Thu thập thơng tin là một giai đoạn có ý nghĩa vơ cùng quan trọng đối với q trình nghiên cứu các vấn đề kinh tế xã hội. Tuy nhiên việc thu thập thông tin lại thƣờng tốn nhiều thời gian, công sức và chi phí; do đó cần phải nắm chắc các phƣơng pháp thu thập thơng tin để từ đó chọn ra các phƣơng pháp thích hợp, nhằm để đạt đƣợc hiệu quả cao nhất..
2.2.1. Phương pháp thu thập thông tin sơ cấp
Thông tin sơ cấp là những thông tin chƣa qua xử lý, đƣợc thu thập lần đầu, và thu thập trực tiếp từ các đơn vị của tổng thể nghiên cứu thơng qua các cuộc điều tra thống kê.
Có nhiều phƣơng pháp thu thập thơng tin sơ cấp. Nhìn chung khi tiến hành thu thập thông tin cho một cuộc nghiên cứu, thƣờng phải sử dụng phối hợp nhiều phƣơng pháp với nhau để đạt đƣợc hiệu quả mong muốn. Sau đây là các phƣơng pháp thƣờng dùng:
2.2.1.1. Phương pháp quan sát
Quan sát là phƣơng pháp ghi lại có kiểm sốt các sự kiện hoặc các hành vi ứng xử của con ngƣời. Phƣơng pháp này thƣờng đƣợc dùng kết hợp với các phƣơng pháp khác để kiểm tra chéo độ chính xác của dữ liệu thu thập. Có thể chia ra:
- Quan sát trực tiếp và quan sát gián tiếp
- Quan sát nguỵ trang và quan sát công khai
Công cụ quan sát : Quan sát dùng giác quan con ngƣời hoặc quan sát bằng thiết bị
Ƣu điểm, nhƣợc điểm:
Thu đƣợc chính xác thơng tin cần quan tâm. Tuy nhiên kết quả quan sát đƣợc khơng có tính đại diện cho số đông. Không thu thập đƣợc những vấn đề đứng sau hành vi đƣợc quan sát nhƣ động cơ, thái độ…Để lý giải cho các hành vi quan sát đƣợc, ngƣời nghiên cứu thƣờng phải suy diễn chủ quan.
2.2.1.2. Phương pháp phỏng vấn từ xa
Việc phỏng vấn có thể thực hiện bằng thƣ, thông qua điện thoại hoặc phỏng vấn trực tiếp. Phƣơng pháp phỏng vấn bằng thƣ hoặc điện thoại đƣợc áp dụng khi ngƣời mà ta cần hỏi rất khó đối mặt, do họ ở quá xa, hay họ sống quá phân tán, hay họ sống ở khu dành riêng rất khó vào, hay họ thuộc giới kinh doanh muốn gặp phải qua bảo vệ thƣ ký…; khi vấn đề cần điều tra thuộc loại khó nói, riêng tƣ (chẳng hạn: thu nhập, chi tiêu,…); khi vấn đề cần điều tra cực kỳ hấp dẫn đối với ngƣời đƣợc phỏng vấn. (chẳng hạn: phụ nữ với vấn đề mỹ phẩm, nhà quản trị với vấn đề quản lý,…);…
Ƣu điểm, nhƣợc điểm:
- Có thể điều tra với số lƣợng lớn đơn vị, có thể đề cập đến nhiều vấn đề riêng tƣ tế nhị.
- Chi phí điều tra thấp; chi phí tăng thêm thấp, vì chỉ tốn thêm tiền gởi thƣ, điện thoại.
- Có thể cải tiến bảng câu hỏi trong q trình phỏng vấn (có thể cải tiến để bảng câu hỏi hồn thiện hơn, hoặc có thể thay đổi thứ tự câu hỏi).
- Số lƣợng phản hồi có thể khá thấp đối với phƣơng pháp dùng thƣ.
- Thời gian phỏng vấn bị hạn chế vì ngƣời trả lời thƣờng khơng sẵn lịng nói chuyện lâu qua điện thoại, nhiều khi ngƣời cần hỏi từ chối trả lời hay khơng có ở nhà…
2.2.1.3. Phương pháp phỏng vấn cá nhân trưc tiếp
Nhân viên điều tra đến gặp trực tiếp đối tƣợng đƣợc điều tra để phỏng vấn theo một bảng câu hỏi đã soạn sẵn. Áp dụng khi hiện tƣợng nghiên cứu phức tạp, cần phải thu thập nhiều dữ liệu; khi muốn thăm dò ý kiến đối tƣợng qua các câu hỏi ngắn gọn và có thể trả lời nhanh đƣợc,…
Ƣu điểm, nhƣợc điểm: Do gặp mặt trực tiếp nên nhân viên điều tra có thể
thuyết phục đối tƣợng trả lời, có thể giải thích rõ cho đối tƣợng về các câu hỏi, có thể dùng hình ảnh kết hợp với lời nói để giải thích, có thể kiểm tra dữ liệu tại chỗ trƣớc khi ghi vào phiếu điều tra. Tuy nhiên chi phí cao, mất nhiều thời gian và cơng sức.
2.2.1.4. Phương pháp điều tra nhóm cớ định
Nhóm cố định là một mẫu nghiên cứu cố định gồm các con ngƣời, các hộ gia đình, các doanh nghiệp đƣợc thành lập để định kỳ trả lời các bảng câu hỏi qua hình thức phỏng vấn bằng điện thoại, bằng thƣ hay phỏng vấn cá nhân. Mỗi thành viên trong nhóm cố định đƣợc giao một cuốn nhật ký để tự ghi chép các mục liên hệ (thu nhập, chi tiêu, giải trí,…) hoặc đƣợc giao một thiết bị điện tử gắn với ti vi để tự động ghi lại các thông tin về việc xem ti vi nhƣ chƣơng trình nào, kênh nào, bao lâu, ngày nào,…Nếu thành viên nhóm cố định là cửa hàng, siêu thị hay trung tâm thƣơng mại thì sẽ đƣợc giao các thiết bị quét đọc điện tử (scanner) để ghi lại chi tiết về số hàng hoá bán ra nhƣ: số lƣợng, chủng loại, giá cả…
Ƣu điểm, nhƣợc điểm: Chi phí rẻ do lặp lại nhiều lần một bảng câu hỏi
theo mẫu lập sẵn. Giúp cho việc phân tích đƣợc tiến hành lâu dài và liên tục. Tuy nhiên kinh nghiệm cho thấy tỷ lệ tham gia nhóm cố định chỉ đạt dƣới 50%. Hạn chế do biến động trong nhóm (Do tự rút lui, do bị phá sản, ngƣng hoạt động, do chuyển ngành, do qua đời, chuyển chỗ ở, …). Hạn chế về thái độ của nhóm cố định. Nếu ta cứ liên tục nghiên cứu về một số yếu tố cố định (nhƣ hỏi họ mua hàng hố nhãn hiệu gì) thì sẽ gây tác động đến tác phong của họ làm sai lệch kết quả nghiên cứu.
2.2.1.5. Phương pháp điều tra nhóm chuyên đề
Nhân viên điều tra tiến hành đặt câu hỏi phỏng vấn từng nhóm, thƣờng từ 7 đến 12 ngƣời có am hiểu và kinh nghiệm về một vấn đề nào đó, để thơng qua thảo
luận tự do trong nhóm nhằm làm bật lên vấn đề ở nhiều khía cạnh sâu sắc, từ đó giúp cho nhà nghiên cứu có thể nhìn nhận vấn đề một cách thấu đáo và toàn diện.
Ƣu điểm, nhƣợc điểm: Thu thập dữ liệu đa dạng, khách quan và khoa học.
Tuy nhiên kết quả thu đƣợc khơng có tính đại diện cho tổng thể chung, chất lƣợng dữ liệu thu đƣợc hoàn toàn phụ thuộc vào kỹ năng của ngƣời điều khiển thảo luận, các câu hỏi thƣờng khơng theo một cấu trúc có sẵn nên khó phân tích xử lý.
2.2.2. Phương pháp thu thập thơng tin thứ cấp
Thông tin thứ cấp là thông tin mô tả tình hình, chỉ rõ qui mơ của hiện tƣợng chứ chƣa thể hiện đƣợc bản chất hoặc các mối liên hệ bên trong của hiện tƣợng nghiên cứu. Vì thơng tin thứ cấp, dù thu thập từ bên trong hoặc bên ngồi doanh nghiệp, nó cũng là những thơng tin đã đƣợc cơng bố nên thiếu tính cập nhật, đơi khi thiếu chính xác và khơng đầy đủ. Thơng tin thứ cấp có thể giúp ngƣời quyết định đƣa ra giải pháp để giải quyết vấn đề trong những trƣờng hợp thực hiện những nghiên cứu mà các thông tin thứ cấp là phù hợp mà khơng cần thiết phải có các thơng tin sơ cấp. Ngay cả khi thơng tin thứ cấp khơng giúp ích cho việc ra quyết định thì nó vẫn rất quan trọng vì nó giúp xác định và hình thành các giả thiết về các giải pháp cho vấn đề. Nó là cơ sở để hoạch định việc thu thập các thông tin sơ cấp; cũng nhƣ đƣợc sử dụng để xác định tổng thể chọn mẫu và thực hiện chọn mẫu để thu thập thông tin sơ cấp.
Thơng tin thứ cấp bên trong: Khi tìm kiếm thơng tin thứ cấp nên bắt đầu từ
các nguồn bên trong tổ chức. Hầu hết các tổ chức đều có những nguồn thơng tin rất phong phú, vì vậy có những thơng tin có thể sử dụng ngay lập tức. Chẳng hạn nhƣ thông tin về doanh thu bán hàng và chi phí bán hàng hay các chi phí khác sẽ đƣợc cung cấp đầy đủ thông qua các bảng báo cáo thu nhập của doanh nghiệp. Những thơng tin khác có thể tìm kiếm lâu hơn nhƣng thật sự khơng khó khăn khi thu thập loại thơng tin này.
Có hai thuận lợi chính khi sử dụng thơng tin thứ cấp bên trong doanh nghiệp là thu thập đƣợc một cách dễ dàng và có thể khơng tốn kém chi phí.
Dữ liệu thứ cấp bên ngoài : Những nguồn thơng tin thứ cấp bên ngồi là các
tài liệu đã đƣợc xuất bản có đƣợc từ các nghiệp đồn, chính phủ, chính quyền địa phƣơng, các tổ chức phi chính phủ, các hiệp hội thƣơng mại, các tổ chức chuyên môn, các ấn phẩm thƣơng mại, … Sự phát triển của mạng thơng tin tồn cầu đã tạo nên một nguồn dữ liệu vơ cùng phong phú và đa dạng, đó là các thơng tin thu thập từ internet. Trong thực tế, có rất nhiều thơng tin thứ cấp có thể sử dụng đƣợc và có thể tìm kiếm từ nhiều nguồn khác nhau.Vì vậy, điều quan trọng là phải phân loại nguồn thơng tin để có một phƣơng thức tìm kiếm thích hợp.
2.3. Mơ hinhƢ̀ áp dungC̣
Căn cứ vào những phân tích về Cơ sở Lý luận ở Chƣơng I, những yếu tố tác động tới công tác định biên nhân sự gồm: Chiến lƣợc kinh doanh của tổ chức; Định mức lao động của từng vị trí; Thực trạng đội ngũ lao động trong tổ chức; Đặc điểm vị trí cơng việc; Các yếu tố ảnh hƣởng tới công tác định biên trong tổ chức,… từ đó tác giả đã đƣa ra mơ hình nghiên cứu nhƣ sau:
Chiến lƣợc kinh doanh của tổ chức
2.4. Quy trình nghiên cứu
Bƣớc 1: Xác định mục tiêu nghiên cứu.
Mục tiêu nghiên cứu đơn giản là việc trả lời câu hỏi: Ta đang làm cái gì, tìm hiểu về cái gì, nghiên cứu giúp giải quyết điều gì. Mục tiêu nghiên cứu trong đề tài này là cách thức xây dựng định biên tại TCDN nhằm giúp tối ƣu hóa hoạt động quản lý trong tổng cục.
Việc xác định mục tiêu nghiên cứu rất quan trọng. Nó đảm bảo q trình nghiên cứu khơng bị đi trệch hƣớng, gây lãng phí thời gian và cơng sức của ngƣời nghiên cứu. Việc đƣa ra và nắm rõ mục tiêu nghiên cứu của mình sẽ giúp chúng ta khơng bị mơ hồ về cái mà mình đang làm, để từ đó có các dẫn dắt định hƣớng để hồn thành mục tiêu đó. Khi có đƣợc mục tiêu rõ ràng sẽ định hƣớng cho các bƣớc sau đó: Đối tƣợng nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu và phƣơng pháp nghiên cứu phù hợp cho đề tài.
Xác định mục tiêu nghiên cứu
Nghiên cứu lý thuyết
Thu thập thông tin
Nghiên cứu định biên nhân sự dựa vào mơ hình đã lựa chọn
Phân tích thực trạng của tổ chức, nhiệm vụ của từng bộ phận, từng vị
trí việc làm của cán bộ viên chức
Xác định nhân sự cần thiết cho từng vị trí
Hình 2.2: Quy trình nghiên cứu
Ng̀n: Nghiên cứu của tác giả năm 2015
Bƣớc 2: Nghiên cứu lý thuyết.
Tác giả đi vào nghiên cứu cơ sởlýthuyết có liên quan làm nền tảng cho nghiên cƣu . Đểxây dƣng đƣơc cơ sơ ly thuyết phai trai qua qua trinh thu thâp va
̀́
nghiên cƣu tai liêụ . Đây la giai đoaṇ mà tác giả
̀́ ạ̀
liêụ co liên quan đến y tƣơng, đề tài nghiên cứu.
̀́
Bƣớc 3: Thu thập thông tin.
Thu thập và nghiên cứu tài liệu là một công việc quan trọng cần thiết cho bất kỳ hoạt động nghiên cứu khoa học nào. Mục đích của việc thu thập và nghiên cứu tài liệu nhằm:
+ Giúp cho tác giả nắm đƣợc phƣơng pháp của các nghiên cứu đã thực hiện trƣớc đây.
+ Làm rõ hơn đề tài nghiên cứu của mình.
+ Giúp tác giả có phƣơng pháp luận hay luận cứ chặt chẽ hơn.
+ Có thêm kiến thức rộng, sâu về lĩnh vực đang nghiên cứu.
+ Tránh trùng lập với các nghiên cứu trƣớc đây, vì vậy đỡ mất thời gian, cơng sức và tài chính.
Thơng tin thu thập để làm nghiên cứu đƣợc tìm thấy từ các nguồn tài liệu sau:
+ Luận cứ khoa học, định lý, qui luật, định luật, khái niệm,… có thể thu thập đƣợc từ sách giáo khoa, tài liệu chuyên nghành, sách chuyên khảo, ...
+ Các số liệu, tài liệu đã công bố đƣợc tham khảo từ các bài báo trong tạp chí khoa học, tập san, báo cáo chuyên đề khoa học, ….
+ Số liệu thống kê đƣợc thu thập từ các Niên Giám Thống Kê: Chi cục thống kê, Tổng cục thống kê, ….
+ Tài liệu lƣu trữ, văn kiện, hồ sơ, văn bản về luật, chính sách, … thu thập từ các cơ quan quản lý Nhà nƣớc, tổ chức chính trị - xã hội.
+ Thơng tin trên truyền hình, truyền thanh, báo chí, … mang tính đại chúng cũng đƣợc thu thập, và đƣợc xử lý để làm luận cứ khoa học chứng minh cho vấn đề khoa học.
Sau q trình tìm tịi và nghiên cứu từ các nguồn thơng tin, lựa chọn ra mơ hình mà tác giả cho là phù hợp với tình hình thực tế tại TCDN cũng nhƣ phù hợp với thực trạng điều kiện kinh tế, xã hội hiện nay tại Việt Nam.
Bƣớc 5: Phân tích thực trạng của tổ chức, nhiệm vụ của từng bộ phận, từng
vị trí việc làm của cán bộ viên chức.
Dựa trên mơ hình đã lựa chọn, tác giả đi vào phân tích thực trạng của tổ chức, nhiệm vụ của từng bộ phận, từng vị trí việc làm của cán bộ viên chức tại TCDN. Trong q trình phân tích đặc điểm vị trí cơng việc, tác giả quan tâm chủ yếu đến 3 vấn đề:
- Phân tích nhiệm vụ: Phân tích nhiệm vụ, về cơ bản, là xác định mỗi nhiệm
vụ đƣợc thực hiện nhƣ thế nào và làm cách nào để tất cả các nhiệm vụ riêng lẻ đó phối hợp với nhau trong một công việc. Nhiệm vụ này bao gồm nhiệm vụ của từng cá nhân, từng phòng ban, từng đơn vị và của cả tổng cục dạy nghề.
- Phân tích nhân cơng: Phân tích nhân cơng là xác định ai sẽ thực hiện cơng
việc đó. Chính xác hơn, cơng nhân phải có phẩm chất và đặc trƣng nào để thoả mãn u cầu cơng việc, có khả năng đáp ứng cơng việc nhƣ thế nào và với những khả năng đáp ứng trong công việc nhƣ vậy họ sẽ hƣởng lƣơng nhƣ thế nào? Cơng việc địi hỏi cơng nhân phải có khả năng và trình độ tay nghề nhất định. Tuy nhiên, hai điều này có những đặc điểm khác nhau. Một cơng nhân có thể đủ trình độ tay nghề để thực hiện nhiều nhiệm vụ riêng lẻ , song ngƣời đó có thể khơng đủ khả năng đối phó với các sai lầm của nhiệm vụ hoặc kiểm tra giám sát nhiệm vụ đó một cách đầy đủ.
- Phân tích mơi trường: Phân tích mơi trƣờng chú ý đến vị trí vật lý của công
việc trong sản xuất hoặc dịch vụ và các điều kiện môi trƣờng làm việc. Các điều kiện mơi trƣờng gồm có những yếu tố nhƣ nhiệt độ, ánh sáng, độ thống mát và tiếng ồn vừa phải.…
Cơng tác định mức lao động đối với chuyên viên/nhân viên kỹ thuật khá phức tạp. Muốn định mức chính xác địi hỏi ngƣời làm định mức phải có trình độ nghiệp vụ vững chắc, phải am hiểu và có kinh nghiệm trong các cơng việc đƣợc định mức. Do lao động của chuyên viên/nhân viên kỹ thuật là q trình lao động trí
óc, khó theo dõi và đo trực tiếp chỉ bằng phƣơng pháp định lƣợng nên khi làm định mức cần phải xét đến tính chất và nội dung đa dạng của các công việc không đều nhau và các giai đoạn thực hiện cơng việc đó; cần xét đến các kết quả đạt đƣợc chứ không đơn giản chỉ là hao phí lao động của chuyên viên/nhân viên kỹ thuật.
Bƣớc 6: Xây dựng nhân sự cần thiết cho từng vị trí.
Xác định định biên nhân sự thơng qua:
+ Tổng hợp các cơng việc liên quan cùng tính chất ghép thành vị trí đảm bảo thời gian hữu ích tiêu chuẩn, hiệu quả và năng suất.
+ Bình chuẩn năng suất giữa các vị trí làm việc phù hợp.
+ Xác định yêu cầu về kiến thức, kĩ năng, khả năng và phẩm chất để xác định chế độ đãi ngộ tiêu chuẩn làm cơ sở cho việc bố trí, huấn luyện, giám sát và đánh