4.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC KIỂM SỐT THU,
4.2.4. Xây dựng quy chế và bộ phận kiểm soát thu, chi trong đơn vị dự
phục cho năm tiếp theo. Ngồi ra, có đơn vị lập và gửi quyết tốn khơng đảm bảo về mặt thời gian còn chậm trễ và điều chỉnh nhiều. Việc kiểm tra, kiểm soát dự toán cũng nhƣ báo cáo quyết toán của phòng, ngành chủ quản quận đối với các đơn vị dự tốn trực thuộc vẫn cịn hình thức và chƣa chặt chẽ. Do có nhiều đơn vị trực thuộc nên đối với quyết tốn gửi lên, phịng ngành chủ quản ở quận thƣờng khơng thể kiểm tra, kiểm sốt kịp thời nên chỉ làm nhiệm vụ tổng hợp là chủ yếu nên ý nghĩa kiểm sốt đối với số liệu này là khơng cao. Vì vậy để kiểm sốt tốt hơn nữa tình hình quản lý ngân sách thì phải yêu cầu các đơn vị lập báo cáo quyết tốn phải rõ ràng, chính xác và thuyết minh thật cụ thể. Nếu đơn vị nào chƣa thực hiện tốt cần phải quyết liệt yêu cầu làm lại từ đó mới kiểm sốt tốt khâu cuối cùng này.
4.2.3.2. Tăng cường cơng tác thẩm tra quyết tốn của Phịng Tài chính-Kế hoạch quận
Đầu năm, Phịng Tài chính phải có kế hoạch thẩm định quyết tốn, cơng tác tài chính kế tốn tại các cơ quan, đơn vị trực thuộc quận. Trƣớc khi kết thúc năm ngân sách, Phịng Tài chính phải thực hiện cơng tác thẩm tra quyết tốn q nữa số đơn vị dự toán thuộc quận, tập trung vào các đơn vị có kinh phí quyết tốn lớn về thu, chi NSNN quận.
Qua thẩm tra tại các đơn vị dự tốn thuộc quận, Phịng Tài chính sẽ đánh giá đƣợc những điểm mạnh, điểm yếu của đơn vị trong các khâu lập dự toán toán, chấp hành dự tốn, quyết tốn ngân sách và cơng tác tự kiểm tra, kiểm soát của các đơn vị dự tốn. Từ đó, Phịng Tài chính sẽ có những biện pháp nhằm nâng cao năng lực cơng tác kế tốn, tự kiểm sốt NSNN tại các đơn vị.
4.2.4. Xây dựng quy chế và bộ phận kiểm soát thu, chi trong đơn vị dựtoán toán
4.2.4.1. Thành lập bộ phận kiểm soát nội bộ trong các đơn vị thuộc quận
Kiểm soát nội bộ là cơng việc kiểm sốt đƣợc tiến hành bởi các nhân viên chuyên trách hoặc kiêm nhiệm làm việc trong đơn vị. Kiểm soát nội bộ chủ yếu để đánh giá việc thực hiện thu, chi nội bộ, kiểm tra tính hữu hiệu của hệ thơng kiểm
sốt nội bộ và thực thi cơng tác kế tốn, tài chính ở đơn vị. Để thực hiện tốt cơng tác kiểm tra, kiểm sốt kế tốn, tài chính tại đơn vị, hệ thống kiểm soát nội bộ phải đƣợc tiến hành thƣờng xuyên theo chức năng, nhiệm vụ.
Cơng tác kiểm sốt nội bộ có tính độc lập tƣơng đối cao so với công tác tự kiểm tra ở bộ phận kế tốn - tài chính của đơn vị. Nó có tác động tích cực đến việc ngăn ngừa, phát hiện và điều chỉnh những sai sót trong công tác quản lý và công tác kế tốn ở đơn vị. Do đó các đơn vị cần phải tổ chức bộ phận kiểm soát nội bộ. Bộ phận kiểm soát nội bộ đƣợc tổ chức và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của thủ trƣởng đơn vị. Tăng cƣờng năng lực cho các thành viên Ban thanh tra nhân dân, đặc biệt là nhận thức và kỹ năng về kiểm soát nội bộ để đáp ứng đòi hỏi ngày càng cao của cơng tác kiểm tra, kiểm sốt thu, chi ngân sách..
(1) Về tổ chức bộ phận kiểm soát nội bộ xây dựng theo phương án sau:
Bộ phận Kế toán Thủ trƣởng đơn vị Thanh tra nhân dân Bộ phận KSNB Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng
Sơ đồ 4.2. Mơ hình bộ phận kiểm sốt nội bộ trong các đơn vị
- Xây dựng bộ phận kiểm soát độc lập nằm trong Ban Thanh tra nhân dân của phòng, ngành chủ quản quận và bộ phận này chịu sự chỉ đạo trực tiếp của trƣởng phòng ngành quận, nhằm thực hiện chức năng kiểm soát thu, chi NSNN của các đơn vị dự toán ở quận. Định kỳ từng quý, bộ phận chuyên trách này sẽ tiến hành kiểm tra, kiểm sốt cơng tác thu, chi ngân sách theo quy chế kiểm tra, kiểm soát đã đƣợc ban hành. Qua đó kịp thời phát hiện những nội dung thu, chi không đúng để kịp thời
sửa chữa, rút kinh nghiệm, kết quả kiểm tra sẽ đƣợc báo cáo cho thủ trƣởng đơn vị .
- Xây dựng bộ phận kiểm soát nội bộ kiêm nhiệm tại các đơn vị tự chủ, tự chịu trách nhiệm tài chính do Ban TTND phụ trách. Ban TTND đƣợc bầu ra tại đại hội CBCC hàng năm và chịu trách nhiệm lập kế hoạch và kiểm tra các nghiệp vụ một cách độc lập dƣới sự chỉ đạo trực tiếp của thủ trƣởng đơn vị. Bộ phận kiểm sốt nội bộ này phải có tối thiểu một cán bộ am hiểu về nghiệp vụ tài chính kế tốn kế tốn, pháp luật về NSNN để cùng phối hợp kiểm soát nội bộ thu, chi ngân sách tại đơn vị.
(2) Về hoạt động của bộ phận kiểm soát nội bộ:
Bộ phận kiểm soát nội bộ phải lập ra kế hoạch kiểm tra, trong đó có thể là kiểm tra đột xuất, kiểm tra thƣờng xuyên, kiểm tra trọng điểm, kiểm tra chứng từ,...
Về lập kế hoạch kiểm tra: Hằng năm, Bộ phận kiểm soát nội bộ của đơn vị phải xây dựng kế hoạch kiểm tra kế toán nội bộ ngay từ đầu năm trình thủ trƣởng đơn vị phê duyệt. Trong kế hoạch phải xác định rõ những ngƣời chịu trách nhiệm kiểm tra từng khâu công việc, đối tƣợng kiểm tra, nội dung và thời gian kiểm tra. Kế hoạch kiểm tra kế toán phải xây dựng phù hợp với điều kiện, đặc điểm tổ chức cơng tác kế tốn của đơn vị, mang tính khả thi cao.
Về nội dung và phƣơng pháp kiểm tra: Nội dung kiểm tra bao gồm toàn bộ các khâu cơng việc liên quan đến cơng tác kế tốn nhƣ: kiểm tra chứng từ, kiểm tra việc ghi chép ban đầu và ghi chép trên sổ kế toán, kiểm tra nguồn thu hạch toán đúng đủ, kiểm tra việc lập báo cáo kế toán, kiểm tra việc lập các định mức, các dự toán thu, chi; với mỗi nội dung cần đƣa ra phƣơng pháp kiểm tra phù hợp. Kiểm tra chứng từ phải kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ kế tốn thơng qua việc xem xét các yếu tố của chứng từ đối chiếu với thực tế và các tài liệu có liên quan. Kiểm tra tình hình ghi chép kế tốn phải kiểm tra việc sử dụng các tài khoản kế toán, việc tổ chức hệ thống sổ kế toán, nội dung ghi chép từng chứng từ vào sổ kế tốn; Kiểm tra tình hình lập báo cáo kế tốn phải xem xét các loại báo cáo kế toán mà đơn vị cần lập để đáp ứng yêu cầu quản lý tài chính và yêu cầu quản trị đơn vị. Xem xét việc tổng hợp số liệu, tài liệu từ các sổ kế tốn vào báo cáo kế tốn, kiểm tra tính thống nhất của các chỉ tiêu có liên quan với nhau trong các báo cáo kế toán khác nhau. Kiểm tra việc thực hiện cơng khai dự tốn, quyết tốn.
*Quy trình hoạt động kiểm tra của Bộ phận kiểm soát nội bộ nhƣ sau:
Bƣớc 1: Chuẩn bị kiểm tra
+ Trƣởng bộ phận kiểm soát: xây dựng kế hoạch kiểm tra trong một năm trình Thủ trƣởng đơn vị phê duyệt
+ Cán bộ, nhân viên kiểm soát: thu thập tài liệu từ nhiều nguồn để nghiên cứu những nội dung trọng tâm. Từ đó, lập kế hoạch, đề cƣơng kiểm tra chi tiết cho từng nội dung, thời gian cụ thể.
Bƣớc 2: Tiến hành kiểm tra
+ Trƣởng bộ phận kiểm sốt: thơng báo lịch kiểm tra, tiến hành kiểm tra
+ Trƣởng bộ phận và nhân viên kiểm soát:
Thực hiện các nghiệp vụ kiểm tra trên Báo cáo quyết toán, các sổ kế toán, chứng từ kế toán, kiểm tra thực hiện thu chi, kiểm quỹ...
Chấn chỉnh tại thời điểm kiểm tra những sai sót trong quản lý tài chính, uốn nắn kịp thời những sai sót, hƣớng dẫn cho đơn vị.
Bƣớc 3: Kết thúc kiểm tra
+Trƣởng bộ phận và nhân viên kiểm sốt
Tập hợp tồn bộ nội dung kiểm tra, ban hành báo cáo kết quả kiểm tra, và nhận xét, kiến nghị.
Trình Báo cáo cho Thủ trƣởng đơn vị để có biện pháp khắc phục, xử lý. + Thủ trƣởng đơn vị:
Tổ chức kết luận việc kiểm tra và xử lý vi phạm, nếu sai phạm lớn thì ban hành Quyết định xử lý vi phạm hoặc kỷ luật...
+ Bộ phận kiểm soát
Kết thúc kiểm tra, bộ phận kiểm soát tổ chức họp rút kinh nghiệm hoạt động kiểm tra cho lần sau.
4.2.4.2. Xây dựng quy chế kiểm soát thu, chi tại các đơn vị
Đồng thời với việc xây dựng bộ phận kiểm soát nội bộ, cần phải xây dựng quy chế kiểm soát thu, chi ngân sách trong nội bộ các đơn vị dự toán nhằm nâng cao chất lƣợng và độ tin cậy của các thơng tin kinh tế tài chính và kiểm tra tính tuân thủ các chế độ chính sách của nhà nƣớc liên quan đến tình hình thu, chi ngân sách.
Các nội dung, yêu cầu chủ yếu trong quy chế kiểm sốt thu, chi cần có là:
- Việc xây dựng quy chế kiểm soát nội bộ ở đơn vị cần phải cụ thể hố các chính sách chế độ của Nhà nƣớc cũng nhƣ các quy định của ngành nhằm đảm bảo cho hoạt động của đơn vị tuân thủ nghiêm chỉnh các chính sách, chế độ Nhà nƣớc. Ngồi ra quy chế kiểm sốt nội bộ của đơn vị cịn là cơ sở, chuẩn mực để hệ thống kiểm sốt này hoạt động có hiệu lực.
- Trong quy chế, ngồi việc quy định các vấn đề chung, các vấn đề phân cấp trong quản lý kinh tế tài chính và hạch tốn cũng cần phải đƣợc quy định cụ thể. Trƣớc hết cần phải nêu rõ vai trò trách nhiệm của các bộ phận, các cá nhân trong đơn vị dự toán đối với hoạt động kiểm soát nội bộ của đơn vị. Quy chế quy định cụ thể nội dung, quy trình, cách thức kiểm sốt thu, chi trên các lĩnh vực hoạt động của đơn vị; cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý; các quy định về thời gian làm việc của các bộ phận chức năng, định mức lao động, quy định về an toàn lao động, về mối quan hệ giữa các bộ phận trong toàn đơn vị; về quản lý các khoản thu, chi tiền mặt, quy chế về quản lý vật tƣ, quy chế về quản lý tài sản cố định, quy chế về quản lý công nợ,...
- Về cơng tác kế tốn, cần tổ chức lập dự tốn trong tồn thể đơn vị theo quy định, tổ chức thực hiện các dự toán, quy chế phân cấp hạch toán, quy định về nhiệm vụ hạch toán của từng đơn vị trực thuộc cũng nhƣ của tồn quận; phạm vi hạch tốn của từng đơn vị, chế độ luân chuyển chứng từ, ghi chép ban đầu.
Trên cơ sở quy chế kiểm soát nội bộ, bộ phận tài chính kế tốn có chức năng, nhiệm vụ kiểm tra tất cả các hoạt động kinh tế tài chính ở đơn vị. Bên cạnh đó, bộ phận kế tốn tài chính và bộ phận kiểm soát nội bộ của đơn vị dự toán cần phối hợp trong việc lập kế tốn kiểm tra định kỳ; kiểm tra tình hình ghi chép của kế tốn trong các tài liệu, báo cáo kế tốn. Nếu có sai sót phải tiến hành u cầu kế tốn viên phụ trách sửa chữa kịp thời; tổ chức thực hiện kế hoạch kiểm tra việc thực hiện chế độ chính sách, các quy định thu, chi nhƣ thu phí, lệ phí, thu các khoản cơng nợ, thu các chƣơng trình hợp tác thực hiện dự án, chi tiền phải trả cho công nhân viên và các đối tƣợng khác; phân công, phân nhiệm cho từng cá nhân trong bộ phận tài chính kế tốn của đơn vị một cách cụ thể.