2.1. Giới thiệu tổng quan về cụng ty TNHH Gốm xõy dựng Hà Nội
2.1.2.1. Cụng tỏc tổ chức quản lý
SƠ ĐỒ 2.1: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN Lí DOANH NGHIỆP
Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo Quan hệ phối hợp
* Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận và mối quan hệ giữa cỏc bộ phận trong hệ thống quản lý doanh nghiệp.
Công ty là một đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập, có t− cách pháp nhân đ−ợc tổ chức theo hình thức tổ chức quản lý tập trung. Cũng giống nh− các doanh nghiệp khác, bộ máy quản lý của cơng ty đ−ợc chia thành các phịng ban với chức năng và nhiệm vụ khác nhau. Cụ thể nh− sau:
- Giám đốc: Ng−ời llnh đạo cao nhất trong cơng ty, là ng−ời đại diện chính của cơng ty tr−ớc pháp luật. Là ng−ời điều hành hoạt động của công ty và chịu trách nhiệm quản lý đối với mọi hình thức hoạt động sản xuất kinh doanh theo đúng pháp luật. Chịu trách nhiệm chỉ huy toàn bộ bộ máy quản lý, các phòng ban chức năng và các phân x−ởng sản xuất thơng qua phó giám đốc.
- Phó giám đốc kỹ thuật: Là ng−ời tham m−u giúp việc cho giám đốc công ty giám sát, quản lý về công tác kỹ thuật sản xuất và an toàn lao động. Chỉ đạo việc
Giám đốc Phó giám đốc kỹ thuật Kế tốn tr−ởng Phịng tổ chức hành chính Phịng tổ chức kế tốn Phịng kĩ thuật Các PX sản xuất Phòng tiêu thụ sản phẩm Phú giỏm đốc kinh doanh Phũng kế hoạch dầu tư
thiết kế ra sản phẩm, xây dựng quy trình cơng nghệ chế tạo ra sản phẩm. Đồng thời chỉ đạo áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất. Chỉ đạo công tác bảo hộ lao động, cơng tác an tồn về điện phục vụ cho sản xuất và ký các văn bản khi đ−ợc giám đốc ủy quyền. Thực hiện một số nhiệm vụ khác khi giám đốc giao.
- Phó giám đốc kinh doanh: Là ng−ời tham m−u, giúp việc cho giám đốc công ty, là ng−ời quản lý về công tác kinh doanh và tiến độ tiêu thụ sản phẩm của công ty. Chỉ đạo việc thực hiện kế hoạch sản xuất, kế hoạch tiêu thụ sản phẩm và kế hoạch doanh thu. Bên cạnh đó cịn phụ trách một số mặt khác nh−: Chỉ đạo cơng tác văn th− hành chính, cơng tác quản trị, cơng tác y tế và ký các văn bản khi đ−ợc giám đốc ủy quyền. Thực hiện một số nhiệm vụ khác khi giám đốc giao.
- Kế tốn tr−ởng: Có nhiệm vụ giúp giám đốc điều hành, chỉ đạo và tổ chức công tác thống kê của công ty, giám sát các chỉ tiêu của công ty theo quy định của nhà n−ớc. Các phịng kế tốn tài chính, phịng kỹ thuật, phịng tổ chức hành chính…đều chịu sự quản lý trực tiếp của giám đốc. Mỗi phịng đều có nhiệm vụ riêng.
+ Phịng tổ chức hành chính, bảo vệ: Có nhiệm vụ quản lý nhân sự, quản lý cán bộ công nhân viên trong công ty. Hàng năm sắp xếp lại lao động trong công ty, giải quyết chế độ cho các lao động đủ tuổi h−u trí. Tham m−u cho ban giám đốc về việc tổ chức bộ máy quản lý tiền l−ơng, giải quyết các chế độ chính sách cho ng−ời lao động. Tính bảo hiểm xl hội hàng tháng, hàng năm cho ng−ời lao động và các quyền lợi khác của cán bộ công nhân viên trong công ty. Ban hành và quản lý một số chính sách về tiền l−ơng trong công ty.
Công tác đào tạo nâng cao tay nghề: Hàng năm công ty th−ờng tổ chức cho cán bộ công nhân viên tham gia các lớp đào tạo nâng cao tay nghề. Ngồi ra cơng ty cịn đào tạo những công nhân kỹ thuật vận hành các thiết bị, máy móc hiện đại với ph−ơng thức vừa học vừa làm. Tạo điều kiện cho một số cán bộ công nhân viên theo học các lớp đào tạo để nâng cao kiến thức phục vụ cho công ty.
Công tác bảo hộ lao động: Trong thời đại hiện nay thơng tin đóng một vai trị quan trọng. Do đó để cung cấp thơng tin chính xác và kịp thời cho giám đốc cơng ty và các phịng ban khác, phịng hành chính cịn có nhiệm vụ tổ chức các kênh thu thập thông tin qua sách báo, văn bản và các nguồn thông tin khác.
39
Bên cạnh vai trò tham m−u tổng hợp phòng hành chính cịn thực hiện các công tác văn th− l−u trữ. Phịng hành chính có nhiệm vụ soạn thảo, tiếp nhận, quản lý các văn bản giấy tờ có liên quan đến hoạt động của công ty. Khi các công văn, văn bản gửi đến công ty, văn th− tiếp nhận ghi vào sổ cơng văn đến sau đó trình cho Tr−ởng phịng kiểm tra. Tr−ởng phịng có nhiệm vụ trình lên Giám đốc hoặc gửi tới các bộ phận có liên quan. Phịng hành chính soạn thảo các văn bản, giấy tờ theo yêu cầu của Giám đốc và bảo quản tài liệu, con dấu của cơ quan.
Cơng tác bảo vệ: Phịng hành chính có nhiệm vụ quản lý tài sản của cơng ty, cơ sở vật chất nh−: máy móc, ph−ợng tiện đi lại của công ty và của cán bộ công nhân viên trong công ty.
Công tác hậu cần: Phịng hành chính có nhiệm vụ quản lý nhà ăn, nhà x−ởng, xây dựng kiến thiết cơ bản, phòng tạp vụ.
Phòng hành chính cịn là nơi tiếp nhận khách đến giao dịch công tác hàng ngày và chịu trách nhiệm tổ chức họp giao ban, họp sơ kết, tổng kết. Tổ chức các buổi đi công tác cho Giám đốc và nhân viên trong cơng ty. Ngồi ra phịng hành chính cịn làm cơng tác thi đua khen th−ởng.
Để giải quyết tốt các chức năng, nhiệm vụ trên, phịng hành chính phải phối kết hợp th−ờng xun, chặt chẽ với các phịng ban khác trong cơng ty.
+ Phịng tổ chức kế tốn: Là một bộ phận trong hệ thống quản lý của cụng ty có nhiệm vụ theo dõi tình hình sử dụng tiền vốn vật t−, lao động trong công ty. Tổ chức hạch toán các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong cơng ty. Đồng thời cung cấp kịp thời cho ban giám đốc về tình hình tài chính trong cơng ty.
+ Phòng kế hoạch đầu t−: Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh theo tháng, quý, năm. Điều hành sản xuất kinh doanh trên nhu cầu tiêu thụ của khách hàng. Khai thác tồn bộ ngun vật liệu có liên quan phục vụ sản xuất kinh doanh. Phòng kế hoạch đầu t− là nơi cung ứng sản phẩm cho các đại lý. Quản lý nguyên vật liệu và thành phẩm một cách hợp lý, sạch sẽ, trung thực và chính xác.
Căn cứ vào nhu cầu và các thông tin trên thị tr−ờng để đ−a ra kế hoạch giá thành, kế hoạch sản l−ợng, nhằm thu đ−ợc lợi nhuận cao nhất. Xây dựng kế hoạch đ−a ra các định mức tiêu hao về nguyên vật liệu, từ đó đ−a ra kế hoạch cung ứng vật t− cả về số l−ợng và chất l−ợng.
+ Phòng tiêu thụ sản phẩm: Có nhiệm vụ chào hàng, tiếp thị đ−a ra các ph−ơng án tiêu thụ sản phẩm, nghiên cứu nắm bắt thị tr−ờng giúp giám đốc định h−ớng sản xuất những mặt hàng hợp thị tr−ờng tiêu dùng.
+ Phòng kỹ thuật: Quản lý công tác kỹ thuật sản xuất, tổ chức sản xuất, nghiên cứu ứng dụng khoa học kỹ thuật, đổi mới thiết bị máy móc theo yêu cầu sản xuất. Thực hiện công tác kiểm tra chất l−ợng sản phẩm tr−ớc khi phân phối ra thị tr−ờng tiêu thụ. Sửa chữa, t− vấn cho khách hàng khi sử dụng sản phẩm.
+ Phõn xưởng sản xuất: Cú nhiệm sản xuất, chế tạo cỏc sản phẩm, hàng húa, dịch vụ do cụng ty yờu cầu từ khõu đầu tiờn cho tới lỳc sản phẩm, hàng húa hoàn thành nhập kho sao cho đỳng tiờu chuẩn, kỹ thuật mà ban lónh đạo và phũng kỹ thuật đưa ra.