Giấy đề Xem xét phiếu nghị cung xuất ứng vật tư ký duyệt kho
thẻ kho
Bộ phận sử dụng NVL viết phiếu yêu cầu NVL, Giám đốc hoặc kế toán trưởng ký duyệt lệnh xuất hàng và chuyển cho phòng kỹ thuật vật tư; Phòng kỹ thuật vật tư viết PXK, ghi số lượng theo yêu cầu; Sau khi KT trưởng ký duyệt, thủ kho căn cứ vào PXK, xuất kho vật tư, ghi số lượng vào phiếu ( cột 2), ghi ngày tháng xuất, cùng người nhận hàng ký nhận vào phiếu, ghi thẻ kho, sau đó chuyển chứng từ cho phịng kế tốn; kế tốn vật tư ghi đơn giá, tính thành tiền trên phiếu ( cột 3, 4) và ghi sổ kế toán.
Trường hợp PXK được dùng nhiều lần theo định mức thì thủ kho ghi mỗi lần thực xuất vào cột SL thực xuất, chuyển liên 2 cho người nhận vật tư. Mỗi lần người nhận vật tư đến nhận vật tư phải xuất trình liên 2. Thủ kho căn cứ vào lượng thực xuất để ghi tiếp lần 2, lần 3 của thực xuất. Khi hoàn thành ghi thẻ kho và chuyển PXK cho phòng KT.
Tại phân xưởng, người chịu trách nhiệm tiến hành lập kế hoạch cho nhu cầu NVL, sau đó viết “ Giấy đề nghị cung ứng vật tư” trình lên bộ phận vật tư xem xét chuyển giám đốc ký duyệt.
Bảng 2.1.4: Phiếu cấp vật tư Thủ Thủ kho Phòng kỹ thuật vật tư Bộ phận sử dụng Giám đốc, kế toán trưởng Phịng kế tốn ( ghi sổ, lưu chứng từ)
CÔNG TY TNHH SỬA CHỮA Ô TÔ VÀ CƠ KHÍ TỔNG HỢP THIÊN THUẬN TƯỜNG
Nghi Phong – Nghi Lộc – Nghệ An.
PHIẾU CẤP VẬT TƯ
Họ và tên: Nguyễn Văn Hóa. Tổ: Sản xuất
TT Tên vật tư ĐVT S. lượng Lý do cấp Ghi chú
1 Thép hình hộp Kg 800 Đóng thùng xe
Ngày 30 tháng 01 năm 2012
Người nhận Thủ kho Người đề nghị Duyệt
( Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Đại học Vinh
Căn cứ vào giấy đề nghị cung ứng vật tư, phụ trách cung ứng tiến hành lập PXK
Bảng 2.1.5: Phiếu xuất kho NVL
2.1.2.2. Kế toán chi tiết NVL:
Việc hạch toán chi tiết NVL đảm bảo chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn NVL, về thứ tự, chủng loại, về số lượng và chất lượng, giá trị, đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý vật liệu, bằng việc kết hợp giữa phòng kế tốn và kho thơng qua phương pháp hạch toán chi tiết NVL ghi “ thẻ song song” để phản ánh tình hình biến động NVL. Theo phương pháp này đòi hỏi KT phải hạch toán theo nguyên tắc:
+ Ở kho: theo dõi về mặt số lượng.
+ Ở phịng kế tốn: theo dõi về mặt giá trị và số lượng
SV: Nguyễn Thị Cẩm MSSV: 0854010573
CÔNG TY TNHH SỬA CHỮA Ô TÔ VÀ CƠ KHÍ
TỔNG HỢP THIÊN THUẬN TƯỜNG Mẫu số:02VT
Nghi Phong – Nghi Lộc – Nghệ An. (Theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC) PHIẾU XUẤT KHO Số : 0101 Ngày 30 tháng 01 năm 2012 Nợ : 1541
Có : 152
Họ và tên người nhận hàng: Nguyễn Đình Trung Địa chỉ ( bộ phận): tổ sửa chữa
Lý do xuất: Xuất thép tháng 1 để đóng thùng xe
Xuất tại kho: Vật liệu công ty
S TT Tên, hàm lượng, quy cách, xuất xứ Mã Số ĐVT Số lượng Đơn Giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Thép hình hộp 1521_THEP Kg 800 14.193,46 11.354.768 Tổng cộng 11.354.768
Bằng chữ: Mươi một triệu ba trăm năm mươi tư nghìn bảy trăm sáu mươi
tám đồng.
Ngày 30 tháng 01 năm 2012
Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Đại học Vinh Sơ đồ 2.1.3: Trình tự hạch tốn NVL tại cơng ty:
Ghi chú: Nhập số liệu hằng ngày Đối chiếu, kiểm tra
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm a). Kế toán chi tiết NVL tại kho .
Thủ kho dựa vào PNK, PXK và các chứng từ liên quan khác để mở thẻ kho cho từng danh điểm vật tư, chỉ ghi số lượng. Sau mỗi nghiệp vụ Nhập, Xuất phải xác định ngay lượng tồn. Định kỳ kế toán xuống kiểm tra việc ghi sổ của thủ kho và ký xác nhận vào thẻ kho.
Bảng 2.1.6 Thẻ kho
Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho
Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn Sổ kế toán tổng hợp Sổ chi tiết vật tư
Công ty TNHH sửa chữa ô tô và cơ khí
Tổng hợp Thiên Thuận Tường Mẫu số: S12-DN Nghi Phong – Nghi Lộc – Nghệ An (QĐ số 15/2006/QĐ-BTC)
THẺ KHO ( SỔ KHO) Ngày lập thẻ : 31/01/2012
TK152- Nguyên vật liệu
- Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Thép hình hộp - Đơn vị tính: Kg
- Tên kho: Kho công ty
S T T
Chứng từ
Diễn giải Ngàynhập xuất Số lượng Ký xác nhận của KT SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn cuối năm 2010 900 1 024 22/01 Nhập kho 22/01 1.202 2.102 2 105 28/01 Nhập kho 28/01 700 2.802 3 0096 30/01 Xuất tại xưởng 30/01 800 2.002 4 0103 31/01 Xuất tại xưởng 31/01 620 1.382
Cộng phát sinh x 1.902 1.420 1.382
Tồn cuối tháng 1 1.382
Ngày 31 tháng 01 năm 2012
Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
( ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Đại học Vinh
b). Tại phịng kế tốn:
Để xác định chính xác, kịp thời, đầy đủ sự biến động của NVL, tại phịng kế tốn sau khi nhận được các chứng từ liên quan do thủ kho và các phòng ban chuyển đến, kế tốn sẽ kiểm tra, hồn thiện, phân loại chứng từ và căn cứ vào những chứng từ này kế toán mở sổ chi tiết vật tư, cho từng danh điểm vật tư. Khi nhận được PNK, PXK kế tốn tiến hành điền đơn giá, tính thành tiền và ghi vào sổ chi tiết cả số lượng và giá trị.
Cuối tháng, đối chiếu phần số lượng với thẻ kho và lập bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn để đối chiếu số liệu trên sổ kế toán tổng hợp
SV: Nguyễn Thị Cẩm MSSV: 0854010573
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Đại học Vinh Bảng 2.1.7: Sổ chi tiết NVL
UBND TỈNH NGHỆ AN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC CÔNG TY TNHH SỬA CHỮA Ơ TƠ VÀ CƠ KHÍ
TỔNG HỢP THIÊN THUẬN TƯỜNG ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ CƠNG CỤ DỤNG CỤ
152_Thép hình hộp
Tháng 1 năm 2012
ĐVT : VNĐ
Ngày ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải Đơn giá
Nhập Xuất Tồn
Số Ngày Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền Số lượng Số tiền
Tồn đầu kỳ 14.000 900 12.600.000
22/01/2012 024 22/01/2012 NguyễnVănTường 14.285 1.202 17.170.570
28/01/2012 027 28/01/2012 NguyễnVănTường 14.285 700 9.999.500
30/01/2012 0096 30/01/2012 Nguyễn Văn Hóa.. 14.193,46 800 11.354.768
31/01/2012 0101 31/01/2012 Nguyễn Văn Hóa 14.193,46 620 8.799.945,2
1.902 27.170.070 1.420 20.154.713,2 900 12.600.000
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Đại học Vinh Bảng 2.1.8: Bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn NVL
CÔNG TY TNHH SỬA CHỮA Ơ TƠ VÀ CƠ KHÍ (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC TỔNG HỢP THIÊN THUẬN TƯỜNG ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
BÁO CÁO TỔNG HỢP NHẬP XUẤT TỒN
Tài khoản 152
Tháng 1 năm 2012
ĐVT : VNĐ
Mã vật tư Tên vật tư ĐVT
Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối kỳ
Số lượng Số tiền VNĐ Số lượng Số tiền VNĐ Số lượng Số tiền VNĐ Số lượng Số tiền VNĐ
1521 Nguyên liệu chính 1.798 31.174.040 2.837 49.822.070 2.504 49.953.437,2 2.131 31.042.672,8 1521_THEP Thép hình hộp kg 900 12.600.000 1.902 27.170.070 1.420 20.154.713,2 1.382 19.615.356,8 1521_INOX INOX cuộn Kg 200 6.000.000 505 18.180.000 580 19.892.766 125 4.287.234
… …. … … … … … … … … …
1523 Vật liệu phụ và phụ tùng 95 4.655.000 263 10.267.225 148 7.345.358 210 7.576.867 1523_PHPO Phoam Polyol kg 50 2.450.000 73 3.650.000 68 3.372.358 55 2.727.642 1523_PHMD Phoam MDI kg 45 2.205.000 80 4.000.000 75 3.723.000 50 2.482.000
Tổng cộng 1.893 35.829.040 3.100 60.089.295 2.652 57.298.795,2 2.341 38.619.530,8
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
SV: Nguyễn Thị Cẩm MSSV: 0854010573
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Đại học Vinh 2.1.2.3. Kế toán tổng hợp NVL:
Kế toán tổng hợp là việc sử dụng các tài khoản kế toán để kiểm tra, giám sát,các đối tượng kế tốn có nội dung kinh tế ở dạng tổng quát. Tại cơng ty TNHH sửa chữa ơ tơ và cơ khí tổng hợp Thiên Thuận Tường , kế toán tổng hợp NVL được áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên. Đây là phương pháp phản ánh và theo dõi thường xuyên liên tục có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn vật tư trên sổ sách kế toán. Cuối kỳ kế toán căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế HTK, đối chiếu với số liệu HTK trên sổ kế tốn, nếu có chênh lệch phải tìm ra ngun nhân và phải đối chiếu kịp thời.
Quy trình hạch tốn được thực hiện trên phần mềm kế toán máy theo sơ đồ:
Sơ đồ 2.1.4:Quy trình hạch tốn NVL
a). Tài khoản sử dụng:
Kế tốn sử dụng tài khoản 152, và các tài khoản liên quan:
- TK 152: Nguyên liệu, vật liệu - TK 111: Tiền mặt - TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ - TK 112: Tiền gửi NH - TK 331: Phải trả cho người bán - TK 141: Tạm ứng * Kết cấu cơ bản của TK 152
+ Bên Nợ: - Giá trị thực tế NVL nhập trong kỳ
- Số tiền điều chỉnh tăng giá NVL khi đánh giá lại. - Trị giá NVL phát hiện thừa khi kiểm kê.
+ Bên Có: - Trị giá thực tế NVL xuất trong kỳ.
- Số tiền điều chỉnh giảm giá NVL khi đánh giá lại. - Trị giá NVL phát hiện thiếu khi kiểm kê.
-Phiếu nhập kho -Phiếu xuất kho -biên bản kiểm kê - Sổ chi tiết TK151,
152, 153, 155, 156 - Sổ chi tiết vật tư, hàng hóa Phần mềm kế tốn (Phân hệ KT hàng tồn kho)
Báo cáo tài chính Báo cáo quản trị
- Nhật ký chung - Sổ cái TK 151, 152, 153, 155, 156 Bảng tổng hợp chứng từ gốc 38
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Đại học Vinh
Số dư bên Nợ: phản ánh trị giá thực tế NVL, CCDC tồn kho cuối kỳ.
b). Kế toán tăng, giảm NVL * Kế toán tăng NVL:
Tại cơng ty TNHH sửa chữa ơ tơ và cơ khí tổng hợp Thiên Thuận Tường, NVL được sử dụng đều từ nguồn mua ngồi. Mỗi khi cơng ty có nhu cầu mua vật tư, đơn vị bán sẽ gửi phiếu báo giá đến trước. Căn cứ vào phiếu báo giá cơng ty có thể chuẩn bị tiền để chuyển trả trước (căn cứ vào khả năng công ty). Nếu trả sau hoặc đồng thời hàng về thì căn cứ vào hố đơn do đơn vị bán cung cấp cùng lúc hàng về nhập kho cơng ty. Như vậy khơng có trường hợp hàng về mà hoá đơn chưa về hoặc ngược lại. Kế toán ghi sổ một trường hợp duy nhất là hàng và hố đơn cùng về, do đó cơng tác ghi sổ kế tốn có đơn giản hơn.
Ví dụ1: Sử dụng HĐ GTGT số 0099864 ngày 22/01/2012, dựa vào PNK kế toán
vật tư lên sổ.
Định khoản: Nợ TK 152 : 17.170.570 Nợ TK 133 : 1.717.057
Có TK 331: 18.887.627
* Kế tốn giảm NVL:
Khi tiến hành xuất NVL căn cứ vào số lượng vật tư u cầu được tính tốn theo định mức sử dụng của cán bộ kỹ thuật, phòng vật tư lập phiếu xuất vật tư. Sau khi xuất, tuỳ thuộc vào mục đích sử dụng mà kế tốn định khoản cho phù hợp. Khi phát sinh nghiệp vụ xuất, kế toán vào phần mềm và định khoản trên PXK, ghi chỉ tiêu số lượng thực xuất.
Ví dụ 2: Ngày 30/01/2012, Cơng ty xuất kho cho sản xuất đóng thùng xe cho cơng
ty CP dược và TBYT Hà tĩnh 800 kg thép hình hộp. Kế tốn định khoản: Nợ TK 1541 :
Có TK 152 :
Kế tốn ghi vào ơ số lượng trên phần mềm là 800 kg. Kế tốn khơng phản ánh giá trị NVL xuất kho mà cuối tháng sau khi chạy giá trung bình phần mềm sẽ tự động cập nhập giá thực tế hàng xuất trong kỳ theo phương pháp giá trung bình, sau đó kế tốn sẽ in phiếu xuất kho làm chứng từ hạch toán và lưu.
Dữ liệu nhập vào máy từ các hố đơn theo lập trình chạy sẵn vào các sổ sách liên quan như Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái TK 152…
Tại Công ty TNHH sửa chữa ô tô và cơ khí tổng hợp Thiên Thuận Tường, NVL được mua ngồi về và xuất dùng với mục đích sửa chữa, gia cơng và phục vụ nhu cầu phân xưởng sản xuất nên khơng có trường hợp xuất để mang đi góp vốn liên doanh hay mang đi bán cho bên thứ ba và xuất th ngồi gia cơng chế biến.
c). Kế toán kiểm kê NVL:
- Kiểm kê vật tư tại công ty là kiểm tra, xem xét tại chỗ các loại vật tư bằng
SV: Nguyễn Thị Cẩm MSSV: 0854010573
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Đại học Vinh
cách cân, đong, đo, đếm, theo định kỳ đúng với thực tế, nhằm phát hiện chênh lệch giữa thực tế với sổ sách kế toán.
Mỗi doanh nghiệp khác nhau, vật tư khác nhau, và việc thực hiện kiểm kê vào các thời điểm khác nhau. Trong các trường hợp Nhập, Xuất, khơng thể khơng có trường hợp hao hụt, cho nên kiểm kê giúp cơng ty tìm ra được khối lượng và giá trị hao hụt. Tìm ra được nguyên nhân và biện pháp khắc phục kịp thời. Tại công ty TNHH sửa chữa ơ tơ và cơ khí tổng hợp Thiên Thuận Tường, để tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu sổ sách kế tốn với thực tế, cơng ty tiến hành kiểm kê vật tư vào ngày đầu tiên của năm tài chính tiếp theo. NVL, CCDC tại xưởng được kiểm kê như sau:
Bảng 2.1.9: Biên bản kiểm kê NVL
ĐƠN VỊ:CT TNHH SỬA CHỮA ƠTƠ&CƠ KHÍ TỔNG HỢPTHIÊNTHUẬNTƯỜNG BIÊN BẢN KIỂM KÊ NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU
- Thời điểm kiểm kê ngày 01 tháng 01 năm 2012 - Biên bản kiểm kê gồm:
1. Ông : Nguyễn Văn Tường - Giám đốc, Trưởng tiểu ban 2. Ơng : Nguyễn Văn Hóa - Tổ SX, thành viên
3. Bà : Nguyễn Thị Lan - Kế toán, thành viên 4. Bà : Nguyễn Thị Hiền - Thủ kho, thành viên
- Đã tiến hành kiểm kê kho vật tư có những mặt hàng dưới đây :
S T T Tên vật tư Đ V T
Tồn sổ sách Kiểm kê thực tê C lệch T/tê so SS SL Số tiền SL số tiền SL Số tiền I NVL chính 1 Thép hình hộp Kg 900 12.600.000 900 12.600.000 - - 2 INOX cuộn Kg 200 6.000.000 200 6.000.000 - - … … … … … … … … … II VLP và phụ tùng 1 Phoam polyol Kg 50 2.450.000 50 2.450.000 - - 2 Phoam MDI Kg 45 2.205.000 45 2.205.000 - - Tổng 1.893 35.829.040 1.893 35.829.040 Ngày 01 tháng 01 năm 2012
Giám đốc Kế toán trưởng Đại diện ban kiểm kê
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Đại học Vinh
Sau khi hoàn thành các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ, Sổ cái TK 152 được thực hiện:
Bảng 2.1.10: Sổ Cái TK 152
2.1.3. Thực trạng kế tốn CCDC tại Cơng ty TNHH sửa chữa ơ tơ và cơ khí tổng hợp Thiên Thuận Tường.
Do đặc điểm của ngành nghề kinh doanh nên CCDC được sử dụng trong công ty rất đa dạng với số lượng lớn. Để đảm bảo cho công tác quản lý CCDC được chặt chẽ địi hỏi kế tốn cơng ty phải theo dõi chặt chẽ cả về số lượng và chất
SV: Nguyễn Thị Cẩm MSSV: 0854010573
UBND TỈNH NGHỆ AN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
CÔNG TY TNHH SỬA CHỮA Ơ TƠ VÀ
CƠ KHÍ TỔNG HỢP THIÊN THUẬN TƯỜNG ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CÁI TÀI KHOẢN
152 – Nguyên liệu, vật liệu Tháng 1 năm 2012 ĐVT : VNĐ Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh SH Ngày Nợ Có Số dư đầu kỳ: 35.829.040 … … … … … …
15/01 0053 15/01 Hiền – xuất Phoam poly... 1541 223.372.358
… … … … … ……
20/01 0026...20/01 Ha_xuất thép mạ kẽm… 1541 6.683.958
…. … … …. …. ……
30/01 0099 31/01 Hóa – Xuất thép hình hộp..1541 11.354.768 31/01 0100 31/01 Hóa – Xuất thép hình hộp...1541 8.799.945 31/01 0101 31/01 Trung – xuất Inox cuộn ... 1541 19.892.766
Tổng cộng số phát sinh 60.089.295 57.298.795,2
Tồn cuối kỳ: 38.619.539,8
Lập, ngày 31 tháng 01 năm 2012
Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Đại học Vinh
lượng. Công ty đã tiến hành hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp CCDC theo