7. Kết cấu của luận văn
3.2. Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán tại Bảo hiểm xã hội tỉnh
3.2.1. Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán
- Để có thể thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao, trước hết, BHXH tỉnh cần bố trí đủ cán bộ làm cơng tác kế tốn, có sự phân cơng cơng việc phù hợp.
Giám đốc BHXH tỉnh Hà Nam thực hiện phân công công việc phù hợp
với năng lực chuyên môn của từng người, đảm bảo phát huy được thế mạnh của từng cán bộ; có sự phối hợp, phân cơng trách nhiệm hợp lý trong việc thu nhận, xử lý, phân tích và cung cấp thơng tin phục vụ cơng tác quản trị
nhằm phát huy hiệu quả cao nhất của bộ máy kế toán; xây dựng chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm của từng cán bộ làm cơng tác kế tốn. Luân chuyển vị trí cơng tác của các cán bộ kế toán thường xuyên, thay nhau phụ trách từng phần hành cơng việc để có thể hiểu biết hết các cơng việc kế tốn trong cơ
quan BHXH.
- Cần chú trọng tổ chức các lớp đào tạo bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, phổ biến những quy định mới về chế độ kế toán của cơ quan
kế toán được cập nhật thường xuyên và liên tục;
-Cần chú trọng sắp xếp, tổ chức bộ máy kế toán một cách khoa học, hợp lý hơn để đảm bảo chất lượng, hiệu quả của cơng tác kế tốn tài chính.
- Hàng quý, hàng năm tổ chức thường xuyên các cuộc thanh tra kiểm tra về công tác tài chính, kế tốn tại Văn phịng BHXH tỉnh và BHXH cấp huyện
để kịp thời phát hiện những sai sót trong cơng tác tổ chức kế tốn;
- Định kỳ sáu tháng, một năm, tổ chức các cuộc họp về tâm tư, tư tưởng của các cán bộ tại đơn vị mình, để từ đó nắm bắt được tâm tư nguyện vọng của cán bộ, giúp môi trường làm việc thoải mãi, công bằng.
- Cuối quý, cuối năm thực hiện đánh giá, xếp loại, khen thưởng nhằm
động viên khuyến khích, đảm bảo cơng bằng giữa các cán bộ.
3.2.2. Hồn thiện tổ chức hệ thống chứng từ kế tốn
Chứng từ kế toán là khởi đầu của tổ chức cơng tác kế tốn và xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị. Nếu thiếu chứng từ sẽ không thể thực hiện được kế tốn ban đầu cũng như tồn bộ cơng tác kế tốn. Do vậy, hồn thiện tổ chức hệ thống chứng từ kế toán là việc làm đầu tiên và quan trọng trong công tác kế toán. Để tổ chức chứng từ kế tốn được hồn thiện hơn,
BHXH tỉnh cần:
- Tăng cường công tác kiểm tra chứng từ ngay từ khâu lập chứng từ ban
đầu đảm bảo các yêu cầu của một chứng từ hợp pháp, hợp lệ, hợp lý theo
đúng quy định của chế độ kế toán, chữ ký của các bên liên quan, số liệu trên chứng từ kế toán đã phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, có
sự rà sốt của Kế tốn trưởng và Lãnh đạo BHXH qua đó hạn chế các sai sót có thể xảy ra trong các cơng đoạn từ tiếp nhận chứng từ gốc, tính tốn định
lượng, ghi chép. Đảm bảo các thông tin trên chứng từ được chính xác đúng
theo chế độ của Nhà nước và quy định của cơ quan BHXH. Các chứng từ phải
được phân loại theo thời điểm phát sinh, nội dung.
- Sử dụng thống nhất một hệ thống chứng từ kế toán theo hướng dẫn của BHXH Việt Nam đểđảm bảo thống nhất toàn cơ quan BHXH.
- Phân loại, sắp xếp chứng từ khoa học, dễ kiểm tra, theo dõi.
- Chú trọng công tác lưu trữ, quản lý chứng từ đảm bảo khoa an toàn, học, dễ tìm.
- Cải cách thủ tục hành chính, tăng cường ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào q trình ln chuyển chứng từ, cắt giảm những thủ tục không cần thiết.
- Để hạn chế tình trạng một số chứng từ kế tốn khi được chuyển đến phịng kếtốn khơng đảm bảo tính kịp thời và khách quan, cần xây dựng một quy trình luân chuyển chứng từ khoa học, phù hợp với đặc điểm, quy mô hoạt
động và tổ chức của đơn vị nhằm rút ngắn thời gian luân chuyển của chứng
từ qua các khâu và đảm bảo thực hiện tốt các chức năng của kế toán là thu nhận, xử lý và cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin về các hoạt động kinh tế tài chính diễn ra trong q trình hoạt động tại BHXH tỉnh.
- BHXH tỉnh Hà Nam cần rà soát, loại bỏ các chứng từ sử dụng trước
đây khơng cịn phù hợp theo hướng dẫn tại chếđộ kế toán mới, cụ thể như:
+ Giấy thanh toán thù lao cho trường học làm đại lý thu (C66-HD): không còn phù hợp với quy định hiện nay. Lý do: theo quy định của Luật BHYT
khơng có đối tượng tham gia BHYT tự nguyện; Tại Khoản 3, Điều 8 Luật sửa
đổi bổ sung một số điều của Luật BHYT đã quy định UBND xã phường, thị
trấn có trách nhiệm lập danh sách đề nghị cấp thẻ BHYT cho trẻem dưới 6 tuổi do vậy mẫu C66-HD khơng cịn phù hợp với quy định hiện nay.
+ Giấy thanh toán thù lao cho tổ chức, cá nhân làm đại diện chi trả (C67- HD): khơng cịn phù hợp với quy định hiện nay. Lý do: do khơng cịn cá nhân
làm đại diện chi trả.
3.2.3. Hoàn thiện tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Hạch toán kế toán theo chế độ kế toán mới có nhiều điểm mới so với chế độ kế tốn cũ, một phần do tài khoản kế toán áp dụng tại BHXH tỉnh được bổ
sung, một phần do thay đổi kết cấu và phương thức hạch toán. Năm nay là năm đầu tiên thực hiện chế độ kế toán theo chế độ kế tốn mới. Chính vì thế,
lưu ý một số nội dung sau:
- Tài khoản kế toán phản ánh thường xun, liên tục, có hệ thống tình hình về tài sản, tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí do NSNN cấp và các nguồn kinh phí khác; tình hình thu, chi hoạt động, kết quả hoạt động và các khoản khác tại đơn vị.
- Hệ thống tài khoản kế toán về chi BHXH, BHTN, BHYT đảm bảo hạch toán các khoản chi riêng rẽ theo từng quỹ thành phần của quỹ bảo hiểm báo gồm quỹ ốm đau, thai sản, quỹ TNLĐ-BNN, quỹ hưu trí, tử tuất, hạch
tốn riêng chi BHXH do NSNN đảm bảo. Hạch toán được phân cấp và đồng
thời được tổng hợp tại BHXH cấp trên.
- Hệ thống tài khoản kế toán về thu BHXH, BHYT,BHTN đảm bảo các yêu cầu về quản lý, hạch tốn riêng rẽ từng khoản thu, lãi chậm đóng từng khoản thu. Các khoản phải thu, phải trả được hạch toán kế toán vào các tài khoản trong bảng (Nợ TK 139/Có TK335).
- Hệ thống tài khoản chi phí quản lý BHXH, BHTN, BHYT
+ Đối với hạch toán kế toán chi phí quản lý BHXH, BHTN, BHYT: BHXH tỉnh phải hạch tốn, kết chuyển đầy đủ, kịp thời nguồn chi phí quản lý BHXH, BHYT, BHTN vào Tài khoản (TK) 337 - Tạm thu, TK 511- Thu hoạt động do NSNN cấp và tồn bộ chi phí quản lý vào TK 611- Chi phí hoạt động. Cuối năm thực hiện xác định kết quả hoạt động (kết chuyển doanh thu, chi phí quản lý). Cuối năm TK 337 dư Có là kinh phí chưa sử dụng chuyển năm sau tiếp tục sử dụng. BHXH cấp huyện không sử dụng TK 511 và TK 611 mà hạch tốn nguồn và chi phí quản lý vào TK 337 - Tạm thu, đồng thời ghi đơn TK 018.
+ Về việc trích lập các quỹ(khen thưởng, phúc lợi, bổ sung thu nhập và quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp): theo hướng dẫn của BHXH Việt Nam, chỉ được thực hiện tại BHXH tỉnh. BHXH tỉnh căn cứ số thặng dư trong năm để trích lập các quỹ theo quỹđịnh.
được theo dõi tài khoản ngoại bảng như phải thu BHXH, BHTN, BHYT; chi
phí KCB chưa được quyết toán; phải tra người hưởng,… theo chế độ kế toán mới đã được đưa vào tài khoản trong bảng theo dõi. Tài khoản chỉ sử dụng phàn ánh một số nghiệp vụ sau:
+ Tài khoản phản ánh tài sản thuê ngoài (TK 001) + Tài khoản phản ánh lệnh chi tiền thực chi (012)
- Báo cáo BHXH Việt Nam về những vướng mắc khi hạch toán, để
BHXH Việt Nam tổng hợp và có Cơng văn gửi Bộ Tài chính đề nghị sửa đổi, bổ sung, cụ thể một số nghiệp vụ BHXH tỉnh đã phát hiện trong quá trình thực hiện như sau:
Đề nghịhướng dẫn cụ thể một số bút toán:
+ Bút toán kết chuyển số thu BHYT trước cho năm sau về số thu phân bổ kỳ này; bút toán kết chuyển số thừa kỳtrước chưa phân bổ về số thu phân bổ kỳ này
+ Hạch toán kế toán đối với việc thanh quyết toán thuốc kháng HIV
+ Hướng dẫn trường hợp ngân sách địa phương chuyển tiền hỗ trợ đóng
BHYT tồn tỉnh cho BHXH tỉnh; trường hợp thoái thu BHXH, BHYT, BHTN
Đề nghị sửa tài khoản chi tiết của hạch toán Ngân sách trung ương hỗ trợ đóng BHYT (sửa TK 34213, 34223 thành TK 34211, 34211).
3.2.4. Hoàn thiện tổ chức hệ thống sổ kế toán
Cần tập trung và lưu ý một số nội dung sau:
- Lập đủ các loại sổ kế tốn theo đúng quy định, có đầy đủ chữ ký của Thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng và cán bộ lập biểu, in ấn bảo quản lưu trữ theo đúng quy định
- Thực hiện khóa sổ theo đúng hướng dẫn của BHXH Việt Nam tại Công
văn số 4590/BHXH-TCKT ngày 05/12/2019.
- BHXH tỉnh Hà Nam phải thực hiện ngay việc in sổ kế toán vào thời
điểm cuối kỳ kế toán (cuối tháng, quý và cuối năm) để phát hiện những sai sót, rà soát việc thiếu chứng từ, sổ sách để kịp thời bổ sung, tránh để ứ đọng
trên phần mềm vì có rất nhiều rủi ro liên quan đến phần mềm như vi rút tấn cơng, bị mã hóa dữ liệu và rủi ro nhất là mất dữ liệu.
- Để ghi chép và in sổ theo đúng quy định tại Thông tư số 102/2018/TT-
BTC, BHXH tỉnh cần chú ý một số nội dung sau để lập sổ theo đúng quy định, cụ thể:
+ Tại Sổ tổng hợp chi ốm đau, thai sản, dưỡng sức phục hồi sức khỏe: đã được bổ sung một số chỉ tiêu: đóng BHYT, dịng lũy kế quý, lũy kế năm.
+ Tại sổ chi tiết Tai nạn lao động – Bệnh nghề nghiệp: đã được bổ sung mốt số chỉ tiêu, bao gồm: “Nguồn kinh phí: Quỹ TNLĐ-BNN”; trợ cấp 1 lần khi chết do TNLĐ-BNN; hỗ trợ phương tiện trợ giúp sinh hoạt, dụng cụ chỉnh
hình; phí giám định mức suy giảm khả năng lao động; hỗ trợ chuyển đổi nghề; hỗ trợ các hoạt động phòng ngừa chia sẻ rủi ro TNLĐ-BNN; sửa nội dung chỉ tiêu “Dưỡng sức phục hồi sức khỏe sau TNLĐ-BNN” thành “Chi dưỡng sức, phục hồi sức khỏe”; bỏ cột số người ở cột Tổng chi; bỏ cột chỉ tiêu “Khen thưởng đơn vị sử dụng lao động”.
+ Tại sổ chi tiết lương hưu và trợ cấp BHXH: đã bỏ nội dung “Chi các khoản chi BHXH do quỹ BHXH tự nguyện đảm bảo theo dõi một sổ riêng”; sửa nội dung “các khoản chi BHXH do quỹ BHXH bắt buộc đảm bảo theo dõi một sổ riêng” thành “Các khoản chi BHXH do quỹ BHXH đảm bảo theo dõi một sổ riêng”
+ Tại sổ chi tiết BHTN: đã sửa nội dung chỉ tiêu “Trợ cấp học nghề” thành “Hỗ trợ học nghề”; sửa nội dung chỉ tiêu “Trợ cấp tìm việc làm” thành “hỗ trợ tư vấn, giới thiệu việc làm học nghề”; sửa nội dung chỉ tiêu “Trợ cấp thất nghiệp hàng tháng” thành “Trợ cấp thất nghiệp”; bổ sung chỉ tiêu “Hỗ trợ đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề”.
+ Tại sổ tổng hợp chi lương hưu và trợ cấp BHXH: đã bỏ chỉ tiêu “Số phải trả tháng này”; bổ sung chỉ tiêu “số chưa trả đầu kỳ” và “Số phát sinh trong tháng”; “Số thực trả lũy kế từ đầu năm đến tháng báo cáo”; “Số chưa trả đến cuối tháng này”.
- Nghiên cứu, tham mưu với BHXH Việt Nam về việc sửa đổi cách ghi chép sổ chi tiết bộ máy (S61-H) và sổ chi tiết lãi tiền gửi (S88-BH) để phù hợp với yêu cầu quản lý của đơn vị.
3.2.5. Hoàn thiện tổ chức hệ thống báo cáo quyết toán, báo cáo tài chính
Căn cứThơng tư số 102/2018/TT-BTC ngày 14/11/2018 của Bộ Tài chính
quy định, ngồi báo cáo tài chính, báo cáo quyết tốn, BHXH tỉnh còn phải thực hiện lập báo cáo tài chính quỹ, báo cáo nghiệp vụ quỹ bảo hiểm. Để đáp ứng với yêu cầu quản lý của cơ quan và phù hợp với các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành. Hệ thống báo cáo theo nguyên tắc đơn vị cấp trên phải cộng hợp
được các chỉ tiêu tại báo cáo tài chính của cấp dưới cũng như phải xác định được các giao dịch nội bộ thuộc hoạt động quỹđể loại trừ khi tổng hợp.
Do năm 2019, là năm đầu tiên BHXH tỉnh Hà Nam lập các báo cáo theo chế độ toán mới, do vậy, thuyết minh báo cáo tài chính cịn sơ sài; số liệu giữa các báo cáo lên chưa khớp đúng, tài sản nguồn vốn chưa cân khớp,...
Để có thể lên báo cáo quyết toán tổng hợp, báo cáo tài chính tổng hợp tồn hệ thống để báo cáo các cơ quan tài chính thì việc hồn thiện tổ chức hệ
thống báo cáo kế toán tại các đơn vị là hết sức quan trọng. BHXH tỉnh Hà Nam cần:
- Đưa ra những vướng mắc và để xuất giải pháp về những nội dung chưa
hợp lý tại các báo cáo như Báo cáo chi tiết số thu BHXH, BHTN, BHYT, Báo cáo số phải thu BHXH, BHTN, BHYT và lãi chậm đóng theo đơn vị sử dụng
lao động (B16a-BH),...
- Lập báo báo cáo bảo đảm sự trung thực, khách quan, đầy đủ, kịp thời, phản ánh đúng tình hình thu, chi đối với từng nguồn kinh phí của đơn vị.
- Các nội dung trên Thuyết minh báo cáo tài chính cần được trình bày một cách chi tiết và cụ thể hơn.
- Xây dựng hệ thống danh mục cho các khoản phải thu, phải trả, tạm ứng,
ngân hàng, đối tượng… một cách khoa học thống nhất đảm bảo thuận lợi trong tổng hợp số liệu báo cáo nhanh chóng và chính xác.
- Các báo cáo phải được xuất ra từ cùng một nguồn dữ liệu
3.2.6. Hồn thiện cơng tác kiểm tra kế toán
Tổ chức tự kiểm tra tài chính, kế tốn là một trong những vấn đề rất quan trọng để đảm bảo cho kế toán của đơn vị đi vào nề nếp, thực hiện đúng
chế độ tài chính quy định nhằm phát hiện, ngăn ngừa, chấn chỉnh kịp thời những sai phạm, những hành vi tiêu cực trong quản lý tài chính. Tổ chức tự
kiểm tra tài chính, kế tốn hay cụ thể đó là tổ chức kiểm tra nội bộ. Do vậy, BHXH tỉnh cần đề xuất với BHXH Việt Nam thành lập phòng kiểm tra tại BHXH tỉnh và ban hành quy chế hoạt động của phòng kiểm tra.
Tổ chức kiểm tra nội bộ phải được tiến hành bởi cán bộ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm làm việc tại đơn vị. Kiểm tra nội bộ nhằm mục đích chủ yếu
để đánh giá việc thực hiện kế tốn, tài chính tại BHXH tỉnh Hà Nam. Kiểm tra nội bộ có tính độc lập tương đối cao so với tự kiểm tra ở các bộ phận. Thông qua kiểm tra phát hiện những sai sót trong quản lý và kế tốn ở đơn
vị, vì vậy kiểm tra nội bộ phải được triển khai thường xuyên nhằm đảm bảo cho hoạt động của đơn vị tuân thủ nghiêm chỉnh các chính sách, chế độ của
Nhà nước cũng như của cơ quan BHXH.
Để kiểm tra nội bộ được phát huy hiệu quả thì BHXH tỉnh Hà Nam phải
tiến hành kiểm tra tồn bộ kế tốn tại tất cả các BHXH cấp huyện để có cái nhìn tổng thể về hoạt động kế tốn và phải được cơng khai gửi kế hoạch cho