2.2.1. Các thành phần của HTTT kế toán vốn bằng tiền:
- Con người: các nhân viên kế tốn của cơng ty đều có khả năng sử dụng máy tính và các thiết bị văn phịng, được đào tạo nghiệp vụ trong hai tháng trước khi làm việc chính thức.
- Tình hình ứng dụng cơng nghệ thơng tin: bộ phận kế tốn của cơng ty dược trang bị máy tính để làm việc, mỗi kế tốn viên được sử dụng một máy tính riêng, tồn bộ hệ thống máy tính của cơng ty đều được nối mạng cục bộ.
quản lý và xử lý số liệu kế tốn cho phù hợp với quy mơ hoạt động và đặc thù ngành nghề.
2.2.2. Tổ chức bộ máy kế toán:
Bộ máy kế tốn của cơng ty được hình thành và phát triển gắn liền với sự ra đời và trưởng thành của công ty.
Công ty Cổ phần Ominext là một đơn vị hạch tốn kinh tế độc lập, có tài khoản riêng, có con dấu riêng và có quyền quyết định về mọi mặt hoạt động kinh tế tài chính của cơng ty.
Xuất phát từ vai trị quan trọng đó trong cơng tác quản lý hoạt động kinh doanh của cơng ty nói chung và trong quản lý nền kinh tế nói riêng, cơng ty cổ phần Ominext rất chú trọng đến khâu tổ chức bộ máy kế toán một cách hợp lý, khoa học.
Bộ máy kế tốn của cơng ty có nhiệm vụ thực hiện và kiểm tra tất cả các cơng tác kế tốn trong phạm vi của cơng ty, tổ chức phân tích hoạt động kinh tế và hướng dẫn chỉ đạo, kiểm tra việc xử lý sử dụng nguồn vốn của công ty, thực hiện đầy dủ chế độ ghi chép ban dầu, hạch tốn chế độ tài chính, cho nên khối lượng cơng việc ở đây tương đối lớn. Vì vậy, nhóm kế tốn phải địi hỏi đội ngũ kế tốn phải có trình độ nghiệp vụ và có kinh nghiệm trong cơng tác kế tốn, cộng với niềm đam mê cơng việc và lịng nhiệt tình để hồn thành tốt cơng việc được giao.
Nhóm kế tốn có chức năng thu thập, xử lý, hợp nhất các cơng tác kế tốn, tài vụ thuống kê, tiền lương, cung cấp thơng tin kế tốn tài chính, phục vụ cho cơng tác quản lý.
Xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày, làm quyết toán hàng tháng, quý, năm, đối chiếu và xử lý, kiểm kê, chuẩn bị số liệu để phân tích kết
quả hoạt động kinh doanh của DN, so sánh với các năm trước, đưa ra các kết luận phù hợp cho quản lý.
Nhóm Kế tốn có trách nhiệm đơn đốc công nợ với khách hàng, chuẩn bị tiền vốn cho kinh doanh. Kiểm tra, giám sát việc thu chi tài chính, hạch tốn các chi phí sản xuất…
► Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn cơng ty:
Cụ thể, tổ chức bộ máy kế tốn của cơng ty được khái quát qua sơ đồ dưới đây:
Hình 2.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn của cơng ty
Ghi chú:
+ Dịng thơng tin quyết định: + Dịng thơng tin phản hồi: + Dịng thơng tin trao đổi:
► Chức năng từng bộ phận trong sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán:
- Kế toán trưởng:
Kế tốn trưởng có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc cơng ty về cơng tác kế tốn tài chính. Nhiệm vụ của kế tốn trưởng là phụ trách chung cơng việc trong phịng. Chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc về hoạt động tài chính - kế tốn của cơng ty. Có trách nhiệm tổ chức ghi chép, hạch tốn kế tốn, đơn đốc kế tốn viên thực hiện tốt các phần hành cơng việc được giao, báo cáo kịp thời và trung thực kết quả sản xuất kinh doanh với Ban Giám đốc, chấp hành Luật Kế tốn và các thể chế tài chính của Nhà nước.
- Kế tốn tổng hợp:
+ Tính thưởng cho nhân viên, thưởng doanh thu và chiết khấu bán hàng của công ty cho khách hàng.
+ Lên các báo cáo tổng hợp gửi kế tốn trưởng khi có u cầu. - Kế toán vốn bằng tiền:
+ Kế tốn theo dõi dịng tiền thu vào và dòng tiền chi ra của tiền mặt, TGNH. Khi có chênh lệch giữa sổ kế toán tiền mặt với sổ của thủ quỹ và sổ kế tốn TGNH với sổ phụ ngân hàng thì kế tốn cần tìm ra nguyên nhân và điều chỉnh kịp thời.
+ Kiểm sốt hóa đơn đầu vào, chứng từ đầu vào sao cho hợp lý, hợp pháp , hợp lệ để được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNOIDUNGN.
- Kế tốn tập hợp chi phí:
+ Xác định đối tượng hạch tốn chi phí, vận dụng các phương pháp tập hợp và phân bổ chi phí.
+ Tổ chức tập hợp, kết chuyển hoặc phân bổ chi phí sản xuất theo từng trình độ xác định.
+ Xây dựng hệ thống sổ, báo cáo có tính tự động và xây dựng các chỉ tiêu phân tích cơ bản để thuận tiện cho việc bổ sung và phân tích sau này… - Kế tốn tiền lương:
+ Kế tốn tính lương phải trả cho nhân viên, cùng các khoản trích theo lương như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí cơng đồn…
+ Ngồi ra, kế tốn cịn phải phân tích tình hình sử dụng và chi tiêu quỹ lương , cung cấp các thông tin kinh tế cần thiết cho các bộ phận liên quan. - Kế toán thanh toán:
+ Tổ chức thực hiện các quy định về chứng từ, thủ tục hạch toán.
+ Phối hợp với các bộ phận kế tốn có liên quan để kiểm tra tính đầy đủ, hợp pháp của hóa đơn, chứng từ đầu vào và đầu ra theo quy định của nhà nước.
+ Quản lý các nghiệp vụ kế tốn liên quan đến thu, chi dịng tiền.
+ Trực tiếp thực hiện nghiệp vụ thanh toán bằng tiền mặt hoặc TGNH… - Kế toán tài sản cố định:
+ Kế toán phản ánh, theo dõi kịp thời số hiện có, tình hình biến động của tài sản, đảm bảo an toàn về hiện vật, khai thác sử dụng đúng mục đích có hiệu quả.
+ Phải lập hồ sơ cho mọi tài sản trong DN: biên bản giao nhận, hoá đơn mua tài sản, và các chứng từ khác có liên quan
+ Phản ánh giá trị hao mịn trong q trình sử dụng, tham gia lập kế hoạch sửa chữa tài sản, kiểm kê, đánh giá định kỳ tài sản trong những trường hợp cần thiết.
- Kế toán bán hàng:
+ Cập nhật các hoá đơn bán hàng, bao gồm hoá đơn bán hàng hoá và hoá đơn bán dịch vụ.
+ Theo dõi tổng hợp và chi tiết bán hàng ra.
+ Theo dõi bán hàng theo bộ phận, cửa hàng, nhân viên bán hàng, theo hợp đồng.
+ Tính thuế GTGT của hàng hố bán ra.
+ Phân hệ kế toán bán hàng liên kết số liệu với phân hệ kế tốn cơng nợ phải thu, kế toán tổng hợp và kế toán hàng tồn kho.
+ Theo dõi các khoản phải thu, tình hình thu tiền và tình trạng cơng nợ của khách hàng.
+ Phân hệ kế tốn cơng nợ phải thu liên kết số liệu với phân hệ kế tốn bán hàng, kế tốn tiền mặt, tiền gửi để có thể lên được các báo cáo cơng nợ và chuyển số liệu sang phân hệ kế toán tổng hợp.
- Kế toán mua hàng:
+ Tiếp nhận hóa đơn mua hàng cùng các chứng từ kèm theo và kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, hợp lệ của chúng.
+ Làm thủ tục nhập kho hàng hóa. + Làm thủ tục thanh tốn.
+ Tiến hành ghi sổ và hồn thiện chứng từ mua hàng. - Kế tốn thuế:
+ Cập nhật chứng từ kế toán thuế, phản ánh, hạch tốn, ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác các nghiệp vụ kế tốn phát sinh vào sổ sách kế tốn của cơng ty.
+ Hoàn thiện toàn bộ các loại giấy tờ, chứng từ cần thiết cho cơng việc hạch tốn kế toán như: Hợp đồng lao động, các loại hợp đồng khác nếu phát sinh …
+ Lập đầy đủ và gửi đúng hạn các báo cáo kế toán thuế và quyết tốn của cơng ty theo chế độ quy định như: báo cáo tài chính, lưu trữ chứng từ, sổ sách thuế và báo cáo thuế đảm bảo chứng từ sổ sách, báo cáo đầy đủ. + Đại diện công ty giao dịch với cơ quan thuế, tham gia quyết tốn thuế, có kết quả tốt sau khi giao dịch và quyết toán thuế.
- Bộ phận quỹ:
Hàng ngày, căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi, thủ quỹ tiến hành thực thu, thực chi và cập nhật vào sổ quỹ tiền mặt số tiền thu, chi trong ngày. Cuối ngày, chuyển sổ quỹ qua kế toán thanh toán để đối chiếu và lập báo cáo tồn quỹ tiền mặt.
2.2.3. Hệ thống tài khoản kế toán:
Trong việc quản lý vốn bằng tiền, kế toán sử dụng các tài khoản: - TK 111: Tiền mặt:
- TK 1111: Tiền Việt Nam - TK 1112: Ngoại tệ
- TK 1113: Vàng tiền tệ
- TK 112: Tiền gửi ngân hàng: - TK 1121: Tiền Việt Nam - TK 1122: Ngoại tệ
- TK 1123: Ngoại tệ
-TK 113: Tiền đang chuyển: - TK 1131: Tiền Việt Nam
Các tài khoản liên quan:
- TK 131: Phải thu khách hàng
- TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ. - TK 331: Phải trả người bán
- TK 141: Tạm ứng.
2.2.4. Hệ thống chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ:
► Hệ thống chứng từ:
- Phiếu thu - Phiếu chi - Giấy báo nợ - Giấy báo có - Ủy nhiệm chi
- Biên bản kiểm kê quỹ - Giấy đề nghị tạm ứng
- Giấy thanh toán tiền tạm ứng - Giấy đề nghị thanh tốn tạm ứng - Hóa đơn GTGT.
► Quy trình luân chuyển chứng từ:
❶ Bộ phận kế toán vốn bằng tiền tiền tiếp nhận đề nghị thu – chi. Chứng từ kèm
theo yêu cầu chi tiền (phiếu chi, ủy nhiệm chi) có thể là: Giấy đề nghị thanh tốn, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh tốn tiền tạm ứng, thơng báo nộp tiền, hoá đơn, hợp đồng, Chứng từ kèm theo yêu cầu thu tiền (phiếu thu) có thể là: Giấy thanh toán tiền tạm ứng, hoá đơn, hợp đồng, biên bản góp vốn,…
❷ Kế tốn vốn bằng tiền đối chiếu các chứng từ và đề nghị thu – chi, đảm bảo
Hóa đơn chứng từ của pháp luật về Thuế). Sau đó chuyển cho kế toán trưởng xem xét.
❸ Kế toán trưởng kiểm tra lại, ký vào đề nghị thanh toán và các chứng từ liên
quan.
❹ Phê duyệt ctủa Giám đốc: Căn cứ vào các quy định và quy chế tài chính, quy
định về hạn mức phê duyệt của Công ty, Giám đốc được ủy quyền xem xét phê duyệt đề nghị thu – chi. Các đề nghị chi/mua sắm không hợp lý, hợp lệ sẽ bị từ chối hoặc yêu cầu làm rõ hoặc bổ sung các chứng từ liên quan.
❺ Lập chứng từ thu – chi: Sau khi thực hiện kiểm tra sự đầy đủ của những
chứng từ có liên quan thì kế toán tiến hành lập Phiếu thu, Phiếu chi hoặc Ủy nhiệm chi
+ Đối với giao dịch tiền mặt tại quỹ: Kế toán lập phiếu thu, phiếu chi. + Đối với giao dịch thơng qua tài khoản ngân hàng: Kế tốn lập uỷ nhiệm chi.
❻ Ký duyệt chứng từ thu – chi: Sau khi lập chứng từ thu – chi xong chuyển cho
kế toán trưởng ký duyệt, Kế toán trưởng ký vào Phiếu thu hoặc Phiếu chi và Ủy nhiệm chi trước khi chuyển cho Giám đốc hoặc Phó giám đốc được ủy quyền để ký duyệt
❼ Sau đó Phiếu thu và phiếu chi kèm theo chứng từ gốc sẽ chuyển cho thủ qũy
để tiến hành thu tiền và chi tiền. Thủ quỹ giữ lại 1 liên phiếu thu tiền và 1 liên phiếu chi. Bộ chứng từ phiếu thu và phiếu chi kèm theo chứng từ gốc sẽ trả lại cho kế toán. Nếu đây là giao dịch với ngân hàng thì sau khi Ủy nhiệm chi được lập 2 liên thì kế tốn ngân hàng đến ngân hàng để giao dịch và ngân hàng sẽ đóng dấu vào Ủy nhiệm chi và trả lại cho kế toán.
❽ Sau khi bộ chứng từ đã hồn thành thì kế tốn dựa vào đó mà tiến hành ghi
vào sổ sách kế toán và lưu chứng từ kế toán (Phiếu thu, Phiếu Chi, Ủy nhiệm chi và những chứng từ khác có liên quan)
2.2.5. Hệ thống sổ và báo cáo sử dụng:
- Sổ chi tiết tiền mặt - Sổ chi tiết tiền gửi
- Sổ cái tài khoản 111, 112 - Bảng kê quỹ
- Báo cáo tồn quỹ - Sổ quỹ.
2.2.6. Trình tự hạch tốn kế tốn vốn bằng tiền:
Vốn bằng tiền của công ty gồm tiền mặt Việt Nam đồng, ngoại tệ, ngân phiếu một bộ phận do thủ quỹ nắm giữ tại quỹ của công ty, một bộ phận gửi lại ngân hàng và có một bộ phận đang chuyển đi hay đến công ty.
Chỉ phản ánh vào TK 111 “Tiền mặt” số tiền mặt, ngoại tệ thực tế nhập, xuất quỹ tiền mặt. Đối với khoản tiền thu được chuyển nộp ngay vào Ngân hàng không qua quỹ tiền mặt của đơn vị thi không ghi vào bên nợ TK 111 “Tiền mặt” mà ghi vào bên nợ TK 112 “Tiền gửi Ngân hàng”.
- Tiền mặt:
Kế toán quỹ tiền mặt chịu trách nhiệm mở sổ kế toán tiền mặt để ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các nghiệp vụ thu, chi quỹ, tính ra số tồn quỹ ở mọi thời điểm. Cơng ty khơng có vàng, bạc, đá quý… nên không phải theo dõi số riêng.
Khi phát sinh các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt, kế tốn căn cứ vào các chứng từ (như hóa đơn bán hàng, giấy thanh tốn tạm ứng…) để lập phiếu thu
các hợp đồng kinh tế… để lập phiếu chi tiền mặt. Theo dõi tình hình thu, chi tiền của cơng ty. Quan hệ tỷ giá trong kinh doanh: tỷ giá hạch toán, tỷ giá thực tế liên quan đến doanh thu, chi phí.
Hàng ngày sau khi thu chi tiền xong kế toán phải vào sổ quỹ tiền mặt trong excel ghi lại các nghiệp vụ phát sinh với số tiền tương ứng. Cuối ngày nộp báo cáo quỹ và nộp lên cho kế toán. Hằng ngày sau khi nhận được báo cáo quỹ kèm các chứng từ gốc kế toán phải tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu trên từng chứng từ với số liệu trên sổ quỹ. Sau khi kiểm tra xong kế toán tiến hành định khoản và ghi vào sổ tổng hợp tài khoản tiền mặt trên file excel.
Thực hiện cơng tác kế tốn thu chi tiền mặt, tạm ứng bằng tiền mặt định kì hàng tuần đối chiếu số dư tiền mặt với thủ quỹ. Hàng tháng đối chiếu với kế tốn cơ sở tình hình cơng nợ nội bộ, cơng nợ khách hàng.
- Tiền gửi ngân hàng:
Chịu trách nhiệm theo dõi tài khoản tiền gửi của công ty tại Ngân hàng bao gồm tiền công ty gửi vào, tiền khách hàng thanh toán, tiền hàng qua ngân hàng, tiền công ty nhờ ngân hàng chi hộ.
Chứng từ kế tốn sử dụng là giấy báo có, giấy báo nợ, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi của ngân hàng.
- Tiền đang chuyển:
Kế toán tiền đang chuyển theo dõi các khoản tiền công ty đang trên đường gửi đi hoặc các khoản tiền đang trên đương về quỹ của công ty tại ngân hàng. Hàng ngày kiểm tra sổ sách chứng từ, đối chiếu các sổ và giấy tờ ngân hàng gửi đến.
- Thủ quỹ:
thu, chi tiền. Khi thu, chi tiền xong thì đóng dấu “đã thu”, “đã chi” vào chứng từ. Cuối ngày kiểm kê quỹ tồn thực tế và tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ quỹ với sổ quỹ tiền mặt. Nếu có chênh lệch thì kiểm tra, xác định ngun nhân và kiến nghị biện pháp xử lý.
2.3. Đánh giá hệ thơng kế tốn vốn bằng tiền tại cơng ty cổ phần Ominext:
Qua quá trình tìm hiểu thực trạng HTTT kế tốn vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Ominext, em có một số đánh giá như sau: