Bƣớc 1: Xác định mục tiêu nghiên cứu.
Mục tiêu nghiên cứu đơn giản là việc trả lời câu hỏi: Ta đang làm cái gì, tìm hiểu về cái gì, nghiên cứu giúp giải quyết điều gì. Mục tiêu nghiên cứu trong đề tài này là cách thức xây dựng định biên tại TCDN nhằm giúp tối ƣu hóa hoạt động quản lý trong tổng cục.
Việc xác định mục tiêu nghiên cứu rất quan trọng. Nó đảm bảo q trình nghiên cứu khơng bị đi trệch hƣớng, gây lãng phí thời gian và cơng sức của ngƣời nghiên cứu. Việc đƣa ra và nắm rõ mục tiêu nghiên cứu của mình sẽ giúp chúng ta khơng bị mơ hồ về cái mà mình đang làm, để từ đó có các dẫn dắt định hƣớng để hồn thành mục tiêu đó. Khi có đƣợc mục tiêu rõ ràng sẽ định hƣớng cho các bƣớc sau đó: Đối tƣợng nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu và phƣơng pháp nghiên cứu phù hợp cho đề tài.
Xác định mục tiêu nghiên cứu
Nghiên cứu lý thuyết
Thu thập thông tin
Nghiên cứu định biên nhân sự dựa vào mơ hình đã lựa chọn
Phân tích thực trạng của tổ chức, nhiệm vụ của từng bộ phận, từng vị
trí việc làm của cán bộ viên chức
Xác định nhân sự cần thiết cho từng vị trí
Hình 2.2: Quy trình nghiên cứu
Ng̀n: Nghiên cứu của tác giả năm 2015
Bƣớc 2: Nghiên cứu lý thuyết.
Tác giả đi vào nghiên cứu cơ sởlýthuyết có liên quan làm nền tảng cho nghiên cƣu . Đểxây dƣng đƣơc cơ sơ ly thuyết phai trai qua qua trinh thu thâp va
̀́
nghiên cƣu tai liêụ . Đây la giai đoaṇ mà tác giả
̀́ ạ̀
liêụ co liên quan đến y tƣơng, đề tài nghiên cứu.
̀́
Bƣớc 3: Thu thập thông tin.
Thu thập và nghiên cứu tài liệu là một công việc quan trọng cần thiết cho bất kỳ hoạt động nghiên cứu khoa học nào. Mục đích của việc thu thập và nghiên cứu tài liệu nhằm:
+ Giúp cho tác giả nắm đƣợc phƣơng pháp của các nghiên cứu đã thực hiện trƣớc đây.
+ Làm rõ hơn đề tài nghiên cứu của mình.
+ Giúp tác giả có phƣơng pháp luận hay luận cứ chặt chẽ hơn.
+ Có thêm kiến thức rộng, sâu về lĩnh vực đang nghiên cứu.
+ Tránh trùng lập với các nghiên cứu trƣớc đây, vì vậy đỡ mất thời gian, cơng sức và tài chính.
Thơng tin thu thập để làm nghiên cứu đƣợc tìm thấy từ các nguồn tài liệu sau:
+ Luận cứ khoa học, định lý, qui luật, định luật, khái niệm,… có thể thu thập đƣợc từ sách giáo khoa, tài liệu chuyên nghành, sách chuyên khảo, ...
+ Các số liệu, tài liệu đã công bố đƣợc tham khảo từ các bài báo trong tạp chí khoa học, tập san, báo cáo chuyên đề khoa học, ….
+ Số liệu thống kê đƣợc thu thập từ các Niên Giám Thống Kê: Chi cục thống kê, Tổng cục thống kê, ….
+ Tài liệu lƣu trữ, văn kiện, hồ sơ, văn bản về luật, chính sách, … thu thập từ các cơ quan quản lý Nhà nƣớc, tổ chức chính trị - xã hội.
+ Thơng tin trên truyền hình, truyền thanh, báo chí, … mang tính đại chúng cũng đƣợc thu thập, và đƣợc xử lý để làm luận cứ khoa học chứng minh cho vấn đề khoa học.
Sau q trình tìm tịi và nghiên cứu từ các nguồn thông tin, lựa chọn ra mơ hình mà tác giả cho là phù hợp với tình hình thực tế tại TCDN cũng nhƣ phù hợp với thực trạng điều kiện kinh tế, xã hội hiện nay tại Việt Nam.
Bƣớc 5: Phân tích thực trạng của tổ chức, nhiệm vụ của từng bộ phận, từng
vị trí việc làm của cán bộ viên chức.
Dựa trên mơ hình đã lựa chọn, tác giả đi vào phân tích thực trạng của tổ chức, nhiệm vụ của từng bộ phận, từng vị trí việc làm của cán bộ viên chức tại TCDN. Trong q trình phân tích đặc điểm vị trí cơng việc, tác giả quan tâm chủ yếu đến 3 vấn đề:
- Phân tích nhiệm vụ: Phân tích nhiệm vụ, về cơ bản, là xác định mỗi nhiệm
vụ đƣợc thực hiện nhƣ thế nào và làm cách nào để tất cả các nhiệm vụ riêng lẻ đó phối hợp với nhau trong một công việc. Nhiệm vụ này bao gồm nhiệm vụ của từng cá nhân, từng phòng ban, từng đơn vị và của cả tổng cục dạy nghề.
- Phân tích nhân cơng: Phân tích nhân cơng là xác định ai sẽ thực hiện cơng
việc đó. Chính xác hơn, cơng nhân phải có phẩm chất và đặc trƣng nào để thoả mãn u cầu cơng việc, có khả năng đáp ứng cơng việc nhƣ thế nào và với những khả năng đáp ứng trong công việc nhƣ vậy họ sẽ hƣởng lƣơng nhƣ thế nào? Cơng việc địi hỏi cơng nhân phải có khả năng và trình độ tay nghề nhất định. Tuy nhiên, hai điều này có những đặc điểm khác nhau. Một cơng nhân có thể đủ trình độ tay nghề để thực hiện nhiều nhiệm vụ riêng lẻ , song ngƣời đó có thể khơng đủ khả năng đối phó với các sai lầm của nhiệm vụ hoặc kiểm tra giám sát nhiệm vụ đó một cách đầy đủ.
- Phân tích mơi trường: Phân tích mơi trƣờng chú ý đến vị trí vật lý của cơng
việc trong sản xuất hoặc dịch vụ và các điều kiện mơi trƣờng làm việc. Các điều kiện mơi trƣờng gồm có những yếu tố nhƣ nhiệt độ, ánh sáng, độ thoáng mát và tiếng ồn vừa phải.…
Công tác định mức lao động đối với chuyên viên/nhân viên kỹ thuật khá phức tạp. Muốn định mức chính xác địi hỏi ngƣời làm định mức phải có trình độ nghiệp vụ vững chắc, phải am hiểu và có kinh nghiệm trong các cơng việc đƣợc định mức. Do lao động của chuyên viên/nhân viên kỹ thuật là q trình lao động trí
óc, khó theo dõi và đo trực tiếp chỉ bằng phƣơng pháp định lƣợng nên khi làm định mức cần phải xét đến tính chất và nội dung đa dạng của các công việc không đều nhau và các giai đoạn thực hiện cơng việc đó; cần xét đến các kết quả đạt đƣợc chứ không đơn giản chỉ là hao phí lao động của chuyên viên/nhân viên kỹ thuật.
Bƣớc 6: Xây dựng nhân sự cần thiết cho từng vị trí.
Xác định định biên nhân sự thơng qua:
+ Tổng hợp các cơng việc liên quan cùng tính chất ghép thành vị trí đảm bảo thời gian hữu ích tiêu chuẩn, hiệu quả và năng suất.
+ Bình chuẩn năng suất giữa các vị trí làm việc phù hợp.
+ Xác định yêu cầu về kiến thức, kĩ năng, khả năng và phẩm chất để xác định chế độ đãi ngộ tiêu chuẩn làm cơ sở cho việc bố trí, huấn luyện, giám sát và đánh giá kết quả công việc.
Việc định biên cần chú ý tăng cƣờng cán bộ cho các đơn vị có khó khăn về cơng tác cán bộ và tránh sức ỳ của cán bộ; luân chuyển cán bộ thuộc diện quy hoạch để rèn luyện, thử thách, tạo đội ngũ cán bộ lãnh đạo kế cận; từng bƣớc điều chỉnh số lƣợng biên chế, cơ cấu chuyên môn giữa các đơn vị đảm bảo phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị.
CHƢƠNG 3: THƢCC̣ TRANGC̣ TÌNH HÌNH ĐỊNH BIÊN NHÂN SỰ TẠI
̉̉ Ƣ̀
TÔNG CUCC̣ DAỴ NGHÊ 3.1. Giới thiệu về Tổng cục Dạy nghề
Tổng cục Dạy nghề đƣợc thành lập theo nghị định số 33/1998/NĐ-CP ngày 23 tháng 05 năm 1998 của chính phủ. Tổng cục Dạy nghề là tổ chức thuộc Bộ Lao động - Thƣơng binh và Xã hội, thực hiện chức năng tham mƣu giúp Bộ trƣởng Bộ Lao động - Thƣơng binh và Xã hội quản lý nhà nƣớc về dạy nghề, bao gồm: Chƣơng trình, giáo trình, nội dung, kế hoạch, chất lƣợng dạy nghề, khung trình độ nghề quốc gia, khung trình độ kỹ năng nghề quốc gia, tiêu chuẩn giảng viên, giáo viên, cán bộ quản lý dạy nghề, quy chế thi, tuyển sinh, hệ thống văn bằng, chứng chỉ, danh mục nghề đào tạo, cơ sở vật chất và thiết bị dạy nghề; tổ chức thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nƣớc về lĩnh vực dạy nghề theo quy định của pháp luật. Tổng cục Dạy nghề có tƣ cách pháp nhân, có con dấu hình Quốc huy, là đơn vị dự toán ngân sách cấp II thuộc Bộ Lao động - Thƣơng binh và Xã hội, có tài khoản riêng tại Kho bạc Nhà nƣớc.
Dự kiến đến năm 2020, TCDN sẽ phối hợp với các bộ, ngành liên quan xây dựng 30 trƣờng nghề chất lƣợng cao, trong đó đào tạo một số ngành nghề theo tiêu chuẩn ASEAN và chuẩn quốc tế. Trong năm 2013, TCDN đã chuyển giao 12 nghề cấp độ quốc tế, 4 nghề cấp độ ASEAN. Các nghề đƣợc lựa chọn từ các chƣơng trình tiên tiến nhất của các nƣớc trong khu vực và quốc tế để chuyển giao, đào tạo giáo viên. Bằng cấp sẽ đƣợc công nhận không chỉ trong khu vực mà còn cả quốc tế, tạo điều kiện cho lao động có đủ năng lực để làm việc trong nhiều môi trƣờng khác nhau.
3.2. Thực trạng định biên nhân sự tại Tổng cục Dạy nghề
3.2.1. Cơ cấu tổ chức
Đứng đầu Tổng cục dạy nghề là Tổng cục trƣởng và 03 Phó tổng cục trƣởng làm nhiệm vụ giúp việc cho Tổng cục trƣởng.
Cơ cấu tổ chức tại tổng cục dạy nghề gồm 12 đơn vị trực thuộc và 2 ban quản lý dạy nghề.
Hình 3.1: Sơ đồ tổ chức tại Tổng cục dạy nghề
TCDN đƣợc thành lập với một sơ đồ tổ chức khá chặt chẽ từ trên xuống dƣới với những quy định rõ ràng về chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị trong tổng cục, sắp xếp các đơn vị một cách khoa học, tránh đƣợc chồng chéo về chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị.
3.2.2. Thực trạng về định biên nhân sự của Tổng cục Dạy nghề
3.2.2.1. Đánh giá chung về tình hình định biên nhân sư của Tổng cục Dạy nghề
Tổng số cán bộ cơng chức của TCDN tính đến 31/12/2014 theo bảng 3.1.
Bảng 3.1. Tổng số cán bộ công chức của TCDN năm 2014
Stt Đơn vị i. KHỐI VĂN PHÕNG 1 Lãnh đạo Tổng cục 2 Vụ Tổ chức cán bộ 3 Văn phòng 4 Vụ Giáo viên và CBQLDN 5 Vụ Pháp chế - Thanh tra
6 Vụ Dạy nghề chính quy 7 Vụ Kế hoạch - Tài chính 8 Vụ Kỹ năng nghề
9 Cục Kiểm định chất lƣợng DN 10 Vụ Cơ sở vật chất và TBDN 11 Vụ Công tác học sinh, sinh viên 12 Vụ Dạy nghề thƣờng xuyên 13 BQL các DADN vốn CTMTQG 14 Viện Khoa học kỹ thuật dạy nghề
ii. BQL CÁC DỰ ÁN DẠY NGHỀ
VỐN ODA
TỔNG CỘNG
Nguồn: Theo số liệu báo cáo của Vụ TCCB, TCDN năm 2014 TCDN hiện có 234 cán bộ công chức, gồm 156 cán bộ công chức trong
biên
chế và 78 cán bộ viên chức dạng hợp đồng.
(Nguồn: Theo số liệu báo cáo của Vụ TCCB, TCDN năm 2014)
Cơ cấu nhân sự theo trình độ hiện nay tại TCDN gồm: tiến sĩ: 7 ngƣời (chiếm 3%), thạc sĩ: 55 ngƣời (chiếm 23%), đại học: 168 ngƣời (chiếm 72%), cao đẳng: 4 ngƣời (chiếm 2%). Đội ngũ cán bộ quản lý đa phần có trình độ tiến sĩ, thạc sĩ.
Dựa vào tỷ trọng cán bộ viên chức có trình độ đại học và trên đại học tại TCDN cho thấy đội ngũ cán bộ viên chức có năng lực và trình độ khác đồng đều, đây là đội ngũ lãnh đạo kế cận trong tƣơng lai, sẽ đóng góp rất lớn vào việc thực hiện thắng lợi các múc tiêu đề ra, từng bƣớc đƣa TCDN phát triển và hội nhập với thê giới. Bên cạnh đó, số lƣợng nhân viên hành chính chỉ đạt trình độ cao đẳng chiếm 2% trong tổng số cán bộ viên chức cho thấy chất lƣợng nhân sự phịng hành chính chƣa cao, cần phải đƣợc tăng cƣờng đào tạo và bồi dƣỡng hơn nữa.
Tuy nhiên, điểm bất cập là đa số các cán bộ viên chức mới tốt nghiệp ra trƣờng chỉ nắm vững lý thuyết, trình độ quản lý và trình độ thực hành cịn yếu kém, gây nhiều khó khăn khi thực hiện cơng việc quản lý dạy nghề, vốn đòi hỏi hiểu biết sâu xa về nghề nghiệp mà mình quản lý.
Cơ cấu theo độ tuổi và giới tính:
Biểu đồ 3.2. Tháp độ tuổi và giới tính của cán bộ viên chức TCDN.
(Nguồn: Theo số liệu báo cáo của Vụ TCCB, TCDN năm 2014)
Cơ cấu theo độ tuổi hiện nay của cán bộ viên chức của TCDN nhƣ sau: Từ 18-30: 108 ngƣời (62 nam, 46 nữ)
Từ 31-50: 115 ngƣời (59 nam, 56 nữ) Từ 50 tuổi trở lên: 11 ngƣời (9 nam, 2 nữ)
Theo tháp độ tuổi và giới tính thể hiện trong biểu đồ 3.2 thì cơ cấu tuổi hiện nay của cán bộ viên chức TCDN thuộc dạng phát triển. Số lƣợng cán bộ công chức
từ 18 đến 50 tuổi chiếm chủ yếu. Đây là lực lƣợng lao động trẻ, có trình độ cao, có khả năng cống hiến lâu dài cho cơ quan nếu đƣợc đào tạo tốt và có chế độ đãi ngộ hợp lý.
Về giới tính thì tỷ lệ nam và nữ tƣơng đối đồng đều (nam 130 ngƣời và nữ 104 ngƣời). Số lƣợng nữ giới chủ yếu cơng tác tại các vị trí văn phịng, phịng hành chính, kế tốn. Nam giới tập trung chủ yếu ở cán bộ chuyên môn, thƣờng phải đi cơng tác. Điều này hồn toàn phù hợp với đặc trƣng ngành nghề.
Về tỷ lệ số lượng hợp đồng/biên chế: Do đặc thù là đơn vị sự nghiệp nhà
nƣớc, trong đó có bộ phận mà nguồn ngân sách sử dụng cho hoạt động là xin tồn bộ từ ngân sách nhà nƣớc cấp, có bộ phận tự chủ tài chính một phần nên tỷ lệ số lƣợng cán bộ viên chức trong biên chế và theo hợp đồng có sự chênh lệch rõ rệt. Bắt đầu từ năm 2013, theo chỉ thị của nhà nƣớc, số lƣợng biên chế gần nhƣ không đổi mà các cán bộ mới vào làm việc đều đƣợc ký kết hợp đồng lao động dài hạn hoặc có thời hạn (chỉ có 4 chuyên gia thuộc dạng này). Tất cả các cán bộ hợp đồng đều tốt nghiệp đại học, nhƣng đa số đều mới ra trƣờng nên hệ số lƣơng khá thấp. Đây là chủ trƣơng chung của hầu hết các tổ chức, cơ quan nhà nƣớc hiện nay.
3.2.2.2. Đánh giá cụ thể về tình hình định biên nhân sư của Tởng cục Dạy nghề
Sau khi nhà nƣớc ban hành chiến lƣợc phát triển dạy nghề giai đoạn 2011- 2020, số lƣợng cán bộ công chức đƣợc tuyển dụng vào làm việc trong tổng cục đã gia tăng đáng kể. Chỉ trong thời gian từ 2011 đến nay, số lƣợng nhân sự của TCDN đã tăng thêm gần 30%. Tuy nhiên, cũng do tình hình chung về cắt giảm biên chế nhà nƣớc trong tất cả các ngành nghề nên số lƣợng nhân sự tăng thêm hầu nhƣ là ở số đối tƣợng cán bộ lao động ký hợp đồng. Một điều cũng đáng lƣu tâm là khối lƣợng nhân sự tăng chủ yếu ở khối văn phòng.
Bảng 3.2. Thay đổi số lƣợng cán bộ công chức của TCDN từ 2011 – 2014 Stt Đơn vị i. KHỐI VĂN PHÒNG 1 Lãnh đạo Tổng cục 2 Vụ Tổ chức cán bộ 3 Văn phòng 4 Vụ Giáo viên và CBQLDN 5 Vụ Pháp chế - Thanh tra 6 Vụ Dạy nghề chính quy
Stt Đơn vị 8 Vụ Kỹ năng nghề 9 Vụ Kiểm định chất lƣợng dạy nghề 10 Vụ Cơ sở vật chất và TBDN 11 Vụ Công tác học sinh, sinh viên 12 Vụ Dạy nghề thƣờng xuyên 13 BQL các DADN vốn CTMTQG
thuật dạy nghề
Stt Đơn vị
BQL CÁC DỰ ÁN
ii. DẠY NGHỀ VỐN
ODA
TỔNG CỘNG
180 160 140 120 100 Biên chế 80 60 40 20 0 2011 2012 2013 2014 Hợp đồng
Biểu đồ 3.3. Biến động nhân sự tại TCDN từ 2011 – 2014
(Nguồn: Theo số liệu báo cáo của Vụ TCCB, TCDN năm 2014)
Biểu đồ 3.4. Tỷ lệ giữa số lƣợng HĐ/BC tại TCDN từ 2011 – 2014
Nguồn: Theo số liệu báo cáo của Vụ TCCB, TCDN năm 2014 Theo biểu đồ 3.3 và
3.4 có thể thấy số lƣợng cán bộ biên chế hầu nhƣ không thay đổi trong 4 năm trở lại đây, còn số lƣợng cán bộ hợp đồng có sự gia tăng đáng kể. Tỷ lệ giữa cán bộ hợp đồng/biên chế tăng tƣơng ứng từ 24,8% năm 2011 lên 25,6% năm 2012, 43,3% năm 2013 tới 50% năm 2014. Số lƣợng cán bộ hợp đồng hiện nay là 78 ngƣời, chiếm 33%, trong khi số lƣợng biên chế là 156 ngƣời, chiếm 67%. Điều này từ chủ trƣơng chung của nhà nƣớc là thực tế không phải tất cả mọi việc đều cần ngƣời tốt nghiệp đại học. Ví dụ nhƣ bộ phận văn thƣ, lƣu trữ, lái xe,