng phải phán ánh chính xác khả năng có thể đạt được của nhân sự trong quá trình làm việc.
Bộ chỉ số KPI được thiết lập để dùng chung trong việc đánh giá hiệu quả làm việc của nhân sự được áp dụng tại công ty cổ phần Vân Sơn được mô tả trong bảng dưới đây.
Bảng 2.20: Bảng thiết lập bộ chỉ số KPI dựa trên nguyên tắc SMART. Công ty cổ phần Vân Sơn.
Địa chỉ: Xóm Ngang, xã Đại Mỗ, Từ Liêm, Hà Nội Điện thoại: (04) 37686916 Fax: (04) 37686915
BỘ CHỈ SỐ KPI ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ LÀM VIỆC VỊ TRÍ CƠNG VIỆC:……………………………….
T
Nội dung đánh giá T
1 Hoàn thành chỉ tiêu doanh số. 2 Thực hiện các công việc được
3 Tạo dựng mối quan hệ tốt với khách hàng, đồng nghiệp, đối tác.
TỔNG CỘNG
(Nguồn: Tác giả tự biên soạn)
Điểm số cao nhất ở đây sẽ bằng trọng số * mức độ hoàn thành cao nhất. Cụ thể: Điểm cao nhất = 50*4 + 20*4 + 10*4 + 20*4 = 400.
Trên đây là bộ chỉ số KPI sử dụng chung cho các vị trí, tuy nhiên tùy theo đặc trưng của từng doanh nghiệp mà mỗi vị trí ta bổ sung thêm, hoặc đưa ra các chỉ số KPI chi tiết hơn để việc đánh giá đảm bảo chất lượng nhất.
Ghi chú:
Doanh số đối với phòng kinh doanh ứng với số tiền mà phòng phải đạt được; Đối với phòng nhân sự là số lượng nhân sự cần phải tuyển ở các vị trí; Phịng đàm là số cuộc gọi đến của khách hàng, số giao dịch thành cơng…
Tùy vào tình hình cụ thể của từng kỳ kinh doanh mà các phòng ban được chỉ định doanh số hợp lý.
Với thực tế tại công ty cổ phần Vân Sơn thì các vị trí có các bộ chỉ số KPI tương ứng để đánh giá hiệu quả làm việc. Cụ thể như sau:
Bảng 2.21: Bảng thiết lập bộ chỉ số KPI dựa trên nguyên tắc SMART cho vị trí “Trưởng phịng kinh doanh”.
Cơng ty cổ phần Vân Sơn.
Địa chỉ: Xóm Ngang, xã Đại Mỗ, Từ Liêm, Hà Nội Điện thoại: (04) 37686916 Fax: (04) 37686915
BỘ CHỈ SỐ KPI ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ LÀM VIỆC VỊ TRÍ CƠNG VIỆC: Trưởng phịng kinh doanh
T
T Nội dung đánh giá
Tiêu chí Kỳ Trọng vọng số Mức độ hoàn thành 51
1 Hoàn thành chỉ tiêu doanh số.
2 Xây dựng hệ thống kinh doanh.
3 Thu hồi công nợ 4
Báo cáo số liệu về kinh doanh, kho, tiêu thụ 5 Đánh giá nhân viên hàng
tháng
6 Hồn thành các báo cáo quan trọng.
7
Đóng góp ý kiến để phát triển hệ thống kinh doanh. Tham gia các buổi họp, 8 sinh hoạt chung, các buổi
huấn luyện của công ty. TỔNG
Bảng 2.22: Bảng thiết lập bộ chỉ số KPI dựa trên nguyên tắc SMART cho vị trí “Nhân viên kinh doanh”.
Cơng ty cổ phần Vân Sơn.
Địa chỉ: Xóm Ngang, xã Đại Mỗ, Từ Liêm, Hà Nội Điện thoại: (04) 37686916 Fax: (04) 37686915
BỘ CHỈ SỐ KPI ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ LÀM VIỆC VỊ TRÍ CƠNG VIỆC: Nhân viên kinh doanh
T
Nội dung đánh giá T
1
Hoàn thành chỉ tiêu doanh số.
2
Tìm kiếm và phát triển đại lý.
4 Quản lý thơng tin khách hàng.
Tham gia đầy đủ các buổi 5 họp, sinh hoạt chung, buổi
huấn luyện của cơng ty.
6
Hồn thành báo cáo đúng hạn.
7 Vi phạm nội quy cơng ty. TỔNG
Trong đó “Kỳ vọng” là giá trị mà ban lãnh đạo mong muốn nhân sự phải đạt được ứng với mỗi chỉ số KPI (Nội dung đánh giá). “Kỳ vọng” của mỗi tháng sẽ khác nhau, chỉ số này phụ thuộc vào nhiều yếu tố, một trong những yếu tố đó là mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp, mùa vụ…
Bảng 2.23: Bảng thiết lập bộ chỉ số KPI dựa trên nguyên tắc SMART cho vị trí “Trưởng phịng nhân sự”.
Cơng ty cổ phần Vân Sơn.
Địa chỉ: Xóm Ngang, xã Đại Mỗ, Từ Liêm, Hà Nội Điện thoại: (04) 37686916 Fax: (04) 37686915
BỘ CHỈ SỐ KPI ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ LÀM VIỆC VỊ TRÍ CƠNG VIỆC: Trưởng phịng nhân sự
T
Nội dung đánh giá T
1
Hoàn thành chỉ tiêu tuyển dụng.
2 Giờ đào tạo cho nhân sự.
3 Hiệu quả đào tạo
4 Nhân viên trong phịng
hồn thành công việc.
được giao đúng tiến độ.
6 Hồn thành các báo cáo quan trọng.
7
Đóng góp ý kiến để phát triển hệ thống.
Tham gia các buổi họp, 8 sinh hoạt chung, các buổi
huấn luyện của công ty. TỔNG
Bảng 2.24: Bảng thiết lập bộ chỉ số KPI dựa trên nguyên tắc SMART cho vị trí “Nhân viên nhân sự”.
Cơng ty cổ phần Vân Sơn.
Địa chỉ: Xóm Ngang, xã Đại Mỗ, Từ Liêm, Hà Nội Điện thoại: (04) 37686916 Fax: (04) 37686915
BỘ CHỈ SỐ KPI ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ LÀM VIỆC VỊ TRÍ CƠNG VIỆC: Nhân viên nhân sự
T
Nội dung đánh giá T
1
Hoàn thành chỉ tiêu tuyển dụng.
Thực hiện các cơng việc 2
3 Hồn thành các báo cáo quan trọng.
Đóng góp ý kiến để cải 4 tiến hiệu quả làm việc của
phòng nhân sự.
Tham gia các buổi họp, 5 sinh hoạt chung, các buổi
huấn luyện của công ty. TỔNG
Bảng 2.25: Bảng thiết lập bộ chỉ số KPI dựa trên nguyên tắc SMART cho vị trí “Trưởng phịng đàm”.
Cơng ty cổ phần Vân Sơn.
Địa chỉ: Xóm Ngang, xã Đại Mỗ, Từ Liêm, Hà Nội Điện thoại: (04) 37686916 Fax: (04) 37686915
BỘ CHỈ SỐ KPI ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ LÀM VIỆC VỊ TRÍ CƠNG VIỆC: Trưởng phịng đàm
T
Nội dung đánh giá T
1 Giờ đào tạo cho nhân sự.
2 Hiệu quả đào tạo
Giải quyết các yêu cầu của
3 khách hàng khó tính.
Điều phối hiệu quả nhân
4 sự của phịng.
5 Nhân viên trong phịng
hồn thành cơng việc.
6 Hồn thành các báo cáo
quan trọng.
Đóng góp ý kiến để cải
7 tiến cách làm việc của
phòng.
Tham gia các buổi họp,
8 sinh hoạt chung, các buổi
huấn luyện của công ty. TỔNG
Bảng 2.26: Bảng thiết lập bộ chỉ số KPI dựa trên nguyên tắc SMART cho vị trí “Nhân viên phịng đàm”.
Cơng ty cổ phần Vân Sơn.
Địa chỉ: Xóm Ngang, xã Đại Mỗ, Từ Liêm, Hà Nội Điện thoại: (04) 37686916 Fax: (04) 37686915
BỘ CHỈ SỐ KPI ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ LÀM VIỆC VỊ TRÍ CƠNG VIỆC: Nhân viên phịng đàm
T
Nội dung đánh giá T
Điều phối khách hàng tới 1
lái xe phù hợp.
Không làm việc riêng 2
trong giờ.
Giải quyết các thắc mắc
3 của lái xe.
4
Hồn thành các báo cáo quan trọng.
Đóng góp ý kiến để cải
5 tiến cách làm việc của
6
Tham gia các buổi họp, sinh hoạt chung, các buổi
huấn luyện của công ty. TỔNG
Bảng 2.27: Bảng thiết lập bộ chỉ số KPI dựa trên nguyên tắc SMART cho vị trí “Trưởng phịng kế tốn”.
Cơng ty cổ phần Vân Sơn.
Địa chỉ: Xóm Ngang, xã Đại Mỗ, Từ Liêm, Hà Nội Điện thoại: (04) 37686916 Fax: (04) 37686915
BỘ CHỈ SỐ KPI ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ LÀM VIỆC VỊ TRÍ CƠNG VIỆC: Trưởng phịng kế tốn
T
Nội dung đánh giá T
1 Dự báo tài chính
2 Dữ liệu đầu vào
3 Giờ đào tạo cho nhân sự.
4 Hiệu quả đào tạo
5 Công nợ khách hàng
Điều hành nhân viên hồn
6 thành cơng việc được giao
7 Hồn thành các báo cáo
quan trọng.
Đóng góp ý kiến để cải
8 tiến cách làm việc của
Tham gia các buổi họp, 9 sinh hoạt chung, các buổi
huấn luyện của công ty. TỔNG
Bảng 2.28: Bảng thiết lập bộ chỉ số KPI dựa trên nguyên tắc SMART cho vị trí “Nhân viên kế tốn”.
Cơng ty cổ phần Vân Sơn.
Địa chỉ: Xóm Ngang, xã Đại Mỗ, Từ Liêm, Hà Nội Điện thoại: (04) 37686916 Fax: (04) 37686915
BỘ CHỈ SỐ KPI ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ LÀM VIỆC VỊ TRÍ CƠNG VIỆC: Nhân viên kế tốn
T
Nội dung đánh giá T
1 Hồn thành cơng việc
2 Hồn thành các báo cáo
quan trọng.
Đóng góp ý kiến để cải
3 tiến cách làm việc của
phòng.
Tham gia các buổi họp,
4 sinh hoạt chung, các buổi
huấn luyện của công ty. TỔNG
Các vị trí khác ta xây dựng tương tự dựa trên bảng mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc. Khi xây dựng các chỉ số KPI này, ta chọn ra những tiêu chí mà nhân sự đang chưa giải quyết triệt để được, những tiêu chí này chính là cơ sở để xây dựng bộ chỉ số KPI ứng với vị trí đó. Khi tiêu chí nào đã hồn thiện sau thời gian áp dụng bộ chỉ số KPI tương ứng thì tạm thời ta loại bỏ tiêu chí đó ra (loại bỏ chỉ số
KPI đó) thay vào đó là chỉ số KPI mới ứng với tiêu chi chí khác mà nhân sự đang cịn vướng mắc.
2.5.5.2. Xây dựng thang điểm thưởng, mức thưởng
Để tiến hành xét thưởng theo hiệu quả làm việc (P3) cho nhân sự, ta cần xây dựng thang điểm thưởng, mức thưởng tương ứng cho các vị trí trong doanh nghiệp. Thang điểm thưởng, mức thưởng được xây dựng dựa trên ngân sách tiền lương, khả năng chi trả của doanh nghiệp.
Trong luận văn này, tôi xin được đưa ra hai phương pháp để xây dựng mức thưởng theo hiệu quả làm việc cho nhân viên.
- Phương pháp 1:
Kết quả đánh giá là tỷ lệ giữa điểm đánh giá thực tế và số điểm cao nhất có thể đạt được. Tơi gọi tỷ lệ này là G.
Ở phương pháp này, ta lấy G * mức lương cơ bản (hay mức lương ứng với vị trí cơng việc) để được mức thưởng theo hiệu quả công việc.
Việc sử dụng phương pháp này như thế nào tùy thuộc vào kết quả kinh doanh của doanh nghiệp và sự mềm dẻo trong cách làm để đảm bảo cả người lao động và người sử dụng lao động đều có lợi.
- Phương pháp 2:
Ta xây dựng mức thưởng theo từng vị trí (xem bảng 2.29).
Bảng 2.29: Bảng mức thưởng theo hiệu quả công việc cho từng chức danh. Chức danh
Giám đốc điều hành Trưởng phòng kinh doanh Các trưởng phòng còn lại Nhân viên kinh doanh
Nhân viên kế toán, nhân viên phụ trách đội xe Nhân viên văn thư lưu trữ, đàm thoại viên Bảo vệ, lao công
(Nguồn: Tác giả tự biên soạn)
Mức thưởng thực tế cho nhân viên sẽ bằng tỷ lệ điểm số đánh giá đạt được nhân với mức thưởng hiệu quả công việc trong bảng trên.
Mức thưởng theo hiệu quả công việc sẽ được áp dụng cho từng tháng, quý, năm.
2.5.5.3. Đánh giá và cho điểm
Sau khi tiến hành xây dựng bộ chỉ số KPI dùng để đánh giá hiệu quả làm việc của các vị trí trong doanh nghiệp, ta tiến hành thiết lập các phiếu đánh giá hiệu quả công việc dựa trên bộ chỉ số KPI vừa xây dựng ở trên. Trong phiếu đánh giá hiệu quả công việc của nhân sự, ta sử dụng nguyên mẫu ứng với bộ chỉ số KPI dùng để đánh giá hiệu quả làm việc của vị trí tương ứng với vị trí mà nhân nhân sự đó đang đảm nhiệm, tuy nhiên ta cần bổ sung thêm một số cột như: “Thực tế” – Đây là cột chứa đựng kết quả thực tế ứng với tiêu chí đánh giá để làm cơ sở so sánh với kết quả “Kỳ vọng” ứng với tiêu chí đó; Bên cạnh đó, ta cũng cần thêm hai cột “Điểm thực tế” và
“Điểm kỳ vọng” để chứa đựng điểm số tương ứng nhằm so sánh kết quả đạt được của nhân sự sau quá trình đánh giá. Hai giá trị này sẽ được sử dụng làm cơ sở để đánh giá hiệu quả làm việc của nhân sự. Dưới đây là bảng đánh giá hiệu quả công việc của Trưởng phịng nhân sự tại cơng ty cổ phần Vân Sơn.
Bảng 2.30: Bảng đánh giá hiệu quả làm việc của Trưởng phịng nhân sự tại cơng ty cổ phần Vân Sơn.
Cơng ty cổ phần Vân Sơn.
Địa chỉ: Xóm Ngang, xã Đại Mỗ, Từ Liêm, Hà Nội Điện thoại: (04) 37686916 Fax: (04) 37686915
PHIẾU ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC
(Thời gian thực hiện từ: 25/04/2014 đến 25/05/2014)
Người đánh giá: Trần Thị Thu Trang Chức danh: Giám đốc điều hành Ngày đánh giá: 26/05/2011 61
T Nội dung đánh
T giá
1 Hoàn thành chỉ
tiêu tuyển dụng. 2
Giờ đào tạo cho nhân sự.
3 Hiệu quả đào tạo
Nhân viên trong
4 phịng hồn thành
công việc.
Thực hiện các
5 cơng việc được
giao đúng tiến độ.
Hồn thành các
6 báo cáo quan
trọng.
Đóng góp ý kiến
7 để phát triển hệ
thống.
Tham gia các buổi họp, sinh hoạt
8 chung, các buổi
huấn luyện của công ty.
(Nguồn: Tác giả tự biên soạn)
Theo bảng trên, tỷ lệ đánh giá thực tế cho vị trí trưởng phịng nhân sự có gí trị là G với G = 83%;
Áp dụng phương pháp 2 trong việc xác định mức thưởng theo kết quả cho vị trí này, ta có mức thưởng thực tế cho vị trí trưởng phịng nhân sự là: 2.000.000*83% = 1.660.000vnd.
Với các vị trí khác ta tiến hành đánh giá tương tự.