3.2.2.1. Kế hoạch kiểm toán nội bộ năm
Tr n cơ sở Thôn tƣ 44/2011/TT-NHNN quy định về hệ thốn iểm
so t nội
ộ v iểm to n nội ộ của tổ chức tín ụn , chi nh nh n ân h n nƣớc n o i.
Hiện t i Oc anBan qui định xây ựn ế ho ch Kiểm to n nội ộ hằn năm t i
Quy chế Kiểm to n nội ộ của Oc anBan , cụ thể:
- Kế ho ch iểm to n nội ộ hằn năm của OceanBank phải đ p ứn c c
y u cầu
sau: + Định hƣớn th o mức độ rủi ro: nh n n hiệp vụ v c c đơn vị, ộ phận
điều h nh, t c n hiệp c rủi ro cao phải đƣợc iểm to n ít nhất mỗi năm một ần;+Đảm ảo tính to n iện: tất cả c c quy tr nh n hiệp vụ, c c đơn
vị, ộ phận điều
h nh, t c n hiệp của OceanBank đều đƣợc iểm to n; c c quy tr nh, đơn vị, ộ phận
đƣợc đ nh i c rủi ro thấp nhất cũn phải đƣợc iểm to n ít nhất 03 năm một ần;+ Phải ự phòn n đột xuất qu thời ian đủ để thực hiện c c cuộc iểm to n ay hi c y u cầu của HĐTV, Ban iểm so t, hoặc hi c c c thôn tin về ấu
hiệu sai ph m, ấu hiệu rủi ro cao ở c c đối tƣợn + C thể đƣợc điều chỉnh hi c thay đổi cơ ản về quy mô ho t iểm to n;
độn , i n
iến rủi ro hay n uồn ực hiện c .
Thời ian i ế ho ch KTNB hằn năm:Trƣớc n y 30 th n 11 hằn
-
năm, ế ho ch iểm to n nội ộ cho năm tới phải đƣợc i cho Ban iểm so t x m
x t chấp thuận trƣớc hi i cho Hội đồn th nh vi n Tổn i m đốc. Trƣớc n y
31 th n 12 hằn năm, Ban iểm so t của tổ chức tín ụn phải đƣợc
i ế ho ch
iểm to n n y cho N ân h n Nh nƣớc (Cơ quan Thanh tra, i m s t n ân h n ,
N ân h n Nh nƣớc chi nh
nh).
Hiện t i văn ản t i Oc anBan i n quan đến việc ập ế ho ch iểm to n
nội ộ hằn năm mới chỉ ừn i ở quy định hun t i Quy chế Kiểm
to n nội ộ
của Oc anBan m chƣa c hƣớn ẫn cụ thể i n quan đến việc ập ế ho ch
Kiểm to n nội ộ hằn năm. Li n quan đến việc ập ế ho ch iểm to n
nội ộ năm
Oc anBan tron iai đo n trƣớc 28/12/2016 c quy định t i Quy tr nh iểm to n
nội ộ số 02/2012/QT –BKS n y 02/06/2012 tuy nhi n quy tr nh n y đ đƣợc thay
thế ởi quyết định số 45/2016/QĐ –BKS ngày 28/12/2016 V/v Ban hành Quy
trình
tổ chức thực hiện cuộc iểm to n t i Oc anBan tron quy tr nh mới
hôn đề cập
đến hƣớn ẫn ập ế ho ch iểm to n năm m chỉ quy định Quy tr nh
tổ chức thực
hiện cuộc iểm to n t i Oc anBan . C c ƣớc thực hiện ập ế ho ch năm t i
Oc anBan ao ồm: Đ nh i rủi ro; Lựa ch n đối tƣợn iểm to n,
n ịch tr nh
cụ thể cho từn cuộc iểm to n; ế ho ch về n uồn ực. 49
Thứ nhất: Đánh giá rủi ro.
Rủi ro đƣợc x m tập hợp c c yếu tố n tron v n n o i t c độn đến
sự tăn trƣởn của Oc anBan v t o i trị cho Oc anBan :
C c yếu tố n n o i: chính trị, mơi trƣờn - đối thủ c nh tranh, thay đổi
n nh, thay đổi môi trƣờn ph p , thị trƣờn tiền tệ;
C c yếu tố n tron : quy tr nh – ho t độn , x thôn tin,
côn n hệ;
thiếu nhân sự chủ chốt, ộ phận quản chất ƣợn yếu, tăn trƣởn
qu nhanh...
Khi xây ựn ế ho ch iểm to n năm, Kiểm to n nội ộ thực hiện phân o i
-
+
+
-
c c đơn vị tron hệ thốn Oc anBan th o cấp ậc rủi ro h c nhau cho
từn đơn vị.
Đ nh i v phân o i rủi ro đƣợc x c định ở a cấp: cao, trun
nh v thấp
ựa tr n c c yếu tố th o ản sau:
Bảng 3.4 Bảng hỏi nhận biết mức độ rủi ro của đơn vị đƣợc kiểm toán
STT 1
C c yếu tố để đ nh i mức độ rủi ro
của từn đơn vị
C thay đổi tron vịn 12 th n tính từ thời điểm xây Đơn vị A Có/khơng Đơn vị B Có/khơng ựn ế ho ch trở về trƣớc: Thay đổi về Gi m đốc;
Thay đổi về cơ cấu tổ chức; C c c sản phẩm,
ịch vụ mới.
2 3
Thay đổi nhiều c n ộ ở c c vị trí chủ chốt
C n ộ ở c c vị trí, c c ộ phận quan tr n c
mối quan
hệ ia đ nh, h h n với Gi m đốc hoặc với
nhau
Đơn vị thua ỗ tron ất ỳ iai đo n n o tron
vòn 2
năm trở i đây
C c c sai ph m n hi m tr n , t i ph m nhiều
ần c c
quy định của ph p uật v của nội ộ Oc
anBan đƣợc
ph t hiện qua c c cuộc thanh tra, iểm tra, iểm to n trƣớc 4 5 6 7 8 9
Khôn chỉnh s a đầy đủ nh n ph t hiện, iến
n hị sau
thanh tra, iểm tra, iểm to n
Hội đồn Quản trị v Tổn Gi m đốc c sự
quan tâm,
ƣu hoặc đƣa ra c c vấn đề cần x đối
với đơn vị Danh mục tín ụn c nhiều vấn đề, nợ qu h n v nợ xấu vƣợt mức chỉ ti u ế ho ch o N ân h n đề ra Tăn trƣởn tín ụn tr n mức tăn trƣởn nh quân to n hệ thốn
10 C nh n thay đổi ất thƣờn tron c c o c o
quản trị
và báo cáo tài chính.(Nguồn: Quy trình Kiểm tốn nội bộ OceanBank)
Nh n đơn vị c rủi ro cao đơn vị n o c 2 hoặc nhiều yếu tố n
u tr n.
Nh n đơn vị c rủi ro thấp đơn vị hôn c ất ỳ một yếu tố
n o đƣợc
n u tron Nh n ỳ nh n mục “Nh n đơn vị c rủi ro trun đơn vị c rủi ro cao”. nh: L nh n đơn vị hôn c ất
đặc điểm của rủi ro cao nhƣn ở vị thế yếu hơn so với đơn vị c rủi ro
thấp.
Bảng 3.5: So sánh giữa đánh giá hệ thống kiểm soát & đánh giá rủi ro Đánh giá rủi ro Cao Đánh giá HTKSNB Yếu Trung bình Thấp Trung bình Tốt
(Nguồn: Quy trình Kiểm tốn nội bộ OceanBank)
Thứ 2: Lựa chọn đối tƣợng đƣợc kiểm toán
Tr n cơ sở đ nh i rủi ro cho c c đơn vị nhƣ đề cập ở tr n,
KTNB sẽ x m
x t c c yếu tố sau đây hi đƣa ra ựa ch n đối tƣợn iểm to n: - Tần suất iểm to n đƣợc thực hiện th o đ nh
i rủi ro: +
+ + -
01 ần tron 12 th n đối với đơn vị đƣợc đ nh i rủi ro cao;
01 ần tron 18 th n đối với đơn vị đƣợc đ nh i rủi ro trun
nh;
01 ần tron 36 th n đối với đơn vị đƣợc đ nh i rủi ro thấp.
Cập nhật đ nh i rủi ro v tính hiệu quả của quy t nh quản trị v iểm so t rủi ro; - - -
Y u cầu quản trị của HĐTV, BKS, Ban Điều
hành;
C c vấn đề ph t sinh i n quan đến quản trị;
C c thay đổi chính tron ĩnh vực, ho t độn inh oanh, hệ thốn ế to n
v hệ thốn iểm so
t; - C c thay đổi nhân sự KTNB v năn ực của KTVNB.
Khi ập ế ho ch cần ự trù thời ian để đ p ứn c c y u cầu đột
xuất đối
với ho t độn KTNB của cấp c thẩm quyền.
Thứ 3: Xây dựng lịch trình cụ thể cho từng cuộc kiểm toán
- Sau hi đ ựa ch n đối tƣợn đƣợc iểm to n, c n ộ phụ tr ch
ập ế ho ch
(Trƣởn /Ph Phòn KTNB) sẽ ập ra anh mục c c cuộc iểm to n, mục ti
vi mỗi cuộc iểm to n, n uồn ực y u cầu v thời ian phù hợp
để thực hiện.Thứ 4: Kế hoạch về
nguồn lực
- C c yếu tố cần x m x t hi ập ế ho ch n uồn ực:
+ Đ nh i c c n uồn ực v sự mất cân đối (so s nh ế ho ch v
thực hiện tron năm
trƣớc);
+ Đ nh i c c y u cầu về n uồn nhân sự nội ộ v n n o i cho
năm hiện
t i ựa tr n ế ho ch về Phòn , Ban, Đơn vị th nh vi n v c c mản
n hiệp vụ…
+ -
Kế ho ch đ o t o nhằm ph t triển c c năn của KTNB v
KTVNB.
Sắp xếp n uồn ực đƣợc phân ổ ƣu ti n cho thời ian s ụn cho côn
việc iểm to n trực tiếp, sau đ thời ian s ụn cho c c côn việc h c nhƣ:
ập ế ho ch, ảo đảm chất ƣợn iểm to n…
3.2.2.2. Quy trình thực hiện từng cuộc kiểm tốn nội bộ
Quy trình KTNB của Oc anBan t i đơn vị đƣợc iểm to n chia m 11
ƣớc cụ thể: Khảo s t th nh ập Đo n KTNB; H p đo n KTNB; Thôn o Quyết
định KTNB; Kiểm to n chi tiết; Điều chỉnh ế ho ch cuộc KTNB; Trao
đổi, thốn
nhất ết quả KTNB ; Lập v ph t h nh B o c o KTNB; Tự đ nh i sau
iểm to n;
Tập hợp v n iao hồ sơ đo n iểm to n; Th o õi thực hiện iến n
hị iểm to n;
Đ n v ƣu tr hồ sơ cuộc KTNB. Tron mỗi ƣớc iểm to n, côn việc i đƣợc
chia th nh c c ƣớc nhỏ quy định cụ thể c c côn việc cần thực hiện của Đo n iểm
tra, Chi tiết quy tr nh từn cuộc iểm to n nội ộ cụ thể nhƣ sau:
Bƣớc 1: Khảo sát thành lập Đoàn KTNB.
Bƣớc 1.1 Đối với C n ộ th o õi ế ho ch KTNB; Trƣởn KTNB;
Nh m hảo s t:
C n ộ th o õi ế ho ch KTNB ập tờ tr nh về việc triển hai cuộc iểm
to n, nhân sự th nh ập nh m hảo s t tr nh Trƣởn KTNB ph uyệt.
Trƣởn nh m hảo s t tổ chức thực hiện, phân côn côn việc cho c c
th nh vi n tron nh m. Nội un ao ồm:
Thu thập thôn tin về đơn vị/ho t độn n hiệp vụ đƣợc iểm to n. So n
thảo v tr nh Trƣởn KTNB văn ản i cho Đơn vị đƣợc iểm to n v
c c đơn
-
-
+
vị c i n quan y u cầu cun cấp thôn tin, t i iệu, o c o v thời h n
cun cấp cụ
thể (nếu cần).+ Phân tích, x c định rủi ro về đơn vị/ho t độn n hiệp vụ đƣợc iểm to n;
X c định mục ti u cụ thể của cuộc iểm to n.
Xây ựn chƣơn tr nh iểm to n chi tiết: n hi n cứu đ nh i ,
thiết ế c c
chƣơn tr nh th n hiệm iểm so t v chƣơn tr nh th n hiệm chi
tiết (c thể ao
ồm việc xây ựn iểu mẫu chi tiết để th nh vi n Đo n t c n hiệp
tron iai đo n
thực hiện iểm to n chi tiết nhằm đ t đƣợc mục ti u iểm to n v phục vụ so t x t).
+
+ +
Ch n mẫu iểm to n chi
tiết.Ƣớc tính thời ian, nhân sự, n uồn ực h c cần thiết để thực hiện cuộc
iểm to n.
Xây ựn đề cƣơn iểm to n (X c định mục ti u, ph m vi,
nội un v
phƣơn ph p iểm to n, y u cầu h c (nếu c )).
Trƣởn nh m hảo s t tổn hợp v ập B o c o hảo s t, đề xuất số ƣợn
+
-
nhân sự tham ia Đo n KTNB, sau đ tr nh Trƣởn KTNB ố trí nhân sự cụ thể
cho Đo n KTNB .Bƣớc 1.2 Trƣởn KTNB, sau hi x m x t, iểm so t:
- -
Trƣờn hợp đồn iểm so t v tr nh Trƣởn BKS, thực hiện
Bƣớc 1.3.
Trƣờn hợp hôn đồn : Trƣờn hợp cần điều chỉnh, ổ sun : chuyển
Nh m hảo s t thực hiện i
Bƣớc 1.1.Bƣớc 1.3 Trƣởn Ban iểm so t, sau hi x m x t:
- Trƣờn hợp đồn : Ph uyệt o c o hảo s t v đề xuất th
nh ập Đo n
KTNB; Quyết định th nh ập Đo n
KTNB;- Trƣờn hợp cần điều chỉnh, ổ sun : Chuyển KTNB để thực hiện i Bƣớc
1.1, 1.2.
Bƣớc 2: Họp Đoàn KTNB
Đo n KTNB, tổ chức h p đo n thôn o ế ho ch cuộc iểm to n với c c
nội un cơ ản
sau: + Mục ti u, y u cầu, ph m vi, nội un iểm to n, c c vấn đề rủi ro đ nhận
iện, chƣơn tr nh iểm to n đến từn th nh vi n tron Đo n;
Phân côn nhiệm vụ cho từn th nh vi n tron Đo n để x c định tr ch
+
nhiệm độc ập đối với phần côn việc đƣợc iao; thời h n phải ho n th nh côn
việc đƣợc iao; c c iểu mẫu/ o c o (nếu c );
+Tr ch nhiệm, quyền h n chun của Đo n, Trƣởn Đo n, Th nh vi n Đo n
KTNB, Đơn vị đƣợc iểm to n v c c vấn đề cần ƣu tron qu tr nh thực hiện
iểm to n.+
-
C c t i iệu, hồ sơ, côn cụ cần chuẩn ị phục vụ cho côn t c
iểm to n.
C c th nh vi n Đo n n u iến v c c vấn đề cần đƣợc iải
quyết, hỗ trợ.
Thƣ cuộc h p thực hiện hi ch p Bi n ản h p Đo n KTNB .
Bi n ản
-
h p đƣợc i đến to n ộ th nh vi n đo n iểm to n.
Trƣởn Đo n KTNB mở hồ sơ cuộc iểm to n.
-
Bƣớc 3: Thông báo Quyết định kiểm toán
Bƣớc 3.1 Trƣởn đo n KTNB: Tối thiểu 03 n y m việc trƣớc n y ắt
đầu iểm to n, trừ trƣờn hợp iểm to n đột xuất, i Thôn o
Quyết định iểm
toán đến Trƣởn - đơn vị đƣợc iểm to n, ồm c c nội un :
-
Kế ho ch m việc của Đo n
KTNB;Y u cầu về việc chuẩn ị hồ sơ, t i iệu, o c o cun cấp cho Đo n
KTNB; C c n ộ đầu mối tiếp nhận.
Thời ian, địa điểm h p triển hai quyết định iểm to n (nếu c ). Trƣờn
-
hợp tiến h nh h p với Đơn vị đƣợc iểm to n, thực hiện Bƣớc 3.2.
Bƣớc 3.2 C nhân c i n quan:
- Th nh phần ự h p ao ồm Đo n KTNB; Trƣởn Đơn vị đƣợc iểm
to n v
c c trƣởn ộ phận n hiệp vụ c i n quan; Trƣởn KTNB v Cấp c thẩm
quyền (nếu c ).
-Nội un cuộc h p: ế ho ch m việc của Đo n KTNB; thốn nhất sự phối
hợp m việc i a Đo n KTNB với Đơn vị đƣợc iểm to n.
Lập Bi n ản h p triển hai iểm to n : Trƣởn Đo n hoặc Thƣ Đo n
(nếu đƣợc Trƣởn Đo n phân côn ) ập v ấy ch của Trƣởn Đơn vị đƣợc
iểm to n.
-
Bƣớc 4: Kiểm toán chi tiết
Bƣớc 4.1: Đồn, Nhóm KTNB
- Căn cứ v o ế ho ch cuộc iểm to n, thôn tin, t i iệu thu
thập đƣợc, CB
iểm to n thực hiện c c thủ tục iểm to n cần thiết nhƣ iểm tra đối chiếu, phân
tích so s nh, quan s t, phỏn vấn, iểm tra thực tế…; Thực hiện hi ch p đầy đủ c c
thủ tục iểm to n đ thực hiện, ết quả iểm to n cụ thể v o iấy tờ m việc v thu
thập c c ằn chứn iểm to n. CB iểm to n phải ập Bản hi nhận KQKT theo
y u cầu của Trƣởn Đo n KTNB, trừ trƣờn hợp Trƣởn KTNB đồn
hơn phải
ập o tính chất đặc thù của cuộc
iểm to n.- CB iểm to n chuyển iấy tờ m việc ( ao ồm cả Bản hi nhận KQKT-
nếu c ) cho Trƣởn Đo n/nh m KTNB hoặc n ƣời đƣợc phân côn
so t x t thực
hiện Bƣớc 4.2; B o c o tiến độ m việc định ỳ th o y u cầu của Trƣởn
Đo n/nh m KTNB.Bƣớc 4.2 N ƣời so t x t
- So t x t ết quả iểm to n v c c iến của CB iểm to n, so s nh với
mục ti u v chƣơn tr nh iểm to n; iểm tra c c ằn chứn iểm to n; đ nh i
c c côn +Trƣờn việc của CB iểm to n đ hợp thốn nhất KQKT: c thực hiện v 2 trƣờn cho hợp (1) C iến: ập Bản hi nhận
KQKT: Trƣởn Đo n/nh m KTNB hoặc n ƣời đƣợc phân côn so t x t ký và
chuyển CB iểm to n để thực hiện Bƣớc 6; (2) Khôn ập Bản hi nhận KQKT: CB
iểm to n ập o c o c c côn việc đ thực hiện v vấn đề ph t hiện để Trƣởn
Đo n/nh m so t x t v thực hiện Bƣớc 6.2.
Trƣờn hợp y u cầu ổ sun , m rõ: CB iểm to n thực hiện Bƣớc 4.3
Bƣớc 4.3. Th nh vi n Đo n, Nh m KTNB
Thực hiện ổ sun thủ tục, nội un iểm to n v thu thập th m ằn
chứn iểm to n mới th o y u cầu của n ƣời so t x t.
Trƣờn hợp hôn thốn nhất với iến của n ƣời so t x t, CB
iểm to n
+
-
-
ảo ƣu iến của m nh, chịu ho n to n tr ch nhiệm về c c
iến iểm to n.
- Tron qu tr nh iểm to n, ập ản th o õi việc cun cấp, n iao hồ
sơ, t i iệu, o c o cho Đo n KTNB Việc y u cầu cun cấp ổ sun hồ sơ, t i iệu
đƣợc ập th o mẫu Phiếu y u cầu cun cấp t i iệu
- Thƣờn xuy n r so t, nắm ắt thôn tin, ết quả, tiến độ iểm
to n để tƣ
vấn, điều chỉnh, x ịp thời (phân cơn , ố trí i CB; điều chỉnh mẫu ch n;
phƣơn ph p iểm to n,…).
- Trƣờn hợp ph t sinh c c vấn đề phức t p, c ấu hiệu rủi ro
cao, hả năn
tổn thất ớn…,vƣợt qu hả năn iải quyết của Đo n KTNB, Trƣởn
Đo n KTNB
phải o c o ịp thời về Trƣởn KTNB hoặc Cấp c thẩm quyền để xin