2.1. Tổng quan về các công ty xây lắp
2.1.1. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của các công ty
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ VÀ THƢƠNG MẠI 319 2.1. Tổng quan về các công ty xây lắp
2.1.1. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của các công tyxây lắp xây lắp
Xây dựng cơ bản là ngành sản xuất vật chất quan trọng mang tính chất cơng nghiệp nhằm tạo ra cơ sở vật chất cho nền kinh tế quốc dân.Thông thƣờng, công tác xây dựng cơ bản do các đơn vị xây lắp nhận thầu tiến hành.Ngành sản xuất này có các đặc điểm sau:
Sản phẩm xây lắp là các cơng trình, vật kiến trúc… có quy mơ lớn, kết cấu phức tạp, mang tính đơn chiếc, thời gian sản xuất dài… Do vậy, việc tổ chức quản lý hạch tốn nhất thiết phải có các dự tốn thiết kế, thi công.
Sản phẩm xây lắp đƣợc tiêu thụ theo giá dự toán hoặc giá thỏa thuận với chủ đầu tƣ từ trƣớc, do đó tính chất hàng hóa của sản phẩm thể hiện không rõ.Sản phẩm xây lắp cố định tại nơi sản xuất, còn các điều kiện sản xuất phải di chuyển theo địa điểm đặt sản phẩm.
Tổ chức sản xuất trong các công ty xây lắp ở nƣớc ta hiện nay phổ biến theo phƣơng thức "khốn gọn" các cơng trình, hạng mục cơng trình, khối lƣợng hoặc cơng việc cho các đơn vị trong nội bộ DN (đội, xí nghiệp…).
Những đặc điểm hoạt động kinh doanh, đặc điểm sản phẩm, đặc điểm tổ chức sản xuất và quản lý ngành nói trên phần nào chi phối cơng tác kế tốn, từ đó chi phối cơng tác tổ chức phân tích báo cáo tài chính (là các bảng biểu tổng hợp từ kế tốn) trong các cơng ty xây lắp, dẫn đến những khác biệt nhất định. Tuy nhiên về cơ bản, kế toán các phần hành cụ thể (tài sản cố định, vật liệu, cơng cụ, chi phí nhân cơng…) trong các công ty xây lắp cũng tƣơng tự
2.1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của các công ty xây lắp
Chúng ta xem xét với loại hình doanh nghiệp xây lắp ở loại hình cơng ty cổ phần có quy mơ vừa và nhỏ, thƣờng có cơ cấu tổ chức phổ biến nhƣ sau:
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SOÁT BAN GIÁM ĐỐC PGĐ phụ trách Kế hoạch – Dự án PGĐ phụ trách Kinh doanh PGĐ phụ trách nội bộ… Phòng TC–KT Hoặc phòng TC - KH Đội XD số 1 Phịng KH–DA hoặc Phịng Kỹ thuật Đội XD số 2
Hình 2.1. Cơ cấu tổ chức thƣờng gặp của
: Quan hệ chức năng : Quan hệ trực tuyến
Đội trƣởng
Nhân viên kỹ thuật
Cơng nhân
Hình 2.2. Cơ cấu tổ chức đội xây dựng của
công ty cổ phần xây lắp qui mô vừa và nhỏ ở Việt Nam
Tại các công ty xây lắp quy mô vừa và nhỏ, việc phân tích báo cáo tài chính thƣờng đƣợc phân cơng cho phịng tài chính - kế tốn hoặc tài chính - kế hoạch.
Theo sơ đồ này, chúng ta thấy rằng bộ máy quản lý của công ty đƣợc thiết lập theo kiểu cơ cấu tổ chức trực tuyến chức năng, cơ cấu lao động đƣợc chia thành:
-Giám đốc: Giám đốc là ngƣời đứng đầu công ty, là ngƣời lãnh đạo
cao nhất có nhiệm vụ quản lý toàn diện, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, nắm quyền ra quyết định về tất cả các vấn đề của công ty. Giám đốc trực tiếp quản lý các phòng ban, đại diện cho Nhà thầu
quan hệ với chủ đầu tƣ để ký kết hợp đồng.Tham mƣu giúp việc cho giám đốc công ty bao gồm có các phó giám đốc, các phịng ban nghiệp vụ.
-Phó giám đốc: là những ngƣời giúp việc và tham mƣu cho Giám đốc,
chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc về những nhiệm vụ đƣợc giao, cũng nhƣ những công việc đƣợc Giám đốc uỷ quyền khi vắng mặt.
- Các phòng ban chức năng: giúp Giám đốc và các phó giám đốc
chuẩn bị các quyết định theo dõi, hƣớng dẫn các đội xây dựng, các bộ phận sản xuất kinh doanh cũng nhƣ các cán bộ cấp dƣới thực hiện đúng đắn kịp thời những quyết định quản lý, trách nhiệm chung của các phịng ban chức năng là vừa phải hồn thành tốt nhiệm vụ đƣợc giao, vừa phải phối hợp chặt chẽ với các phòng khác nhằm đảm bảo cho tất cá các lĩnh vực công tác của công ty đƣợc tiến hành ăn khớp, đồng bộ, nhịp nhàng.
Trong các công ty xây lắp, đội xây lắp là những đơn vị trực tiếp sản xuất chính, sản phẩm là những cơng trình xây lắp đã hồn thành và bàn giao. Các đội xây lắp có kế tốn riêng, thơng thƣờng kế tốn đội chỉ tập hợp số liệu, các chứng từ kế toán và quản lý hợp đồng của đội và gửi số liệu đến phịng Kế tốn, việc tổng hợp, tính lãi lỗ và lập báo cáo tài chính do bộ phận Kế tốn cơng ty thực hiện.
Cơ cấu tổ chức của các công ty xây lắp quy mô lớn tƣơng tự nhƣ cơ cấu tổ chức công ty quy mô vừa và nhỏ, tuy nhiên sự phân cấp rõ ràng hơn, nhiều phòng ban, đơn vị trực thuộc, các phịng ban đƣợc phân chun mơn riêng biệt, tách riêng hoặc vẫn gộp chung phịng tài chính với các phịng kế hoạch hay kế tốn. Đối với các cơng ty có phịng tài chính đƣợc tổ chức riêng biệt, chuyên trách và đƣợc đầu tƣ lớn về bộ máy nhân sự, trong nhiều trƣờng hợp có riêng Giám đốc tài chính phụ trách mảng tài chính. Tổ chức bộ máy kế tốn từ cơng ty đến các đơn vị trực thuộc nhằm thực hiện việc ghi chép, tính tốn phản ánh số liệu hiện có; tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tƣ,
tiền vốn, quá trình hoạt động và kết quả sản xuất kinh doanh trong tồn Cơng ty. Các chi nhánh, công trƣờng trực thuộc cơng ty có bộ phận kế tốn riêng, tùy từng cơng ty mà bộ phận kế tốn đƣợc phân cấp chức năng, nhiệm vụ đến đâu, thƣờng đối với các cơng ty lớn (tổng cơng ty, tập đồn) thì việc hạch toán lên báo cáo của các chi nhánh đƣợc thực hiện nhƣ đối với một công ty, với các báo cáo tài chính định kỳ, đối với các cơng trƣờng, đội xây dựng tùy theo mơ hình quản lý của từng cơng ty mà có chức năng, nhiệm vụ đƣợc quy định rõ ràng. BỘ PHẬN HÀNH CHÍNH Y TẾ VÀ AN TỒN LAO ĐỘNG TRƢỞNG BAN PHÓ BAN BỘ PHẬN KẾ HOẠCH – KỸ THUẬT BỘ PHẬN KẾ TOÁN
CÁC CHI NHÁNH NHÀ THẦU LIÊN DOANH NHÀ THẦU PHỤ
Hình 2.3.Sơ đồ tổ chức các cơng trƣờng xây dựng
BỘ PHẬN HÀNH CHÍNH Y TẾ VÀ AN TỒN LAO ĐỘNG GIÁM ĐỐC PHĨ GIÁM ĐỐC BỘ PHẬN KẾ HOẠCH – KỸ THUẬT BỘ PHẬN KẾ TOÁN
2.1.3. Đặc điểm tổ chức cơng tác tài chính - kế tốn trong cơng ty xây lắp 2.1.3.1. Tổ chức bộ máy kế tốn của cơng ty xây lắp
Tổ chức bộ máy kế tốn của doanh nghiệp căn cứ vào hình thức tổ chức cơng tác kế tốn (tập trung, phân tán hay kết hợp giữa tập trung và phân tán), và đặc điểm tổ chức, quy mơ SXKD của DN; vào tình hình phân cấp quản lý, khối lƣợng, tính chất và mức độ phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính cũng nhƣ u cầu, trình độ của cán bộ quản lý, cán bộ kế toán. Việc tổ chức, cơ cấu bộ máy kế tốn trong doanh nghiệp có mối quan hệ chặt chẽ với tình hình tổ chức cơng tác kế tốn. Hiện nay trong các doanh nghiệp nói chunghay các cơng ty xây lắp nói riêng, việc tổ chức cơng tác kế tốn có thể tiến hành theo các hình thức sau: Tổ chức cơng tác kế tốn tập trung, tổ chức cơng tác kế tốn phân tán, tổ chức cơng tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán.
Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn tập trung:
Hình thức này thƣờng đƣợc áp dụng cho các công ty xây lắp có hoặc khơng có đơn vị trực thuộc, có quy mơ vừa và nhỏ, cơng việc hạch tốn khơng nhiều, địa bàn tập trung, phƣơng tiện thông tin liên lạc dễ dàng.
Theo hình thức này tồn cơng ty chỉ có một phịng kế tốn trung tâm làm đơn vị kế toán cơ sở, cịn các đội xây dựng khơng có tổ chức kế tốn riêng. Phịng kế tốn chịu trách nhiệm thực hiện tồn bộ cơng tác kế tốn thống kê tài chính trong tồn doanh nghiệp. Tại các đội xây dựng trực thuộc có các nhân viên hạch tốn làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ, lập bảng kê hóa đơn các nghiệp vụ phát sinh trong tháng, để định kỳ chuyển về phịng kế tốn kiểm tra, ln chuyển và ghi sổ kế tốn.
Mơ hình tổ chức cơng tác kế tốn phân tán
Hình thức này thƣờng đƣợc áp dụng cho các công ty xây lắp quy mô vừa và nhỏ, địa bàn phân tán, hoặc các doanh nghiệp xây lắp có quy mơ lớn, có các đơn vị trực thuộc. Theo hình thức này tồn cơng ty vừa có một phịng
kế toán trung tâm làm đơn vị kế toán cơ sở (ở đơn vị chính: Cơng ty, tổng cơng ty...), vừa tổ chức phịng kế tốn ở đơn vị trực thuộc. Các đơn vị trực thuộc trong trƣờng hợp này đã đƣợc phân cấp quản lý kế tốn tài chính nội bộ
ở mức độ cao nhƣ đƣợc giao vốn, hạch toán kết quả kinh doanh.
Mơ hình tổ chức cơng tác kế tốn vừa tập trung, vừa phân tán.
Hình thức này thƣờng đƣợc áp dụng cho các cơng ty có quy mơ lớn địa bàn hoạt động rộng, có các đơn vị trực thuộc mà phân cấp quản lý kế tốn tài chính là khác nhau.
Theo hình thức này tồn cơng ty vẫn tổ chức phịng kế tốn trung tâm làm đơn vị kế toán cơ sở chính nhƣng ở các đơn vị trực thuộc thì tuỳ thuộc vào đặc điểm kinh doanh mà có thể tổ chức kế tốn riêng hoặc khơng tổ chức hoặc phân định một số phần hành giữa đơn vị trung tâm và đơn vị trực thuộc. Đây là hình thức kết hợp hai hình thức trên, nếu ở các đơn vị trực thuộc (thƣờng là chi nhánh, công ty con của các doanh nghiệp) đã đƣợc phân cấp quản lý kế tốn tài chính ở mức độ cao thì tổ chức cơng tác kế tốn riêng, cịn lại đơn vị chƣa đƣợc phân cấp quản lý kế tốn tài chính (thƣờng là các đội xây dựng tại các cơng trƣờng) thì khơng tổ chức kế tốn riêng mà nội dung hoạt động kế tốn tài chính ở đơn vị này do phịng kế tốn trung tâm đảm nhận.
+ Phịng kế tốn ở các đơn vị trực thuộc có tổ chức kế tốn riêng: Xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính của đơn vị, thực hiện tồn bộ cơng tác kế toán, thống kê, định kỳ lập báo cáo kế tốn gửi về phịng kế tốn trung tâm.
+ Ở đơn vị trực thuộc khơng tổ chức kế tốn riêng: Bố trí các nhân viên hạch tốn làm nhiệm vụ hạch tốn ban đầu, thực hiện từng phần hành công việc kế tốn cụ thể do phịng kế tốn trung tâm phân công, định kỳ lập và gửi báo cáo đơn giản các phần hành về phịng kế tốn trung tâm.
- Ƣu điểm: Kết hợp đƣợc ƣu điểm của cả 2 hình thức trên, phù hợp với điều kiện cụ thể của từng đơn vị, phục vụ kịp thời cho công tác quản lý.
- Nhƣợc điểm: Bộ máy cịn cồng kềnh, phức tạp, cung cấp thơng tin kế tốn cũng cịn phải mất thời gian.
2.1.3.2. Cơng tác tài chính - kế tốn trong các cơng ty xây lắp
Q trình tổ chức cơng tác phân tích BCTC đƣợc tiến hành tuỳ theo loại hình tổ chức kinh doanh ở các doanh nghiệp nhằm mục đích cung cấp, đáp ứng nhu cầu thơng tin cho q trình lập kế hoạch, cơng tác kiểm tra và ra quyết định. Công tác tổ chức phân tích phải làm sao thoả mãn cao nhất cho nhu cầu thơng tin của từng loại hình quản trị khác nhau.
Cơng tác phân tích tài chính có thể nằm ở một bộ phận riêng biệt đặt dƣới quyền kiểm soát trực tiếp của ban giám đốc và làm tham mƣu cho giám đốc. Theo hình thức này thì q trình phân tích đƣợc thể hiện tồn bộ nội dung của hoạt động kinh doanh. Kết quả phân tích sẽ cung cấp thông tin thƣờng xuyên cho lãnh đạo trong doanh nghiệp. Trên cơ sở này các thơng tin qua phân tích đƣợc truyền từ trên xuống dƣới theo chức năng quản lý và q trình giám sát, kiểm tra, kiểm sốt, điều chỉnh, chấn chỉnh đối với từng bộ phận của doanh nghiệp theo cơ cấu từ ban giám đốc đến các phịng ban.
Cơng tác phân tích các báo cáo tài chính đƣợc thực hiện ở bộ phận tài chính hoặc kế tốn ở doanh nghiệp theo các chức năng của quản lý nhằm cung cấp thông tin và thoả mãn thông tin cho các bộ phận của quản lý đƣợc phân quyền, định kỳ theo kỳ báo cáo tài chính (theo q, năm). Ngồi ra, các bộ phận khác có thể sử dụng các báo cáo tài chính để phân tích theo nhu cầu, đặc điểm hoạt động để phục vụ cho nhiệm vụ, chức năng cụ thể của từng bộ phận.
Trong các cơng ty xây lắp, chi phí ngun liệu, vật liệu chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng chi phí sản xuất và việc quản lý rất khó khăn vì các hoạt
động xây lắp diễn ra ở cơng trƣờng. Việc quản lý, tính tốn và đo lƣờng chi phí ngun liệu, vật liệu thƣờng làm một cách hình thức hoặc thậm chí bỏ qua khơng làm, dẫn tới làm cho chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp tăng hoặc giảm đi so với thực tế. Mặt khác việc đánh giá, kiểm kê khối lƣợng, giá trị nguyên vật liệu sử dụng khơng hết vào cơng trình (thực tế kế tốn đã hạch tốn vào giá trị cơng trình) cũng hầu nhƣ không đƣợc xác định, kiểm kê để làm căn cứ để kế tốn có căn cứ để ghi giảm giá trị cơng trình, làm cho giá thành thực tế cơng trình bị tăng cao khơng phản ánh đúng với giá thành thực tế của cơng trình.
Những đặc điểm trên đã ảnh hƣởng rất lớn đến kế tốn chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm trong các công ty xây lắp, do vậy ảnh hƣởng đến tính chính xác của số liệu trên báo cáo tài chính. Cơng tác kế tốn vừa phải đáp ứng yêu cầu chung về chức năng, nhiệm vụ kế toán của một doanh nghiệp sản xuất vừa phải đảm bảo phù hợp với đặc thù của loại hình cơng ty xây lắp.
Qua khảo sát cơng tác kế tốn tại một số các công ty xây lắp cho thấy khi xuất vật liệu chính nhƣ, cát, đá, sỏi, xi măng, sắt thép…cho thi cơng cơng trình, hạng mục cơng trình nào, kế tốn đều mở sổ chi tiết hạch tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp của cơng trình nào thì hạch tốn cho cơng trình, hạng mục cơng trình đó. Cịn đối với các loại vật liệu phụ, vật liệu sử dụng luân chuyển nhƣ gỗ, ván, khuôn, cọc, ván thép, đà giáo, khung thép…vv mà sử dụng một lần cho cơng trình nào thì hạch tốn tồn bộ chi phi cho cơng trình đó, cịn nếu các loại vật liệu này đƣợc sử dụng 2 hay nhiều lần và cho 2 hay nhiều cơng trình khác nhau thì đƣợc phân bổ theo giá trị chia đều cho số lần sử dụng dự kiến. Tuy nhiên, thực tế cũng cịn có cơng ty xây lắp khi mua vật liệu sử dụng ln chuyển nói trên hạch tốn tồn bộ giá trị một lần cho cơng trình sử dụng đầu tiên, mặc dù các vật liệu sử dụng luân chuyển này cịn đƣợc
sử dụng cho các cơng trình khác nữa dẫn đến giá thành các cơng trình các vật liệu sử dụng luân chuyển này không đƣợc tập hợp đầy đủ và chính xác.
Việc tổ chức quản lý và thi cơng sản phẩm xây lắp phải lập dự toán (dự tốn thiết kế, dự tốn thi cơng). Q trình sản xuất xây lắp phải so sánh với dự toán, lấy dự toán làm thƣớc đo, đồng thời để giảm bớt rủi ro phải mua bảo hiểm cho cơng trình xây lắp. Sản phẩm xây lắp đƣợc tiêu thụ theo giá dự toán hoặc giá thỏa thuận với chủ đầu tƣ (giá đấu thầu), do đó tính chất hàng hóa của sản phẩm xây lắp khơng thể hiện rõ.