(Nguồn: Kế toán doanh nghiệp thương mại, dịch vụ - HV Tài Chính - 2010)
Cơng ty thường mở L/C tại ngân hàng CPTM Công thương Việt Nam Vietinbank chi nhánh Nghệ An.
Sử dụng chủ yếu đồng USD trong thanh toán nhập khẩu.
2.2. Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa tại cơng ty CP XNK Nghệ An
2.2.1. Phạm vi xác định hàng nhập khẩu
Hàng hóa được coi là nhập khẩu trong các trường hợp sau:
- Hàng mua của nước ngoài dùng để phát triển kinh tế và thỏa mãn nhu cầu trong nước theo hợp đồng mua bán ngoại thương.
- Hàng đưa vào Việt Nam tham gia hội chợ, triển lãm, sau đó nước ta mua lại và thanh toán bằng tiền tệ.
- Hàng tại các khu chế xuất (phân chia thu nhập của bên đối tác không mang về nước) bán tại thị trường Việt Nam, thu ngoại tệ.
2.2.2. Nguyên tắc xác định thời điểm nhập khẩu
Thời điểm xác định hàng hóa đã hồn thành việc nhập khẩu là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu về hàng hóa, cơng ty nắm quyền sở hữu về hàng hóa và mất quyền sở hữu về tiền tệ hoặc có nghĩa vụ phải thanh toán tiền cho người xuất khẩu.
Thời điểm ghi chép hàng hoàn thành nhập khẩu phụ thuộc vào điều kiện giao hàng và chuyên chở. Công ty nhập khẩu theo điều kiện CIF, nếu:
+ Vận chuyển bằng đường biển: Thời điểm xác nhận hàng nhập khẩu tính từ ngày hải quan cảng ký vào tờ khai hàng hóa nhập khẩu.
+ Vận chuyển đường hàng khơng: Tính từ ngày hàng hóa được chuyển đến sân bay đầu tiên của nước ta theo xác nhận của hải quan sân bay.
Giao dịch ký kết hợp đồng
Bên nhập khẩu Bên xuất khẩu
(1)Đề nghị mở L/C (2)Chuyển L/C (3) Thơng báo L/C (4) Giao hàng (5)Lập bộ chứng từ thanh tốn (6’)Tiền
(5’)Gửi chứng từ thanh toán
Ngân hàng ở nước
người nhập khẩu quan hệ đại lý Ngân hàng có thơng báo L/C (6) Tiền (7) Giao chứng từ (8)Trả tiền
2.2.3. Thủ tục nhập khẩu
Quy trình nhập khẩu được tiến hành tùy thuộc vào phương thức nhập khẩu hàng hóa.
- Đối với phương thức nhập khẩu trực tiếp
Quy trình nhập khẩu trực tiếp gồm các bước như sau:
+ Bước 1: Nghiên cứu thị trường, xác định mặt hàng nhập khẩu
Dựa trên cơ sở nắm chắc nhu cầu của thị trường trong nước, công ty tiến hành nghiên cứu và xác định được các nguồn hàng để thoả mãn nhu cầu, đồng thời phù hợp với nguồn lực và các điều kiện hiện có để tiến hành kinh doanh.
Bước 2: Lập phương án kinh doanh
Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm lập phương án kinh doanh cho các mặt hàng cần thiết nhập về. Mỗi phương án kinh doanh bao gồm các nội dung về nghiên cứu nhà cung cấp, lưu chuyển hàng hóa, điều kiện về phương thức nhập khẩu và phương án đầu ra cho hàng hóa nhập về.
Bước 3: Giao dịch, đàm phán ký kết hợp đồng (Hợp đồng ngoại)
Cơng ty tiến hành kí kết hợp đồng kinh tế với bạn hàng nước ngồi thơng qua hình thức đàm phán trực tiếp với khách hàng. Người tiến hành đàm phán là Tổng giám đốc hoặc người được Tổng giám đốc ủy quyền như phó tổng giám đốc hoặc Trưởng phịng kinh doanh xuất nhập khẩu.
Hợp đồng nhập khẩu thường bao gồm các nội dung sau :
Số hợp đồng; Ngày và nơi ký hợp đồng.
Tên và địa chỉ của các bên ký kết.
Các điều khoản của hợp đồng như: Điều khoản về hàng hóa (Tên hàng, quy cách phẩm chất, số lượng, bao bì, ký mã hiệu); Giá đơn vị, tổng giá trị hợp đồng; Điều khoản về đóng gói; Thời hạn và địa điểm giao hàng,...
Bước 4: Mở L/C
Sau khi kí hợp đồng, trên cơ sở giấy tờ, số liệu được xác nhận và giấy phép nhập khẩu, phòng kinh doanh chuyển sang phịng kế tốn, kế tốn cơng ty phải tiến hành các thủ tục mở thư tín dụng L/C vì nếu L/C mở chậm sẽ gây khó khăn cho cơng ty trong việc nhận hàng. Sau khi nhận được L/C từ ngân hàng, nhân viên kế tốn cơng ty kiểm tra sự phù hợp của L/C có với các điều kiện trong hợp đồng đã kí.
Bước 5: Xin giấy phép nhập khẩu
Cơng ty muốn nhập khẩu hàng hóa phải tiến hành xin giấy phép nhập khẩu của Bộ Cơng Thương. Các giấy tờ trình Bộ Cơng Thương để xin cấp giấp phép nhập khẩu tự động gồm:
- Đơn xin cấp giấy phép nhập khẩu tự động
- Bản sao giấy chứng nhận nộp tiền vào ngân hàng, với số dư Có lớn hơn tổng giá trị lô hàng nhập khẩu.
- Bản sao bộ chứng từ hàng hóa nhập khẩu, gồm có: Contract (hợp đồng ngoại thương), Invoice (hóa đơn thương mại), Packinglit (bảng kê chi tiết), Certificate of qualiti (chứng chỉ chất lượng hàng hóa).
Bước 6: Làm thủ tục hải quan
- Khai và nộp hồ sơ hải quan: Hồ sơ hải quan bao gồm: + Bản chính và bản sao bộ chứng từ hàng hóa nhập khẩu + Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
+ Bản chính và bản sao Giấy phép nhập khẩu tự động
+ Bản sao Đăng ký kiểm tra nhà nước về chất lượng hàng nhập khẩu
- Nộp thuế, thực hiện các nghĩa vụ tài chính và nhận lại tờ khai hải quan đã có xác nhận từ cơ quan hải quan. Sau khi thực hiện các thủ tục hải quan, cơng ty đã có đầy đủ các điều kiện pháp lí để nhập khẩu hàng hóa.
Bước 7: Giao nhận hàng
Sau khi Chi Cục Hải Quan tiếp nhận hồ sơ sẽ tiến hành làm thủ tục quan hàng hóa được ra khỏi cửa khẩu. Cơng ty tiến hành việc giao nhận hàng theo điều kiện CIF như đã ký trong hợp đồng. Trong lúc nhận hàng, công ty phải kiểm tra hàng hóa cẩn thận để xem có tổn thất hay không, đã đúng yêu cầu về số lượng và chất lượng hay chưa. Mọi giao dịch được thực hiên bằng văn bản và được lưu giữ để tiện cho việc kiểm tra đối chiếu sau này.
Bước 8 : Lấy mẫu từ lô hàng nhập về để kiểm định chất lượng
Mẫu kiểm định được Trung tâm kỹ thuật I - Tổng cục đo lường chất lượng Viêt Nam kiểm định. Sau đó gửi thơng báo kiểm tra chất lượng cho Chi cục hải quan để ký hồ sơ thơng quan.
Bước 9: Thanh tốn tiền hàng và thanh lý hợp đồng
Trình tự thanh tốn được thực hiện theo đúng hợp đồng đã kí kết. Việc thanh tốn do phịng tài chính kế tốn thực hiện căn cứ vào nội dung hợp đồng.
Sau thời hạn hết hợp đồng 10 ngày, nếu hai bên khơng có khiếu nại gì thì hợp đồng thương mại coi như được thanh lý.
- Đối với phương thức nhập khẩu ủy thác
+ Bước 1: Kí kết hợp đồng ủy thác nhập khẩu (Hợp đồng nội)
Hợp đồng ủy thác nhập khẩu thông thường bao gồm các điều khoản sau : - Điều khoản chung: tiêu chuẩn chất lượng, số lượng, giá cả,…mặt hàng nhập khẩu.
- Điều kiện giao hàng: địa điểm giao hàng, thời gian giao hàng,…
- Trách nhiệm của các bên: quy định về quyền và nghĩa vụ của công ty và bên giao ủy thác.
- Khiếu nại và bồi thường: quy định về các điều kiện và thực hiện nếu có tranh chấp, khiếu nại
- Thanh toán: quy định về phương thức, thời hạn thanh toán - Các điều khoản khác.
Bên giao ủy thác phải sử dụng số ngoại tệ để thanh toán tiền nhập khẩu đồng thời phải chịu thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng NK và phải thanh toán tiền hoa hồng nhập khẩu cho công ty. Công ty nhận nhập khẩu ủy thác là hoạt động cung cấp dịch vụ trong nước, hiện hoạt động này phải chịu thuế GTGT 10%. Các chi phí phát sinh liên quan đến nhập khẩu ủy thác như chi phí thủ tục, chi phí vận chuyển… sẽ do bên giao ủy thác thanh tốn hoặc nhờ cơng ty chi hộ.
+ Các bước tiếp theo tương tự trường hợp nhập khẩu trực tiếp
Sau khi thanh tốn tiền hàng cho phía nước ngồi, cơng ty lập Biên bản thanh lí hợp đồng ủy thác, đồng thời thông báo về các khoản chi hộ và tiền hoa hồng ủy thác mà công ty được hưởng gửi cho bên giao ủy thác. Công ty phải chuyển cho bên ủy thác các chứng từ: Bản thanh lí hợp đồng, Hóa đơn thương mại nhận từ phia nước ngồi (1 bản sao), Tờ khai hàng hóa nhập khẩu có xác nhận thực xuất và đóng dấu của cơ quan hải quan cửa khẩu (1 bản sao), Hóa đơn GTGT về hoa hồng ủy thác. Khi biên bản thanh lí hợp đồng được hai bên thơng qua, bên giao ủy thác tiến hành thanh tốn cho cơng ty thơng qua ngân hàng.
2.2.4. Chứng từ hạch toán
- Trường hợp nhập khẩu trực tiếp
Trong vòng hai ngày làm việc kể từ ngày nhận được biên bản giao nhận hàng và bộ chứng từ, nhân viên nghiệp vụ nhập khẩu phải kiểm tra xong và chuyển cho phịng kế tốn. Bộ chứng từ đầy đủ gồm:
- Contract (Hợp đồng ngoại thương) - Invoice (hóa đơn thương mại)
- Biên bản giao nhận hàng hóa (bản gốc) - Packinglit (bảng kê chi tiết)
- Certificate of orgin (Chứng chủ xuất xứ hàng hóa) - Tờ khai hải quan
- Biên lai nộp thuế....
Bộ chứng từ nhập khẩu nhận từ ngân hàng khi hồn thành thủ tục thanh tốn trả tiền hàng cho người xuất khẩu:
+ Phiếu nhập kho
+ Hóa đơn cước phí vận chuyển trong nước, phí lưu kho bãi, lao vụ,... + Giấy báo nợ, phiếu chi, …
- Trường hợp nhập khẩu ủy thác
Ngoài bộ chứng từ như trên cịn có: + Hợp đồng ủy thác nhập khẩu
+ Hóa đơn thuế GTGT đối với hoa hồng ủy thác
+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ do công ty lập
+ Các chứng từ hạch toán tiền hàng cho đơn vị giao ủy thác như ủy nhiệm chi, giấy báo nợ, giấy báo có, phiếu thu, phiếu chi,…
2.2.5. Kế tốn nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp
2.2.5.1. Khai báo chung
Việc xây dựng các danh mục được thực hiện tại thời điểm phần mềm bắt đầu đưa vào sử dụng và trong quá trình hoạt động các danh mục sẽ được mở rộng thêm tuỳ thuộc vào tình hình kinh doanh của cơng ty.
Khai báo danh mục tài khoản
Công ty áp dụng hệ thống tài khoản kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ- BTC. Tài khoản phục vụ công tác kinh doanh nhập khẩu gồm các TK chủ yếu sau: TK 156 (Chi tiết 1561, 1562), TK 331, TK 333,…
Khai báo danh mục sổ kế toán
Hệ thống sổ sách tuân theo quyết định 15/2006/QĐ - BTC của Bộ tài chính. Sau khi kế tốn tiến hành cập nhập số liệu thì số liệu sẽ tự động chuyển vào sổ chi tiết và sổ cái các tài khoản tương ứng liên quan. Sổ chi tiết gồm: Sổ chi tiết tùy chọn kế toán TK 331,...Sổ tổng hợp: Sổ cái các TK 156, 333, 331…
Khai báo danh mục hàng hóa
Từ giao diện chính màn hình, kế tốn chọn: Cập nhật số liệu → Danh mục
→ Danh mục hàng hoá vật tư. Tại đây ta có thể thêm mới tên hàng hóa với các
thơng tin như sau: Mã hàng hóa, tên hàng hóa, đơn vị tính,…
Biểu 2.1. Giao diện đường dẫn khai báo danh mục hàng hoá
2.2.5.2. Kế tốn hàng hóa nhập khẩu
a. Chứng từ hạch tốn
- Invoice (hóa đơn thương mại)
- Biên bản giao nhận hàng hóa (bản gốc) - Packinglit (bảng kê chi tiết)
- Certificate of orgin (Chứng chủ xuất xứ hàng hóa)...
b. Tài khoản sử dụng
- TK 156 “ Hàng hóa ”, TK 331 “Phải trả người bán”,...
c. Phương pháp hạch tốn
Khi hàng hóa xác định là đã nhập khẩu, kế tốn cơng ty phản ánh giá trị hàng hóa nhập khẩu theo giá mua thực tế của hàng nhập khẩu.
-Sổ nhật kí chung - Sổ cái TK 156 - Sổ chi tiết TK 156 -Sổ nhật kí chung -Sổ cái TK 156,133,333 -Sổ chi tiết TK 156,13312,3333,3332,33312
Giá trị thực tế hàng NK = Giá phải trả cho bên XK + Thuế NK, TTĐB - Các khoản giảm trừ
Giá phải trả cho bên XK = Trị giá ghi trên HĐTM x Tỷ giá thực tế ngoại tệ
d. Trình tự ghi sổ