7. Kết cấu của luận văn
1.3. Nội dung tổ chức kế toán tại Bảo hiểm xã hội tỉnh
1.3.4. Tổ chức hệ thống sổ kế toán
Tại Điều 24 Luật kế toán, quy định: “Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ tồn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế tốn
Sổ kế toán phải ghi rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ; ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khóa sổ; chữ ký của người lập sổ, kế tốn trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế tốn; số trang; đóng dấu giáp lai” [17].
Tại Điều 25 Luật Kế toán, quy định: “Đơn vị kế toán phải căn cứ vào hệ
thống sổ kế tốn do Bộ Tài chính quy định để lựa chọn một hệ thống sổ kế toán dụng ở đơn vị.
Mỗi đơn vị kế toán chỉ sử dụng một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm” [17].
Danh mục sổ kế tốn theo quy định tại Thơng tư số 102/2018/TT-BTC gồm 51 sổ các loại. (Phụ lục 1.3), trong đó, BHXH tỉnh được hướng dẫn bổ
sung 16 sổ kế toán chi tiết liên quan đến nghiệp vụ BHXH, BHTN, BHYT. BHXH tỉnh đều mở sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết, thực hiện ghi chép, quản lý, bảo quản, lưu trữ sổ kế toán theo đúng quy định
của Luật kế toán, các văn bản hướng dẫn trong lĩnh vực kế toán nhà nước và Chế độ kế toán.
Đối với các đơn vị kế tốn cấp trên (BHXH Việt Nam) ngồi việc mở sổ
theo dõi tài sản và sử dụng kinh phí trực tiếp của cấp minh còn phải mở sổ theo dõi việc phân bổ dự toán, tổng hợp việc sử dụng kinh phí và quyết tốn kinh phí của các đơn vị trực thuộc (BHXH tỉnh) để tổng hợp báo cáo tài chính về tình hình sử dụng kinh phí và quyết toán với cơ quan quản lý cấp trên và
cơ quan tài chính cùng cấp.
1.3.4.1. Các hình thức ghi sổ kế tốn
BHXH tỉnh có thể lựa chọn một trong các hình thức tổ chức sổ kế tốn sau:
* Đặc trưng:
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều được ghi vào Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh. Trường hợp cần thiết có thể kết hợp việc ghi chép theo trình tự thời gian với việc phân loại, hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế,
tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế. Số liệu trên Sổ Nhật ký phản ánh tổng số các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh trong một kỳ kế tốn
* Trình tự ghi sổ:
- Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra để ghi vào
Sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian. Cuối tháng (cuối quý, cuối năm)
cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra
đối chiếu khớp, đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.
Về nguyên tắc “Tổng số phát sinh Nợ” và “Tổng số phát sinh Có” trên
Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng “Tổng số phát sinh Nợ” và “Tổng số phát sinh Có” trên Sổ Nhật ký chung cùng kỳ.
(2) Hình thức Nhật ký - Sổ cái
* Đặc trưng:
Đặc trưng cơ bản của hình thức Nhật ký - Sổ cái là các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh theo trình tự thời gian và hệ thống hóa theo nội dung kinh tế phản ánh trên các tài khoản kế toán, sổ gồm hai phần:
-Phần “Nhật ký”: gồm các cột từ cột “Ngày, tháng ghi sổ” đến cột “Số hiệu tài khoản đối ứng” (định khoản)
- Phần “Sổ cái”: chia làm nhiều cột, mỗi tài khoản sử dụng 2 cột (nợ, có), số lượng cột nhiều hay ít phụ thuộc vào số lượng tài khoản cần sử dụng
Sơ đồ 1.1. Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn Nhật ký - Sổ Cái
Nguồn: [2]
- Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán phát sinh, bảng tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế tài chính, cán bộ kế tốn tiến hành kiểm tra nội dung của chứng từ kế tốn, sau đó xác định số hiệu tài khoản ghi Nợ, số hiệu tài khoản ghi Có để ghi vào Nhật ký – Sổ Cái. Cuối tháng (cuối quý, cuối năm) cộng số liệu trên Sổ Nhật ký – Sổ cái đối chiếu với bảng tổng hợp chi tiết, lập các báo cáo tài chính.
(3) Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
* Đặc trưng:
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ là việc ghi sổ kế
toán tổng hợp được căn cứ trực tiếp từ "Chứng từ ghi sổ". Chứng từ ghi sổ dùng để phân loại, hệ thống hóa và xác định nội dung ghi Nợ, ghi Có của nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh. Việc ghi sổ kế toán dựa trên cơ sở
chứng từ ghi sổ sẽ được tách biệt thành hai quá trình riêng biệt.
+ Ghi theo trình tự thời gian nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên Sổđăng ký Chứng từ ghi sổ.
trên Sổ Cái.
* Trình tự ghi sổ
Sơ đồ 1.2. Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn chứng từ ghi sổ
Nguồn: [2]
Hàng ngày hoặc định kỳ, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ
ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ
kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Cuối tháng, phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ
Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được
dùng để lập Báo cáo tài chính.
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn trên máy vi tính là cơng việc kế tốn được theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Có nhiều chương trình phần mềm khác nhau về tính năng kỹ thuật và tiêu chuẩn
điều kiện áp dụng. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong các h nh thức kế tốn thủ cơng.
Phần mềm kế tốn tuy khơng hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế tốn
nhưng phải đảm bảo in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy
định. Đơn vị có thể sử dụng các phần mềm kế tốn khác nhau phù hợp với
điều kiện và đặc điểm hoạt động của đơn vị. Phần mềm kế toán được lựa chọn
phải đáp ứng được các yêu cầu sau:
- Đảm bảo đầy đủ sổ kế toán; đảm bảo mối quan hệ giữa các sổ kế toán với nhau; đảm bảo có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các sổ; phải có đủ
nội dung chủ yếu theo quy định về sổ kế toán trong các chế độ kế toán hiện hành; số liệu được phản ánh trên các sổ kế toán phải được lấy từ số liệu trên chứng từ đã được truy cập; đảm bảo tính chính xác khi chuyển sốdư từ sổ này sang sổ khác.
- Thực hiện đúng các quy định về mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và sửa chữa sổ kế tốn theo quy định của Luật kế toán và chế độ kế toán áp dụng cho đơn vị
HCSN.
- Đơn vị phải căn cứ vào các tiêu chuẩn, điều kiện của phần mềm kế toán do Bộ Tài chính quy định tại Thơng tư số 103/2005/TT-BTC ngày 24/11/2005
để lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với yêu cầu quản lý và điều kiện của đơn vị.