.Quản lý tốt hàng tồn kho và cỏc khoản phải thu

Một phần của tài liệu Luận văn thạc sĩ UEB phân tích tình hình tài chính tại công ty cổ phần tập đoàn hòa phát (Trang 87)

Hạn chế thứ hai cho thấy vấn đề hàng tồn kho và cỏc khoản phải thu của tập đoàn cần phải được khắc phục. Để giảm hàng tồn kho và quản lý tốt cỏc khoản phải thu theo tỏc giả tập đoàn cú thể đi theo cỏc hướng sau:

Trong quỏ trỡnh luõn chuyển của vốn lưu động phục vụ cho sản xuất kinh doanh thỡ việc tồn tại vật tư hàng hoỏ dự trữ, tồn kho là những bước đệm cần thiết cho quỏ trỡnh hoạt động sản xuất kinh doanh. Hàng hoỏ tồn kho cú ba loại đú là nguyờn vật liệu thụ phục vụ cho quỏ trỡnh sản xuất, sản phẩm dở dang và thành phẩm. Trong nền kinh tế thị trường khụng thể tiến hành sản xuất đến đõu mua hàng đến đú mà cần phải cú nguyờn vật liệu dự trữ. Nguyờn vật liệu dự trữ khụng trực tiếp tạo ra lợi nhuận nhưng nú cú vai trũ rất lớn để cho quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh được tiến hành bỡnh thường. Nhưng nếu dự trữ nguyờn vật liệu quỏ lớn sẽ tốn kộm chi phớ, ứ đọng vốn, cũn dự trữ quỏ ớt sẽ làm cho quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh bị dỏn đoạn gõy ra hàng loạt cỏc hậu quả tiếp theo.

Tồn kho trong quỏ trỡnh sản xuất là cỏc nguyờn liệu nằm tại từng cụng đoạn của dõy chuyền sản xuất. Quỏ trỡnh sản xuất được chia ra những cụng đoạn, giữa cỏc cụng đoạn này bao giờ cũng tồn tại bỏn thành phẩm. Đõy là những bước đệm nhỏ để quỏ trỡnh sản xuất được liờn tục. Nếu dõy chuyền sản xuất càng dài và càng cú nhiều cụng đoạn thỡ tồn kho trong quỏ trỡnh sản xuất ở dạng bỏn thành phẩm càng lớn.

Khi tiến hành sản xuất xong sản phẩm chưa thể tiờu thụ hết ngay được, phần thỡ do cú độ trễ nhất định giữa sản xuất và tiờu dựng, phần do phải cú đủ lụ hàng mới xuất được... Hỡnh thành khoản tồn kho là thành phẩm.

Để giảm hàng tồn kho, ở dạng bỏn thành phẩm, giữa cỏc cụng đoạn trong quỏ trỡnh sản xuất. Tập đoàn cần bố trớ một cỏch khoa học chu trỡnh sản xuất, giỏm sỏt chặt chẽ cỏc cụng đoạn, tỡm ra những vị trớ bất hợp lớ, gõy ứ đọng làm tăng bỏn thành phẩm tồn kho từ đú cú biện phỏp khắc phục.

Đối với thành phẩm tồn kho, cần tiến hành xõy dựng kế hoạch tiờu thụ một cỏch hợp lý, trỏnh tỡnh trạng ứ đọng trong kho, chủ động được nguồn hàng, và giảm tối đa những chi phớ khụng cần thiết.

Về nguyờn vật liệu dự trữ cho sản xuất kinh doanh, để quản lý hiệu quả, tập đoàn cú thể sử dụng hai mụ hỡnh đú là quản lý dự trữ theo phương phỏp cổ điển (EOQ), và thời gian dự trữ bằng khụng:

Quản lý dự trữ theo phương phỏp cổ điển hay mụ hỡnh đặt hàng hiệu quả nhất – EOQ (Economic Odering Quantity)

Mụ hỡnh được dựa trờn giả định là những lần cung cấp hàng hoỏ là bằng nhau.

Khi dự trữ hàng hoỏ sẽ kộo theo hàng loạt cỏc chi phớ như chi phớ bốc xếp hàng hoỏ, chi phớ bảo quản, chi phớ đặt hàng, chi phớ bảo hiểm... nhưng tựu chung lại cú hai loại chi phớ chớnh:

*Chi phớ lƣu kho (chi phớ tồn trữ)

Đõy là những chi phớ liờn quan đến việc tồn trữ hàng hoỏ, loại này bao gồm:

+ Chi phớ hoạt động, như chi phớ bốc xếp hàng hoỏ, chi phớ bảo hiểm hàng hoỏ, chi phớ do giảm giỏ trị hàng hoỏ, chi phớ hao hụt mất mỏt, chi phớ bảo quản...

+ Chi phớ tài chớnh bao gồm chi phớ sử dụng vốn như trả lói tiền vay, chi phớ về thuế, khấu hao.

Nếu gọi mỗi lần cung ứng hàng hoỏ là Q thỡ dự trữ trung bỡnh là Q/2 L-ợng hàng cung ứng

Q

Q/2 Dự trữ trung bình

Thời gian

Gọi C1 là chi phớ lưu kho đơn vị hàng hoỏ thỡ tổng chi phớ lưu kho sẽ là: Q C 1 * 2

Tổng chi phớ lưu kho sẽ tăng nếu số lượng hàng cung ứng mỗi lần tăng .

*Chi phớ đặt hàng (chi phớ hợp đồng)

Chi phớ đặt hàng bao gồm chi phớ quản lý giao dịch và vận chuyển hàng hoỏ. Chi phớ đặt hàng cho mỗi lần đặt hàng thường ổn định khụng phụ thuộc vào số lượng hàng hoỏ được mua.

Nếu gọi D là toàn bộ lượng hàng hoỏ được sử dụng trong một đơn vị thời gian (năm, quý, thỏng) thỡ số lượng lần cung ứng hàng hoỏ sẽ là D/Q gọi C2 là chi phớ mỗi lần đặt hàng thỡ tổng chi phớ mỗi lần đặt hàng sẽ là:

D

C

2*

Q

Tổng chi phớ đặt hàng tăng nếu số lượng mỗi lần cung ứng giảm. Gọi TC là tổng chi phớ tồn trữ hàng hoỏ, sẽ cú:

TC =C1*Q2 +C2*QD

Cụng thức trờn được thể hiện bằng đồ thị sau: Chi phí D C 2 * Q Q* Khối l-ợng dự trữ

Qua đồ thị trờn cho thấy khối lượng hàng cung ứng mỗi lần là Q* thỡ tổng chi phớ dự trữ là tốt nhất. Tỡm Q* bằng cỏch lấy vi phõn TC theo Q ta cú Q* 2*D*C2 1 *Điểm đặt hàng mới

Về mặt lý thuyết cú thể giả định là khi nào lượng hàng kỳ trước hết mới nhập kho lượng hàng mới.

Trong thực tiễn hoạt động để quỏ trỡnh sản xuất được diễn ra liờn tục, khụng giỏn đoan thỡ khụng thể để đến khi nguyờn liệu hết rồi mới đặt hàng. Nhưng nếu đặt hàng quỏ sớm sẽ làm tăng lượng nguyờn liệu tồn kho. Do vậy, cần phải xỏc định thời điểm đặt hàng mới. Thời điểm đặt hàng mới được xỏc định bằng số lượng nguyờn liệu sử dụng mỗi ngày nhõn với độ dài của thời gian giao hàng.

*Lượng dự trữ an toàn

Trong cơ cấu tài sản cú tài sản cố định, tài sản lưu động thường xuyờn và tài sản lưu động tạm thời. Do vậy nguyờn vật liệu sử dụng mỗi ngày khụng phải là số cố định mà chỳng biến động khụng ngừng. Do đú để đảm bảo cho sự ổn định của sản xuất, cần phải duy trỡ một lượng hàng tồn kho dự trữ an toàn. Lượng dự trữ an toàn tuỳ thuộc vào tỡnh hỡnh cụ thể. Lượng dự trữ an toàn là lượng hàng hoỏ dự trữ thờm vào lượng dữ trữ tại thời điểm đặt hàng.

Phương phỏp cung cấp đỳng lỳc hay dự trữ bằng 0

Theo phương phỏp này với cỏc đơn vị trong tập đoàn cú liờn quan chặt chẽ với nhau sản phẩm của đơn vị này là nguyờn liệu đầu vào cho đơn vị kia, khi đú một đơn đặt hàng nào đú một đơn vị sẽ tiến hành “hỳt” những loại hàng hoỏ và sản phẩm dở dang của cỏc đơn vị khỏc khụng cần phải dự trữ. Sử dụng phương phỏp này sẽ giảm tới mức thấp nhất chi phớ cho dự trữ.

3.2.3.2. Quản lý cỏc khoản phải thu

Trong nền kinh tế thi trường, việc mua bỏn chịu là một việc khụng thể thiếu. Tớn dụng thương mại cú thể làm cho tập đoàn đứng vững trờn thị trường và trở nờn giàu cú nhưng cũng cú thể đem đến những rủi ro cho hoạt động kinh doanh. Điều đú được thể hiện trờn những nột cơ bản sau:

- Tớn dụng thương mại tỏc động đến doanh thu bỏn hàng. Do được trả tiền chậm nờn sẽ cú nhiều người mua hàng hoỏ hơn, từ đú làm cho doanh thu tăng. Khi cấp tớn dụng thương mại cho khỏch hàng, thỡ tất nhiờn xuất hiện việc chậm trễ trong trả tiền, vỡ tiền cú giỏ trị theo thời gian nờn giỏ bỏn sẽ được qui định giỏ cao hơn.

- Tớn dụng thương mại làm giảm được chi phớ tồn kho của hàng hoỏ. - Tớn dụng thương mại làm cho tài sản cố định được sử dụng cú hiệu quả hơn và hạn chế phần nào về hao mũn vụ hỡnh.

- Khi cấp tớn dụng thương mại cho khỏch hàng cú thể làm tăng chi phớ trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Như chi phớ đũi nợ, chi phớ trả cho nguồn tài trợ để bự đắp sự thiếu hụt ngõn quỹ. Thời hạn cấp tớn dụng càng dài thỡ chi phớ rũng càng lớn.

- Xỏc suất khụng trả tiền của người mua làm cho lợi nhuận bị giảm, nếu thời hạn cấp tớn dụng càng dài thỡ rủi ro càng lớn.

Với những tỏc động nờu trờn thỡ khi cấp tớn dụng thương mại cần phải so sỏnh giữa thu nhập và chi phớ tăng thờm, từ đú đưa ra quyết định cú cấp tớn dụng thương mại hay khụng? và cỏc điều khoản trong đú như thế nào cho phự hợp. Thực tiễn cho thấy doanh thu cú khuynh hướng tăng lờn khi cỏc tiờu chuẩn tớn dụng được nới lỏng. Khi cấp tớn dụng cho khỏch hàng cần:

*Phõn tớch khả năng tớn dụng của khỏch hàng.

Cụng việc này phải bắt đầu bằng việc xõy dựng một tiờu chuẩn tớn dụng hợp lý, sau đú xỏc minh phẩm chất tớn dụng của khỏch hàng tiềm năng. Nếu

khả năng tớn dụng của khỏch hàng phự hợp với những tiờu chuẩn tối thiểu thỡ tớn dụng thương mại cú thể được cấp. Tuy nhiờn việc thiết lập cỏc tiờu chuẩn tớn dụng phải đạt đến sự cõn bằng thớch hợp. Nếu tiờu chuẩn tớn dụng đặt ra quỏ cao sẽ loại bỏ nhiều khỏch hàng tiềm năng và sẽ giảm lợi nhuận, cũn nếu tiờu chuẩn đề ra quỏ thấp cú thể làm tăng doanh thu nhưng sẽ cú nhiều khoản tớn dụng cú rủi ro cao và chi phớ thu tiền cũng cao. Cỏc tài liệu được sử dụng để phõn tớch khỏch hàng cú thể là kiểm tra cỏc bỏo cỏo tài chớnh, phỏng vấn trực tiếp, xuống tận nơi để kiểm tra tỡm hiểu qua cỏc khỏch hàng khỏc. Khi thực hiện việc phõn tớch khả năng tớn dụng của khỏch hàng cần:

Dựa vào cỏc tiờu chuẩn tớn dụng để phỏn đoỏn:

+ Phẩm chất, tư cỏch tớn dụng. Tiờu chuẩn này núi lờn tinh thần trỏch nhiệm của khỏch hàng trong việc trả nợ. Điều này cũng chỉ phỏn đoỏn trờn cơ sở việc thanh toỏn cỏc khoản nợ trước đõy đối với doanh nghiệp hoặc đối với cỏc doanh nghiệp khỏc.

+ Năng lực trả nợ tiờu chuẩn này được dựa vào hai cơ sở là chỉ tiờu về khả năng thanh toỏn nhanh và bảng dự trữ ngõn quỹ của doanh nghiệp

+ Vốn của khỏch hàng đõy là tiờu chuẩn đỏnh giỏ về tiềm năng tài chớnh dài hạn.

+ Thế chấp là xem xột khỏch hàng dưới giỏc độ cỏc tài sản riờng mà họ cú thể sử dụng để đảm bảo cho cỏc khoản nợ.

+ Điều kiện kinh tế tức là đề cập đến khả năng phỏt triển của khỏch hàng xu thế phỏt triển về ngành nghề kinh doanh của họ...

Phõn tớch đỏnh giỏ khoản tớn dụng được đề nghị

Cũng như rất nhiều sự phõn tớch lựa chọn khỏc việc phõn tớch đỏnh giỏ khoản tớn dụng thương mại được đề nghị để quyết định cú nờn cấp hay khụng được dựa vào việc tớnh NPV của luồng tiền

*Theo dừi khoản phải thu

Để quản lý cỏc khoản phải thu, tập đoàn cú thể dựa vào cỏc chỉ tiờu, phương phỏp và mụ hỡnh sau:

+ Kỳ thu tiền bỡnh quõn

Kỳ thu tiền bỡnh

Khi kỳ thu tiền bỡnh quõn tăng lờn mà doanh số bỏn và lợi nhuận khụng tăng thỡ cũng cú nghĩa là vốn bị ứ đọng ở khõu thanh toỏn. Khi đú cần phải cú biện phỏp can thiệp kịp thời.

+ Sắp xếp “tuổi” của cỏc khoản phải thu.

Theo phương phỏp này cỏc khoản phải thu được sắp xếp theo độ dài thời gian để theo dừi và cú biện phỏp giải quyết thu nợ khi đến hạn.

+ Xỏc định số dư khoản phải thu

Theo phương phỏp này, khoản phải thu sẽ hoàn toàn khụng chịu ảnh hưởng bởi yếu tố thay đổi theo mựa vụ của doanh số bỏn. Sử dụng phương phỏp này hoàn toàn cú thể thấy được nợ tồn đọng của khỏch hàng.

3.2.4. Chủ động tiền mặt và quản lý tốt tiền mặt

Tiền mặt được hiểu là tiền tồn quỹ, tiền trờn tài khoản thanh toỏn ở ngõn hàng. Nú được sử dụng để trả lương, mua nguyờn vật liệu, mua tài sản cố định, trả tiền thuế, trả nợ... Tiền mặt bản thõn nú là loại tài sản khụng sinh lói, do vậy trong quản lý tiền mặt thỡ việc tối thiểu hoỏ lượng tiền mặt phải giữ là mục tiờu quan trọng nhất. Tuy nhiờn việc giữ tiền mặt trong kinh doanh cũng là vấn đề cần thiết, điều đú xuất phỏt từ những lý do sau:

+ Đảm bảo giao dịch kinh doanh hàng ngày. Những giao dịch này thường là thanh toỏn cho khỏch hàng và thu tiền từ khỏch hàng, từ đú tạo nờn số dư giao dịch.

+ Bự đắp cho ngõn hàng về việc ngõn hàng cung cấp cỏc dịch vụ cho doanh nghiệp. Số dư tiền mặt loại này gọi là số dư bự đắp.

+ Đỏp ứng nhu cầu dự phũng trong trường hợp biến động khụng lường trước được của cỏc luồng tiền vào và ra. Loại tiền này tạo nờn số dư dự

phũng.

+ Hưởng lợi thế trong thương lượng mua hàng. Loại tiền này tạo nờn số dư đầu cơ.

Trong hoạt động kinh doanh, việc gửi tiền mặt là cần thiết nhưng việc giữ đủ tiền mặt phục vụ cho kinh doanh cú những lợi thế sau:

+ Khi mua cỏc hàng hoỏ dịch vụ nếu cú đủ tiền mặt, cú thể được hưởng lợi thế chiết khấu.

+ Giữ đủ tiền mặt, duy trỡ tốt cỏc chỉ số thanh toỏn ngắn hạn, cú thể mua hàng với những điều kiện thuận lợi và được hưởng mức tớn dụng rộng rói.

+ Giữ đủ tiền mặt giỳp tận dụng được những cơ hội thuận lợi trong kinh doanh do chủ động trong cỏc hoạt động thanh toỏn chi trả.

+ Khi cú đủ tiền mặt sẽ đỏp ứng được nhu cầu trong trường hơp khẩn cấp như đỡnh cụng, hoả hoạn, chiến dịch marketing của đối thủ cạnh tranh, vượt qua khú khăn do yếu tố thời vụ và chu kỳ kinh doanh.

Quản lý tiền mặt đề cập đến việc quản lý tiền giấy và tiền gửi ngõn hàng. Sự quản lý này liờn quan chặt chẽ đến việc quản lý cỏc loại tài sản gắn với tiền mặt như cỏc loại chứng khoỏn cú khả năng thanh khoản cao.

Cỏc loại chứng khoỏn gần như tiền mặt giữ vai trũ như một bước đệm cho tiền mặt, vỡ nếu số dư tiền mặt nhiều cú thể đầu tư vào chứng khoỏn cú khả năng thanh khoản cao, nhưng khi cần thiết cú thể chuyển đổi chỳng sang tiền mặt một cỏch dễ dàng và ớt tốn kộm chi phớ. Như vậy, trong quản trị tài chớnh sử dụng chứng khoỏn cú khả năng thanh khoản cao để duy trỡ tiền mặt ở mức độ mong muốn. Cú thể thấy điều này qua sơ đồ lũn chuyển sau:

Các chứng khốn thanh khoản cao

81

Đầu t- tạm thời bằng cách mua chứng khốn có tính

thanh khoản cao

Bán những chứng khốn thanh koản cao để bổ

Sơ đồ 3.3. Chu trỡnh quản lý tiền mặt [4]

Vấn đề ở chỗ là khi nào tiền mặt chuyển thành chứng khoỏn và khi nào bỏn chứng khoỏn để chuyển về tiền mặt. Điều này cú thể được xỏc định bằng mụ hỡnh khoảng dao động của tiền mặt. Mụ hỡnh sẽ chỉ ra mức dự trữ tiền mặt dự kiến dao động trong một khoảng tức là lượng tiền dự trữ sẽ biến thiờn từ cận thấp nhất đến giới hạn cao nhất. Nếu lượng tiền mặt ở dưới mức thấp (giới hạn dưới) thỡ phải bỏn chứng khoỏn để cú lượng tiền mặt ở mức dự kiến, ngược lại tại giới hạn trờn thỡ phải sử dụng số tiền vượt quỏ mức giới hạn mua chứng khoỏn để đưa lượng tiền mặt về mức dự kiến.

Khoảng dao động của lượng tiền mặt dự kiến phụ thuộc vào ba yếu tố cơ bản:

+ Mức dao động của thu chi ngõn quỹ hàng ngày lớn hay nhỏ. Sự dao động này được thể hiện ở phương sai của thu chi ngõn quỹ. Phương sai của thu chi ngõn quỹ là tổng cỏc bỡnh phương (độ chờnh lệch) của thu chi ngõn quỹ thực tế. Nếu thu chi ngõn quỹ thực tế càng cú xu hướng khỏc biệt nhiều so với thu chi bỡnh quõn thỡ phương sai càng lớn. Khi đú khoảng dao động tiền mặt sẽ được qui định cao.

+ Chi phớ cố định của việc mua bỏn chứng khoỏn. Khi chi phớ này lớn tiền mặt sẽ được giữ nhiều hơn và khi đú khoảng dao động của tiền mặt cũng

Một phần của tài liệu Luận văn thạc sĩ UEB phân tích tình hình tài chính tại công ty cổ phần tập đoàn hòa phát (Trang 87)

Tải bản đầy đủ (DOCX)

(119 trang)
w