2.1 Khái quát chung về Công ty Cổ phần Dịch vụ Giao nhận hàng hóa TNN
2.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Dịch vụ Giao
nhận hàng hóa TNN
Sơ đồ tổ chức Cơng ty Cổ phần Dịch vụ Giao nhận hàng hóa TNN cụ thể như sau (sơ đồ 2.1):
Nguyễn Lưu Bích Uyên – QT2201K Page 30
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức Công ty Cổ phần Dịch vụ Giao nhận hàng hóa TNN Hội đồng quản trị: Quyết định các chiến lược, kế hoạch trung hạn và kế hoạch kinh doanh hàng năm của công ty.
Giám đốc: Chịu trách nghiệm, quyền hạn cao nhất đối với kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Trực tiếp lãnh đạo, chỉ đạo hoạt động kinh doanh, tổ chức bộ máy nhân sự. Là người chịu trách nhiệm trước Nhà nước và tập thể cán bộ công nhân viên của công ty.
PGĐ Tài chính kiêm Kế tốn trưởng: Là người giúp cho giám đốc về công tác chuyên môn, thực hiện chức năng kiểm soát tổ chức của công ty, giúp giám đốc tổ chức cơng tác hoạch tốn. Là người chỉ đạo giao nhiệm vụ cho phịng kế tốn. Ký duyệt các chứng từ, các báo cáo kế toán
PGĐ Khai thác: Quản lý và điều hành dịch vụ vận tải, điều hành vận chuyển hàng hóa, hệ thống kho bãi của công ty, điều hành bộ phận vận chuyển – giao nhận hàng. Xây dựng cơ cấu, quản lý nhân sự và giám sát tồn bộ nhân viên trong phịng khai thác.
Nguyễn Lưu Bích Uyên – QT2201K Page 31
PGĐ Kinh doanh: Tham mưu cho giám đốc về công tác lập kế hoạch và lên phương án kinh doanh. Là người chỉ đạo giao nhiệm vụ cho phịng kinh doanh.
• Phịng Kế tốn: Gửi debit và chứng từ gốc cũng như hóa đơn cho khách hàng. Theo dõi công nợ và thơng báo OPS tình hình thanh tốn của khách hàng trước khi giải phóng hàng. Thanh tốn các chi phí liên quan cho hãng tàu.
• Phịng Hành chính – Nhân sự: Tham mưu cho giám đốc về tổ chức bộ máy điều hành công ty, thực hiện việc tuyển dụng nhân sự, quản lý nhân sự, chế độ chính sách và quy chế của công ty. Quản lý công việc liên quan đến giấy tờ, hồ sơ nhân viên, giao nhận văn bản, thư hợp đồng, quản lý các tài sản trong công ty. Quản lý hệ thống tính lương và phúc lợi cho nhân viên của cơng ty.
• Phịng Khai thác: Soạn thảo và xử lý các chứng từ: hợp đồng, vận đơn, hóa đơn, lệnh giao hàng,… Chuẩn bị chứng từ khai hải quan, phối hợp với các nhân viên hiện trường làm thủ tục thơng quan hàng hóa. Theo dõi tình trạng đơn hàng, để xác nhận thời gian giao hàng đồng thời đảm bảo đơn đặt hàng tn thủ thỏa thuận trong hợp đồng…
• Phịng Kinh doanh: Nghiên cứu phát triển thị trường, xây dựng các mối quan hệ khách hàng. Mở rộng khách hàng bằng cách quảng bá dịch vụ. Phụ trách hỗ trợ và giám sát khi có vấn đề xảy ra để đảm bảo chất lượng dịch vụ tốt nhất.
• Văn phịng chi nhánh TP.HCM: Có nhiệm vụ phục vụ các khách hàng khu vực miền Nam, chuẩn bị chứng từ khai hải quan, làm thủ tục thông quan, theo dõi các đơn hàng ở khu vực miền Nam.
• Văn phịng chi nhánh Hà Nội: Có nhiệm vụ phục vụ các khách hàng khu vực lân cận, chuẩn bị chứng từ khai hải quan, làm thủ tục thông quan, theo dõi các đơn hàng ở khu vực lân cân.
Nguyễn Lưu Bích Uyên – QT2201K Page 32
• Kho: Quản lý và bảo quản hàng hóa để chờ được đóng/ghép, sắp xếp trước khi được chuyển giao tới tay khách hàng.