Bờn cạnh những thành tựu kết quả đạt đƣợc trong quỏ trỡnh tổ chức hoạt động cỏc đơn vị mạng lƣới, Maritime Bank cũng nhận thấy một số vấn đề về tổ chức, nhõn sự và hoạt động cần phải đƣợc kiện toàn nhằm đạt đƣợc kết quả tốt hơn nhƣ sau:
3.2.1 Tại hội sở chớnh
Cơ cấu tổ chức nhõn sự: Việc tổ chức theo ngành dọc giỳp nõng cao tớnh chuyờn
mụn hoỏ, phũng ngừa cỏc rủi ro cú thể phỏt sinh tại cỏc đơn vị thụng qua việc giỏm sỏt chộo giữa cỏc bộ phận hỗ trợ lờn bộ phận chuyờn doanh, tuy nhiờn việc tổ
chức này gõy phỏt sinh ma sỏt nội bộ giữa cỏc đơn vị. Việc phối hợp gặp khú khăn do cú quỏ nhiều đơn vị tham gia mà khụng cú đơn vị đầu mối chịu trỏch nhiệm chớnh.
Hiệu quả hoạt động: cỏc khú khăn chung gặp phải trong quỏ trỡnh hoạt động
kinh doanh:
- Lói suất huy động giảm khiến ngõn hàng trở thành một kờnh kộm hấp dẫn hơn trong mắt khỏch hàng, kộo theo cỏc cuộc đua huy động của cỏc ngõn hàng, đặc biệt là cỏc dịp lễ tết, nhằm đảm bảo tớnh thanh khoản.
- Nguồn thu nhập vẫn chủ yếu thu từ cỏc hoạt động cho vay, đầu tƣ và kinh doanh trỏi phiếu. Việc gia tăng nguồn thu từ dịch vụ để bự đắp lợi nhuận từ tớn dụng đang sụt giảm là điều mà ngõn hàng nào cũng nhận thấy và muốn làm. Tuy nhiờn, để gia tăng thị phần qua việc đầu tƣ mạnh hơn cho dịch vụ nhƣ thẻ, kờnh thanh toỏn… cũng khụng phải đơn giản. Bờn cạnh đú, ngƣời Việt Nam chƣa cú thúi quen tiờu dựng bằng tiền điện tử khiến quy mụ thị trƣờng nhỏ, cạnh tranh ngày càng khốc liệt.
- Nền kinh tế cũn khú khăn khiến ngƣời tiờu dựng thắt chặt chi tiờu, thị trƣờng bất động sản đúng băng khiến ngõn hàng gặp nhiều khú khăn hơn trong việc đẩy mạnh sản phẩm tớn dụng tới khỏch hàng.
- Sản phẩm, dịch vụ chƣa cú tớnh cạnh tranh so với cỏc tổ chức tớn dụng khỏc
Địa bàn phõn bổ: Việc hạn chế mở mạng lƣới mới đó làm ảnh hƣởng đến kế
hoạch hoạt động chung cũng nhƣ định hƣớng triển khai tớn dụng về nụng thụn của Maritime Bank.
Năng lực quản trị, điều hành, quản lý, giỏm sỏt, kiểm soỏt và kiểm toỏn nội bộ của bộ mỏy ở Hội sở chớnh đối với rủi ro hoạt động của cỏc đơn vị mạng lưới:
- Cỏc đơn vị chƣa chủ động trong việc bỏo cỏo cỏc rủi ro tiềm ẩn và hiện hữu tại đơn vị mỡnh cho Bộ phận phụ trỏch tại hội sở theo quy trỡnh quy định đó ban hành nờn vẫn cần phải cú cơ chế nhắc nhở và theo dừi định kỳ từ Hội sở chớnh;
- Do mụ hỡnh tổ chức thay đổi liờn tục và nhanh cũng nhƣ phỏt sinh việc thớ điểm triển khai cỏc mụ hỡnh kinh doanh (vd: trung tõm tài chớnh cộng đồng) nờn gõy khú khăn cho bộ phận kiểm toỏn nội bộ trong quỏ trỡnh giỏm sỏt, kiểm soỏt.
Trỡnh độ năng lực của cỏc cỏn bộ chủ chốt, cơ cấu, tổ chức nhõn viờn
- Việc chuyển đổi mụ hỡnh tổ chức tại hội sở đến cỏc đơn vị kinh doanh diễn ra nhanh khiến tõm lý làm việc của một số cỏn bộ nhõn viờn bị ảnh hƣởng, khụng ổn định cụng tỏc, làm ảnh hƣởng đến năng suất làm việc; đụi khi dẫn đến nguy cơ thiếu ngƣời do cỏn bộ xin nghỉ.
- Mặc dự cụng tỏc đào tạo và quy hoạch đó đƣợc triển khai mạnh mẽ, nhƣng Maritime Bank vẫn gặp phải một số khú khăn nhất định trong việc tạo nguồn cỏn bộ quản lý và đội ngũ lónh đạo kế cận.
Nội dung hoạt động, chiến lược kinh doanh: Bối cảnh kinh tế khú khăn với
sự thay đổi liờn tục của mụi trƣờng kinh doanh theo chiều hƣớng xấu trong vài năm khiến cho ngõn hàng phải định kỳ rà soỏt và điều chỉnh cỏc bƣớc thực hiện định hƣớng chiến lƣợc cho phự hợp.
Cỏc quy định nội bộ liờn quan đến quản lý, giỏm sỏt, kiểm soỏt hoạt động mạng lưới; mối quan hệ giữa cỏc đơn vị mạng lưới theo cơ chế phõn cấp, uỷ quyền nội bộ của TCTD:
- Chớnh sỏch bảo đảm hoạt động kinh doanh liờn tục đó ban hành nhƣng chƣa đƣợc thực hiện hồn chỉnh; chƣa đƣợc cập nhật định kỳ;
- Chƣa cú địa điểm dự phũng cho cỏc bộ phận tỏc nghiệp quan trọng và chƣa cú phƣơng ỏn di chuyển tới địa điểm dự phũng để đảm bảo hoạt động kinh doanh liờn tục tại trụ sở cũng nhƣ tại cỏc đơn vị mạng lƣới;
- Chƣa diễn tập sử dụng hệ thống dự phũng tại địa điểm dự phũng.
Hệ thống thụng tin quản lý và hạ tầng cụng nghệ
- Sự gia tăng đỏng kể cựa cỏc sản phẩm mới đẫn tới việc kiểm soỏt chất lƣợng cỏc quy trỡnh mới khụng đầy đủ và bảo đảm;
-Việc giỏm sỏt ngƣời dựng, nhà thầu…tiếp cận cỏc khu vực an ninh (DR, DC, phũng mỏy chủ, tủ mạng) cũn lỏng lẻo; thiếu cỏc quy trỡnh vận hành, bảo trỡ, test cỏc thiết bị mỏy phỏt, điều hoà..; thiếu cỏc hoạt động theo dừi và quản lý lỗ
hổng an ninh…dẫn đến những rủi ro trong việc đảm bảo hoạt động kinh doanh liờn tục;
- Cỏc hệ thống mới cú thể đƣợc triển khai để đỏp ứng nhu cầu phỏt triển nhƣng đồng thời điều này cũng tạo ra khú khản, thỏch thức cho cụng tỏc quản lý hệ thống cụng nghệ;
- Việc mở rộng và phỏt triển nhanh chúng về mặt cơ cấu tổ chức cũng nhƣ số lƣợng sản phẩm cú khả năng tạo ra khoảng cỏch bất cập giữa hệ thống cụng nghệ hiện tại với nhu cầu phỏt triển kinh doanh của ngõn hàng. Trong trƣờng hợp số lƣợng giao dịch gia tăng, mà khả năng của hệ thống khụng thể hỗ trợ cho hoạt động vận hành, hệ thống cú thể bị lỗi và ảnh hƣởng lớn tới chất lƣợng dịch vụ.
- Hạ tầng cụng nghệ chƣa phõn loại đƣợc mức độ quan trọng của từng hệ thống; chƣa xỏc định đƣợc mức độ yờu cầu về tớnh liờn tục của cỏc dịch vụ khi cú sự cố/thảm họa xảy ra; cỏc ứng dụng chƣa đƣợc triển khai dự phũng tại DR cũng nhƣ chƣa cú kế hoạch và kiểm thử kế hoạch phục hồi cỏc ứng dụng/dịch vụ khi cú thảm họa xảy ra.
3.2.2. Tại chi nhỏnh và cỏc đơn vị trực thuộc
Cơ cấu tổ chức nhõn sự
Do toàn bộ hệ thống chuyển đổi triệt để sang quản trị ngành dọc nờn một số quy trỡnh chƣa bao quỏt hết 100% cỏc tỡnh huống phỏt sinh dẫn tới sự phối hợp giữa cỏc chi nhỏnh và Hội sở chớnh cũn chậm, và khú khăn dẫn tới việc kộo dài thời gian xử lý, giao dịch với khỏch hàng;
Hiệu quả hoạt động: Một số đơn vị kinh doanh hoạt động bị lỗ, chủ yếu do
cỏc nguyờn nhõn sau:
- Vị trớ địa lớ chƣa thực sự thuận lợi cho việc kinh doanh
- Nhõn sự cũn biến động, gõy bất lợi trong việc kinh doanh
- Nhiều trung tõm cũn mới mở, chƣa cú cơ sở khỏch hàng lớn nờn cần thời gian để xõy dựng và phỏt triển
- Một số trung tõm kinh doanh tốt nhƣng khụng đủ bự đắp lƣợng chi phớ lớn bất thƣờng nhƣ chi phớ thuờ nhà, chi phớ mua sắm…
Địa bàn phõn bổ
Tại một số địa bàn tỉnh, chi phớ thuờ nhà cao nờn đến thời điểm kết thỳc thời hạn thuờ nhà, chi nhỏnh sẽ cần phải đàm phỏn giảm giỏ thuờ nhà hoặc tỡm địa điểm mới để hoạt động. Việc này sẽ làm tăng chi phớ trong trƣờng hợp đơn vị vẫn chƣa khấu hao hết cỏc khoản mục đầu tƣ cũ đó phải chuyển sang địa điểm mới.
Trỡnh độ năng lực của cỏc cỏn bộ chủ chốt, cơ cấu, tổ chức nhõn viờn
- Sự thay đổi và di chuyển của ngƣời lao động đang là một vấn đề lớn với cỏc chi nhỏnh Maritime Bank. Rất nhiều nhõn sự Maritime Bank tiếp nhận, sau thời gian đào tạo và làm việc, cú kinh nghiệm lập tức bị cỏc đơn vị, tổ chức khỏc mời chào tuyển dụng và đề nghị chấm dứt hợp đồng lao động trƣớc hạn tại Maritime Bank. Sự thay đổi nhõn sự diễn ra thƣờng xuyờn này dẫn đến tỡnh trạng hoạt động thiếu cụng suất do cỏc cỏn bộ mới vào sẽ mất thời gian tiếp quản cụng việc và làm quen với mụi trƣờng mới.
- Khú khăn trong việc tỡm kiếm, tuyển dụng nhõn sự tại một số địa bàn đặc biệt là địa bàn tỉnh xa nhƣ ở Đắc Lắc, Phỳ Yờn, Lõm Đồng do nguồn lực thiếu và chất lƣợng khụng cao nhƣ yờu cầu.
- Khả năng cỏc nhõn viờn vụ tỡnh tạo ra rủi ro hoạt động là rất cao do sự thiếu nhận thức gõy khú khăn trong việc nhận diện cỏc rủi ro hoạt động, từ đú dẫn tới kiểm soỏt yếu; mụi trƣờng kiểm soỏt yếu kộm dẫn tới nguy cơ cao về gian lận nội bộ;
Cỏc quy định nội bộ liờn quan đến quản lý, giỏm sỏt, kiểm soỏt hoạt động mạng lưới; mối quan hệ giữa cỏc đơn vị mạng lưới theo cơ chế phõn cấp, uỷ quyền nội bộ của TCTD;
Sự phõn cấp thẩm quyền vẫn cũn thể hiện nhiều điểm chƣa hợp lý khi một số vấn để nảy sinh về hoạt động kinh doanh khụng thể giải quyết đƣợc bởi cỏn bộ tại đơn vị chƣa đủ thẩm quyền, bắt buộc phải xin ý kiến từ lónh đạo tại Hội sở; việc này dẫn tới sự thiếu chủ động trong cụng việc của chi nhỏnh.
Cơ sở vật chất và điều kiện đảm bảo an toàn, an ninh hoạt động kinh doanh
Trong quỏ trỡnh đỏnh giỏ hiệu quả hoạt động của cỏc trung tõm khỏch hàng trực thuộc chi nhỏnh, trƣờng hợp một trung tõm khỏch hàng khụng hoạt động nữa và di chuyển sang địa điểm mới, sẽ dẫn đến dƣ thừa cơ sở vật chất tại địa điểm cũ. Trƣờng hợp khụng tối ƣu hoỏ để sử dụng diện tớch dƣ thừa này sẽ gõy ra tốn kộm chi phớ cho ngõn hàng.
Hệ thống thụng tin quản lý và hạ tầng cụng nghệ
- Maritime Bank nhận thức rừ rủi ro về nhận dạng ngƣời dựng nhƣng việc quản lý tài khoản ngƣời dựng đang bị quỏ tải so với nguồn lực in-house; nhõn viờn tại cỏc đơn vị mạng lƣới cũn chia sẻ tài khoản để sử dụng tài nguyờn (BDS…)
- Hệ thống cụng nghệ an ninh điện tử vẫn chƣa đƣợc khai thỏc hiệu quả, cỏc cỏn bộ tại một số chi nhỏnh vẫn chƣa nắm rừ đƣợc cỏch vận hành hệ thống và thiếu sự quan tõm đỳng mức đến cụng việc này;
- Cỏc cỏn bộ ngõn hàng chƣa nhận thức rừ việc lƣu trữ, chia sẻ và bảo vệ dữ liệu trờn File server, SVN, email, laptop và hardcopy trong khi việc lƣu trữ dữ liệu trờn những thiết bị này rất dễ bị mất/lấy trộm;