N gười đàm phỏn phải xem xột một số cỏc vấn đề về nghi thức hoặc tiến trỡnh sau: • Chương trỡnh nghị sự nào mà chỳng ta theo đú sẽ tiến thành đàm phỏn? Chỳng ta đó
nghiờn cứu sơ qua vấn đề này trong bước 6, khi đỏnh giỏ cơ cấu xó hội. N gười đàm phỏn cú thể tự mỡnh lập ra một bản danh sỏch chắc chắn về cỏc vấn đề trước khi cuộc gặp gỡ đàm phỏn đầu tiờn diễn ra. Điều này là quan trọng vỡ nú buộc người đàm phỏn phải đỏnh giỏ về vị trớ của họ và quyết định về mục tiờu của mỡnh. Bản danh sỏch này sẽ gúp phần tạo nờn chương trỡnh nghị sự sơ bộ của cuộc đàm phỏn. Đú là những vấn đề mà người đàm phỏn muốn thảo luận, và cỏc thứ tự hay là cỏc ưu tiờn mà theo đú họ muốn thảo luận (vớ dụ như thảo luận cỏc vấn đề quan trọng nhưng ớt gõy tranh cói, căng thẳng trước…).
Trong cỏch tự đưa ra bản chương trỡnh nghị sự này cú tồn tại một số nguy hiểm tiềm tàng. N ếu như bảng danh sỏch của người đàm phỏn khỏc so với bảng danh sỏch mà đối tỏc của họ muốn và cũng đó tự lập ra trước đú, thỡ khi người đàm phỏn mang cỏc vấn đề đú lờn bàn đàm phỏn sẽ làm cho đối tỏc của họ cảm thấy khụng được chuNn bị để đàm phỏn và họ cũng cú thể phải xỏc định lại cỏc ưu tiờn mà những thứ tự này thực tế là khụng thể đạt được. N gười đàm phỏn khụng muốn rơi vào trạng thỏi bất ngờ hoặc cảm thấy bị lỳng tỳng khi mà đối tỏc đưa ra cỏc vấn đề mà họ hoàn toàn chưa chuNn bị để đàm phỏn. Trong những trường hợp này, người đàm phỏn cú kinh nghiệm sẽ đề nghị tạm dừng đàm phỏn để thu thập thụng tin và chuNn bị thờm về cỏc vấn đề mới, do đú cũng sẽ gõy ra những sự chậm trễ khụng lường trước được. Thậm chớ họ cú thể từ chối đưa vấn đề mới vào chương trỡnh đàm phỏn bởi vỡ họ khụng cú đủ thời gian để chuNn bị cho vấn đề đú. N ếu như đối tỏc cũn là người đại diện cho một người khỏc thỡ họ cú thể cũn khụng muốn xem lại cỏc quyết định trước đú cũng như giành thời gian để đỏnh giỏ cỏc vấn đề mới. Vỡ lý do này mà những người đàm phỏn chuyờn nghiệp như những người đàm phỏn cho cụng đoàn và cỏc nhà ngoại giao thường trao đổi thụng tin và đàm phỏn về cỏc chương trỡnh nghị sự trước. Họ muốn đồng ý về cỏc vấn đề sẽ
được trao đổi theo chương trỡnh đàm phỏn trước khi tham gia vào quỏ trỡnh đàm phỏn thực sự về cỏc vấn đề này.
• Chỳng ta nờn đàm phỏn như thế nào? N gười đàm phỏn thường cảm thấy thoải mỏi hơn
khi đàm phỏn ở nơi của mỡnh - vớ dụ như văn phũng, tũa nhà hoặc thành phố mà họ đang làm việc, đang sống. Họ cảm nhận được khụng gian, họ cảm thấy thoải mỏi và được thư gión, họ cú được khả năng tiếp cận tất cả cỏc tiện nghi, những người phục vụ - như thư ký, cỏc thụng tin nghiờn cứu, lời khuyờn của cỏc chuyờn gia, mỏy tớnh và nhiều thứ khỏc. Trong cỏc cuộc đàm phỏn đa văn húa (xem chương 6), thỡ sự khỏc biệt văn húa và ngụn ngữ lại cũng cú thể cú vai trũ trong đú, khi mà người đàm phỏn cú thể phải bay qua cỏc khu vực cú mỳi giờ khỏc nhau, phải ở trong cỏc khu vực mà họ khụng quen, ăn cỏc mún ăn khụng quen thuộc và phải giải quyết nhiều vấn để tương tự như vậy. N ếu như người đàm phỏn muốn tối thiểu cỏc lợi thế gắn liền với nơi sống, làm việc của mỡnh như vậy thỡ anh ta nờn lựa chọn nơi đàm phỏn trung lập mà ở đú khụng bờn nào cú thể cú được lợi thế. N goài ra người đàm phỏn cũn cú thể chọn khụng gian đàm phỏn theo một tiờu chuNn nào đú. Cỏc cuộc đàm phỏn mang tớnh nghi thức thường được tổ chức tại cỏc phũng họp riờng hoặc cỏc phũng họp của khỏch sạn cũn cỏc cuộc đàm phỏn ớt nghi thức hơn cú thể được diễn ra tại cỏc nhà hàng, cỏc phũng khỏch hoặc tại cỏc cõu lạc bộ tư nhõn.
• Đõu là khoảng thời gian đàm phỏn? N ếu người đàm phỏn cho rằng cỏc cuộc thảo luận
sẽ phỏn kộo dài, thỡ họ cú thể đàm phỏn về vấn đề thời gian và khoảng thời gian cho mỗi phiờn đàm phỏn. Khi nào thỡ bắt đầu? Chỳng ta sẽ gặp nhau trong bao lõu? Khi nào thỡ cần kết thỳc đàm phỏn? Khi nào thỡ chỳng ta cú thể cựng tạm nghỉ hoặc khi nào thỡ cỏc bờn cú thể được tiến hành họp kớn?
• Chỳng ta nờn làm gỡ nếu như cuộc đàm phỏn thất bại? Điều gỡ sẽ xảy ra khi đàm phỏn
bị đỡnh trệ? Liệu chỳng ta cú nờn tỡm bờn thứ ba trung lập (xem chương 19)? Liệu chỳng ta cú nờn thử một vài thủ thuật đàm phỏn khỏc? (xem chương 17 và 18 về cỏc đề xuất về cỏch kộo cỏc cuộc đàm phỏn về lại quỹ đạo của nú).
• Làm thế nào chỳng ta cú thể lưu giữ những điều chỳng ta đó thỏa thuận? N hiều nhà
đàm phỏn khụng hiểu được tầm quan trọng của việc ghi lại chớnh xỏc những gỡ đó được thảo luận và đồng ý thụng qua. Làm thư ký ghi chộp cú thể được coi là một cụng việc nhàm chỏn và buồn tẻ. Tuy nhiờn cỏc nhà đàm phỏn cú kinh nghiệm lại coi đõy là một cụng việc cú tầm quan trọng. Trước hết là vỡ người cú khả năng ghi chộp tốt thường sẽ trở thành “bản ghi nhớ” cỏc phiờn họp, khi mà những ghi chộp của họ sau này cú thể được dựng để xem lại xem cỏi gỡ đó được thảo luận. Thứ hai, người cú khả năng ghi chộp tốt cũng cú thể tự nguyện phỏc thảo
cỏc thỏa thuận ban đầu, người này cũng cú thể cú quyền hạn trong việc quyết định xem thỏa thuận nào sẽ được cụng bố và cỏc điểm nào sẽ được nhấn mạnh, điểm nào sẽ khụng được nhấn mạnh. Cuối cựng, nếu như thỏa thuận liờn quan nhiều đến vấn đề kỹ thuật và phức tạp thỡ bờn đàm phỏn chắc chắn phải để thỏa thuận được xem xột, đỏnh giỏ của cỏc chuyờn gia, vớ dụ như cỏc luật sư, nhà phõn tớch tài chớnh, cỏc nhà kế toỏn, kỹ sư…
Trong cỏc mối quan hệ đàm phỏn mới, thỡ việc thảo luận về cỏc vấn đề mang tớnh thủ tục nờn được đưa ra trước khi cỏc vấn đề chớnh sẽ được nờu lờn. N hững thuận lợi cũng như khú khăn trong việc giải quyết cỏc vấn đề mang tớnh thủ tục như thế này cú thể được sử dụng như là những chất thử khi xem xột liệu cỏc vấn đề quan trọng và lớn hơn sẽ được tiến triển như thế nào. N ếu cỏc bờn đàm phỏn thỏa món với cỏc đàm phỏn về cỏc vấn đề thủ tục thỡ sẽ giỳp cho việc tiến tới thỏa thuận về cỏc vấn đề chớnh sau này được dễ dàng hơn.
• Làm thế nào để chỳng ta biết được là chỳng ta đó cú được một thỏa thuận tốt? Cuối cựng, khi chỳng ta cú sẵn quỏ trỡnh đỏnh giỏ xem liệu quỏ trỡnh đàm phỏn đó hồn tất, chỳng ta cú thể đỏnh giỏ một cỏch cú hệ thống xem thỏa thuận chỳng ta đạt được so với (a) kế hoạch ban đầu, và (b) suy nghĩ của chỳng ta về thỏa thuận tốt nhất cú thể đạt được khỏc nhau như thế nào dựa trờn cơ sở đối tỏc và cỏc hạn chế mang tớnh thủ tục và cơ cấu mà chỳng ta gặp phải? Balair Sheppard đưa ra cho chỳng ta một bản kiểm tra hữu ớch mà chỳng ta cú thể sử dụng để đỏnh giỏ xem liệu chỳng ta đó cú được một “thỏa thuận tốt” chưa (xem bảng 4.3).
Hộp 4-3. Liệu bạn đó đạt được một thỏa thuận tốt?
Liệu cú một lời núi đầu mà trong đú mục đớch của cuộc đàm phỏn được giải thớch rừ ràng? Liệu tất cả cỏc vấn đề về lợi ớch của cỏc bờn đó được giải quyết?
Liệu tất cả cỏc đề xuất đều cú tớnh thực thi?
Liệu cỏc bờn bị tỏc động bởi thỏa thuận này đều đó được tham khảo ý kiến?
Trong mỗi điểm của thỏa thuận, liệu cú rừ ràng về điều bạn đó đồng ý, cú bao gồm những gỡ sẽ được thực hiện, do ai thực hiện, khi nào thực hiện và thực hiện như thế nào?
Liệu thỏa thuận này là cú ý nghĩa khụng? Liệu thỏa thuận này là hợp lý và cụng bằng?
Liệu bạn đó xem xột cỏc rào cản đối với việc thực hiện thỏa thuận này?
Liệu bạn cú phương tiện nào để quản lý, giải quyết bất đồng khụng liờn quan đến thỏa thuận này? Liệu cỏc bờn đều biết rừ phương tiện để giải quyết và cỏch sử dụng phương tiện này?
Tomd tắt chương
Lập kế hoạch là một hoạt động cực kỳ quan trọng trong đàm phỏn. Tuy nhiờn, như chỳng ta đó lưu ý ở đầu chương, người đàm phỏn thường khụng lập kế hoạch vỡ một số lý do. Lập kế hoạch hiệu quả cú thể giỳp người đàm phỏn đưa ra được lộ trỡnh dẫn họ đến với đàm phỏn thành cụng. Trong khi lộ trỡnh này cần phải thường xuyờn chỉnh sửa và cập nhật khi quỏ trỡnh đàm phỏn diễn ra, và khi mụi trường xung quanh cuộc đàm phỏn thường xuyờn thay đổi, thỡ hành động dựa trờn lộ trỡnh này sẽ hiệu quả hơn nhiều so với việc cố gắng thực hiện mà khụng cú sẵn lộ trỡnh.
Chỳng ta sẽ bắt đầu chương này với hiểu biết cơ bản về cỏc khỏi niệm về chiến lược, và chỳng tụi đó giới thiệu một mụ hỡnh lựa chọn chiến lược đàm phỏn, hợp nhất với mụ hỡnh cỏc mối quan tõm chung. Sau khi miờu tả mụ hỡnh này, chỳng ta đó nghiờn cứu tầm quan trọng của việc thiết kế cỏc mục tiờu rừ ràng, dựa trờn cỏc vấn đề chủ đạo sẽ được đàm phỏn. N gười đàm phỏn lập kế hoạch cNn thận sẽ cố gắng, nỗ lực là cỏc việc sau:
1. Hiểu rừ cỏc vấn đề cần phải giải quyết trong đàm phỏn.
2. Kết nối tất cả cỏc vấn đề lại với nhau và hiểu được sự phức tạp của kết hợp cỏc thỏa thuận 3. Hiểu và định nghĩa rừ ràng cỏc lợi ớch nằm sau cỏc vấn đề đàm phỏn.
4. Xỏc định rừ cỏc giới hạn - những điểm mà tại đú chỳng ta sẽ khụng tiếp tục đàm phỏn - cỏc giải phỏp thay thế - cỏc thỏa thuận khỏc mà chỳng ta cú thể tham gia nếu như thỏa thuận này khụng thể đạt được.
5. Xỏc định rừ cỏc mục tiờu sẽ đạt được và cỏc điểm bắt đầu - chỳng ta sẽ bắt đầu đàm phỏn ở đõu.
6. Hiểu rừ người mà tụi đại diện là ai và họ mong đợi gỡ từ tụi.
7. Hiểu rừ đối tỏc đàm phỏn - mục tiờu của họ, cỏc vấn đề, chiến lược, mối quan tõm, lợi ớch, cỏc giới hạn, cỏc giải phỏp thay thế, điểm bắt đầu và quyền hạn của họ
8. Lập kế hoạch mà theo đú tụi sẽ thể hiện và “bỏn” ý kiến của mỡnh cho đối tỏc (và cú thể là cho bản thõn người tụi đại diện).
9. Xỏc định cỏc điểm quan trọng của cỏc quy ước, hiệp ước trong quỏ trỡnh đàm phỏn - chương trỡnh hoạt động, những người sẽ tham dự vào bàn đàm phỏn hoặc là người quan sỏt cuộc đàm phỏn, khi nào và ở đõu chỳng ta sẽ đàm phỏn…
Khi người đàm phỏn cú thể xem xột, đỏnh giỏ từng yếu tố trờn, họ sẽ biết được họ cần cỏi gỡ và sẽ cú ý tưởng rừ ràng về phương hướng thực hiện đàm phỏn. í tưởng về phương hướng này cựng với sự tự tin cú được nhờ cú phương hướng là một yếu tố quan trọng tỏc động đến kết quả đàm phỏn.