Phần trước của mục này, chỳng ta đó thảo luận tầm quan trọng của việc đỏnh giỏ ưu tiờn đối với cỏc mục tiờu. Thu thập thụng tin về đối thủ cũng là một bước quan trọng trong việc chuNn bị đàm phỏn. Tỡm hiểu cỏc vấn đề của đối tỏc, cỏc vật và sự ưa thớch của họ, sự phõn chia thứ tự ưu tiờn, cỏc lợi ớch, cỏc giải phỏp thay thế cú sẵn, và cỏc hạn chế của họ thỡ cũng quan trọng như là việc đỏnh giỏ mục đớch của bản thõn. N ếu như người đàm phỏn khụng cú cơ hội để gặp những người bờn phớa đối tỏc thỡ họ nờn tỡm cỏch tỡm hiểu cỏc cuộc đàm phỏn trước của đối tỏc hoặc thu thập thụng tin để hiểu về cỏc vấn đề, lợi ớch và ưu tiờn của đối tỏc. N gười đàm phỏn cú thể gọi điện trước cho đối tỏc và núi chuyện với họ trước khi cuộc gặp chớnh thức diễn ra hoặc cố gắng tỡm hiểu quan điểm của đối tỏc và đoỏn xem họ mong muốn gỡ. Cũng cú thể núi chuyện với những người đó biết đối tỏc hoặc trao đổi với những người đó từng ở trong tỡnh huống tương tự. Mục đớch là hiểu xem cỏch họ tiếp cận đàm phỏn như thế nào và họ thực sự mong muốn gỡ. Bằng cỏch so sỏnh những gỡ thu được và những yờu cầu của bản thõn, người đàm phỏn cú thể hiểu được những lĩnh vực mà cú thể xuất hiện mõu thuẫn gay gắt (cả hai bờn đều cú nhu cầu lớn về một vấn đề), về cỏc cỏch sắp xếp trao đổi cõn bằng đơn giản (cả hai bờn đều mong muốn cú một nhúm cỏc mục tiờu nhưng ở mức độ ưu tiờn khỏc nhau), hoặc khụng cú mõu thuẫn gỡ cả (cả hai bờn mong muốn những thứ hoàn toàn khỏc nhau và cú thể dễ dàng để cho mục tiờu và lợi ớch của đối tỏc được trở thành hiện thực).
N hững thụng tin nào mà một bờn cần biết về đối tỏc để cú thể chuNn bị đàm phỏn cú hiệu quả? Cú một số mục cơ bản trong số cỏc thụng tin cần thiết được cho là cực kỳ quan trọng, chỳng bao gồm:
• Cỏc nguồn lực, cỏc vấn đề đàm phỏn, và kết hợp cỏc thoả thuận • Lợi ớch và nhu cầu.
• Mục tiờu
• Tiếng tăm và kiểu cỏch đàm phỏn
• N hõn tố tỏc động, cơ cấu xó hội và quyền hành đưa ra thoả thuận • Chiến lược và chiến thuật được cho là sẽ sử dụng.
Theo lý thuyết, điều cực kỳ quan trọng là càng cú được nhiều thụng tin trước khi đàm phỏn bắt đầu là càng tốt. N hưng trong thực tế, khụng phải dễ dàng cú được cỏc thụng tin trước khi đàm phỏn bắt đầu. Trong trường hợp này, người đàm phỏn phải lập kế hoạch thu thập thụng tin càng nhiều càng tốt trong suốt cỏc giai đoạn đầu của quỏ trỡnh đàm phỏn thực sự.
Cỏc nguồn lực, cỏc vấn đề đàm phỏn, và kết hợp cỏc thoả thuận của đối tỏc. Càng
nhiều thụng tin bạn thu được trong quỏ trỡnh nghiờn cứu ban đầu về đối tỏc thỡ càng cú lợi sau này. N hững dữ liệu liờn quan gần nhất sẽ phụ thuộc vào cỏc vấn đề và yếu tố cú thể sử dụng trong kết hợp cỏc thoả thuận. Bản phõn tớch về lịch sử của đối tỏc hoặc cỏc cuộc đàm phỏn trước đú của đối tỏc, cho dự cú thành cụng hay khụng, cũng sẽ cung cấp cỏc đầu mối hữu ớch. Cỏc số liệu tài chớnh cú thể lấy được thụng qua cỏc kờnh như Dun & Bradstreet, cỏc bỏo cỏo tài chớnh, qua Internet, bỏo, tạp chớ, cỏc file dữ liệu, lý lịch cụng ty, bỏo cỏo cổ phiếu, và cỏc bản lưu về xột xử của toà ỏn. N gười đàm phỏn cũng cú thể nghiờn cứu cỏc phũng thớ nghiệm của đối tỏc. Đụi khi cũng cú thể thu được khỏ nhiều thụng tin chỉ bằng cỏch đơn giản là đến thăm đối tỏc hoặc núi chuyện với bạn bố của họ hoặc những người đồng cấp với họ. Cú một cỏch khỏc là đặt ra cỏc cõu hỏi về người mà đó tham gia làm ăn với đối tỏc (Caleron và Oskam, 1983). N gười đàm phỏn càng thu được nhiều thụng tin về đối tỏc, dự là những thụng tin chung chung như đối tỏc cú thể giải quyết, đỏp ứng những nhu cầu gỡ vấn đề gỡ của chỳng ta, hoặc là những vấn đề họ sẽ mang lờn bàn đàm phỏn là gỡ, thỡ họ càng dễ dàng nhận biết được chiều hướng của cuộc đàm phỏn.
Lợi ớch và nhu cầu của đối tỏc. N goài việc tỡm hiểu cỏc vấn đề chớnh và nguồn lực của
đối tỏc, người đàm phỏn cũng cần phải thu thập thụng tin về những mong muốn của hiện tại của họ (xem chương 3). Thụng tin này cú thể thu được qua cỏc cỏch khỏc nhau như:
• Thực hiện cỏc cuộc phỏng vấn trước, bao gồm cả cỏc thảo luận rộng về những điều mà đối tỏc mong muốn đạt được trong cỏc cuộc đàm phỏn sắp tới (tập trung vào cỏc lợi ớch to lớn, khụng chỉ cỏc vấn đề).
• Đoỏn trước cỏc lợi ớch mong muốn của đối tỏc (giả sử bạn ở trong địa vị của họ). • Tham khảo ý kiến của những người cú biết hoặc đó từng đàm phỏn với đối tỏc. • Xem xem cỏc bờn khỏc miờu tả đối tỏc của bạn ra sao trờn cỏc phương tiện thụng tin. Tầm quan trọng của cỏc vấn đề và cỏc lợi ớch cựng với bản chất mối quan hệ trong quỏ khứ với đối tỏc sẽ quyết định mức độ thụng tin mà ta muốn biết về đối tỏc. Mặc dầu để thu
thập thụng tin khỏ mất thời gian và cụng sức nhưng kết quả thu lại cũng rất tương xứng bởi vỡ cỏc thụng tin cú giỏ trị thường được tập hợp lại qua cỏc cuộc núi chuyện điện thoại hoặc viếng thăm.
Điểm tới hạn chấp nhận và cỏc giải phỏp thay thế của đối tỏc. Chỳng ta cũng cần cú ý
niệm về cỏc hạn chế và cỏc giải phỏp thay thế của đối tỏc. Họ cú thể chấp nhận mức cao nhất là bao nhiờu? Và họ sẽ làm gỡ nếu như cuộc đàm phỏn khụng thành cụng? Hiểu được cỏc hạn chế và cỏc giải phỏp thay thế của đối tỏc cũng rất quan trọng vỡ chỳng cho ta biết được thụng tin là liệu ta cú thể “đNy” họ đến điểm nào? Cỏc giải phỏp thay thế của họ tốt đến mức nào? N ếu đối tỏc cú được giải phỏp thay thế đủ mạnh và cú tớnh thực thi thỡ họ sẽ tự tin trong đàm phỏn, đặt cỏc mục tiờu, yờu cầu cao và sẵn sàng làm “mạnh tay” để đạt được cỏc mục tiờu này. N gược lại, nếu đối tỏc cú cỏc giải phỏp thay thế khụng tốt, họ sẽ bị phụ thuộc hơn vào bạn khi muốn đạt được thoả thuận vừa ý và sẽ kộm “hung hăng hơn”.
N ờn ghi nhớ rằng, trong đàm phỏn được thua, đối tỏc thường khụng để lộ thụng tin và/hoặc cú thể diễn đạt khụng đỳng hạn chế và cỏc giải phỏp thay thế của họ nhằm gõy sức ộp buộc chỳng ta chấp nhận cuộc đàm phỏn cú lợi hơn cho họ. Trong đàm phỏn hoà hợp, đụi bờn cựng cú lợi thỡ cỏc bờn cú thể sẽ cởi mở hơn, điều đú dẫn tới việc để lộ một cỏch chấp nhận được về cỏc hạn chế và cỏc giải phỏp thay thế của mỡnh.
Mục tiờu và cỏc đề nghị ban đầu của đối tỏc. Sau khi đó thu thập được thụng tin về cỏc
vấn đề, yờu cầu kết hợp cỏc thoả thuận, lợi ớch của đối tỏc thỡ cỏc nhà đàm phỏn cũng cần phải hiểu mục đớch của đối tỏc. Mọi người thường cú suy nghĩ khuụn sỏo về lợi ớch và cỏc mục tiờu của đối tỏc; họ coi cỏc mục tiờu và giỏ trị theo đỏnh giỏ của mỡnh như là cỏc chỉ dẫn và cho rằng đối tỏc cũng như họ và cũng cú những mong muốn tương tự. N gười quản lý thường chỉ tiờu nhiều cú thể sẽ ngạc nhiờn khi thấy rằng cỏc nhõn viờn dưới quyền lại muốn cú một cụng việc cú thử thỏch, thời gian biểu linh hoạt hoặc tăng thời gian giải trớ thay vỡ đũi tăng lương lờn mức tối đa.
N gười đàm phỏn cú thể hiểu và đỏnh giỏ như thế nào mục tiờu của đối tỏc? Mặc dầu sự nghiờn cứu về mục tiờu của đối tỏc thường là khụng đầy đủ nhưng hầu hết mọi người đều khụng tập hợp cỏc thụng tin một cỏch cú hệ thống - và họ nờn phải tập hợp chỳng thành hệ thống. Một trong cỏc cỏch tốt nhất để thu thập thụng tin là trực tiếp từ đối tỏc. Bởi vỡ thụng tin về mục tiờu của đối tỏc là rất quan trọng đối với việc lập chiến lược của cả hai bờn tham gia đàm phỏn, nờn cỏc nhà đàm phỏn sẽ trao đổi thụng tin về mục tiờu ngay trong cỏc ngày đầu đàm phỏn hoặc thậm chớ cú thể trước khi đàm phỏn cả tuần. N ếu điều này khụng xảy ra thỡ người đàm phỏn nờn cú kế hoạch thu thập thụng tin càng nhiều càng tốt ngay trong lần gặp đầu tiờn với đối tỏc.
Cỏc nhõn tố tỏc động, Quyền hạn và Cơ cấu xó hội của đối tỏc. N hư việc lập kế hoạch tại bước 6, quan trọng là phải hiểu bối cảnh xó hội đối với đối tỏc mà trong đú cuộc đàm phỏn được diễn ra. Đối tỏc sẽ mang đến bàn đàm phỏn những gỡ? Họ đại diện cho ai? N hững luật lệ và thủ tục mà họ chắc chắn phải tuõn theo? Phõn tớch này cú thể tương đối đơn giản khi bạn mua mỏy tớnh đó qua sử dụng nhưng nú lại khỏ phức tạp trong cỏc đàm phỏn đa quốc gia.
Tỏc động trực tiếp nhất của bối cảnh xó hội là lờn quyền hạn của đối tỏc đối với việc ràng buộc hợp đồng. Khi đối tỏc đàm phỏn đại diện cho người khỏc, quyền hạn để đưa ra thoả thuận của họ sẽ bị hạn chế theo nhiều hướng. Đụi khi những người được đại diện quy định rằng người đàm phỏn khụng được phộp đưa ra bất kỳ thỏa thuận mang tớnh ràng buộc nào, và thường thỡ người đàm phỏn chỉ cú thể đưa ra cỏc đề xuất cho những người mà họ đại diện hoặc thu thập thụng tin và chuyển lại cho người quản lý cấp cao hơn.
Cú rất nhiều lý do để hạn chế quyền hạn của người đàm phỏn. N gười đàm phỏn khụng cú quyền hạn đưa ra quyết định sẽ khụng phải chịu trỏch nhiệm với người họ đại diện về những thứ mà họ khụng muốn. Họ khụng thể đưa ra cỏc thụng tin nhạy cảm một cỏch sơ ý. Mặc dầu những hạn chế này cú thể cú lợi cho người đàm phỏn nhưng nú cũng gõy ra một số khú chịu. Đối tỏc cú thể hỏi “Tại sao tụi lại phải thảo luận với người này, người khụng thể đưa ra quyết định và thậm chớ cũn khụng biết rừ tụi muốn gỡ?” Cỏc đàm phỏn ở những tỡnh huống như thế này cú thể được xem như cỏc bài thực hành khụng mang nhiều hiệu quả. Khi một người đàm phỏn lại luụn phải kiểm tra lại cỏc vấn đề với người mà anh ta đại diện thỡ đối tỏc cú thể từ chối tiếp tục đàm phỏn chừng nào người cú quyền hạn để trả lời cỏc cõu hỏi hoặc đưa ra quyết định được mời đến bàn đàm phỏn. N hững bờn đàm phỏn nờn suy xột cNn thận trước khi cử một người đàm phỏn bị hạn chế về quyền hạn. Mặc dầu người đàm phỏn đú khụng thể đưa ra cỏc quyết định cú tớnh hiệu lực, thỡ việc hạn chế quyền lực sẽ làm khú chịu đối tỏc và gõy ra mối căng thẳng khụng cú lợi trong quan hệ đàm phỏn (xem chương 11).
N úi rộng hơn, người đàm phỏn cần biết tổ chức của đối tỏc muốn đưa ra quyết định để ủng hộ hay thụng qua thoả thuận như thế nào? Liệu cú một uỷ viờn chấp hành cấp cao sẽ tham gia và đưa ra quyết định? Ai sẽ là người được phộp bỏ phiếu? Liệu đõy là quyết định cú được sự đồng lũng? Cỏc quyết định được đưa ra cú dụng ý gỡ đối với những người muốn được ảnh hưởng trực tiếp.
Tiếng tăm và kiểu cỏch đàm phỏn của đối tỏc. N hư đó lưu ý ở trờn, cỏch đàm phỏn trong quỏ khứ của đối tỏc là một chỉ dẫn tốt xem đối tỏc sẽ hành động như thế nào trong tương lai. Thậm chớ nếu người đàm phỏn khụng cú thụng tin gỡ về đối tỏc thỡ việc núi chuyện với những người đó cú làm ăn với đối tỏc trong quỏ khứ cú thể cũng rất cú giỏ trị. Liệu đối tỏc hành động theo cỏch hoà hợp hay theo kiểu thắng thua?
N hững thụng tin kiểu này là những nhõn tố quan trọng hàng đầu để quyết định nờn tiếp cận với đối tỏc như thế nào khi đàm phỏn. Việc đối tỏc cú hay khụng cú biểu hiện thỏi độ cộng tỏc hay cạnh tranh sẽ ảnh hưởng tới chiến lược sẽ được sử dụng trong cỏc cuộc đàm phỏn trong tương lai. Mặt khỏc, cũng sẽ cú những mối nguy hiểm tiềm tàng khi đưa ra kết luận từ những thụng tin này. Giả sử rằng đối tỏc sẽ hành động trong tương lai giống như cỏch họ được miờu tả là đó hành động trong quỏ khứ cũng chỉ cú thể coi là giả thiết. Mọi người cú thể hành động theo cỏc cỏch khỏc nhau trong cỏc tỡnh huống khỏc nhau và ở cỏc thời điểm khỏc nhau. Mặc dầu thu thập thụng tin về cỏch ứng xử trong quỏ khứ của đối tỏc là điểm bắt đầu chớnh đỏng để đưa ra giả định về đối tỏc nhưng cần phải lưu ý là mọi người đều thay đổi theo thời gian. Một tỏc giả viết về đàm phỏn đó nờu ra lưu ý rằng:
Giả định cú thể là một rào cản to lớn làm cho chỳng ta đi theo chỉ dẫn sai… Thực tế đàm phỏn chỉ ra rằng chỳng ta phải và nờn đưa ra giả định về đối tỏc… Điều quan trọng cần ghi nhớ là giả định của bạn chỉ nờn được coi là giả định. Cựng lắm thỡ nú cũng khụng khỏ hơn những phỏng đoỏn của những người khụng được giỏo dục tốt. Đừng quỏ tin tưởng vào giả định của bạn. Hóy kiểm tra chỳng, chỳng cũng cú thể đỳng hoặc khụng đỳng cho đến khi chỳng được chứng minh là như vậy (Karrass, 1974, trang 11).
Ấn tượng về danh tiếng của đối tỏc cú thể được dựa trờn một vài yếu tố sau:
1. N gười tiền nhiệm của đối tỏc đó từng đàm phỏn với bạn như thế nào trong quỏ khứ. 2. Đối tỏc đó từng đàm phỏn với bạn như thế nào trong quỏ khứ, trong cựng bối cảnh như hiện tại hay trong bối cảnh khỏc.
3. Đối tỏc của bạn đó đàm phỏn với cỏc bờn khỏc như thế nào trong quỏ khứ.
N hững cơ sở khỏc nhau để đưa ra giả định sẽ cú những gúc độ liờn quan khỏc nhau về mối liờn hệ và tớnh hữu ớch khi dự đoỏn hành vi ứng xử trong tương lai. Mọi người cú thể sử dụng thụng tin này để chuNn bị, cảnh bỏo bản thõn về những gỡ cú thể xảy ra, nhưng nờn hành động thận trọng và tiếp cận cỏc thụng tin một cỏch tớch cực nhằm khẳng định hoặc phủ nhận tớnh hiệu lực của giả định. Tuy nhiờn cũng tồn tại sự nguy hiểm rằng cỏc giả định khụng cú giỏ trị cú thể dẫn người đàm phỏn tới những dự bỏo khụng chớnh xỏc. Vỡ ở đõy tồn tại khuynh hướng đi tỡm kiếm thụng tin xỏc nhận mong muốn hoặc giả định của ai, trong khi khụng tỡm kiếm hoặc nhận ra cỏc thụng tin phủ nhận, phản bỏc lại giả định. Do vậy, người đàm phỏn giả định rằng đối tỏc của mỡnh sẽ hành động theo kiểu mệnh lệnh và tấn cụng nờn sẽ quyết định rằng cỏch bảo vệ tốt nhất là chọn cỏch tấn cụng và do đú thường mở đầu đàm phỏn bằng những yờu cầu hoặc cỏch hành xử thỏi quỏ. Điều này cú thể làm cho đối tỏc chấp nhận hành động một cỏch thỏi quỏ cũng như sẽ cú những hành động đỏp trả hệt như những gỡ bạn đối xử với họ mặc dự lỳc đầu họ cũng cú ý định hợp tỏc. Và tất nhiờn, khi đối tỏc đỏp trả lại như vậy
thỡ cú vẻ như là giả định đầu tiờn của bạn đó được cụng nhận là đỳng. N ếu như sự nhầm lẫn ban đầu này đó được nhận ra ngay khi nú xuất hiện thỡ vấn đề cú thể được giải quyết và sửa