CHƢƠNG 3 : DỰ ÁN ỨNG DỤNG NGHIỆP VỤ NHẬP ĐIỂM
3.2 Sự cần thiết phải đầu tƣ
3.2.2 Sự cần thiết phải sử dụng phần mềm nhập điểm
Đại học Quốc gia Hà Nội hiện nay đã triển khai thành công phần mềm quản lý đào tạo theo hệ thống tín chỉ dùng chung trong tồn ĐHQGHN. Với hệ thống này có một số cơng việc có khối lượng lớn liên quan đến đào tạo là sinh viên đăng ký môn học, phịng đào tạo nhập điểm mơn học và xử lý học vụ.
Với quy mơ 30.500 sinh viên chính quy, số lượng đầu điểm chính thức phải nhập lên tới 610.000 mỗi năm. Ngồi ra, cịn có học kỳ phụ, lớp mơn học trả nợ riêng. Vì thế việc đầu tư cho cơng nghệ nhập điểm tự động là một việc có ý nghĩa lớn.
Chúng ta hãy đánh giá một vài giải pháp nhập điểm đã thực hiện trong phần mềm quản lý đào tạo hiện nay:
a. Nhập liệu thủ công trực tiếp
Với việc nhập điểm thủ công trực tiếp, giáo viên được phát các bảng điểm để điền điểm, sau đó ký xác nhận và gửi lên Phịng đào tạo. Phòng đào tạo mở form nhập liệu dưới dạng bảng để gõ điểm trực tiếp. Sau khi nhập điểm phải có một người sốt lại để đảm bảo không nhầm. Việc này rất mất công. Đôi khi người ta phải áp dụng cách cho hai người nhập hai lần để so sánh. Mặc dù có một vài giải pháp nhập điểm, nhưng việc nhập điểm trực tiếp như vậy vẫn phải duy trì vì có nhiều trường hợp khơng thể làm theo bất kỳ cách nào, ví dụ khi cần sửa một vài điểm.
Trong trường hợp phải làm phách thì quy trình cịn phức tạp hơn. Phịng đào tạo sau khi rọc phách phải tạo một bảng phách gửi cho giáo viên. Giáo viên chấm bài xong ghi điểm vào bảng phách, ký và nộp cho Phòng Đào tạo. Phòng Đào tạo ghép phách, lên bảng điểm và mời giáo viên lên ký vào bảng điểm mới được coi là kết thúc việc nhập điểm. Tóm lại nhập liệu thủ cơng rất phức tạp và tốn kém.
b. Nhập điểm trực tuyến
Một giải pháp khác đã được áp dụng trong phần mềm quản lý điểm hiện nay là nhập trực tuyến cho phép giáo viên nhập điểm qua mạng. Giáo viên đăng nhập vào hệ thống để hiển thị form bảng điểm, sau đó nhập điểm qua mạng. Phương pháp này giảm tải cho phòng đào tạo, đồng thời số liệu chắc chắn chính xác hơn do chính giáo viên tự nhập khơng qua một khâu trung gian nào. Tuy nhiên với cách này vẫn cứ phải yêu cầu giáo viên tham gia thêm một pha nữa để ký bảng điểm. Sau khi các điểm thành phần được nhập đủ, phịng đào tạo tính điểm tổng hợp để in bảng điểm. Cuối cùng Phòng đào tạo mời giáo viên lên ký vào bảng điểm. Nếu khơng có việc ký bảng điểm thì nhập điểm trực tuyến là cách tốt nhất.
Ngồi ra nhập điểm online đòi hỏi phải kết nối vào mạng của nhà trường trong thời gian nhập điểm.
c. Nhập điểm theo lô từ file.
Nhiều trường trước đây yêu cầu các khoa tự lo nhập điểm nhưng không phải ghi trên giấy mà đưa vào file. Thông thường các giáo viên được yêu cầu nhập vào bảng tính trên Excel sau đó import vào hệ thống. Phần mềm quản lý đào tạo hiện nay cũng có khả năng này.
Cán cán bộ phịng đào tạo sử dụng một tool để nhập (import) dữ liệu vào database. Cách này cũng nhanh, tiện lợi tương tự như nhập điểm trực tuyến. Thậm chí giảng viên có thể tự in bảng điểm để ký khi lên nộp cùng với nộp file. Tuy nhiên có một hiểm hoạ là nếu do nhầm lẫn hoặc làm sai lạc mã sinh viên thì sai sót rất khó phát hiện. Khi nhập từng điểm hoặc trực tuyến thì người nhập thấy rõ các thơng tin từng đối tượng. Nhưng khi import hàng trăm đối tượng thì sẽ khơng kiểm sốt được từng người. Mặc dù danh sách thí sinh được chính phần mềm tạo ra với mã số sinh viên chính xác và đã có khuyến cáo cán bộ khơng được sửa mã số nhưng đã từng có những sự cố sai lạc mã số thí sinh.
Ưu điểm của nhập điểm theo lô kiểu này là giáo viên không phải kết nối với mạng vẫn có thể lên điểm được.
d. Nhập điểm bằng nhận dạng ảnh phiếu điểm
Một trong các giải pháp nhập điểm khác được áp dụng là dùng các phiếu ghi điểm được viết theo những định dạng đặc biệt. Thay vì ghi điểm là một số, người ta lập các cột có sẵn những ơ hình trịn đại diện cho các mức điểm. Điểm thí sinh được
thể hiện bảng cách tơ kín ơ tương ứng giống như tơ các phiếu trắc nghiệm hiện nay. Sau đó bảng điểm được quét vào thành một ảnh và dùng một phần mềm nhận dạng để biết cột nào được đánh dấu để suy ra điểm và ghi vào CSLD. Giải pháp này có ưu điểm là giảm tải cho phịng đào tạo, thay vì việc phải nhập điểm chỉ cần quét ảnh, sau đó chạy phần mềm nhận dạng ảnh phiếu điểm. Tuy nhiên vẫn phải in bảng điểm và mời giáo viên lên ký.
Sự cần thiết phải sử dụng phần mềm nhập điểm bằng mã vạch hai chiều:
Quản lý điểm thi của sinh viên có những đặc điểm đặc trưng nên việc lưu trữ và cập nhật điểm bằng phương pháp thủ cơng như hiện nay cịn gặp nhiều khó khăn, khó tránh khỏi những sai sót đáng tiếc, tốn nhiều thời gian và công sức của chuyên viên. Phần mềm thực hiện việc nhập điểm sẽ giải quyết được những tồn tại trên. Phần mềm sử dụng Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server là một công cụ lưu trữ và xử lý dữ liệu mạnh, phù hợp với việc lưu trữ và xử lý thông tin quản lý điểm thi. Ưu điểm của phần mềm là khả năng cập nhật và tổng hợp dữ liệu rất nhanh chóng và dựa vào cơng nghệ mã vạch hai chiều.
Giải pháp cho vấn đề trên là ứng dụng công nghệ nhập liệu tự động ở đây chúng ta sử dụng công nghệ mã vạch hai chiều PDF417. Xây dựng phần mềm hỗ trợ nhập điểm thi. Phần mềm này là một công cụ hỗ trợ nhập điểm thi tự động bằng mã vạch hai chiều cho hệ thống Quản lý đào tạo. Bằng công cụ này giảng viên có thể kết nối với hệ thống đào tạo của đơn vị để tải về danh sách sinh viên và nhập vào điểm thi. Sau đó bảng điểm được in ra kèm với mã vạch hai chiều. Với mã vạch hai chiều này, các chuyên viên ở phịng đào tạo có thể nhập điểm thi một cách tự động vào hệ thống rất chính xác và thuận tiện, tiết kiệm được nhiều cơng sức trong khâu nhập điểm.
Quy trình làm điểm được tiến hành như sau:
- Giảng viên được cung cấp một phần mềm chạy trên máy cá nhân của mình hoặc sử dụng phần mềm online trên cổng thông tin đào tạo của các đơn vị.
- Giảng viên kết nối máy tính cá nhân vào hệ thống quản lý đào tạo qua mạng và đăng nhập với tài khoản của mình.
- Hệ thống hiển thị danh sách các lớp môn học do giảng viên này giảng dạy và giảng viên tải danh sách sinh viên về máy tính cá nhân.
- Giảng viên nhập điểm thành phần, điểm cuối kỳ, khai báo các trọng số cho các điểm thành phần và phần mềm tính điểm tổng hợp tự động tương tự như bảng tính.
- Giảng viên in bảng điểm, ký tên và nộp cho phòng đào tạo.
- Phòng đào tạo sử dụng máy đọc mã vạch để nhập toàn bộ bảng điểm. Phần mềm giải mã bảng điểm và đẩy vào cơ sở dữ liệu thuộc phần mềm quản lý đào tạo.
Như vậy, bài toán giải quyết vấn đề lập bảng điểm và nhập điểm sinh viên tại các phòng đào tạo của các trường đại học. Ứng dụng công nghệ mã vạch hai chiều
PDF417 để giải quyết vấn đề nhập điểm là phương pháp khả thi mà đảm bảo được hiệu quả công việc cũng như giảm đáng kể thời gian nhập liệu.