1.1. Nhận thức chung để xây dựng PMKT trong doanh nghiệp
1.1.6. Quy trình để xây dựng một PMKT trong DN
Hình 1.1. Sơ đồ mơ tả quy trình xây dựng một PMKT
1.1.6.1. Giai đoạn 1 – Khảo sát hiện trạng và lập kế hoạch
- Khảo sát hệ thống là bước đầu tiên của tiến trình xây dựng một PMKT nhằm tìm hiểu yêu cầu nghiệp vụ và nhu cầu phát triển phần mềm, trên cơ sở đó hình thành nên kế hoạch xây dựng PMKT.
- Trong giai đoạn 1, người thực hiện phải tập trung giải quyết được ba vấn đề chủ yếu:
+ Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu cần đạt được của hệ thống. + Đưa ra các giải pháp phân tích, thiết kế sơ bộ và xem xét tính khả thi thực hiện.
- Việc khảo sát hệ thống được chia nhỏ thành hai công đoạn: khảo sát sơ bộ nhằm định hình hệ thống và khảo sát chi tiết nhằm thu thập thông tin chi tiết của hệ thống, phục vụ cho việc phân tích và thiết kế hệ thống sau này.
- Trên cơ sở các thông tin khảo sát được, người thiết kế hệ thống phải đánh giá, xác định được các yêu cầu một cách chính xác để lập tra kế hoạch cụ thể.
1.1.6.2. Giai đoạn 2 – Phân tích hệ thống
- Việc phân tích hệ thống nhằm xác định nhu cầu thông tin của tổ chức, để cung cấp những dữ liệu là cơ sở cho việc thiết kế HTTT sau này.
- Phân tích hệ thống bao gồm các cơng việc:
+ Xác định các dữ liệu cần lưu trữ và xử lý như hóa đơn, chứng từ, sổ sách, báo cáo…
+ Xác định các chức năng, nhiệm vụ của hệ thống. + Xác định quy trình nghiệp vụ của hệ thống.
+ Xác định các ràng buộc giữa hệ thống và môi trường. + Xây dựng các mô tả hệ thống về chức năng.
+ Xây dựng các mô tả hệ thống về dữ liệu.
+ Sau khi xác định đầy đủ các yêu cầu về hệ thống, tiến hành lập tài liệu phân tích hệ thống.
1.1.6.3. Giai đoạn 3 – Thiết kế hệ thống:
- Đây là giai đoạn đưa ra các giải pháp công nghệ thông tin để đáp ứng các yêu cầu đặt ra ở trên.
+ Bước 1: Phân tích hệ thống về chức năng. + Bước 2: Phân tích hệ thống về dữ liệu. + Bước 3: Thiết kế hệ thống.
Bước 1 – Phân tích hệ thống về chức năng:
- Mơ hình nghiệp vụ là một mơ tả về các chức năng nghiệp vụ của một tổ chức và những mối quan hệ bên trong giữa các chức năng đó, cũng như các mối quan hệ của chúng với mơi trường bên ngồi.
- Mục đích của việc phân tích hệ thống về chức năng nhằm đi sâu vào những chi tiết của hệ thống, diễn tả hệ thống theo mức logic và hình thành hệ thống mới ở mức logic.
- Phương pháp chung để phân tích hệ thống về chức năng:
+ Phân rã những chức năng lớn thành những chức năng nhỏ hơn để đi vào chi tiết.
+ Xem xét mối quan hệ giữa các chức năng, thông thường, đầu ra của một chức năng có thể trở thành đầu vào của một chức năng khác.
+ Chuyển từ mô tả vật lý sang mơ tả logic (sự trừu tượng hóa).
+ Phân tích từ tổng quát đến chi tiết, phần này ta sử dụng Biểu đồ phân cấp chức năng.
+ Phát hiện luồng dữ liệu bằng việc sử dụng Biểu đồ luồng dữ liệu. - Mơ hình nghiệp vụ của hệ thống được thể hiện qua các thành phần:
+ Sơ đồ ngữ cảnh.
+ Biểu đồ phân cấp chức năng. + Ma trận thực thể chức năng. + Biểu đồ luồng dữ liệu. + Tài liệu đặc tả chức năng.
► Sơ đồ ngữ cảnh:
- Sơ đồ ngữ cảnh là sơ đồ mô tả mối liên hệ giữa thông tin, dữ liệu giữa HTTT cần phát triển với các tác nhân bên ngồi hệ thống (tác nhân là con người, hệ thống khác).
Hình 1.2. Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống quản lý bán hàng
- Sơ đồ ngữ cảnh bao gồm ba thành phần: tiến trình hệ thống, các tác nhân và luồng dữ liệu.
- Tiến trình hệ thống mơ tả tồn bộ hệ thống.
+ Biểu thị bằng một hình trịn có dây cung phân cách, ở trên ghi số 0 (mức biểu đồ mức 0), phía dưới là tên hệ thống.
+ Tên hệ thống được biểu thị bằng một cụm động từ bắt đầu bằng từ “Hệ thống”.
Hình 1.3. Ký pháp của một tiến trình
- Các tác nhân dùng để mô tả các yếu tố bên ngồi mơi trường có tương tác với hệ thống.
+ Xác định một tác nhân cần đảm bảo ba tiêu chí: Tác nhân phải là người, nhóm người, một tổ chức, một bộ phận của tổ chức hay một HTTT khác…
của hệ thống. Có tương tác với hệ thống, gửi thơng tin vào hệ thống hoặc nhận thông tin ra.
+ Tên của tác nhân phải là danh từ chỉ người, nhóm người hay một tổ chức.
+ Ký pháp: biểu thị bằng một hình chữ nhật chứa tên tác nhân ở bên trong.
Hình 1.4. Ký pháp của một tác nhân
- Các luồng dữ liệu là các dữ liệu được chuyển từ nơi này sang nơi khác.
+ Tên luồng dữ liệu thường là một danh từ, khi dữ liệu di chuyển thường ở trên vật mang tin nên thường lấy vật mang tin là tên luồng dữ liệu.
+ Ký hiệu: một mũi tên, trên mũi tên có ghi tên luồng dữ liệu, tại hai đầu mũi tên ghi nguồn và đích của dữ liệu.
Hình 1.5. Ký pháp của một luồng dữ liệu
► Biểu đồ phân cấp chức năng:
- Chức năng là một tập các công việc mà tổ chức cần thực hiện trong hoạt động nghiệp vụ của mình. Chức năng được xem xét ở mức tổng quát đến mức chi tiết. - Biểu đồ phân cấp chức năng (FDD – Function Decomposition Diagram): biểu đồ dùng diễn tả hệ thống các chức năng cần thực hiện của HTTT cần phát triển. - Ký pháp biểu diễn FDD:
+ Biểu đồ phân cấp chức năng được biểu diễn dưới dạng hình cây. Trong đó, gốc của cây là chức năng chung cần thực hiện, các chức năng cịn lại được hình thành theo sự phân rã của chức năng gốc. Các chức năng ngoài
cùng là chức năng lá, đây là các chức năng tương đối cụ thể, dễ hiểu, đơn giản trong thực hiện.
+ Biểu đồ phân cấp chức năng được xây dựng dựa trên hai ký pháp: ký pháp biểu diễn mỗi chức năng và ký pháp biểu diễn liên kết giữa chức năng cha và chức năng con.
+ Ký pháp biểu diễn mỗi chức năng là hình chữ nhật có ghi tên của chức năng cần thực hiện (ở dạng động từ kết hợp với bổ ngữ).
+ Ký pháp biểu diễn liên kết giữa chức năng cha và chức năng con là dạng hình cây gấp khúc.
- Cách thức xây dựng FDD:
+ Dựa vào kết quả khảo sát nghiệp vụ hoạt động, tiến hành nghiên cứu sơ đồ tổ chức của tổ chức và các hồ sơ dữ liệu của hệ thống để xác định các chức năng của HTTT cần phát triển.
+ Từ chức năng gốc, tiến hành phân rã các chức năng ở các mức khác nhau thành các chức năng ở mức thấp hơn, đơn giản hơn.
+ Quá trình phân rã các chức năng được thực hiện cho đến khi thu được các chức năng lá là các chức năng đủ đơn giản, dễ hiểu và dễ thực hiện. - Đặc tả cách thức thực hiện cho chức năng lá:
+ Dựa trên tài liệu khảo sát về nghiệp vụ, nhà phát triển tiến hành viết tài liệu mô tả các hoạt động cụ thể của mỗi chức năng lá, việc mô tả hoạt động của mỗi chức năng lá được thể hiện dưới dạng một giải thuật: input, output, giải thuật xử lý.
+ Có ba cách thức đặc tả chức năng lá: ngôn ngữ tự nhiên, sơ đồ khối, ngôn ngữ giả mã.
► Ma trận thực thể chức năng:
- Ma trận thực thể chức năng là một bảng bao gồm có các hàng và các cột. Trong đó mỗi cột thể hiện tương ứng với một hồ sơ dữ liệu, mỗi hàng thể hiện tương ứng với một chức năng ở mức tương đối chi tiết.
- Giao giữa hàng và cột là một ô thể hiện mối quan hệ giữa chức năng và thực thể tương ứng.
- Giá trị của mỗi ô thể hiện mối quan hệ giữa hàng và cột tương ứng, giá trị của một ơ có thể là: R (read), U (update) và C (create).
- Cách thức xây dựng ma trận thực thể chức năng: + Liệt kê danh sách hồ sơ dữ liệu.
+ Liệt kê các chức năng mức lá trong sơ đồ phân cấp chức năng. + Xác định các mối quan hệ giữa thực thể và chức năng tương ứng. + Lập bảng ma trận thực thể chức năng.
► Biểu đồ luồng dữ liệu:
- Biểu đồ luồng dữ liệu (Data Flow Diagram – DFD) là biểu đồ biểu diễn quá trình di chuyển của các luồng dữ liệu giữa các tác nhân với các tiến trình và kho dữ liệu của hệ thống, mỗi biểu đồ bao gồm các tiến trình, tác nhân, luồng dữ liệu, kho dữ liệu của hệ thống.
+ Tiến trình là một cơng việc của hệ thống nhằm thao tác trên các dữ liệu đầu vào và cho kết quả dữ liệu ở đầu ra xác định.
Hình 1.6. Ký pháp của một tiến trình
Trong đó: tên của tiến trình là sự kết hợp giữa động từ và bổ ngữ.
+ Luồng dữ liệu là một đường truyền dẫn thông tin (hồ sơ, tập các mục thông tin trong hồ sơ) vào hoặc ra một tiến trình nào đó. Trong HTTT kế tốn, một chứng từ chính là một luồng dữ liệu. Ký pháp biểu diễn:
Hình 1.7. Ký pháp của một luồng dữ liệu
Trong đó: Tên của luồng dữ liệu là sự kết hợp giữa danh từ và bổ ngữ. + Kho dữ liệu là một đối tượng lưu một tập các dữ liệu (hoặc một tập hồ sơ dữ liệu) cần lưu trữ và được sử dụng cho các tiến trình của hệ thống. Ký pháp biểu diễn:
Hình 1.8. Ký pháp của một kho dữ liệu
Trong đó: Tên của kho dữ liệu là sự kết hợp giữa danh từ và tính từ.
+ Tác nhân là một thực thể (người hoặc hệ thống khác) ở bên ngồi hệ thống có trao đổi thơng tin với hệ thống. Ký pháp biểu diễn của tác nhân là hình chữ nhật kết hợp với tên của tác nhân.
Hình 1.9. Ký pháp của một tác nhân
Trong đó: Tên của tác nhân là sự kết hợp giữa danh từ và tính từ. Tên luồng dữ liệu
Tên kho dữ liệu
- DFD là công cụ cho phép mơ tả hệ thống tồn tiện và đầy đủ nhất. - Cách thức xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu:
+ Dựa trên biểu đồ phân cấp chức năng mà ma trận thực thể chức năng. + Dựa vào quy trình nghiệp vụ (quy trình hoạt động của hệ thống cần phát triển).
+ Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu ở các mức chi tiết khác nhau.
Bước 2 – Phân tích hệ thống về dữ liệu
- Mục tiêu của giai đoạn này là xây dựng mô hình dữ liệu quan niệm (Conceptual Data Model – CDM). CDM mô tả các dữ liệu nghiệp vụ và mối quan hệ của chúng, mơ hình này khơng chứa các chi tiết cài đặt nên nó rất tự nhiên, dễ hiểu cho người phát triển và người sử dụng. CDM là cơ sở của việc thiết kế CSDL vật lý cho HTTT.
- Các bước tiến hành xây dựng mơ hình dữ liệu quan hệ:
+ Tập hợp và phân tích các hồ sơ dữ liệu nghiệp vụ thu được từ giai đoạn khảo sát.
+ Lựa chọn, sắp xếp các thông tin cơ sở.
+ Xác định các thực thể dữ liệu và mối quan hệ giữa chúng. + Xây dựng sơ đồ cho mơ hình dữ liệu quan niệm.
- Mơ hình dữ liệu quan niệm được thể hiện ở hai mơ hình sau: + Mơ hình thực thể liên kết (E/A).
+ Mơ hình dữ liệu quan hệ.
► Mơ hình thực thể liên kết:
- Các thành phần cơ bản của mơ hình E/A:
+ Thực thể (Entity): là một đối tượng cụ thể hay trừu tượng tồn tại trong thế giới thực.
+ Thuộc tính (Attribute): là một giá trị dùng để mơ tả một khía cạnh của một thực thể.
+ Kiểu thuộc tính (Attribute Type): dùng để mơ tả chung về một khía cạnh của thực thể, mỗi kiểu thuộc tính bao gồm nhiều giá trị thuộc tính khác nhau của các thực thể khác nhau. Mỗi kiểu thuộc tính được xác định bởi một tên và được mơ tả trong hình ovan hoặc ellipse.
+ Kiểu thực thể (Entity Type): là một tập các thực thể có cùng cấu trúc (cùng được mơ tả một tập các kiểu thuộc tính), mỗi kiểu thực thể được xác định bởi một tên định danh, và được mô tả bởi một hình chữ nhật, mỗi kiểu thực thể có thể có nhiều thuộc tính, mỗi kiểu thuộc tính được nối với kiểu thực thể được mơ tả bởi một đoạn thẳng.
+ Khóa (Key): là một tập các kiểu thuộc tính của kiểu thực thể được dùng để định danh thực thể, mà giá trị của khóa nhằm để xác định một thực thể duy nhất. Các kiểu thuộc tính của khóa có tên và được mơ tả trong hình ovan (hoặc hình trịn) có gạch chân dưới tên. Một kiểu thực thể có thể có nhiều khóa, kiểu thực thể khơng có khóa được gọi là kiểu thực thể yếu. + Liên kết (Relationship): là một quan hệ có ý nghĩa giữa hai hoặc nhiều thực thể với nhau, mỗi liên kết có một ý nghĩa xác định.
+ Kiểu liên kết (Relationship Type): bản chất của kiểu liên kết là một quan hệ toán học trên các tập thực thể E1, E2…, En được xác định bời một tập các liên kết xác định theo tích Đề-các E1 × E2 × … × En. Mỗi kiểu liên kết có tên xác định nhằm mơ tả ý nghĩa của kiểu liên kết và được mơ tả trong một hình thoi. Các loại kiểu liên kết: 1-1, 1-n, m-n (với m, n là các số tự nhiên).
Hình 1.10. Ví dụ về một mơ hình thực thể liên kết* Phương pháp xây dựng sơ đồ E/A: * Phương pháp xây dựng sơ đồ E/A:
- Yêu cầu:
+ Khơng bỏ sót thơng tin: các thơng tin để lập nên sơ đồ E/A được lấy từ các hồ sơ, chứng từ, sổ sách, báo cáo, và các tài liệu lưu trữ dữ liệu có liên quan.
+ Khơng dư thừa thơng tin: thơng tin trong sơ đồ E/A khơng được trùng lặp.
+ Có thể bổ sung các thơng tin hỗ trợ cho việc tin học hóa như bổ sung kiểu thuộc tính làm khóa.
- Xây dựng từ bảng từ điển dữ liệu:
+ Liệt kê các hồ sơ của nghiệp vụ thu được trong quá trình khảo sát, như các văn bản, chứng từ, sổ sách, báo cáo…
+ Liệt kê các mục thông tin cơ sở trong mỗi hồ sơ, mỗi mục thơng tin này là kiểu thuộc tính.
+ Quy định tên viết tắt cho mỗi kiểu thuộc tính.
Nhân viên Làm việc cho Đơn vị
+ Xác định các kiểu thuộc tính trùng lặp giữa các hồ sơ với nhau.
+ Xác định các tính chất cho các thuộc tính như: thuộc tính tên gọi, thuộc tính mơ tả, thuộc tính của kiểu liên kết, thuộc tính đa trị, thuộc tính phức hợp.
Bước 3 – Thiết kế hệ thống
- Sau khi có thơng tin chi tiết về yêu cầu của hệ thống từ việc phân tích, tiến hành thiết kế chi tiết và lựa chọn công nghệ phù hợp cho hệ thống.
- Thiết kế hệ thống chính là q trình tìm ra giải pháp đáp ứng các yêu cầu đặt ra ở trên. Nó bao gồm các công việc:
► Thiết kế kiến trúc
- Sơ đồ kiến trúc hệ thống được thiết lập bằng cách áp dụng phân chia hệ thống thành các hệ thống con nhằm thuận lợi cho việc xây dựng và bảo trì chương trình sau này.
- Việc xác định hệ thống con bằng cách gộp các chức năng trong biểu đồ luồng dữ liệu thường dựa vào các tiêu chí:
+ Gộp theo sự kiện giao dịch: gộp các chức năng cùng tham gia vào xử lí một sự kiện giao dịch nào đó xảy ra.
+ Gộp theo thực thể dữ liệu: gộp các chức năng liên quan tới một hoặc một số thực thể dữ liệu thành một hệ thống con.