1.2. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HIỆU QUẢ SỬ DỤNG TÀI SẢN NGẮN HẠN CỦA
1.2.3.1. Các nhân tố chủ quan
a. Q trình quản lí tài sản của doanh nghiệp
Việc quản lí tài sản của doanh nghiệp là vơ cùng khó khăn phức tạp. Đặc biệt là với tài sản ngắn hạn có tính linh hoạt cao, thời gian đầu tƣ, sử dụng và thu hồi ngắn thì việc kiểm tra giám sát lại càng cần phải sát sao hơn. Ngoài các báo cáo tháng, q, năm cịn phải có các báo cáo theo dõi dịng tiền hàng tuần thậm chí hàng ngày. Để việc quản lý giám sát đƣợc thuận lợi dễ dàng thì cơng ty cần tuân theo một số biện pháp quản lý tài sản ngắn hạn cơ bản. Cụ thể:
Nội dung quản lí tiền và các khoản tƣơng đƣơng tiền:
_ Xác định mức dự trữ tiền một cách hợp lí. Để xác định mức tồn trữ tiền mặt một cách hợp lý có nhiều cách có thể dựa vào kinh nghiệm thực tế, có thể sử dụng mơ hình quản lý EOQ (cịn gọi là mơ hình Baumol) hoặc mơ hình quản lí tiền mặt Millerorr.
_ Quản lí chặt chẽ các khoản thu chi bằng tiền doanh nghiệp cần phải xây dựng các nội quy, quy chế về quản lí các khoản phải thu, chi, đặc biệt là các khoản thu chi bằng tiền mặt để tránh sự mất mát, lạm dụng tiền của doanh nghiệp mƣu lợi cá nhân.
_ Tất cả các khoản thu chi bằng tiền mặt phải đƣợc thông qua quỹ, không đƣợc chi tiêu ngồi quỹ.
_ Phải có sự phân định rõ ràng trong quản lí tiền mặt giữa nhân viên kế tốn tiền mặt và thủ quỹ.
_ Cần quản lí chặt chẽ các khoản tạm ứng tiền mặt.
_ Thƣờng xuyên đảm bảo khả năng thanh toán các khoản nợ đến hạn của doanh nghiệp.
Nội dung quản lí các khoản phải thu:
_ Xác định chính sách bán chịu (chính sách tín dụng thƣơng mại) với khách hàng.
_ Phân tích khách hàng, xác định đối tƣợng bán chịu. _ Xác định điều kiện thanh toán.
_ Thƣờng xuyên kiểm soát nợ phải thu.
Sử dụng hệ số nợ phải thu để xác định giới hạn bán chịu, tránh tình trạng mở rộng việc bán chịu quá mức.
_ Áp dụng các biện pháp thích hợp để thu hồi nợ và bảo tồn vốn.
Một số biện pháp chủ yếu để quản lí hàng tồn kho.
+ Xác định đúng đắn lƣợng nguyên vật liệu, hàng hóa cần mua trong kỳ và lƣợng hàng tồn kho dữ trữ hợp lý.
+ Xác định và lựa chọn nguồn cung cấp, ngƣời cung cấp thích hợp.
+ Lựa chọn loại phƣơng tiện vận tải phù hợp để tối thiểu hóa chi phí vận chuyển bốc dỡ (áp dụng bài tốn vận tải để tính tốn qng đƣờng di chuyển tối ƣu).
+ Thƣờng xuyên theo dõi sự biến động của thị trƣờng vật tƣ, hàng hóa.
+ Tổ chức tót việc dự trữ, bảo quản vật tƣ, hàng hóa.
+ Thƣờng xun kiểm tra, nắm vững tình hình dự trữ, phát hiện kịp thời tình
trạng vật tƣ bị ứ đọng, khơng phù hợp để có biện pháp giải phóng số vật tƣ đố, thu hồi vốn.
+ Thực hiện tốt việc mua bảo hiểm đối với vật tƣ hàng hóa, lập dự phịng giảm
giá hàng tồn kho.
+ Đối với mức tồn kho dự trữ nguyên vật liệu, công cụ, phụ thuộc vào: Quy mô sản xuất, khả năng sẵn sàng cung ứng của thị trƣờng, giá cả các loại vật tƣ đƣợc cung ứng, khoảng cách giữa các doanh nghiệp và nhà cung ứng…
+ Đối với mức tồn kho sản phẩm dở dang, các yếu tố ảnh hƣởng gồm: Đặc
điểm và các yêu cầu kĩ thuật, cơng nghệ trong q trình chế tạo sản phẩm, thời gian hoàn thành sản phẩm…
+ Đối với mức tồn kho thành phẩm, hàng hóa thƣờng chịu ảnh hƣởng của các yếu tố: Khối lƣợng sản phẩm tiêu thụ, sự phối hợp giữa khâu sản xuất và tiêu thụ sản phẩm.
Tóm lại, để có thể lập các kế hoạch tài chính ngắn hạn có hiệu quả, các nhà
quản trị nên tiến hành theo các bƣớc sau:
+ Xác định mục tiêu cá nhân và sự ảnh hƣởng của mục tiêu cá nhân đến các mục đích tài chính của Cơng ty để có thể điều chỉnh mục tiêu cá nhân sao cho phù hợp với mục đích của cơng việc.
+ Thiết lập mục tiêu tăng trƣởng, mục tiêu về lợi nhuận trên vốn đầu tƣ và hƣớng mở rộng phát triển doanh nghiệp.
+ Trong quá trình lập kế hoạch, nhà quản trị nên tập trung vào các điểm mạnh,
điểm yếu của doanh nghiệp và các yếu tố thuộc mơi trƣờng vĩ mơ và vi mơ có thể ảnh hƣởng đến việc đạt các mục tiêu đề ra.
+ Chú ý tới nhu cầu về tài chính, nhân lực và nhu cầu về vật chất hạ tầng cần thiết để hồn thành kế hoạch tài chính bằng cách đƣa ra những dự báo về doanh số, chi phí và lợi nhuận khơng chi trả cho khoảng thời gian từ 3 đến 5 năm.
+ Trau dồi phƣơng pháp điều hành hoạt động doanh nghiệp, nắm bắt các cơ
hội về thị trƣờng và phát triển sản phẩm mới để có thể tìm ra biện pháp tối nhất để nâng cao năng suất và hiệu quả hoạt động của công ty.
+ Cập nhật liên tục kế hoạch tài chính thơng qua các báo cái tài chính mới nhất của cơng ty.
vẹo làm cho các kế hoạch quản lý cụ thể thiếu sót, tạo khe hở trong quản lý, gây thất thoát tài sản, vật tƣ hàng hóa...
b. Trình độ của cán bộ cơng nhân viên
Nói đến quản lý là nói đến yếu tố về con ngƣời. Nội dung quản lý đã có lý thuyết chung về quy trình và mơ hình đƣợc đề xuất ở các nghiên cứu trƣớc đây. Tuy nhiên việc áp dụng cụ thể trong việc quản lý tại từng công ty hiệu quả hay không lại phụ thuộc rất nhiều vào yếu tố con ngƣời. Quy trình có hiện đại nhƣng con ngƣời khơng đủ năng lực để sử dụng thì cũng khơng mang lại hiệu quả cao.
Trƣớc hết, trình độ quản lý thể hiên ở trình độ chun mơn nhất định, khả năng tổ chức và ra quyết định. Ở đây phải nói đến đầu tiên là quan điểm của nhà lãnh đạo về đƣờng lối phát triển của cơng ty nói chung và về vấn đề quản lý tài sản nói riêng. Tầm nhìn của lãnh đạo cấp cao nhất sẽ nhƣ kim chỉ nam cho các hoạt động quản lý của công ty. Nếu lãnh đạo công ty coi trọng việc quản lý TSNH, coi trọng việc áp dụng khoa học kĩ thuật vào quản lý thì các cấp quản lý bên dƣới cũng sẽ triển khai theo hƣớng này. Còn lãnh đạo coi nhẹ việc quản lý TSNH, chỉ chú trọng vào TSDH thì các cấp bên dƣới cũng sẽ điều hành theo quan điểm đó.
Thứ hai, về trình độ tay nghề, khả năng chun mơn của công nhân, nhân viên. Bộ phận công nhân là bộ phận trực tiếp tạo ra sản phẩm, dịch vụ, nhân viên trực tiếp tiếp xúc với khách hàng nên là nhân tố trực tiếp sử dụng tài sản của doanh nghiệp. Đối với cơng nhân sản xuất có tay nghề cao, có khả năng tiếp thu cơng nghệ mới, phát huy đƣợc tính sang tạo, tự chủ cơng việc, có ý thức giữ gìn và bảo quản tài sản trong quá trình vận hành thì tài sản sẽ đƣợc sử dụng hiệu quả và tạo ra sản phâm đạt tiêu chuẩn.
c. Các loại chi phí trong doanh nghiệp
Thực tế, nhóm nhân tố này bao gồm cả các yếu tố khách quan bên ngoài và chủ quan bên trong doanh nghiệp.
Ví dụ, chi phí lãi vay bị chi phối bởi cả nhân tố khách quan và chủ quan. Khi nền kinh tế đang phát triển mạnh, nhu cầu vay nhiều thì lãi suất vay sẽ tăng cao, ngƣợc lại khi kinh tế suy thối, tốc độ phát triển chậm lại thì lãi vay lại giảm. Tuy
nhiên trong cùng một điều kiện kinh tế nhất định lãi vay với từng doanh nghiệp lại khác nhau. Khi đó lãi vay phụ thuộc vào yếu tố chủ quan từ doanh nghiệp. Doanh nghiệp làm ăn tốt, có lịch sử tín dụng tốt, đƣợc xếp hạng cao sẽ có lãi vay thấp hơn và ngƣợc lại.
Hay nhƣ một loại chi phí khác cũng rất quan trọng đối với doanh nghiệp là chi phí sản xuất kinh doanh. Chi phí này phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Doanh nghiệp có thể thay đổi dây chuyền cơng nghệ hiện đại để làm giảm chi phí sản xuất (chủ quan), tuy nhiên chi phí nguyên vật liệu lại phụ thuộc vào biến động thị trƣờng doanh nghiệp khơng thể kiểm sốt đƣợc (khách quan).
Việc kiểm sốt tốt các chi phí là yếu tố vơ cùng quan trọng đối với doanh nghiệp. Vì có những doanh nghiệp có doanh thu rất lớn nhƣng nếu khơng kiểm sốt tốt chi phí thì lợi nhuận thu về vẫn khơng cao và ngƣợc lại.
d. Chính sách của doanh nghiệp trong tiêu thụ sản phẩm, tín dụng và tổ chức thanh tốn
Chính sách về tiêu thụ sản phẩm và tín dụng của doanh nghiệp ảnh hƣởng trực tiếp đến kỳ hạn thanh tốn quy mơ các khoản phải thu. Việc tổ chức tiêu thụ và thực hiện các thủ tục thanh toán và tổ chức thanh tốn thu tiền bán hàng có ảnh hƣởng trực tiếp đến nhu cầu TSNH của doanh nghiệp.
e. Chính sách tài trợ
Nguồn tài trợ là điều kiện không thể thiếu đê một doanh nghiệp thành lập và tiến hành các hoạt đông sản xuất kinh doanh. Nguồn tài trợ là nguồn hình thành nên tài sản. Vì vậy, năng lực huy động nguồn tài trợ cũng nhƣ cơ cấu nguồn tài trợ sẽ có ảnh hƣởng lớn đến hiệu quả sử dụng tài sản của doanh nghiệp.
Việc huy động nguồn tài trợ của doanh nghiệp bị chi phối cả bởi các yếu tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp nên để đánh giá đƣợc chính xác khả năng huy động nguồn tài trợ của doanh nghiệp, ta cần đặt nó trong bối cảnh kinh tế thị trƣờng cụ thể tại từng thời điểm. Từ đó mới đánh giá đƣợc năng lực huy động vốn thực sự của doanh nghiệp và có biện pháp cải thiện.
Ví dụ, vào thời gian kinh tế đang phát triển cực thinh nhƣ giai đoạn 2007- 2008, việc huy động vốn của doanh nghiệp rất dễ dàng, các ngân hàng nới lỏng chính sách cho vay, thị trƣờng chứng khốn phát triển mạnh mẽ khiến doanh nghiệp dễ dàng bán cổ phiếu, trái phiếu với giá cao. Nhƣng đến giai đoạn suy thối thì việc huy động lại vơ cùng khó khăn nhƣng khơng thể vì thế mà kết luận ngay là năng lực huy động vốn của doanh nghiệp giảm đƣợc.