7. Kết cấu của luận văn
1.3. Nội dung tổ chức kế toán tại Bảo hiểm xã hội tỉnh
1.3.6. Tổ chức kiểm tra kế toán
Tại Khoản 1 Điều 34 Luật Kế toán, quy định: “Đơn vị kế toán phải chịu sự kiểm tra kế tốn của cơ quan có thẩm quyền. Việc kiểm tra kế tốn chỉ được thực hiện khi có quyết định của cơ quan có thẩm quyền (Bộ Tài chính, Các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủvà cơ quan khác ở trung ương quyết định kiểm tra kế toán các đơn vị kế toán trong lĩnh vực được phân công phụ trách; Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định kiểm tra kế toán các đơn vị kế toán tại địa phương do mình quản lý; đơn vị cấp trên)” [17].
Hiện nay, BHXH tỉnh khơng có bộ phận kiểm tra kế tốn riêng mà do các cán bộ kế toán phần hành tự kiểm tra trước khi ghi sổ kế toán, kế toán
trưởng đảm nhận kiểm tra chung định kỳtrước khi lập các báo cáo.
(1) Đối với hěnh thức kiểm tra kế toán của cơ quan cấp trên
* Nội dung của công tác kiểm tra tại BHXH tỉnh, gồm:
- Kiểm tra việc lập, thu thập, xử lý chứng từ kế toán; - Kiểm tra việc mở sổ, ghi sổ, khóa sổ kế tốn;
- Kiểm tra việc áp dụng và ghi chép các tài khoản kế toán;
- Kiểm tra hồ sơ, chứng từ, các nội dung đã chi, mức chi theo quy định của Nhà nước;
- Kiểm tra việc lập báo cáo tài chính, phân tích, nộp và sử dụng báo cáo tài chính;
- Kiểm tra việc thực hiện kiểm kê tài sản thường xuyên hoặc đột xuất
theo quy định của Nhà nước, việc thực hiện lưu trữ hồ sơ tài liệu kế toán;
- Kiểm tra việc tổ chức bộ máy, phân công cơng việc và lề lối làm việc,
đánh giá tính hợp lý của việc bố trí, sử dụng cán bộ, quan hệ và mối quan hệ
giữa các cá nhân và bộ phận;
- Kiểm tra việc tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng và bố trí kế tốn trưởng, cán bộ, viên chức tài chính, kế tốn;
- Kiểm tra việc chấp hành các chế độ chính sách tài chính của Nhà nước
đã được quy định.
- Kiểm tra việc chấp hành các quy định khác của pháp luật về kế toán.
* Thời gian kiểm tra
Hàng năm, BHXH Việt Nam (gồm: Vụ Tài chính Kế tốn, Vụ Thanh tra
– Kiểm tra, Vụ Kiếm toán nội bộ) xây dựng kế hoạch kiểm tra và đề cương
kiểm tra gửi BHXH tỉnh. Công tác kiểm tra được tổ chức thường xuyên theo tháng, quý tại BHXH tỉnh.
* Phạm vi kiểm tra
- Kiểm tra tại BHXH cấp huyện: Giám đốc BHXH tỉnh chỉ đạo tổ chức kiểm tra cơng tác tài chính, kế tốn tại tất cả các đơn vị BHXH cấp huyện trực thuộc.
- Kiểm tra tại BHXH cấp tỉnh: BHXH Việt Nam sẽ tổ chức kiểm tra cơng tác tài chính, kế tốn tại BHXH tỉnh.
- Đảm bảo quá trình cung cấp, thu nhận và xử lý thơng tin được đầy đủ, trung thực, chính xác, kịp thời trong quá trình quản lý và sử dụng vật tư tài
sản, các nguồn kinh phí của đơn vị.
- Đánh giá tình hình triển khai chấp hành dựtoán ngân sách hàng năm tại
đơn vịtheo quy định của pháp luật về NSNN
- Tình hình chấp hành thực hành tiết kiệm, chống lãng phí của đơn vị. - Đánh giá chất lượng hoạt động, tình hình chấp hành cơ chế chính sách và quản lý các khoản thu, chi tài chính, quản lý và sử dụng tài sản, tiền vốn, sử dụng quỹ lương, quỹ thưởng, các quỹ của cơ quan và đầu tư xây dựng cơ bản trong đơn vị.
- Phát hiện và chấn chỉnh kịp thời các sai phạm, áp dụng các biện pháp xử lý các sai phạm theo đúng thẩm quyền đã được phân cấp. Đồng thời tổ
chức rút kinh nghiệm, đánh giá những tồn tại, tìm ra nguyên nhân và đưa ra phương hướng, biện pháp khắc phục nhằm tăng cường quản lý tài chính, kế
tốn tại đơn vị.
(2) Đối với hình thức kiểm tra kế toán giữa các bộ phận kế toán tại BHXH tỉnh: đây là hình thức kiểm tra thường xuyên giữa các bộ phận kế toán từ khi thu nhận thông tin ban đầu, đến xử lý, ghi chép sổ và lập báo cáo. Việc kiểm tra được tiến hành theo phương pháp đối chiếu giữa số liệu trên chứng từ, sổ kế toán và các báo cáo với nhau, đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số
liệu chi tiết.
Hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, Kế tốn trưởng và Phó phịng kế tốn tiến hành kiểm tra đối với kế toán bộ phận nhằm kịp thời phát hiện sai sót để
sửa chữa trước khi in, trình ký và đưa vào bảo quản, lưu chứng từ.
* Nội dung cơng tác kiểm tra
- Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ, hợp lý của hồsơ, chứng từ; - Kiểm tra việc lập chứng từ thu, chi tiền mặt, tiền gửi
- Kiểm tra quy trình luân chuyển chứng từ;
- Kiểm tra số liệu giữa sổ sách và các báo cáo; - Kiểm tra việc quản lý tiền mặt.
- Kiểm tra việc lưu trữ hồsơ, chứng từ tại phịng Kế hoạch Tài chính;
* Phạm vi kiểm tra: tại phịng Kế hoạch Tài chính BHXH tỉnh
* Mục đích của kiểm tra kế tốn: Phát hiện kịp thời các sai sót để điều chỉnh, đưa ra phương hướng, biện pháp khắc phục nhằm tăng cường quản lý tài chính, kế tốn tại BHXH tỉnh.
1.3.7. Ứng dụng công nghệ thơng tin trong cơng tác kế tốn
Trong bối cảnh cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 và hội nhập quốc tế về ASXH đang diễn ra mạnh mẽ trên thế giới và khu vực, cơ quan BHXH xác định cải cách thủ tục hành chính (TTHC), ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu nhằm đáp ứng được các yêu cầu tổ
chức, thực hiện chính sách BHXH, BHYT trong tình hình mới, thể hiện qua việc xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu tập trung toàn ngành; hệ thống cấp số định danh quản lý người tham gia BHXH, BHTN, BHYT được thống nhất tên
phạm vi tồn quốc, phần mềm kế tốn tập trung,…
Ứng dụng công nghệ thông tin đang được áp dụng tại các bộ phận thuộc cơ quan BHXH như Phòng Kế tốn, phịng chế độ, phòng tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính,… và ngày càng được nâng cao, chú trọng, giúp cho
cơ quan BHXH giảm thiểu được các thao tác thủ công, giảm thời gian, nhân lực, giảm thủ tục hành chính,… Đặc biệt, đối với cơng tác kế tốn, cơng nghệ thơng tin đã góp phần làm thay đổi toàn diện lĩnh vực kế toán BHXH, thể
hiện rõ nhất ởphương thức xử lý dữ liệu và cung cấp thơng tin kế tốn.
Trước đây khi áp dụng chế độ kế tốn theo Thơng tư số 178/2017-TT- BTC, BHXH tỉnh sử dụng phần mềm kế toán tại địa chỉ
https://tckt.baohiemxahoi.gov.vn. Từ khi Thơng tư số 102/2018/TT-BTC của Bộ Tài chính được ban hành, BHXH Việt Nam (Vụ Tài chính Kế tốn) đã
tập trung áp dụng chế độ kế toán mới theo hướng dẫn của Bộ Tài chính tại Thơng tư số 107/2017/TT-BTC và Thông tư số 102/2018/TT-BTC tại địa chỉ
https://tckt.bhxh.gov.vn. Phần mềm được đưa vào sử dụng từ tháng 7/2019 và
yêu cầu BHXH tỉnh thực hiện chuyển đổi dữ liệu bắt đầu từ19/8/2019 đến hết ngày 02/9/2019. Phần mềm kế tốn tập trung được liên thơng dữ liệu với các phần mềm TST (phần mềm quản lý thu, cấp sổ BHXH, thẻ BHYT của Ngành BHXH); phần mềm TCS (xét duyệt chính sách); phần mềm giám định, phần mềm quyết toán đã đáp ứng được yêu cầu quản lý, giúp cho việc khai thác dữ liệu được dễ dàng, số liệu lên các báo cáo đủ và chính xác.
1.4. Các yếu tố ảnh hƣởng đến tổ chức kế tốn
1.4.1. Mơi trường pháp lý
Mơi trường pháp lý là những cơ sở pháp lý mà kế toán phải căn cứ vào
đó để thực hiện cơng việc kế tốn, đảm bảo cho hoạt động của kế toán phù hợp với những quy định của pháp luật.
Trên thực tế, tất cả các đơn vị dù có quy mơ lớn hay nhỏ, hoạt động
trong lĩnh vực Nhà nước hay tư nhân, sản xuất hay dịch vụvà dưới bất kỳ cơ
chế kinh tế nào đều có cùng một quy trình kếtốn căn bản giống nhau và tuân theo hệ thống pháp luật như Luật Kế toán, Chuẩn mực kế toán, chế độ kế
toán, Luật DN, Luật Kiểm toán, Luật Thuế. Các đơn vị hoạt động ln mong muốn có mơi trường pháp lý hồn thiện và ổn định, để đơn vị có thể yên tâm
đầu tư và phát triển sản xuất. Khi hệ thống pháp lý thay đổi sẽ chi phối hoạt
động sản xuất kinh doanh của đơn vị và đặc biệt ảnh hưởng trực tiếp đến tổ
chức kế toán trong đơn vị.
1.4.2. Tổ chức bộ máy nhânsự kế tốn
Trình độ kiến thức và kỹnăng kinh nghiệm của nhân viên kế tốn có ảnh
hưởng lớn đến tổ chức kế tốn trong đơn vị, tác động khơng nhỏ đến việc tổ
chức thu nhận và xử lý cung cấp thông tin kế toán cho nhà quản trị. Yêu cầu
đối với đội ngũ nhân viên phải am hiểu về quá trình tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị, linh hoạt trong việc xử lý thông tin và phối hợp tốt với các bộ phận chức năng khác trong sao cho hiệu quả. Nếu đội ngũ kế
tốn khơng chun nghiệp, trình độ khơng cao có thể ảnh hưởng đến công tác kếtốn như thu thập thơng tin khơng đầy đủ, phản ánh thơng tin kế tốn thiếu tính chính xác, khơng kịp thời. Ngồi ra, nếu đội ngũ kếtốn có trình độ thấp thì cịn ảnh hưởng đến tổ chức bộ máy kế tốn như phải có nhiều nhân viên mới đảm nhận được hết các công việc của phịng kế tốn, cơng việc kế tốn khơng hiệu quả. Trong giai đoạn hiện nay, với sự phát triển của nền kinh tế cũng như sự hội nhập quốc tế, trình độ chun mơn của các cán bộ quản lý và cán bộ kế toán trong đơn vị cũng như các đối tượng sử dụng thông tin khác
được nâng cao rõ rệt, khả năng vận dụng hệ thống khuôn khổ pháp lý về kế
tốn trong cơng việc ngày càng hiệu quả hơn, nhu cầu thông tin kế tốn có chất lượng ngày một cao hơn
1.4.3. Nhu cầu thơng tin kế tốn
Tổ chức kế toán trong đơn vị phải đáp ứng được nhu cầu thơng tin kế
tốn của các nhà quản trị. Nhu cầu thơng tin kế tốn của một đơn vị bao gồm các thông tin kế tốn tài chính và các thơng tin kế tốn quản trị. Về ngun tắc, các thơng tin kếtốn tài chính được cung cấp phải tuân thủ chế độ kế toán và phù hợp với chuẩn mực kế tốn. Các thơng tin kế toán quản trị được cung cấp theo nhu cầu sử dụng nội bộ đơn vị. Cả kế tốn tài chính và kế tốn quản trị đều đáp ứng những nhu cầu thông tin cho các đối tượng khác nhau, nhưng
có quan hệ với nhau trong hoạt động quản trị đơn vị và thực hiện các thủ tục theo chế độquy định.
Kế tốn tài chính bắt buộc đơn vị phải tuân thủ theo quy định chung của
Nhà nước, thể hiện bởi hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo do Nhà nước ban hành. Nhu cầu thơng tin kế tốn của các đối tượng sử dụng thơng tin bao gồm những thơng tin về tình hình tài chính, tình hình hoạt động kinh doanh và lưu
chuyển tiền của một đơn vị kế toán nhất định. Do vậy, họ đều có nhu cầu được cung cấp, đọc và hiểu thơng tin kế tốn phản ánh tình hình kinh tế của đơn vị trên các phương diện: Tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu; thu nhập, chi phí, kết quả hoạt động; luồng tiền; Các thơng tin chung khác.
Việt Nam đang từng bước hội nhập với nền kinh tế khu vực và thế giới. Với sự phát triển khoa học, công nghệ và thơng tin như hiện nay, địi hỏi việc cung cấp thông tin kế tốn phải được thực hiện một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác và đáng tin cậy, để phục vụ cho quản lý và việc ra quyết định. Vì vậy, tổ chức thơng tin kế tốn trong các đơn vị có chất lượng là một vấn đề
rất quan trọng.
Tóm lại, nhóm nhân tố pháp lý, nhân tố tổ chức bộ máy nhân sự kế toán, nhân tố về nhu cầu thơng tin kế tốn là những nhân tố có tác động nhiều nhất
đến tổ chức kế tốn của các đơn vịtrong điều kiện Việt Nam hội nhập nền kinh tế khu vực và thế giới. Việc xác định các nhân tố ảnh hưởng đến tổ chức kế toán trong các đơn vị là việc làm cần thiết, nó góp phần tổ chức tốt q trình quản lý kinh tế, cung cấp thơng tin kế tốn trong q trình hội nhập quốc tế.
Tiểu kết chƣơng 1
Trong chương này, tác giả đã đưa ra cái nhìn tổng quan về cơ quan
BHXH trên các khía cạnh: khái quát về đơn vị BHXH, về BHXH, BHTN,
BHYT; đặc điểm hoạt động, cơ chế quản lý tài chính tại cơ quan BHXH. Đồng thời, đưa ra cái nhìn tổng quát về tổ chức kế toán tại BHXH tỉnh từ
tổ chức bộ máy kế toán; tổ chức hệ thống chứng từ; tổ chức hệ thống tài khoản kế toán; hệ thống sổ kế toán; hệ thống các báo cáo, công tác kiểm tra kế tốn và ứng dụng cơng nghệ thơng tin tại BHXH tỉnh.
Đây sẽ là những cơ sở lý luận quan trọng giúp tác giả có căn cứ để triển
khai thực hiện nghiên cứu và đánh giá thực trạng, chỉ ra được những kết quả đạt được và tồn tại trong tổ chức kế toán tại BHXH tỉnh Hà Nam, để từ đó đưa ra những kiến nghị và giải pháp hoàn thiện ởcác chương sau.
Chƣơng 2
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI TỈNH HÀ NAM 2.1. Tổng quan về Bảo hiểm xã hội tỉnh Hà Nam
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển
BHXH tỉnh Hà Nam được thành lập theo Quyết định số 1606/QĐ- BHXH ngày 16/9/1997 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam và chính thức
đi vào hoạt động từ ngày 01/4/1998. Thực hiện Quyết định số 20/2002/QĐ- TTg ngày 21/11/2002 của Thủ tướng Chính phủ về việc chuyển giao BHYT
Việt Nam sang BHXH Việt Nam, ngày 01/01/2003, BHYT tỉnh Hà Nam chính thức sáp nhập về BHXH tỉnh Hà Nam. Tại thời điểm mới thành lập, BHXH tỉnh có 05 Phịng nghiệp vụ, 06 BHXH huyện, thành phố với 49 công chức, viên chức, NLĐ; đến nay, đội ngũ công chức, viên chức BHXH tỉnh
trưởng thành cả về sốlượng và chất lượng với 10 Phịng nghiệp vụ, 05 BHXH huyện; tổng số cơng chức, viên chức, lao động hợp đồng là 235 người.
Với những nỗ lực, cố gắng không ngừng, trong 23 năm qua, BHXH tỉnh
Hà Nam đã được Đảng, Nhà nước, Tỉnh uỷ, HĐND, UBND tỉnh tặng thưởng nhiều danh hiệu cao quý: Chủ tịch nước tặng Huân chương Lao động Hạng
Nhì (giai đoạn 2012 - 2016), Huân chương Lao động Hạng Ba (giai đoạn 2005 - 2009); Thủ tướng Chính phủ tặng Bằng khen (giai đoạn 2003 – 2005,
giai đoạn 2011 - 2013) và Cờ thi đua (năm 2016); UBND tỉnh, BHXH Việt Nam tặng Cờ thi đua và nhiều Bằng khen...
Đây là một kết quả đáng khích lệ, tạo động lực thúc đẩy BHXH tỉnh Hà Nam tiếp tục phát huy những thành tích đã đạt được, khắc phục mọi khó khăn
thực hiện tốt các chính sách, chế độ BHXH, BHYT; tăng nhanh diện bao phủ đối tượng tham gia BHXH, BHYT, nhất là BHXH tự nguyện, BHYT hộ gia
đình; quản lý quỹ BHXH, quỹ BHYT đảm bảo an toàn, hiệu quả; thực hiện tốt những nhiệm vụ trong tâm của cơ quan BHXH, góp phần vào thành tích