2.1. Khái quát về Công ty Cổ phần Ominext:
2.1.2. Sơ đồ tổ chức nhân sự của Công ty Cổ phần Ominext:
Hình 2.1. Sơ đồ tổ chức Cơng ty Cổ phần Ominext
Ghi chú:
+ Dịng thơng tin quyết định: + Bộ phận:
❶ Ban giám đốc:
Phụ trách điều hành hoạt động chung của công ty, trực tiếp liên quan đến các hoạt động kinh doanh của công ty và là người chịu trách nghiệm trực tiếp trước pháp luật về công việc kinh doanh.
❷ Bộ phận hỗ trợ:
► Phịng Nhân sự - Kế tốn:
- Nhóm Nhân sự:
+ Tham mưu với Ban Giám đốc và lãnh đạo công ty về chiến lược nhân sự, phương hướng và cách thực quản trị nhân sự của công ty, đánh giá hiện trạng và biến động của thị trường nhân sự, từ đó đề xuất biện pháp thích ứng cho cơng ty.
+ Tổ chức xây dựng, hoàn thiện và chịu trách nhiệm vận hành hệ thống quản lý nhân sự.
+ Quản lý, cập nhật và lưu trữ hồ sơ nhân sự của cán bộ nhân viên công ty, cung cấp thông tin theo thẩm quyền truy cập cho các bộ phận liên quan. + Chủ trì thực hiện các hoạt động đánh giá nhân sự.
+ Phối hợp với các cấp quản lý để thực hiện điều chính lương thưởng phúc lợi, thay đổi chức vụ, triển khai các quyền lợi và trách nhiệm liên quan được quy định trong chế độ nhân sự cho nhân viên.
+ Phối hợp với các cấp quản lý để đề xuất và triển khai các phương án đảm bảo kỷ luật lao động, ban hành quyết định khen thưởng kỷ luật.
+ Thực hiện các hoạt động theo dõi và chăm sóc nhân viên.
+ Theo dõi, phát hiện và chịu trách nhiệm tổ chức giải quyết các vấn đề nhân sự phát sinh trong phạm vi của cơng ty.
+ Thực hiện các quy trình thủ tục liên quan đến quan hệ lao động giữa công ty và cán bộ nhân viên.
+ Đầu mối thực hiện các quy trình thủ tục liên quan đến quyền lợi và trách nhiệm của người lao động đối với công ty và các cơ quan quản lý nhà nước.
+ Định kỳ tổng hợp và thực hiện báo cáo về tình hình nhân sự, phân tích và đề xuất biện pháp nâng cao hiệu quả của công tác nhân sự.
+ Chấm cơng, thực thi chính sách.
+ Giám sát tình hình tuyển dụng nhân sự mức cơng ty và mức phịng ban. - Nhóm tuyển dụng:
+ Xây dựng và hoàn thiện hệ thống tuyển dụng.
+ Xây dựng kế hoạch chi phí, theo dõi, thực hiện và điều chỉnh việc phân bổ chi phí tuyển dụng.
+ Phối hợp với các phòng ban để tổng hợp và liên tục cập nhật danh sách các vị trí và chỉ tiêu tuyển dụng đã được Ban Giám đốc phê duyệt.
+ Đề xuất phương án, xây dựng kế hoạch và thực hiện hoạt động tuyển dụng.
+ Quản lý và phát triển hệ thống hồ sơ ứng viên.
+ Thực hiện các hoạt động giải đáp thơng tin cho ứng viên, đặt lịch, tiếp đón, tổ chức phỏng vấn, quản lý kết quả phỏng vấn, đàm phán lương và bàn giao nhân sự cho bộ phận nhân sự và các phịng ban để hồn thành quy trình tuyển dụng.
- Nhóm kế tốn:
+ Thực hiện cơng tác kế tốn tại cơng ty bao gồm quản lý sổ sách kế tốn, quản lý hóa đơn chứng từ, quản lý các khoản thu chi, lập báo cáo tài
+ Thực hiện cơng tác tính lương, thưởng, phụ cấp cho cán bộ nhân viên tồn cơng ty.
+ Nộp thuế, bảo hiểm xã hội và các khoản phải nộp khác với cơ quan nhà nước theo quy định.
+ Hỗ trợ nhân sự của công ty trong cơng tác nộp và hồn thuế thu nhập cá nhân.
+ Thực hiện các quy trình tạm ứng, thanh tốn, quyết tốn các khoản thu, chi hoặc thanh toán cho các hợp đồng kinh tế đã được phê duyệt tại các phòng ban và cho nhân viên trong công ty.
+ Thẩm định và quản lý các hợp đồng kinh tế của công ty, theo dõi các công nợ phải thu, phải trả tương ứng với các hợp đồng. Giám sát việc thực hiện ký kết các hợp đồng, việc thực hiện các điều khoản tài chính theo hợp đồng và việc thanh lý các hợp đồng.
+ Thực hiện báo cáo thống kê về doanh thu chi phí thực tế tại các phịng ban trong cơng ty.
+ Quản lý, chuẩn hóa, ban hành và hướng dẫn áp dụng cho các quy trình hoạt động có liên quan đến tài chính, kế tốn, chi phí… trong cơng ty.
► Phịng Truyền thơng – Sự kiện:
- Xây dựng kế hoạch, triển khai, thường xuyên đánh giá hiệu quả và đưa ra điều chỉnh cho các hoạt động truyền thông trong truyền thông nội bộ, truyền thông cộng đồng, truyền thông tuyển dụng, truyền thông bán hàng…
- Xây dựng bộ nhận diện thương hiệu, thực hiện kiểm duyệt thống nhất nhận diện của tồn bộ ấn phẩm truyền thơng của cơng ty.
- Thiết kế và triển khai các ấn phẩm truyền thông chung cho công ty và các ấn phẩm phục vụ các sự kiện truyền thông cụ thể.
- Sản xuất các nội dung truyền thông đa ngôn ngữ (Tiếng Anh, Tiếng Việt, Tiếng Nhật) phục vụ các ấn phẩm truyền thông.
- Đảm bảo tối ưu về mặt chi phí và hiệu quả truyền thơng, chủ động theo dõi, phát hiện sự cố có thể gây hại trong và ngồi cơng ty.
- Xây dựng định hướng phát triển văn hóa DN dưới dạng các mơ tả cụ thể, từ đó đưa ra các biện pháp triển khai xây dựng văn hóa DN trong cơng ty.
► Phịng Hành chính:
- Nhóm hành chính:
+ Tham mưu đề xuất cho Ban Giám đốc về xây dựng cơ cấu tổ chức, điều hành hoạt động trong công ty, chuẩn bị cơ sở vật chất khi thành lập chi nhánh, cơng ty con, mở văn phịng đại diện.
+ Xây dựng kế hoạch chi phí, theo dõi, thực hiện và điều chỉnh việc phân bổ chi phí hành chính và các chi phí khác cho hoạt động chung của công ty, quản lý các ngân quỹ cho các hạng mục thuê và dịch vụ văn phòng, cơ sở hạ tầng, bảo trì máy móc,… và triển khai hoạt động tương ứng theo kế hoạch đã phê duyệt.
+ Thực hiện các nghiệp vụ hành chính cơ bản như soạn thảo, ban hành, lưu trữ văn bản tài liệu nội bộ, tiếp nhận, đánh số, gửi đi hoặc lưu trữ công văn đến và đi, lễ tân văn phòng…
+ Đầu mối liên lạc cho các hoạt động của công ty với cơ quan nhà nước. + Quản lý tài sản của công ty.
+ Quản lý hoạt động mua sắm của cơng ty.
- Nhóm IT Support: Quản lý hệ thống hạ tầng kỹ thuật của công ty bao gồm thiết kế, xây dựng, vận hành, sửa chữa hệ thống kỹ thuật…
- Tổ chức triển khai các hoạt động sale với khách hàng trong nước.
❸ Bộ phận sản xuất:
► Các Trung tâm sản xuất kinh doanh:
- Quản trị kinh doanh:
+ Xây dựng, thực hiện các mục tiêu kinh doanh.
+ Quản trị chi phí, rủi to trong q trình thực hiện nhằm đảm bảo doanh thu, lợi nhuận.
+ Xây dựng quan hệ khách hàng, phối hợp với bộ phận Xúc tiến kinh doanh để thực hiện các hoạt động nhằm duy trì và mở rộng quan hệ với đối tác.
- Quản trị dự án:
+ Tổ chức quản lý, thực hiện vận hành các dự án đảm nhiệm.
+ Đảm bảo tuân thủ mục tiêu chỉ số KPI về tiến độ, chất lượng, chi phí dự án.
+ Đảm bảo các dự án tuân thủ quy trình quản lý và phát triển dự án, quy trình bảo mật thơng tin theo tiêu chuẩn ISO.
- Quản trị nguồn nhân lực:
+ Quản lý, giám sát hành chính nhân sự trực thuộc.
+ Thực hiện công tác tuyển dụng, đào tạo nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh năm.
+ Điều phối nhân sự trong nội bộ, phối hợp với các trung tâm sản xuất kinh doanh khác trong trường hợp cần phân bổ nhân lực.
+ Duy trì, phát triển mơi trường làm việc, văn hóa DN,…
+ Đánh giá năng lực định kỳ, đề xuất chế độ đãi ngộ, kỷ luật, sa thải,…
- Đánh giá, kiểm định chất lượng, đảm bảo các tiêu chuẩn của cơng ty trong q trình triển khai, đổi mới, cải tiến sản phẩm.
❹ Ban chức năng:
► Ban Giải pháp Công nghệ:
- Định hướng phát triển cơng nghệ, tìm hiểu các cơng nghệ mới.
- Chuẩn hóa tiêu chuẩn lập trình, các mẫu thiết kế dùng chung cho các dự án. - Chuẩn hóa các quy trình kỹ thuật.
- Tổ chức các buổi chuyên đề chia sẻ, viết tài liệu hướng dẫn, đào tạo về công nghệ.
- Đề xuất các công cụ, giải pháp giúp nâng cao năng suất làm việc. - Ban Quy trình:
- Chuẩn hóa, cải tiến quy trình vận hành của cơng ty, tổ chức đào tạo hướng dẫn việc thực hiện quy trình cho nhân viên.
- Theo dõi, giám sát nhắc nhở việc áp dùng quy trình trong các hoạt động.
- Theo dõi, thu thập các báo cáo về số liệu trong các dự án, tập hợp và tổng hợp thành báo cáo chi phí gửi Ban Giám đốc.
- Thực hiện xác nhận chéo các báo cáo của các bộ phận liên quan.
- Vận hành các hệ thống quản lý nội bộ liên quan đến công việc và dự án trong công ty.
► Ban ISMS:
- Tiếp nhận chỉ đạo của Ban Giám đốc Công ty việc thực hiện xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng và An ninh thông tin theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO9001:2015 & ISO/IEC27001:2013 và các yêu cầu khác liên quan đến CL &ANTT tại Công ty.
- Đảm bảo tiến độ triển khai theo đúng kế hoạch, duy trì cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng và An ninh thông tin theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO9001:2015 & ISO/IEC27001:2013 được áp dụng tại Công ty…
► Ban Đào tạo:
- Lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, điều phối hoạt động đào tạo trên phạm vi tồn cơng ty.
- Xây dựng kế hoạch chi phí, theo dõi, thực hiện và điều chỉnh việc phân bổ chi phí đào tạo.
- Theo dõi việc phân bổ thời gian đào tạo theo đúng các quy định của công ty. - Trực tiếp triển khai các hoạt động đào tạo tập trung, non-OJT cho cán bộ nhân viên, bao gồm các chương trình đào tạo hội nhập, đào tạo kỹ năng, ngơn ngữ, văn hóa, phương thức làm việc, chuyên môn cơ bản (giới hạn ở các nội dung chuyên môn cần thiết ở phạm vi rộng) …
- Trực tiếp triển khai các hoạt động đào tạo nguồn, đào tạo phối hợp giữa công ty với các đơn vị bên ngoài, các hoạt động phối hợp khác liên quan đến lĩnh vực đào tạo.
- Phối hợp triển khai các hoạt động đào tạo OJT với các phòng ban liên quan. - Tổng hợp, lưu trữ, đánh giá kết quả đào tạo, quản lý hồ sơ đào tạo cho cán bộ nhân viên.
- Phối hợp tổ chức các hoạt động truyền thông, ghi nhận, tôn vinh… nhằm thúc đẩy tinh thần nhân viên và nâng cao hiệu quả của hoạt động đào tạo.
- Phối hợp đánh giá và lập báo cáo về chất lượng đào tạo và tình hình phát triển nhân lực của công ty, đề xuất giải pháp và tổ chức thực hiện.
► Ban Văn hóa DN:
- Tiếp nhận chỉ đạo của Ban Giám đốc Công ty về việc thực hiện xây dựng và áp dụng các chính sách về định hướng văn hóa cho DN và các yêu cầu khác liên quan đến văn hóa DN tại Cơng ty.
- Phối hợp với các phòng ban khác để triển khai thực hiện các cơng việc có liên quan đến kế hoạch xây dựng VHDN.
- Đảm bảo tiến độ triển khai theo đúng kế hoạch, duy trì phát triển các chính sách văn hóa DN được áp dụng tại Công ty.
- Giải quyết các vấn đề liên quan đến mọi công việc xây dựng, duy trì và phát triển văn hóa DN.
- Tổ chức cuộc họp xem xét định hướng, đánh giá hiệu quả thực hiện các mục tiêu chính sách văn hóa DN đã đề ra.
- Yêu cầu sửa đổi các điểm khơng phù hợp trong q trình thực hiện trong tồn Cơng ty.
- Báo cáo tình hình xây dựng, thực hiện và duy trì, phát triển văn hóa DN trong cơng ty đến Ban Giám đốc Công ty.