2.1.2. Thực trạng kế toỏn NVL tại cụng ty
2.1.2.1. Tổ chức hạch toỏn ban đầu
a) Luõn chuyển chứng từ nhập kho NVL:
- Hoỏ đơn GTGT
- Biờn bản nghiệm thu kỹ thuật ( Biờn bản kiểm nghiệm vật tư) - Phiếu nhập kho NVL
Trỡnh tự luõn chuyển chứng từ theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1.1: Thủ tục nhập kho
Hoỏ Biờn bản Đơn nghiệm thu Phiếu
Hoỏ đơn nhập kho
Người giao vật tư đề nghị nhập vật tư vào kho; Ban kiểm nghiệm vật tư tiến hành kiểm tra vật tư; khi khụng cú sai phạm bộ kế toỏn vật tư tiến hành lập phiếu nhập kho, ghi số lượng nhập theo chứng từ vào phiếu; Thủ kho nhập hàng vào kho, ghi số lượng thực nhận vào phiếu nhập kho, ghi thẻ kho rồi chuyển chứng từ cho kế toỏn; Kế toỏn trưởng ký vào phiếu nhập kho; Kế toỏn vật tư phõn loại chứng từ, kiểm tra chứng từ, ghi đơn giỏ, tớnh tiền trờn phiếu nhập kho, ghi sổ kế toỏn, và bảo quản lưu trữ chứng từ.
Căn cứ vào cỏc hợp đồng kinh tế, cụng ty lập kế hoạch thu mua từng loại NVL, bờn bỏn viết hoỏ đơn cho nhõn viờn thu mua NVL.
Nhập kho NVL, CCDC Ban kiểm nghiệm Phũng kỹ thuật tư vấn Phũng kế toỏn 28
Bỏo cỏo thực tập tốt nghiệp Đại học Vinh
Bảng 2.1.1: Mẫu hoỏ đơn GTGT
Trờn cơ sở chứng từ gốc là hoỏ đơn GTGT, bộ phận kiểm nghiệm tiến hành kiểm tra số lượng , chất lượng, quy cỏch, phẩm chất vật tư, sau đú lập biờn bản kiểm nghiệm vật tư:
SV: Nguyễn Thị Cẩm MSSV: 0854010573
HOÁ ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT-3LL
(GIÁ TRỊ GIA TĂNG) QX/2011B
Liờn 2: Giao cho khỏch hàng 0099864
Ngày 22/01/2012 Đơn vị bỏn hàng: Cụng ty TNHH THẢO KHÁNH Địa chỉ: Số 70 Lờ Lợi – Tp Vinh - Nghệ An. Điện thoại:
Họ và tờn người mua hàng: Nguyễn Văn Tường
Đơn vị: Cụng ty TNHH sửa chữa ụ tụ và cơ khớ tổng hợp Thiờn Thuận Tường Địa chỉ: Nghi Phong – Nghi Lộc – Nghệ An
Mó số thuế:
2 9 0 0 8 2 0 5 3 8 Hỡnh thức thanh toỏn: Tiền mặt
STT Hàng hoỏ, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giỏ Thành tiền
1 Thộp hỡnh hộp Kg 1202 14.285 17.170.570
Cộng tiền hàng: 17.170.570
Thuế GTGT: 10%. Tiền thuế GTGT: 1.717.057 Tổng cộng tiền thanh toỏn: 18.887.627 Số tiền bằng chữ: Mươi tỏm triệu tỏm trăm tỏm mươi bảy nghỡn sỏu trăm hai mươi bảy đồng.
Người mua hàng Người bỏn hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tờn) ( Ký, họ tờn) (Ký, đúng dấu, họ tờn)
Bỏo cỏo thực tập tốt nghiệp Đại học Vinh
Bảng 2.1.2: Biờn bản nghiệm thu kỹ thuật
Căn cứ vào húa đơn GTGT và biờn bản kiểm nghiệm vật tư đó lập, phụ trỏch cung ứng lập phiếu nhập kho và chuyển cho thủ kho để tiến hành nhập kho.
Đơn vị Mẫu số 03 - VT CT TNHH sửa chữa ụ tụ và cơ khớ
Tổng hợp Thiờn Thuận Tường (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chớnh)
BIấN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ
Ngày 31 thỏng 01 năm 2012
Căn cứ đơn số 0033061 ngày 31 thỏng 01 năm 2012 Ban kiểm nghiệm gồm :
1. ễng ( bà): Nguyễn Văn Tường. Chức vụ:.Giỏm đốc 2. ễng ( bà): Nguyễn Thị Lan Chức vụ: Kế toỏn 3. ễng 9 bà): Nguyễn Thị Hiền Chức vụ: Thủ kho 4. ễng ( bà): Phan Thị Hiền Chức vụ: Nhập hàng. Đó kiểm nghiệm cỏc loại :
S T
Tờn, nhón hiệu, quy
Phương
thức kiểm Đơn Số lượng Kết quả kiểm nghiệm Số lượng đỳng quy cỏch, phẩm chất Số lượng khụng đỳng quy cỏch, phẩm chất 1 Thộp hỡnh hộp
Kiểm tra, đo đếm theo
thực tế
kg 1202 1202 0
í kiến của Ban kiểm nghiệm : vật tư kỹ thuật đó mua cơ bản phự hợp với hợp đồng ( dự toỏn) thiết kế đảm bảo quy trỡnh kỷ thuật và phự hợp với thực tế yờu cầu nghiệm thu đưa vào sử dụng.
Tổng số tiền : 17.170.570 đồng.
Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban
( Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn)
Bỏo cỏo thực tập tốt nghiệp Đại học Vinh
Bảng 2.1.3: Phiếu nhập kho NVL
b) Luõn chuyển chứng từ xuất kho NVL
Để thực hiện luõn chuyển chứng từ XK NVL, kế toỏn sử dụng cỏc chứng từ sau: - Phiếu cấp vật tư (Đề nghị cấp vật tư)
- Phiếu xuất kho NVL - Thẻ kho
SV: Nguyễn Thị Cẩm MSSV: 0854010573
CễNG TY TNHH SỬA CHỮA ễ Tễ VÀ CƠ KHÍ
TỔNG HỢP THIấN THUẬN TƯỜNG Mó số: 01VT
Nghi Phong – Nghi Lộc – Nghệ An (QĐ số 15/2006/QĐ-BTC)
PHIẾU NHẬP KHO Số: 026
Ngày 22 thỏng 01 năm 2012 Nợ : 1331, 152 Cú : 331 Họ tờn người giao hàng: Nguyễn Thị Thủy
Địa chỉ ( bộ phận): Cụng ty TNHH Thảo Khỏnh
Lý do nhập: Theo HĐ GTGT số 0099864 ngày 22/01
Nhập tại kho: Vật liệu cụng ty
Số
T Tờn, hàm lượng, Mó số Đơn vị Theo Số lượng Ct Thực nhập 1 Thộp hỡnh hộp 1521_THEP Kg 1202 14.285 17.170.570 Tổng cộng tiền hàng : 17.170.570
Thuế GTGT được khấu trừ của HHDV 1.717.057
Tổng cộng : 18.887.627
Bằng chữ: Mười tỏm triệu tỏm trăm tỏm mươi bảy nghỡn sỏu trăm hai mươi bảy
đồng./.
Ngaỳ 22 thỏng 01 năm 2012
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toỏn trưởng Giỏm đốc
( Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn)
Bỏo cỏo thực tập tốt nghiệp Đại học Vinh
Trỡnh tự luõn chuyển chứng từ xuất kho như sau:
Sơ đồ 2.1.2:Thủ tục xuất kho
Giấy đề Xem xột phiếu nghị cung xuất ứng vật tư ký duyệt kho
thẻ kho
Bộ phận sử dụng NVL viết phiếu yờu cầu NVL, Giỏm đốc hoặc kế toỏn trưởng ký duyệt lệnh xuất hàng và chuyển cho phũng kỹ thuật vật tư; Phũng kỹ thuật vật tư viết PXK, ghi số lượng theo yờu cầu; Sau khi KT trưởng ký duyệt, thủ kho căn cứ vào PXK, xuất kho vật tư, ghi số lượng vào phiếu ( cột 2), ghi ngày thỏng xuất, cựng người nhận hàng ký nhận vào phiếu, ghi thẻ kho, sau đú chuyển chứng từ cho phũng kế toỏn; kế toỏn vật tư ghi đơn giỏ, tớnh thành tiền trờn phiếu ( cột 3, 4) và ghi sổ kế toỏn.
Trường hợp PXK được dựng nhiều lần theo định mức thỡ thủ kho ghi mỗi lần thực xuất vào cột SL thực xuất, chuyển liờn 2 cho người nhận vật tư. Mỗi lần người nhận vật tư đến nhận vật tư phải xuất trỡnh liờn 2. Thủ kho căn cứ vào lượng thực xuất để ghi tiếp lần 2, lần 3 của thực xuất. Khi hoàn thành ghi thẻ kho và chuyển PXK cho phũng KT.
Tại phõn xưởng, người chịu trỏch nhiệm tiến hành lập kế hoạch cho nhu cầu NVL, sau đú viết “ Giấy đề nghị cung ứng vật tư” trỡnh lờn bộ phận vật tư xem xột chuyển giỏm đốc ký duyệt.
Bảng 2.1.4: Phiếu cấp vật tư Thủ Thủ kho Phũng kỹ thuật vật tư Bộ phận sử dụng Giỏm đốc, kế toỏn trưởng
Phũng kế toỏn ( ghi sổ, lưu chứng từ)
CễNG TY TNHH SỬA CHỮA ễ Tễ VÀ CƠ KHÍ TỔNG HỢP THIấN THUẬN TƯỜNG
Nghi Phong – Nghi Lộc – Nghệ An.
PHIẾU CẤP VẬT TƯ
Họ và tờn: Nguyễn Văn Húa. Tổ: Sản xuất
TT Tờn vật tư ĐVT S. lượng Lý do cấp Ghi chỳ
1 Thộp hỡnh hộp Kg 800 Đúng thựng xe
Ngày 30 thỏng 01 năm 2012
Người nhận Thủ kho Người đề nghị Duyệt
( Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ
Bỏo cỏo thực tập tốt nghiệp Đại học Vinh
Căn cứ vào giấy đề nghị cung ứng vật tư, phụ trỏch cung ứng tiến hành lập PXK
Bảng 2.1.5: Phiếu xuất kho NVL