GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN ỨNG DỤNG 5S TẠI MB HOÀNG QUỐC VIỆT
3.1. Định hướng của MB Hoàng Quốc Việt
Trong thời gian thực hiện 5S tại MB Hoàng Quốc Việt, bên cạnh những kết quả đạt được rõ rệt thì vẫn cịn những khó khăn nhất định do nhiều nguyên khác nhau
gây ra. Nhận ra vấn đề đó, cơng tác 5S ln nhận được sự quan tâm của ban lãnh đạo
chi nhánh, đặc biệt là sự cố gắng của ban 5S cùng với sự phối hợp của các phòng ban,
cán bộ nhân viên trong chi nhánh.
Trên cơ sở những hạn chế còn tồn tại sẽ đề ra những phương án cải thiện, khắc
phục để hoàn thiện ứng dụng 5S tại MB Hoàng Quốc Việt.
Chúng ta đều biết 5S là triết lý dựa trên tinh thần Kaizen tức là thay đổi để tốt hơn. Trong q trình thực hiện 5S tại MB Hồng Quốc Việt, việc thay đổi theo chiều hướng tích cực khơng phải là điều đơn giản, nó địi hỏi một q trình áp dụng lâu dài một cách có khoa học để có thể thích nghi với từng điều kiện của từng mơi trường. Có thể, trong giai đoạn đầu MB Hoàng Quốc Việt đã thực hiện tốt nhưng sau đó nếu khơng nâng cao chất lượng 5S hơn nữa thì quá trình thực hiện 5S sẽ trở nên lạc hậu và không hiệu quả.
Các cán bộ nhân viên trong tồn chi nhánh phải ln luôn chủ động, tạo động lực mạnh mẽ trong cơng tác 5S của đơn vị mình, sẵn sàng làm việc hiệu quả, đạt năng
suất chất lượng cao. Phải coi công tác 5S trở thành phong trào rộng lớn, ngồi việc đem lại mơi trường làm việc hiệu quả thì cịn đem lại nguồn lợi động viên cho đơn vị.
3.2. Đề xuất các giải pháp hoàn thiện ứng dụng 5S tại MB Hoàng Quốc Việt
3.2.1. Giải pháp xây dựng lại quy trình, tiêu chí đánh giá
* Mục tiêu
Hiện tại, quy trình đánh giá 5S tại MB Hồng Quốc Việt chưa chính xác, các tiêu chí đưa ra vẫn cịn sơ sài dẫn tới việc thực hiện chưa chính xác, khơng chỉ rõ
Nguyễn Phương Thảo Khóa Luận Tốt Nghiệp
được điểm sai, điểm mạnh, điểm yếu của phòng ban thực hiện. Mục tiêu của phương pháp này nhằn mang lại sự chính xác trong cơng tác đánh giá để chỉ ra được những mặt hạn chế cịn tồn tại trong q trình thực hiện 5S
* Nội dung
- Xây dựng lại quy trình đánh giá sao cho thuận tiện và mang tính khách quan, phản ánh đúng thực trạng áp dụng.
- Xây dựng lại các biểu mẫu kiểm tra với các tiêu chí đánh giá cụ thể hơn, chi tiết hơn để đem lại tính chính xác nhất
• Đối với việc xây dựng lại quy trình đánh giá
Thành lập tổ giám sát 5S của ngân hàng. Tổ giám sát 5S thuộc ban chỉ đạo 5S do Ban năng suất chất lượng là đơn vị được giao nhiệm vụ quản lý, điều phối. Tổ giám sát 5S xây dựng quy trình đánh giá giám sát các đơn vị thực hiện.
• Xây dựng kế hoạch đánh giá chéo:
Tổ 5S tại các đơn vị lập kế hoạch đánh giá chéo trình Ban lãnh đạo chi nhánh
để phê duyệt và gửi tổ giám sát 5S để theo dõi
Nguyễn Phương Thảo Khóa Luận Tốt Nghiệp
Thứ tự Quá trình Bước 1 Bước 2 Bước 3 Bước 4 Bước 5 Bước 6 Bước 7 Bước 8 Bước 1: V V Lưu hồ sơ Trách nhiệm Tô 5S tại đơn vị Tổ giám sát 5S Ban chỉ đạo 5S Tổ 5S tại đơn vị Tổ giám sát 5S Đánh giá viên Tổ giám sát 5S
Đơn vị được đánh giá 5S
Tổ 5S tại đơn vị Tổ giám sát 5S
Tổ giám sát 5S
Tổ 5S tại đơn vị Tổ giám sát 5S
• Xây dựng lại kế hoạch tự đánh giá:
Tổ 5S/TỔ giám sát 5S lập kế hoạch Tự đánh giá gửi Ban chỉ đạo 5S. Ban chỉ đạo 5S tổng hợp kế hoạch tự đánh giá để phối hợp theo dõi
81
Ban chỉ đạo 5S phê duyệt kế hoạch đánh giá chéo tại các đơn vị trên toàn hệ thống
Bước 3: Thực hiện đánh giá
Căn cứ vào kế hoạch đánh giá đã được phê duyệt:
- Đối với kế hoạch tự đánh giá: Tổ trưởng tổ 5S chủ động triển khai, điều phối đánh giá viên 5S thuộc đơn vị thực hiện kế hoạch tự đánh giá tại đơn vị của mình.
- Đối với kế hoạch đánh giá chéo: Tổ giám sát 5S điểu phối đánh giá viên trên toàn hệ thống triển khai kế hoạch đánh giá viên tại các đơn vị, cụ thể:
+ Đánh giá viên 5S thuộc Tổ giám sát 5S đánh giá chéo tại các đơn vị trên toàn
hệ thống theo kế hoạch của Tổ giám sát 5S.
+ Trường hợp có sự thay đổi về ngày đánh giá, địa điểm đánh giá, trước 03 ngày
của kế hoạch đánh giá, đánh giá viên 5S gửi mail về Tổ giám sát cập nhập lại kế hoạch đánh giá phù hợp tình hình thực tế.
Bước 4: Báo cáo kết quả đánh giá
Thời gian báo cáo: sau 03 ngày làm việc kể từ này đánh giá, đánh giá viên 5S tổng hợp kết quả đánh gí theo mẫu Báo cáo đánh giá 5S, cụ thể:
- Đối với kế hoạch tự đánh giá: Đánh giá viên 5S gửi báo cáo đánh giá 5S về tổ trưởng tổ 5S tại đơn vị, đồng thời gửi cho Tổ giám sát 5S để theo dõi, giám sát.
- Đối với kế hoạch đánh giá chéo:
+ Đối với kết quả do đánh giá viên 5S của Tổ giám sát thực hiện: gửi báo cáo
đánh giá 5S về Tổ giám sát 5S để kiểm tra và gửi kết quả cho Trưởng đơn vị được đánh giá.
ST
T 5S ĐIỂM ĐÁNHGIÁ ĐIỂM TỐIĐA
TỶ
TRỌNG TỶ LỆ %
ĐẠT
1 S1 ______________
0_ __________152 15% 0%
Nguyễn Phương Thảo Khóa Luận Tốt Nghiệp
Trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận được báo cáo đánh giá 5S, Trưởng đơn vị được đánh giá thực hiện kiểm tra, xác nhận kết quả cho tổ giám sát 5S.
Trong vòng 2 ngày làm việc kể từ ngày nhận được kết quả phản hồi từ Đơn vị,
Tổ giám sát 5S có trách nhiệm trả lời các nội dung phản hồi từ Đơn vị
Đơn vị chịu trách nhiệm tự thực hiện khắc phục các nội dung không tuân thủ 5S được ghi nhận lại trong các báo cáo đánh giá 5S
Bước 6: Tổng hợp kết quả
- Đối với kế hoạch Tự đánh giá: Tổ 5S Chi nhánh tổng hợp kết quả tự đánh giá 5S tại đơn vị gửi Tổ giám sát 5S để tổng hợp tồn khu vực định kì ngày 29 hàng tháng.
- Đối với kết quả đánh giá chéo: Tổ giám sát 5S chịu trách nhiệm tổng hợp kết quả đánh giá chéo tại các đơn vị của tổ giám sát 5S thực hiện.
Bước 7: Báo cáo và xếp loại
Hàng quý, căn cứ tổng hợp kết quả đánh giá 5S tại hội sở và các khu vực, Tổ giám sát 5S thực hiện tổng hợp, xếp loại kết quả để báo cáo với Ban lãnh đạo ngân hàng. Từ đó thực hiện việc xếp loại và khen thưởng,
Bước 8: Lưu hồ sơ
Các Tổ 5S tại các đơn vị chủ động lưu các kết quả của từng đợt đánh giá Đối với việc xây dựng lại các biểu mẫu kiểm tra
Xây dựng lại cơng cụ, tiêu chí, kết quả đánh giá: biểu mẫu kiểm tra, báo cáo đánh giá tổng hợp. (phụ lục)
Biểu mẫu kiểm tra với các tiêu chí đánh giá sao cho dễ dàng thực hiện, kiểm tra và đem lại tính khách quan.
Xây dựng bản đánh giá, bản báo cáo tổng hợp kết quả thực hiện đánh giá, tổ chức thực hiện 5S.(Phụ lục)
Tổng hợp và đánh giá:
83
2 S2 ______________ 0_ __________152 15% 0% 3 S3 ______________ 0_ __________152 15% 0% 4 S4 ______________ 0_ ___________24 30% 0% 5 S5 ______________ 0_ ___________16 25% 0% 6 TỎNGĐIỂM ____________ 0.00 100%
• Thực hiện
Đề xuất thành lập tổ đánh giá 5S chéo của chi nhánh và của PGD, mỗi nơi 2 đánh giá viên nhằm đánh giá một cách khách quan, hiệu quả và phản ánh đúng thực tế. Những cá nhân này sẽ là những người đi đầu trong việc chịu trách nhiệm triển khai thực hiện, nhắc nhở và phổ biến kiến thức cũng như các quy chuẩn 5S của ngân hàng tới từng cán bộ nhân viên trong chi nhánh cũng như các PGD.
Bên cạnh đó tổ đánh giá 5S chéo sẽ kết hợp cùng tổ 5S chi nhánh xây dựng kế hoạch đánh giá theo từng tháng một cách bí mật. Sau khi xây dựng xong kế hoạch đánh giá, gửi ban lãnh đạo tham mưu và tiền hành thực hiện. Trên tinh thần kiểm tra đánh giá thực tế, tổ đánh giá chéo sẽ kiểm tra bất ngờ, tránh tình trạng các đơn vị phòng ban báo trước để thực hiện 5S một cách đối phó. Từ đó sẽ đưa ra những ý kiến để 5S tại MB Hoàng Quốc Việt sẽ ngày càng hoàn thiện hơn. Đây cũng là một việc thực hiện S thứ 5 là Shitsuke.
3.2.2. Giải pháp đào tạo kiến thức 5S cho cán bộ nhân viên
Kiến thức về 5S của nhân viên trong chi nhánh chưa cao, chưa nắm rõ nên dẫn
đến nhiều sai sót trong q trình thực hiện.
ĐỒN ĐÁNH GIÁ ĐẠI DIỆN ĐƠN VỊ ĐƯỢC ĐÁNH GIÁ
Phương pháp đánh giá
Thực hiện đánh giá trong giờ làm việc ( hoặc sau giờ làm việc) dựa trên kế hoạch đánh giá đã được phê duyệt cụ thể.
Đánh giá bên ngồi trụ sở có thể thực hiện độc lập, trước hoặc sau với thời điểm đánh giá tại trụ sở, tuy nhiên kết quả đánh giá vẫn được tính vào kết quả đánh giá tại trụ sở.
Việc đánh giá không gây ảnh hưởng đến hoạt động tác nghiệp của cán bộ nhân
viên đơn vị đối với khách hàng, khơng làm ảnh hưởng đến tính bảo mật của khách hàng.
Việc ghi nhận kết quả trên cơ sở có sự xác nhận thống nhất của cán bộ nhân viên và trưởng đơn vị.
3.2.2. Giải pháp nâng cao ý thức của cán bộ nhân viên
Ý thức thực hiện của cán bộ nhân viên trong toàn chi nhánh được đánh giá là chưa cao.
Mục tiêu
Phân tích rõ, quán triệt tới từng cán bộ nhân viên cần nhận thức được tầm quan
trọng trong việc ý thức của từng người ảnh hưởng như thế nào tới kết quả chung thực
hiện 5S. Từ đó nâng cao ý thức trong mỗi cán bộ nhân viên của chi nhánh.
84
• Mục tiêu
Đề xuất tổ chức đào tạo, chia sẻ kiến thức về 5S cho toàn bộ cán bộ nhân viên trong chi nhánh định kỳ hàng tháng. Tổ 5S đánh giá chéo của đơn vị có trách nhiệm tổng hợp kiến thức để lên kế hoạch đào tạo, giảng dậy về 5S cho các nhân viên trong chi nhánh từng tháng.
• Nội dung
Hàng tháng, định kỳ vào sáng thứ 2 đầu tiên của tháng sẽ tổ chức buổi sinh hoạt, chia sẻ các kiến thức về 5S cho toàn bộ nhân viên. Các đánh giá viên cùng tổ trưởng tổ 5S sẽ tổng hợp đánh giá lại những mặt đã làm được, chua làm được của MB Hoàng Quốc Việt trong tháng vừa qua. Sau đó tóm tắt lại kiến thức cho cán bộ nhân viên trong chi nhánh, và chia sẻ những kinh nghiệm hay những điều hay học hỏi được từ chi nhánh bạn, kêu gọi những đề xuất, đóng góp ý kiến của cán bộ trong chi nhánh.
3.2.4. Giải pháp xây dựng quy chuẩn hình ảnh mẫu cho từng vị trị
Hiện này, MB mới xây dựng được quy định chung về 5S cho từng vị trí dưới dạng văn bản, chưa có hình ảnh minh họa
• Mục tiêu:
Nguyễn Phương Thảo Khóa Luận Tốt Nghiệp
Ngồi ra, hàng tháng, sẽ có 1 giảng viên đào tạo trên Hội sở về chi nhánh để đào tạo, chia sẻ các kiến thức chuyên môn về 5S, làm thế nào để thực hiện tốt nhất cho các CBNV.
3.2.4. Giải pháp nâng cao tinh thần học hỏi, thi đua giữa các đơn vị
Thiếu tính sáng tạo, đưa ra những ý kiến hay trong việc áp dụng 5S cũng như khích lệ tinh thần học hỏi, thi đua giữa các đơn vị.
Mục tiêu
Nâng cao tinh thần sáng tạo, học hỏi giữa các phòng ban tạo nên sự ganh đua lẫn nhau, tạo động lực cho cán bộ nhân viên tự nâng cao ý thức của chính mình.
Nội dung
Đề xuất tổ chức thi đua thực hiện 5S giữa các phịng ban trong tồn chi nhánh với nhau.
Trên tinh thần áp dụng hoàn thiện ứng dụng 5S, ban lãnh đạo chi nhánh sẽ đứng ra tổ chức thi đua giữa các phịng ban với nhau theo tiêu chí: xanh- sạch- đẹp. Cuộc thi được tổ chức theo hàng quý trong năm.
Ban lãnh đạo chi nhánh có thể cho phép các phịng ban tự tổ chức trang trí bàn
làm việc trên cơ sở tuân thủ theo những quy định chung về 5S của ngân hàng, đồng thời khuyến cho mọi người đưa ra những ý tưởng để có thể tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả. Ban lãnh đạo chi nhánh sẽ đi chấm điểm theo một ngày được quy định trước đó.
Trên cơ sở đánh giá khách quan và dựa vào những quy định chung về 5S của ngân hàng, ban lãnh đạo chi nhánh sẽ đưa ra những tiêu chí riêng để chọn ra bàn làm việc của nhân viên được đánh giá tốt sẽ được khen và thưởng bằng hiện vật. Phịng ban nào có mơi trường làm việc thân thiện nhất định sẽ được tuyên dương và thưởng bằng hiện vật cho cả phòng, Đối với những bàn làm việc còn lại sẽ được chụp ảnh lại
Tiết kiếm thời gian trong quá trình đánh giá thực trạng thực hiện 5S, làm tiền đề cho các CBNV trong q trình thực hiện 5S
• Nội dung:
Xây dựng hình ảnh mẫu, chuẩn xác cho từng vị trí bằng cách lấy những hình ảnh đẹo nhất của nhân viên trong quá trình thực hiện 5S để làm hình ảnh mẫu.
Bằng cách này, những lần kiểm tra 5S sau đó, chỉ cần mang hình ảnh ra và đối chiếu mà không cần phải dựa theo văn bản dài dòng.
3.2.5. Giải pháp xây dựng lịch trực nhật
Hiện nay, chưa có sự phân cơng rõ ràng bằng văn bản về việc ai sẽ là người sắp xếp, dọn dẹp hồ sơ tài liệu và máy móc dùng chung mà chỉ có sự phân công qua lời nói qua lại giữa các CBNV.
• Mục tiêu:
Phân công nhiệm vụ rõ ràng đến từng CBNV để ai cũng có thể nắm bắt và thực hiện tốt 5S
• Nội dung:
Mỗi phòng ban, bộ phận sẽ có 1 lịch trực nhật cụ thể dán lên bảng tin của phịng đó. Đến lượt ai, người đó có trách nhiệm với những công việc sắp xếp giấy tờ, tài liệu, máy móc dùng chung. Nếu ai khơng làm sẽ bị chịu hình phạt.
3.3. Một số kết quả kì vọng
Một số kết quả mong muốn kỳ vọng trong thời gian triển khai 5S tại Ngân hàng Thương mại cổ phần Quân đội chi nhánh Hoàng Quốc Việt:
KẾT LUẬN
Hoạt động 5S là triết lý dễ hiểu, khơng địi hỏi phải hiểu biết các thuật ngữ khó nhưng việc áp dụng thực hiện một cách có hiệu quả là một vấn đề phức tạp và khó khăn. Trong thời gian đầu có thể áp dụng rất hiệu quả, thành công nhưng sau thời gian nó có thể trở lên hời hợt, hình thức và khơng hữu ích do bị áp dụng sai.
Hiện nay, mỗi doanh nghiệp đều mang một đặc thù tính chất cơng việc riêng vì vậy việc áp dụng thực hiện 5S ở mỗi doanh nghiệp đều có sự khác biệt với nhau. Bởi vậy việc áp dụng 5S là nhân tố có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh và sự thành công của doanh nghiệp. Vì thế, áp dụng thực hiện 5S luôn hiệu quả là một trong những điều vô cùng quan trọng trong quản trị. Điều khiến các nhà quản trị luôn phải băn khoăn đó là làm thể nào để duy trì, khuyến khích, phát triển thực hiện 5S có hiệu quả. Nhưng nếu biết vận dụng một cách khéo léo giữa các phương pháp truyền thống và hiện đại thì nhà quản trị hoàn toàn áp dụng thực hiện một cách tốt nhất. Trên cơ sở đó, luận văn đã tìm ra những vấn đề còn tồn tại trong việc áp dụng triển khai 5S tại MB Hoàng Quốc Việt và từ đó đưa ra một số giải pháp