2.1.2.1. Tổ chức hạch toán ban đầu:
a) Luân chuyển chứng từ nhập kho NVL:
- Hoá đơn GTGT
- Biên bản nghiệm thu kỹ thuật ( Biên bản kiểm nghiệm vật tư) - Phiếu nhập kho NVL
Trình tự luân chuyển chứng từ theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1.1: Thủ tục nhập kho
Hoá Biên bản Đơn nghiệm thu Phiếu
Hoá đơn nhập kho
Người giao vật tư đề nghị nhập vật tư vào kho; Ban kiểm nghiệm vật tư tiến hành kiểm tra vật tư; khi khơng có sai phạm bộ kế tốn vật tư tiến hành lập phiếu nhập kho, ghi số lượng nhập theo chứng từ vào phiếu; Thủ kho nhập hàng vào kho, ghi số lượng thực nhận vào phiếu nhập kho, ghi thẻ kho rồi chuyển chứng từ cho kế toán; Kế toán trưởng ký vào phiếu nhập kho; Kế toán vật tư phân loại chứng từ, kiểm tra chứng từ, ghi đơn giá, tính tiền trên phiếu nhập kho, ghi sổ kế toán, và bảo quản lưu trữ chứng từ.
Căn cứ vào các hợp đồng kinh tế, công ty lập kế hoạch thu mua từng loại NVL, bên bán viết hoá đơn cho nhân viên thu mua NVL.
Nhập kho NVL, CCDC Ban kiểm nghiệm Phòng kỹ thuật tư vấn Phịng kế tốn 28
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Đại học Vinh Bảng 2.1.1: Mẫu hoá đơn GTGT
Trên cơ sở chứng từ gốc là hoá đơn GTGT, bộ phận kiểm nghiệm tiến hành kiểm tra số lượng , chất lượng, quy cách, phẩm chất vật tư, sau đó lập biên bản kiểm nghiệm vật tư:
SV: Nguyễn Thị Cẩm MSSV: 0854010573
HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT-3LL
(GIÁ TRỊ GIA TĂNG) QX/2011B Liên 2: Giao cho khách hàng 0099864
Ngày 22/01/2012 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH THẢO KHÁNH Địa chỉ: Số 70 Lê Lợi – Tp Vinh - Nghệ An. Điện thoại:
Họ và tên người mua hàng: Nguyễn Văn Tường
Đơn vị: Công ty TNHH sửa chữa ơ tơ và cơ khí tổng hợp Thiên Thuận Tường Địa chỉ: Nghi Phong – Nghi Lộc – Nghệ An
Mã số thuế:
2 9 0 0 8 2 0 5 3 8 Hình thức thanh tốn: Tiền mặt
STT Hàng hố, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Thép hình hộp Kg 1202 14.285 17.170.570
Cộng tiền hàng: 17.170.570
Thuế GTGT: 10%. Tiền thuế GTGT: 1.717.057 Tổng cộng tiền thanh toán: 18.887.627 Số tiền bằng chữ: Mươi tám triệu tám trăm tám mươi bảy nghìn sáu trăm hai mươi bảy đồng.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu, họ tên)
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Đại học Vinh Bảng 2.1.2: Biên bản nghiệm thu kỹ thuật
Căn cứ vào hóa đơn GTGT và biên bản kiểm nghiệm vật tư đã lập, phụ trách cung ứng lập phiếu nhập kho và chuyển cho thủ kho để tiến hành nhập kho.
Đơn vị Mẫu số 03 - VT CT TNHH sửa chữa ơ tơ và cơ khí
Tổng hợp Thiên Thuận Tường (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính)
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ
Ngày 31 tháng 01 năm 2012
Căn cứ đơn số 0033061 ngày 31 tháng 01 năm 2012 Ban kiểm nghiệm gồm :
1. Ông ( bà): Nguyễn Văn Tường. Chức vụ:.Giám đốc 2. Ông ( bà): Nguyễn Thị Lan Chức vụ: Kế tốn 3. Ơng 9 bà): Nguyễn Thị Hiền Chức vụ: Thủ kho 4. Ông ( bà): Phan Thị Hiền Chức vụ: Nhập hàng. Đã kiểm nghiệm các loại :
S T T Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ
Kết quả kiểm nghiệm Số lượng đúng quy cách, phẩm chất Số lượng khơng đúng quy cách, phẩm chất 1 Thép hình hộp
Kiểm tra, đo đếm theo
thực tế
kg 1202 1202 0
Ý kiến của Ban kiểm nghiệm : vật tư kỹ thuật đã mua cơ bản phù hợp với hợp đồng ( dự toán) thiết kế đảm bảo quy trình kỷ thuật và phù hợp với thực tế yêu cầu nghiệm thu đưa vào sử dụng.
Tổng số tiền : 17.170.570 đồng.
Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban
( Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Đại học Vinh Bảng 2.1.3: Phiếu nhập kho NVL
b) Luân chuyển chứng từ xuất kho NVL
Để thực hiện luân chuyển chứng từ XK NVL, kế toán sử dụng các chứng từ sau: - Phiếu cấp vật tư (Đề nghị cấp vật tư)
- Phiếu xuất kho NVL - Thẻ kho
SV: Nguyễn Thị Cẩm MSSV: 0854010573
CÔNG TY TNHH SỬA CHỮA Ơ TƠ VÀ CƠ KHÍ
TỔNG HỢP THIÊN THUẬN TƯỜNG Mã số: 01VT
Nghi Phong – Nghi Lộc – Nghệ An (QĐ số 15/2006/QĐ-BTC) PHIẾU NHẬP KHO Số: 026
Ngày 22 tháng 01 năm 2012 Nợ : 1331, 152 Có : 331 Họ tên người giao hàng: Nguyễn Thị Thủy
Địa chỉ ( bộ phận): Công ty TNHH Thảo Khánh
Lý do nhập: Theo HĐ GTGT số 0099864 ngày 22/01
Nhập tại kho: Vật liệu cơng ty Số T T Tên, hàm lượng, quy cách, xuất xứ Mã số Đơn vị tính Số lượng
Đơn giá Thành tiền Theo Ct Thực nhập 1 Thép hình hộp 1521_THEP Kg 1202 14.285 17.170.570 Tổng cộng tiền hàng : 17.170.570
Thuế GTGT được khấu trừ của HHDV 1.717.057
Tổng cộng : 18.887.627
Bằng chữ: Mười tám triệu tám trăm tám mươi bảy nghìn sáu trăm hai mươi bảy
đồng./.
Ngaỳ 22 tháng 01 năm 2012
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
( Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Đại học Vinh
Trình tự luân chuyển chứng từ xuất kho như sau:
Sơ đồ 2.1.2:Thủ tục xuất kho
Giấy đề Xem xét phiếu nghị cung xuất ứng vật tư ký duyệt kho
thẻ kho
Bộ phận sử dụng NVL viết phiếu yêu cầu NVL, Giám đốc hoặc kế toán trưởng ký duyệt lệnh xuất hàng và chuyển cho phòng kỹ thuật vật tư; Phòng kỹ thuật vật tư viết PXK, ghi số lượng theo yêu cầu; Sau khi KT trưởng ký duyệt, thủ kho căn cứ vào PXK, xuất kho vật tư, ghi số lượng vào phiếu ( cột 2), ghi ngày tháng xuất, cùng người nhận hàng ký nhận vào phiếu, ghi thẻ kho, sau đó chuyển chứng từ cho phịng kế tốn; kế tốn vật tư ghi đơn giá, tính thành tiền trên phiếu ( cột 3, 4) và ghi sổ kế toán.
Trường hợp PXK được dùng nhiều lần theo định mức thì thủ kho ghi mỗi lần thực xuất vào cột SL thực xuất, chuyển liên 2 cho người nhận vật tư. Mỗi lần người nhận vật tư đến nhận vật tư phải xuất trình liên 2. Thủ kho căn cứ vào lượng thực xuất để ghi tiếp lần 2, lần 3 của thực xuất. Khi hoàn thành ghi thẻ kho và chuyển PXK cho phòng KT.
Tại phân xưởng, người chịu trách nhiệm tiến hành lập kế hoạch cho nhu cầu NVL, sau đó viết “ Giấy đề nghị cung ứng vật tư” trình lên bộ phận vật tư xem xét chuyển giám đốc ký duyệt.
Bảng 2.1.4: Phiếu cấp vật tư Thủ Thủ kho Phòng kỹ thuật vật tư Bộ phận sử dụng Giám đốc, kế tốn trưởng Phịng kế tốn ( ghi sổ, lưu chứng từ)
CƠNG TY TNHH SỬA CHỮA Ơ TƠ VÀ CƠ KHÍ TỔNG HỢP THIÊN THUẬN TƯỜNG
Nghi Phong – Nghi Lộc – Nghệ An.
PHIẾU CẤP VẬT TƯ
Họ và tên: Nguyễn Văn Hóa. Tổ: Sản xuất
TT Tên vật tư ĐVT S. lượng Lý do cấp Ghi chú
1 Thép hình hộp Kg 800 Đóng thùng xe
Ngày 30 tháng 01 năm 2012
Người nhận Thủ kho Người đề nghị Duyệt
( Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Đại học Vinh
Căn cứ vào giấy đề nghị cung ứng vật tư, phụ trách cung ứng tiến hành lập PXK
Bảng 2.1.5: Phiếu xuất kho NVL
2.1.2.2. Kế toán chi tiết NVL:
Việc hạch toán chi tiết NVL đảm bảo chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn NVL, về thứ tự, chủng loại, về số lượng và chất lượng, giá trị, đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý vật liệu, bằng việc kết hợp giữa phòng kế tốn và kho thơng qua phương pháp hạch toán chi tiết NVL ghi “ thẻ song song” để phản ánh tình hình biến động NVL. Theo phương pháp này địi hỏi KT phải hạch tốn theo nguyên tắc:
+ Ở kho: theo dõi về mặt số lượng.
+ Ở phịng kế tốn: theo dõi về mặt giá trị và số lượng
SV: Nguyễn Thị Cẩm MSSV: 0854010573
CƠNG TY TNHH SỬA CHỮA Ơ TƠ VÀ CƠ KHÍ
TỔNG HỢP THIÊN THUẬN TƯỜNG Mẫu số:02VT
Nghi Phong – Nghi Lộc – Nghệ An. (Theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC) PHIẾU XUẤT KHO Số : 0101 Ngày 30 tháng 01 năm 2012 Nợ : 1541
Có : 152
Họ và tên người nhận hàng: Nguyễn Đình Trung Địa chỉ ( bộ phận): tổ sửa chữa
Lý do xuất: Xuất thép tháng 1 để đóng thùng xe
Xuất tại kho: Vật liệu công ty
S TT Tên, hàm lượng, quy cách, xuất xứ Mã Số ĐVT Số lượng Đơn Giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Thép hình hộp 1521_THEP Kg 800 14.193,46 11.354.768 Tổng cộng 11.354.768
Bằng chữ: Mươi một triệu ba trăm năm mươi tư nghìn bảy trăm sáu mươi
tám đồng.
Ngày 30 tháng 01 năm 2012
Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Đại học Vinh Sơ đồ 2.1.3: Trình tự hạch tốn NVL tại cơng ty:
Ghi chú: Nhập số liệu hằng ngày Đối chiếu, kiểm tra
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm a). Kế toán chi tiết NVL tại kho .
Thủ kho dựa vào PNK, PXK và các chứng từ liên quan khác để mở thẻ kho cho từng danh điểm vật tư, chỉ ghi số lượng. Sau mỗi nghiệp vụ Nhập, Xuất phải xác định ngay lượng tồn. Định kỳ kế toán xuống kiểm tra việc ghi sổ của thủ kho và ký xác nhận vào thẻ kho.
Bảng 2.1.6 Thẻ kho
Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho
Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn Sổ kế toán tổng hợp Sổ chi tiết vật tư
Công ty TNHH sửa chữa ơ tơ và cơ khí
Tổng hợp Thiên Thuận Tường Mẫu số: S12-DN Nghi Phong – Nghi Lộc – Nghệ An (QĐ số 15/2006/QĐ-BTC)
THẺ KHO ( SỔ KHO) Ngày lập thẻ : 31/01/2012
TK152- Nguyên vật liệu
- Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Thép hình hộp - Đơn vị tính: Kg
- Tên kho: Kho cơng ty
S T T
Chứng từ
Diễn giải Ngàynhập xuất Số lượng Ký xác nhận của KT SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn cuối năm 2010 900 1 024 22/01 Nhập kho 22/01 1.202 2.102 2 105 28/01 Nhập kho 28/01 700 2.802 3 0096 30/01 Xuất tại xưởng 30/01 800 2.002 4 0103 31/01 Xuất tại xưởng 31/01 620 1.382
Cộng phát sinh x 1.902 1.420 1.382
Tồn cuối tháng 1 1.382
Ngày 31 tháng 01 năm 2012
Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
( ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Đại học Vinh
b). Tại phịng kế tốn:
Để xác định chính xác, kịp thời, đầy đủ sự biến động của NVL, tại phòng kế toán sau khi nhận được các chứng từ liên quan do thủ kho và các phịng ban chuyển đến, kế tốn sẽ kiểm tra, hoàn thiện, phân loại chứng từ và căn cứ vào những chứng từ này kế toán mở sổ chi tiết vật tư, cho từng danh điểm vật tư. Khi nhận được PNK, PXK kế tốn tiến hành điền đơn giá, tính thành tiền và ghi vào sổ chi tiết cả số lượng và giá trị.
Cuối tháng, đối chiếu phần số lượng với thẻ kho và lập bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn để đối chiếu số liệu trên sổ kế toán tổng hợp
SV: Nguyễn Thị Cẩm MSSV: 0854010573
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Đại học Vinh Bảng 2.1.7: Sổ chi tiết NVL
UBND TỈNH NGHỆ AN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC CÔNG TY TNHH SỬA CHỮA Ơ TƠ VÀ CƠ KHÍ
TỔNG HỢP THIÊN THUẬN TƯỜNG ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ CÔNG CỤ DỤNG CỤ
152_Thép hình hộp
Tháng 1 năm 2012
ĐVT : VNĐ
Ngày ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải Đơn giá
Nhập Xuất Tồn
Số Ngày Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền
Tồn đầu kỳ 14.000 900 12.600.000
22/01/2012 024 22/01/2012 NguyễnVănTường 14.285 1.202 17.170.570
28/01/2012 027 28/01/2012 NguyễnVănTường 14.285 700 9.999.500
30/01/2012 0096 30/01/2012 Nguyễn Văn Hóa.. 14.193,46 800 11.354.768
31/01/2012 0101 31/01/2012 Nguyễn Văn Hóa 14.193,46 620 8.799.945,2
1.902 27.170.070 1.420 20.154.713,2 900 12.600.000
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Đại học Vinh Bảng 2.1.8: Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn NVL
CÔNG TY TNHH SỬA CHỮA Ô TƠ VÀ CƠ KHÍ (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC TỔNG HỢP THIÊN THUẬN TƯỜNG ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
BÁO CÁO TỔNG HỢP NHẬP XUẤT TỒN
Tài khoản 152
Tháng 1 năm 2012
ĐVT : VNĐ
Mã vật tư Tên vật tư ĐVT
Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ
Số lượng Số tiền VNĐ Số lượng Số tiền VNĐ Số lượng Số tiền VNĐ Số lượng Số tiền VNĐ
1521 Nguyên liệu chính 1.798 31.174.040 2.837 49.822.070 2.504 49.953.437,2 2.131 31.042.672,8 1521_THEP Thép hình hộp kg 900 12.600.000 1.902 27.170.070 1.420 20.154.713,2 1.382 19.615.356,8 1521_INOX INOX cuộn Kg 200 6.000.000 505 18.180.000 580 19.892.766 125 4.287.234
… …. … … … … … … … … …
1523 Vật liệu phụ và phụ tùng 95 4.655.000 263 10.267.225 148 7.345.358 210 7.576.867 1523_PHPO Phoam Polyol kg 50 2.450.000 73 3.650.000 68 3.372.358 55 2.727.642 1523_PHMD Phoam MDI kg 45 2.205.000 80 4.000.000 75 3.723.000 50 2.482.000
Tổng cộng 1.893 35.829.040 3.100 60.089.295 2.652 57.298.795,2 2.341 38.619.530,8
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
SV: Nguyễn Thị Cẩm MSSV: 0854010573
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Đại học Vinh 2.1.2.3. Kế toán tổng hợp NVL:
Kế toán tổng hợp là việc sử dụng các tài khoản kế toán để kiểm tra, giám sát,các đối tượng kế tốn có nội dung kinh tế ở dạng tổng quát. Tại công ty TNHH sửa chữa ơ tơ và cơ khí tổng hợp Thiên Thuận Tường , kế toán tổng hợp NVL được áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên. Đây là phương pháp phản ánh và theo dõi thường xuyên liên tục có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn vật tư trên sổ sách kế toán. Cuối kỳ kế toán căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế HTK, đối chiếu với số liệu HTK trên sổ kế tốn, nếu có chênh lệch phải tìm ra nguyên nhân và phải đối chiếu kịp thời.
Quy trình hạch tốn được thực hiện trên phần mềm kế tốn máy theo sơ đồ:
Sơ đồ 2.1.4:Quy trình hạch tốn NVL
a). Tài khoản sử dụng:
Kế toán sử dụng tài khoản 152, và các tài khoản liên quan:
- TK 152: Nguyên liệu, vật liệu - TK 111: Tiền mặt - TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ - TK 112: Tiền gửi NH - TK 331: Phải trả cho người bán - TK 141: Tạm ứng * Kết cấu cơ bản của TK 152
+ Bên Nợ: - Giá trị thực tế NVL nhập trong kỳ
- Số tiền điều chỉnh tăng giá NVL khi đánh giá lại. - Trị giá NVL phát hiện thừa khi kiểm kê.
+ Bên Có: - Trị giá thực tế NVL xuất trong kỳ.
- Số tiền điều chỉnh giảm giá NVL khi đánh giá lại. - Trị giá NVL phát hiện thiếu khi kiểm kê.
-Phiếu nhập kho -Phiếu xuất kho -biên bản kiểm kê - Sổ chi tiết TK151,
152, 153, 155, 156 - Sổ chi tiết vật tư, hàng hóa Phần mềm kế tốn (Phân hệ KT hàng tồn kho)
Báo cáo tài chính Báo cáo quản trị
- Nhật ký chung - Sổ cái TK 151, 152, 153, 155, 156 Bảng tổng hợp chứng từ gốc 38
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Đại học Vinh
Số dư bên Nợ: phản ánh trị giá thực tế NVL, CCDC tồn kho cuối kỳ.
b). Kế toán tăng, giảm NVL * Kế toán tăng NVL:
Tại cơng ty TNHH sửa chữa ơ tơ và cơ khí tổng hợp Thiên Thuận Tường, NVL được sử dụng đều từ nguồn mua ngồi. Mỗi khi cơng ty có nhu cầu mua vật tư, đơn vị bán sẽ gửi phiếu báo giá đến trước. Căn cứ vào phiếu báo giá cơng ty có thể chuẩn bị tiền để chuyển trả trước (căn cứ vào khả năng công ty). Nếu trả sau hoặc đồng thời hàng về thì căn cứ vào hố đơn do đơn vị bán cung cấp cùng lúc hàng về nhập kho cơng ty. Như vậy khơng có trường hợp hàng về mà hố đơn chưa về hoặc ngược lại. Kế toán ghi sổ một trường hợp duy nhất là hàng và hoá đơn cùng về, do đó cơng tác ghi sổ kế tốn có đơn giản hơn.
Ví dụ1: Sử dụng HĐ GTGT số 0099864 ngày 22/01/2012, dựa vào PNK kế toán
vật tư lên sổ.
Định khoản: Nợ TK 152 : 17.170.570 Nợ TK 133 : 1.717.057
Có TK 331: 18.887.627
* Kế toán giảm NVL:
Khi tiến hành xuất NVL căn cứ vào số lượng vật tư yêu cầu được tính tốn theo định mức sử dụng của cán bộ kỹ thuật, phòng vật tư lập phiếu xuất vật tư. Sau