CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ THEO 5S
2.4. Đánh giá thực trạng công tác thực hiện 5S tại MB Hoàng Quốc Việt
Mặc dù mới áp dụng thực hiện 5S trong thời gian ngắn, MB Hoàng Quốc Việt đã đạt nhiều thành công nhất định. Đơn vị đã áp dụng thực hiện 5S một cách bài bản để tạo nên một môi trường làm việc tốt, thân thiện và hiệu quả.
Trên cơ sở ghi nhận thực tế bằng hình ảnh,ngồi ra,cịn kết hợp với phiếu khảo sát mà em đã tiến hành đối với 80 CBNV của trụ sở chi nhánh Hoàng Quốc Việt, ban lãnh đạo chi nhánh cho rằng sau khi áp dụng 5S tại trụ sở đã có rất nhiều thay đổi rõ rệt về hình ảnh mỹ quan trụ sở cũng như môi trường làm việc của các cán bộ nhân viên trong chi nhánh. Nhưng bên cạnh đó vẫn còn rất nhiều tồn tại trong cơng tác duy trì thực hiện cũng như cơng tác đánh giá.
2.4.1. Đánh giá tiêu chí chuẩn bị
* Những điểm tốt
• Vai trị của lãnh đạo chi nhánh đã ủng hộ rất nhiều trong công tác 5S
Ban lãnh đạo chi nhánh hiểu rõ được tầm quan trọng của việc áp dụng 5S vậy nên chi nhánh có được rất nhiều thuận lợi từ yếu tố đó. Ban lãnh đạo luôn tạo mọi điều kiện về vật chất cũng như tinh thần trong công tác 5S, đảm bảo cung cấp kịp thời các nguồn lực cần thiết để Thực hành tốt 5S.
Tại MB Hồng Quốc Việt, mơi trường sống và làm việc đã trở nên gọn gàng, sạch sẽ, ngăn nắp hơn. Tài liệu, hồ sơ, vật dụng, trang thiết bị phục vụ cho công việc được sắp xếp dễ thấy, dễ lấy, dễ tìm. Điều kiện hỗ trợ luôn thuận tiện và sẵn sàng, giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức trong công việc hàng ngày của cán bộ nhân viên.
Trong thời gian gần đây, khách hàng đã có những phản hồi rất tích cực, đánh giá cao về môi trường làm việc hiệu quả cũng như thái độ làm việc chuyên nghiệp của cán bộ nhân viên đối với khách hàng của MB Hoàng Quốc Việt. Đó là một trong những yếu tố nhất định để đem đến những thành công cho ngành ngân hàng nói chung và MBbank nói riêng.
Ngồi ra Chi nhánh Hoàng Quốc Việt được Ngân hàng bình chọn là một trong những chi nhánh có mỹ quan trụ sở tốt nhất trong thời điểm hiện tại. Đây là một trong
Trưởng đơn vị (Ký và ghi rõ họ tên)
....................,ngày........tháng.......năm........... Đánh giá viên
(Kí và ghi rõ họ tên)
Nguyễn Phương Thảo Khóa Luận Tốt Nghiệp
những niềm động viên khích lệ đối với ban lãnh đạo cũng như toàn thể cán bộ nhân viên trong tồn chi nhánh.
* Những điểm hạn chế
• Trong cơng tác đào tạo kiến thức 5S chưa được quan tâm
Theo kết quả khảo sát 80 CBNV (phụ lục) tại trụ sở chi nhánh về vấn đề CBNV
có được trang bị kiến thức và kĩ năng 5S, cụ thể :
Câu 4: Anh/chị có được tham gia đào tạo, phổ biến các kiến thức về quy trình thực
hiện 5S khơng?
Biểu đồ 1. Phần trăm CBNV được đào tạo kiến thức về 5S
■Có
■Khơng
Cơng tác đào tạo được đánh giá là chưa tốt do còn một số cán bộ nhân viên tân tuyển mới vào làm việc một thời gian nhưng chưa được học cũng như chưa được phổ biến về kiến thức 5S. Do vậy trong q trình thực hiện cịn nhiều cán bộ nhân viên thực hiện với tính chất đối phó, khơng hiểu rõ được vấn đề quan trọng của yếu tố Shitsuke.
2.4.2 Đánh giá tiêu chí thực hiện
Đánh giá về thực trạng “sắp xếp” theo phiếu khảo sát:
+) Theo kết quả khảo sát 80 CBNV (phụ lục) tại trụ sở chi nhánh về việc sắp xếp lại các vật dụng văn phòng sau khi sử dụng, cụ thể:
Câu 7: Các vật dụng văn phịng ở khu làm việc có được sắp xếp gọn gàng tại một
nơi
Nguyễn Phương Thảo Khóa Luận Tốt Nghiệp
Biểu đồ 2. Biểu đồ thể hiện sự sắp xếp các vật dụng sau sử dụng
- Với lựa chọn 64/80 chọn phương án “Thỉnh thoảng sắp xếp” tương đương 80%
CBNV đánh giá khu vực sản xuất thỉnh thoảng mới sắp xếp
- Với lựa chọn 16/80 chọn phương án “Hiếm khi sắp xếp” tương đương 20% CBNV đánh giá là hiếm khi được sắp xếp
Như vây, ta có thấy rằng việc sắp xếp tại trụ sở chi nhánh MB Hoàng Quốc Việt
được tổ chức nhưng khơng thường xun, vì vậy việc mơi trường làm việc tại Ngân hàng mới không được chú trọng nhiều.
Đánh giá về thực trạng “sạch sẽ” theo phiếu khảo sát:
+) Theo kết quả khảo sát 80 CBNV (phụ lục) tại trụ sở chi nhánh về việc đánh giá
Câu 1: Theo anh/chị, mơi trường làm việc của anh chị có sạch sẽ, ngăn nắp hay khơng?
Nguyễn Phương Thảo Khóa Luận Tốt Nghiệp
Biểu đồ 3. Biếu đồ thể hiện ý kiến của nhân viên về sắp xếp ở MB HQV
- Với lựa chọn 10/80 chọn phương án “Rất ngăn nắp” tương đương 13% CBNV
đánh giá khu vực sản xuất rất ngăn nắp
- Với lựa chọn 60/80 chọn phương án “Bình thường” tương đương 75% CBNV
đánh giá là thỉnh thoảng vệ sinh
- Với lựa chọn 10/80 chọn phương án “Đôi lúc ngăn nắp” tương đương 13% CBNV đánh giá là hiếm khi ngăn nắp
Như vậy, là việc ngăn nắp gọn gàng tại ngân hàng là có được các CBNV ý thức nhưng
chưa thực sự thường xuyên.
+) Theo kết quả khảo sát 80 CBNV (phụ lục) tại trụ sở chi nhánh về việc vệ sinh các
Nguyễn Phương Thảo Khóa Luận Tốt Nghiệp
Biểu đồ 4. Biếu đồ thể hiện ý kiến của nhân viên về việc vệ sinh máy móc dùng chung
- Với lựa chọn 50/80 chọn phương án “rất hay vệ sinh”c tương đương 50% CBNV
đánh giá máy móc dùng chung rất hay vệ sinh
- Với lựa chọn 22/80 chọn phương án “Thỉnh thoảng vệ sinh” tương đương 44%
CBNV đánh giá là thỉnh thoảng vệ sinh
- Với lựa chọn 5/80 chọn phương án “Hiếm khi vệ sinh” tương đương 6% CBNV
đánh giá là hiếm khi vệ sinh
Ve cơ bản, cơng tác vệ sinh tại MB Hồng Quốc Việt được thực hiện khá là đẩy đủ, có
sự tham gia của CBNV họ ý thức được việc vệ sinh môi trường làm việc của mình nhưng
chưa đảm bảo lúc nào phịng làm việc, khu vực làm việc sạch sẽ vì chưa có một
cơng cụ
quản lý, hệ thống bài bản cụ thể nào áp dụng, chủ yếu việc dọn vệ sinh là do những nhân
viên vệ sinh làm đảm nhận.
Đánh giá về thực trạng “săn sóc”; “sẵn sằng” theo phiếu khảo sát:
Thực trạng về thái độ của CBNV tại Ngân hàng khi áp dụng qui trình phong
Nguyễn Phương Thảo Khóa Luận Tốt Nghiệp
Biểu đồ 5. Biếu đồ thể hiện ý thức tự giác tham gia các chương trình 5S
Như vậy, qua những thông tin và dữ liệu thu thập được, mơi trường làm việc tại
MB Hồng Quốc Việt có những điểm tích cực bên cạnh đó vẫn tồn đọng một số hạn chế. Nhưng nhìn chung, thái độ của nhân viên vơ cùng tích cực, hưởng ứng nâng cao mơi trường làm việc hiệu quả, tiết kiệm chi phí, giảm thiểu thời gian tìm kiếm cũng như
tạo một hình ảnh đẹp về Ngân hàng đối với cácc khách hàng trong tương lai.
Do vậy, từ việc đánh giá thực trạng 5S tại MB Hồng Quốc Việt thì có kết quả đánh giá
nhận xét như sau:
* Những điểm tốt
- Trong công tác thực hiện Sàng lọc (Seri), sắp xếp (Seiton), sạch sẽ (Seiso) đã được thực hiện tốt
- Trong cơng tác Săn sóc (Seiketsu) thực hiện tốt
- MB Hoàng Quốc Việt đã thiết lập đầy đủ được các quy tắc, quy chuẩn về nội quy, đồng phục cũng như các tiêu chuẩn ảnh hưởng đến hình ảnh của MBbank. Đây cũng là một trong những nội dung được đánh giá là tốt trong quá trình thực hiện 5S của MB Hoàng Quốc Việt.
* Những điểm hạn chế
Nguyễn Phương Thảo Khóa Luận Tốt Nghiệp
- Chương trình đào tạo 5S cho tồn bộ cán bộ nhân viên trong ngân hàng chưa được thực sự quan tâm dẫn đến tình trạng cán bộ nhân viên chưa hiểu rõ về quy trình và lợi ích của việc áp dụng thực hiện 5S việc duy trì chữ S thứ 5 Shitsuke không phát
duy được tác dụng.
- Điều đó được thể hiện rõ bằng việc sau mỗi lần kiểm tra, tại một số vị trí lại trở lại trạng thái ban đầu làm ảnh hưởng tới tính mỹ quan cũng như mơi trường làm
việc.
Hình 2.12: Hình ảnh thực trạng sau khi kiểm tra 5S
Do tính chất đặc thù cơng việc của ngành ngân hàng là rất nhiều hồ sơ giấy tờ,
bởi vậy trong quá trình làm việc, cán bộ nhân viên sẽ khơng thể kiểm sốt được hết. Do vậy nếu như không dành ra thời gian để sắp xếp phân loại giấy tờ sẽ dẫn tới tình trạng bừa bãi và không đúng với tinh thần 5S.
Việc tuân thủ quy định 5S của cán bộ nhận viên chưa được thực hiện một cách
triệt để là do phương pháp triển khai và kiểm sốt tính tn thủ chưa được phù hợp. Cán bộ nhân viên trong chi nhánh chưa xây dựng được ý thức tự đánh giá dẫn đến tập thể chưa có sự nhất quán.
2.4.3 Đánh giá tiêu chí kiểm tra định kỳ
Ngân hàng là một ngành dịch vụ, bởi vậy hiệu quả mà 5S mang lại chính là tạo ra một phương thức làm việc mới, đưa những quy chuẩn áp dụng vào trong cơng
Nguyễn Phương Thảo Khóa Luận Tốt Nghiệp
việc thực tế hàng ngày của từng cán bộ nhân viên. Từ đó nâng cao mơi trường và chất
lượng của cơng việc.
Qua q trình theo dõi và đánh giá 5S dựa trên bảng tiêu chí đã được lập sẵn tại cho chi nhánh Hoàng Quốc Việt thực hiện tháng 3-2020 đã cho những kết quả như
sau: (phục lục)
* Những điểm hạn chế
- Bảng tiêu chí kiểm tra đánh giá 5S chưa được rõ ràng:
Từ bảng đánh giá được thực hiện của tổ kiểm tra 5S vào ngày 18/03/2020 cho thấy kết quả thực hiện rất tốt của cả trụ sở giao dịch cũng như cán bộ nhân viên trong
chi nhánh.
Nhưng trên thực tế sau khi kiểm tra thì có rất nhiều điểm đã đạt được mục đích
của 5S nhưng bên cạnh đó vẫn cịn rất nhiều điểm chưa thực hiện đúng với tiêu chí 5S đề ra mà mới chỉ thực hiện một cách đối phó khơng nhất qn.
Trong cơng tác đánh giá kiểm tra:
- Kế hoạch kiểm tra đánh giá đột xuất của ngân hàng được xây dựng chưa nhất quán. Trong cuộc họp tổng kết hàng năm của Ban chỉ đạo 5S cùng các đơn vị trên tồn hệ thống thì có nhiều ý kiến được ghi nhận và lấy làm cơ sở cho những tồn tại hiện có và tìm phương hướng giải pháp để thay đổi.
Có ý kiến cho rằng: “ Do đã được định ngày kiểm tra từ trước dẫn đến tình trạng các đơn vị báo trước cho nhau biết dẫn đến tình trạng thực hiện mang tính chất đối phó, gây ra tính xác thực trong cơng tác đánh giá”.
Có ý kiến: “Thời gian đánh giá cần thay đổi linh đống chứ nếu như cố định hàng tháng, hàng quý thì cán bộ nhân viên chỉ thực hiện nghiêm túc trong khoảng thời gian đó”.
- Việc thực hiện đánh giá 5S của các Đánh giá viên chưa thực sự nghiêm túc, vẫn cịn nhẹ tay, cà nể dẫn đến tình trạng kết quả phản ảnh chưa thực sự đúng với thực tế.
Nguyễn Phương Thảo Khóa Luận Tốt Nghiệp Có ý kiến cho rằng: “Các đánh giá viên hiện tại đa phần là các cán bộ nhân
viên có thâm niên làm việc cơng tác đã lâu, đồng thời cũng có nhiều mối quan hệ với các đơn vị khác do vậy kết quả đánh giá có phần bị tác động do chủ quan.”.
Có ý kiến cho rằng: “Cần nâng cao vai trò và trách nhiệm của đánh giá viên, cần gán cho đánh giá viên những trách nhiệm trong việc bỏ qua những sai sót cụ thể của đơn vị được đánh giá. Từ đó mới đánh giá được kết quả một cách thực trạng nhất”.
- Tiêu chí đánh giá hiện tại của ngân hàng vẫn cịn q sơ sài, chưa có sự rõ ràng và thống nhất chung dẫn đến tình hình kết quả đánh giá cịn chung chung, chưa thể chỉ rõ những sai sót hạn chế.
Có ý kiến: “Dựa trên những tiêu chí của phiếu đánh giá do ngân hàng đề ra còn chung
chung chưa cụ thể. Những tiêu chí đã nêu trong phiếu chỉ được đánh giá theo phương
thức là đạt và khơng đạt. Do vậy dẫn đến tình trạng cảm tính khơng rõ ràng làm cho kết quả đánh giá chỉ ở mức chung, không nêu bật được đúng sai tại đơn vị cũng như cán bộ nhân viên được đánh giá”.
2.3. Nguyên nhân của những hạn chế còn tồn tại
Từ những phân tích kết quả đánh giá thực trạng quá trình ở trên tìm ra những nguyên nhân ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả của quá trình áp dụng thực hiện 5S như
sau:
- Tiêu chí đánh giá khơng sát với thực tế dẫn đến việc kiểm tra khơng chính xác,
khơng phản ánh lên được thực tế để cán bộ nhân viên có thể khắc phục.
- Ý thức thực hiện 5S của toàn bộ cán bộ nhân viên trong chi nhánh chưa tốt dẫn đến việc thiếu tính đồng bộ trong việc thực hiện duy trì và kiểm tra. Đây là chứ S thứ 5 Shitsuke trong nội dụng thực hiện 5S.
- Kiến thức về 5S của cán bộ nhân viên trong toàn chi nhánh chưa cao dẫn đến nhiều sai sót trong q trình thực hiện.
- Thiếu tính sáng tạo, đưa ra những ý kiến hay trong việc áp dụng 5S cũng như khích lệ tinh thần học hỏi, thi đua.
Nguyễn Phương Thảo Khóa Luận Tốt Nghiệp
CHƯƠNG 3
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN ỨNG DỤNG 5S TẠI MB HOÀNG QUỐC VIỆT
3.1. Định hướng của MB Hoàng Quốc Việt
Trong thời gian thực hiện 5S tại MB Hoàng Quốc Việt, bên cạnh những kết quả đạt được rõ rệt thì vẫn cịn những khó khăn nhất định do nhiều nguyên khác nhau
gây ra. Nhận ra vấn đề đó, cơng tác 5S ln nhận được sự quan tâm của ban lãnh đạo
chi nhánh, đặc biệt là sự cố gắng của ban 5S cùng với sự phối hợp của các phòng ban,
cán bộ nhân viên trong chi nhánh.
Trên cơ sở những hạn chế còn tồn tại sẽ đề ra những phương án cải thiện, khắc
phục để hoàn thiện ứng dụng 5S tại MB Hoàng Quốc Việt.
Chúng ta đều biết 5S là triết lý dựa trên tinh thần Kaizen tức là thay đổi để tốt hơn. Trong q trình thực hiện 5S tại MB Hồng Quốc Việt, việc thay đổi theo chiều hướng tích cực khơng phải là điều đơn giản, nó địi hỏi một q trình áp dụng lâu dài một cách có khoa học để có thể thích nghi với từng điều kiện của từng mơi trường. Có thể, trong giai đoạn đầu MB Hoàng Quốc Việt đã thực hiện tốt nhưng sau đó nếu khơng nâng cao chất lượng 5S hơn nữa thì quá trình thực hiện 5S sẽ trở nên lạc hậu và không hiệu quả.
Các cán bộ nhân viên trong tồn chi nhánh phải ln luôn chủ động, tạo động lực mạnh mẽ trong cơng tác 5S của đơn vị mình, sẵn sàng làm việc hiệu quả, đạt năng
suất chất lượng cao. Phải coi công tác 5S trở thành phong trào rộng lớn, ngồi việc đem lại mơi trường làm việc hiệu quả thì cịn đem lại nguồn lợi động viên cho đơn vị.
3.2. Đề xuất các giải pháp hoàn thiện ứng dụng 5S tại MB Hoàng Quốc Việt
3.2.1. Giải pháp xây dựng lại quy trình, tiêu chí đánh giá
* Mục tiêu
Hiện tại, quy trình đánh giá 5S tại MB Hồng Quốc Việt chưa chính xác, các tiêu chí đưa ra vẫn cịn sơ sài dẫn tới việc thực hiện chưa chính xác, khơng chỉ rõ
Nguyễn Phương Thảo Khóa Luận Tốt Nghiệp
được điểm sai, điểm mạnh, điểm yếu của phòng ban thực hiện. Mục tiêu của phương pháp này nhằn mang lại sự chính xác trong công tác đánh giá để chỉ ra được những mặt hạn chế cịn tồn tại trong q trình thực hiện 5S
* Nội dung
- Xây dựng lại quy trình đánh giá sao cho thuận tiện và mang tính khách quan,