2.2 .Thực trạng kế toán bán hàng gạch lát tại công ty TNHH Việt Anh
2.2.1.1 .Đặc điểm tình hình kinh doanh của cơng ty TNHH Việt Anh
a. Giới thiệu tổng quan về công ty TNHH Việt Anh
Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TNHH VIỆT ANH
- Đăng ký kinh doanh số 0100602576 do Sở kế hoạch và Đầu tư Thành Phố Hà Nội cấp và đăng kí thay đổi lần thứ 8 ngày 13/04/2010.
- Trụ sở chính: Số 33 Ngõ 30 Hoa Lâm, Phường Việt Hưng, Quận Long Biên, TP.Hà Nội.
- Điện thoại: 04.6261.002 Fax: 04.6261.0001 Quy mô công ty:
- Vốn điều lệ công ty: 12.500.000.000 (mười hai tỷ, năm trăm triệu đồng chẵn).
- Trụ sở làm việc cao 06 tầng, diện tích trên 2000 m2, được đưa vào sử dụng vào năm 2005 với số vốn đầu tư khoảng 4 tỷ đồng gồm: khu văn phòng, trưng bày sản phẩm, nhà kho và còn lại là văn phòng cho thuê.
- Cán bộ cơng nhân viên hành chính gồm 64 người, phân bổ làm việc trong 5 phịng ban: phịng tài chính kế tốn; phịng kinh doanh gạch; phịng kinh doanh dầu castrol; phòng đầu tư, kinh doanh chợ, TTTM và phịng tổ chức hành chính.
Sơ đồ tổ chức điều hành công ty TNHH Việt Anh (Phụ lục 2.1)
Các ngành nghề kinh doanh chính của công ty
- Kinh doanh các vật liệu xây dựng (hoạt động kinh doanh chính)
- Đầu tư kinh doanh chợ, trung tâm thương mại; là đại lý phân phối cho các hãng sản phẩm trong và ngoài nước.
- Kinh doanh dịch vụ du lịch, thương mại, vui chơi giải trí, văn phịng…
- Tham gia các hoạt động chuẩn bị xây dựng và xây dựng các cơng trình dân dụng, cơng nghiệp, nơng nghiệp.
Q trình hình thành và phát triển của cơng ty
Công ty Việt Anh ra đời năm 1995, trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam có nhiều cơ hội. Những năm đầu, công ty tham gia quản lý các chợ nhỏ. Nhưng, với tiềm lực mạnh, cơng ty chính thức đưa lĩnh vực kinh doanh TTTM – siêu thị vào chiến lược kinh doanh, điển hình là chợ Việt Hưng: từ một chợ quy mơ nhỏ, hàng hóa kém đa dạng thành TTTM vốn đầu tư gần 30 tỷ đồng. Với mục tiêu phát triển bền vững và chiến lược đa dạng hóa ngành nghề kinh doanh, từ 1995 đến nay, cơng ty đã tiến hành kí kết hàng loạt hợp đồng tổng đại lý phân phối cho các hãng, đặc biệt là dầu nhờn Castrol tại Hà Nội, mang loại doanh thu 8 tỷ đồng/năm với tăng trưởng 35% - 40%.
Tháng 3/2003, nhận thấy thấy nhu cầu thị trường về sản phẩm phục vụ cho trang trí nội thất, ngoại thất, đặc biệt là sản phẩm vật liệu xây dựng không nung sẽ tăng mạnh. Ban Giám đốc công ty đã tiến hành nghiên cứu, thăm dò thị trường và quyết định kinh doanh cung ứng các sản phẩm gạch lát Block, Terazzo. Dù mới chính thức tham gia kinh doanh vào thị trường gạch không nung được 10 năm
cịn cung cấp gạch lát cho nhiều các cơng trình lớn như các cơng trình phục vụ Seagame 22, Kỷ niêm 1000 năm Thăng Long Hà Nội…Hiện nay với năng lực của mình, số lượng gạch lát bán ra của cơng ty TNHH Việt Anh ra thị trường khoảng 400.000 sản phẩm Terrazzo, gạch block các loại mỗi năm. Với chiến lược đa dạng hóa kinh doanh trong đó tập trung kinh doanh vật liệu xây dựng, công ty Việt Anh dần nâng cao được vị thế cạnh tranh trên thị
trường.
b. Đặc điểm mặt hàng kinh doanh của công ty TNHH Việt Anh
Hiện nay, cơng ty kinh doanh 2 mặt hàng chính là gạch lát và dầu castrol. Trong đó, mặt hàng gạch lát có hai dịng chính với những kích cỡ, hình thức, mẫu mã đa dạng là gạch Block, gạch Terazzo; đáp ứng mọi yêu cầu của các khách hàng khi đến với công ty. Cụ thể như:
• Gạch terrazzo
- Theo kích thước:
Gạch terrazzo 300x300x27 (mm) Gach Terrazzo 400x400x27 (mm) - Theo màu sắc: xanh, đỏ, vàng, ghi…
- Theo tính chất sản phẩm: gạch có mài, gạch khơng mài
- Theo cường độ chịu lực: gạch đảm bảo cường độ chịu lực 200kg/cm2 đến 600k/cm2 • Gạch Block - Gạch Block bát giác - Gạch Block lục giác - Gạch Block hình sao - Gạch Block zíc zắc
Chất lượng gạch kinh doanh của Việt Anh được cam kết đảm bảo theo chất lượng ISO, được nhập từ các nhà cung cấp có uy tính sản xuất trên dây chuyền hiện đại của nước ngoài.
c. Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng
Hiện nay công ty xác định giá vốn hàng bán xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ. Việc tính giá vốn hàng bán được thực hiện tự động từ phần mềm kế toán Bravo. Cuối tháng, kế toán viên chỉ làm thao tác cập nhật Giá vốn hàng xuất bán từ phân hệ Hàng hóa, phần mềm sẽ tự động cập nhật giá vốn một cách chính xác. Những chi phí liên quan đến việc mua hàng được phân bổ vào giá mua hàng hóa làm căn cứ tính giá nhập kho.
Giá bán hàng hóa hiện nay công ty xác định dựa trên giá vốn và những chi phí liên quan đến việc bán hàng cơng ty chịu như chi phí để bù đắp hỏng hóc của hàng hóa, chi phí vận chuyển…
Cơng thức xác định giá:
Giá bán gạch lát = giá mua thực tế + thặng số thương mại
Thặng số thương mại dùng để bù đắp chi phí và hình thành lợi nhuận. Nó được tính theo tỷ lệ % trên giá thực tế của hàng hóa tiêu thụ. Như vậy:
Giá bán hàng hóa = Giá mua thực tế x (1 + % thặng số thương mại)
Giá vốn hàng bán được xác định theo:
- Giá tạm tính tại thời điểm phát sinh, nghiệp vụ đã ghi nhận doanh thu: GV1 = (Trị giá hàng tồn + Trị giá hàng nhập)/ (Hàng tồn+ Hàng nhập)
- Giá vốn cả kỳ bình quân được điều chỉnh
GV2 = (Trị giá hàng tồn+ tổng trị giá hàng nhập trong kỳ)/ (Hàng tồn + tổng hàng nhập trong kỳ).
• Chính sách bán hàng của cơng ty TNHH Việt Anh
- Công ty áp dụng chiết khấu thương mại cho khách hàng mua hàng với số lượng lớn, theo từng mức dựa trên tổng giá trị hàng bán:
Từ 100.000.000 VNĐ đến dưới 300.000.000 VNĐ: chiết khấu 2% Từ 300.000.000 VNĐ đến dưới 500.000.000 VNĐ: chiết khấu 3% Trên 500.000.000 m2 trở lên: chiết khấu 4%
- Công ty khơng áp dụng chiết khấu thanh tốn cho các khách hàng thanh toán tiền hàng sớm.
- Hàng gạch lát của công ty nhập mua về được tuân theo quy chuẩn chất lượng ISO trên các công nghệ sản xuất hiện đại, được giao theo đúng yêu cầu của
khách hàng nên khơng có trường hợp hàng bán bị trả lại hay công ty giảm giá hàng bán.
- Công tác bán hàng của công ty đặc biệt chú trọng đến việc kiểm tra tín dụng của khách hàng. Với những khách hàng đảm bảo khả năng thanh tốn, giữ uy tín trong kinh doanh, cơng ty cho phép nhận nợ trong thời hạn nhất định, quá thời hạn đó khách hàng sẽ chịu lãi phạt do quá hạn thanh tốn.
• Các phương thức bán hàng
Do đặc điểm mặt hàng kinh doanh đa dạng, phong phú về số lượng, chủng loại và phạm vi đối tượng khách hàng rộng nên để đáp ứng nhu cầu đầy đủ, công ty chủ yếu sử dụng phương thức bán hàng là bán buôn qua kho và bán lẻ.
Bán buôn qua kho: chiếm tỷ trọng lớn trong q trình bán hàng tại cơng ty.
Phương thức bán này giúp cho hàng hóa tiêu thụ nhanh chóng vì khối lượng bán lớn, tránh sự tồn đọng hàng hóa. Mặt khác với hình thức này, cơng ty sẽ mở rộng được quan hệ hợp tác kinh doanh với nhiều khách hàng khác nhau.
Quy trình bán bn được thực hiện tại cơng ty như sau:
- Khách hàng tìm đến cơng ty, thỏa thuận mua bán gạch tại phòng kinh doanh gạch: về số lượng, mẫu mã, chủng loại, thời gian mua bán, phương thức thanh tốn và chi phí vận chuyển.
- Khi thoả thuận thành công, tùy thuộc số lượng mua hàng và quy mơ của khách hàng, phịng kinh doanh sẽ lập hợp đồng mua bán hoặc đơn đặt hàng.
- Theo giao dịch được kí kết, nhân viên kinh doanh tiến hành yêu cầu xuất hàng, gửi đơn hàng, hợp đồng cho kế toán hàng hoá. Tại đây, kế toán hàng hoá sẽ lập Phiếu xuất kho, ký xác nhận. Phiếu xuất kho được chuyển cho Thủ kho. Thủ kho sẽ xuất hàng theo đúng yêu cầu trên phiếu và ký xác nhận.
- Khi khách hàng nhận được hàng (kết thúc hợp đồng), chấp nhận thanh tốn, kế tốn bán hàng sẽ xuất Hóa đơn GTGT, Phiếu thu. Hàng hóa sẽ được cơng ty giao cho khách hàng ngay tại kho nếu khách hàng có phương tiện vận chuyển hoặc công ty sẽ chuyển đến địa điểm cần giao của khách hàng với phí vận chuyển theo thỏa thuận trong hợp đồng (công ty chịu hoặc DN thuê công ty vận chuyển hộ).
mua gạch cho công ty. Số tiền cịn lại sẽ được thanh tốn khi cơng ty giao toàn bộ hàng cho khách hàng vào ngày giao hàng. Hoặc khách hàng có thể nợ (theo hợp đồng).
Bán lẻ hàng hóa: Cơng ty bán hàng trực tiếp cho khách hàng mua về để tiêu
dùng. Phương thức bán lẻ chủ yếu thanh tốn bằng tiền mặt. Theo hình thức này, khách hàng đến mua hàng tại Cơng ty thì nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền và giao hàng cho khách hàng. Thời điểm xác định hàng tiêu thụ là thời điểm nhận được báo cáo bán hàng của nhân viên bán hàng. Quy trình bán lẻ hàng hố:
- Khách hàng tham khảo giá, hàng hóa, chọn mặt hàng theo nhu cầu. - Nhân viên bán hàng thơng báo với kế tốn hàng hoá, viết Phiếu xuất kho, gửi Thủ kho để xuất hàng
- Khách hàng thanh toán tiền hàng, nhận hàng thì nhân viên bán hàng viết Hố đơn GTGT và Phiếu thu.
• Các phương thức thanh tốn
Cơng ty TNHH Việt Anh chấp nhận hai hình thức thanh tốn chủ yếu sau:
Phương thức thanh toán trực tiếp: Trong phương thức này, khách hàng trả
tiền ngay sau mỗi giao dịch mua gạch lát. Việc thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt chủ yếu được sử dụng trong phương thức bán lẻ hàng hóa. Cịn trong q trình bán bn, lượng tiền thanh toán của khách hàng thường lớn nên phương thức thanh toán bằng tiền mặt hay chuyển khoản qua ngân hàng được quy định cụ thể theo từng hợp đồng.
Phương thức thanh toán chậm trả. Phương thức này được sử dụng trong
trường hợp khách hàng thanh tốn tiền hàng cho cơng ty theo từng hợp đồng bán buôn gạch lát cụ thể. Khơng áp dụng cho hình thức bán lẻ hàng hóa.
2.2.1.2. Đặc điểm cơng tác kế tốn của cơng ty TNHH Việt Anh Bộ máy kế toán
Tổ chức kế toán là một trong những nội dung quan trọng trong tổ chức quản lý ở công ty. Với chức năng cung cấp thông tin và kiểm tra các hoạt động kinh tế tài chính trong DN nên cơng tác kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả công tác quản lý. Xuất phát từ đặc điểm hoạt động kinh doanh thì bộ phận kế
phần hành riêng đã phân công trong phạm vị cơng ty, trên cơ sở đó phân tích, lập báo cáo tài chính giúp Giám đốc ra quyết định. Phịng tài chính kế tốn được tổ chức theo mơ hình kế tốn tập trung. Tồn bộ cơng việc hạch tốn từ hạch tốn ban đầu, xử lý thông tin, lên tổng hợp - chi tiết, đến lập báo cáo đều tiến hành tập trung tại đây.
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán công ty TNHH Việt Anh (Phụ lục 2.2)
Theo sơ đồ đó, nhiệm vụ cụ thể của các kế tốn được phân chia:
- Kế toán trưởng: là người đứng đầu phòng, chịu trách nhiệm điều hành,
hướng dẫn tổ chức thực hiện và kiểm tra cơng tác hạch tốn; Tổ chức lập kế hoạch, kiểm tra báo cáo, đánh giá, phân tích tình hình hoạt động tài chính. Từ đó, đưa ra các biện pháp về việc sử dụng hiệu quả vốn, tháo gỡ khó khăn trong sản xuất kinh doanh.
- Kế toán tổng hợp: Tập hợp số liệu kế toán chi tiết để hạch toán tổng hợp, lập
các báo kế toán theo qui định của nhà nước và Công ty; Kiểm tra nội dung, số liệu, định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hằng ngày của các kế toán phần hành; Kiểm tra, tổng hợp báo cáo của chi nhánh bảo đảm chính xác, kịp thời. KTTH có thể thay mặt điều hành, quản lý cơng việc của phịng khi KTT đi vắng.
- Kế tốn thanh tốn và cơng nợ: Tiếp nhận chứng từ, lập chứng từ thu – chi
cho các khoản thanh tốn của cơng ty; Phản ánh vào các sổ sách liên quan hàng ngày và đối chiếu với sổ quỹ; Kiểm tra, tổng hợp quyết toán về tiền, các khoản tạm ứng, lương, BHXH, BHYT, chênh lệch tỷ giá; Theo dõi, kiểm tra tình hình cơng nợ phải thu, phải trả của cơng ty.
- Kế tốn hàng hóa và bán hàng:
+ Tiếp nhận thông tin giá thành sản phẩm, vật liệu đã được tính tốn từ bộ phận kế
tốn của chi nhánh.
+ Theo dõi, định kỳ đối chiếu với thủ kho tình hình nhập - xuất - tồn sản phẩm về mặt số lượng, giá trị tại kho của công ty hàng ngày và lập bảng tổng hợp vật tư, hàng hoá vào cuối tháng.
+ Theo dõi hóa đơn, cập nhật chi tiết và tổng hợp số lượng sản phẩm đã xác định tiêu
- Thủ kho: theo dõi, thực hiện thủ tục xuất- nhập- tồn; gửi các chứng từ, báo
cáo liên quan cho kế tốn hàng hóa và bán hàng.
- Thủ quỹ: căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi, thủ quỹ tiến hành thực thu, thực chi
và cập nhật vào sổ quỹ tiền mặt số tiền thu, chi trong ngày; Cuối tháng chuyển sổ quỹ qua kế toán thanh toán để đối chiếu và lập báo cáo tồn.
Chính sách kế tốn
Hiện nay, cơng ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo quyết định 48/2006/QĐ- BTC của Bộ Tài Chính và các thơng tư hướng dẫn, sửa đổi, bổ sung chế độ kế tốn của Bộ tài chính.
- Kỳ kế toán năm bắt đầu từ ngày 01/01 hàng năm kết thúc vào ngày 31/12. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng VN. Nguyên tắc và phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác sang VNĐ theo tỷ giá thực tế.
- Hình thức kế tốn áp dụng: Chứng từ ghi sổ (Phụ lục 2.3) - Phương pháp kế toán hàng tồn kho:
Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: theo giá gốc
Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho: bình qn gia quyền cả kỳ dự trữ Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên
- Phương pháp khấu hao TSCĐ đang áp dụng: Phương pháp đường thẳng - Phương pháp tính thuế: Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
2.2.2. Thực trạng kế toán bán hàng gạch lát tại công ty TNHH Việt Anh
2.2.2.1. Chứng từ sử dụng
• Phiếu xuất kho (Phụ lục 2.4): được dùng làm căn cứ cho thủ kho xuất hàng
và kế tốn lập Hóa đơn GTGT cho khách hàng. Giá ghi trên phiếu xuất kho phản ánh giá vốn hàng bán. Số lượng gạch lát bán trên Phiếu xuất kho và Hóa đơn GTGT phải trùng khớp nhau để thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu.
• Hóa đơn GTGT (Phụ lục 2.5): được lập khi hàng đã xuất cho khách, căn
cứ
vào Phiếu xuất kho và Hợp đồng kinh tế giữa 2 bên. Chứng từ này dùng để xác định doanh thu bán hàng và tính thuế GTGT đầu ra phải nộp Nhà nước. Trên hóa
và tổng cộng tiền thanh tốn. Nhân viên kế tốn căn cứ vào hóa đơn GTGT để nhập dữ liệu vào phần mềm kế tốn. Hóa đơn GTGT được lập làm 3 liên.
Liên 1 (màu tím hoặc trắng): được lưu lại trên gốc quyển Hóa đơn GTGT. Liên 2 (màu đỏ): giao cho khách hàng.
Liên 3 (màu xanh): Lưu lại tại cơng ty. • Phiếu thu (Phụ lục 2.6)
Là căn cứ xác định số tiền mặt thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, sổ các khoản thu do bán hàng. Phiếu thu do nhân viên kinh