1.2. Nhận thức chung về kế toán vốn bằng tiền trong DN:
1.2.3. Nguyên tắc hạch toán kế toán vốn bằng tiền
1.2.3.1. Nguyên tắc tiền tệ thống nhất
Hạch toán kế toán phải sử dụng thống nhất một đơn vị thống nhất là Đồng Việt Nam (VNĐ) để tổng hợp các loại vốn bằng tiền. Các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ phải quy đổi ra đồng Việt Nam để ghi sổ kế tốn.
1.2.3.2. Ngun tắc cập nhật
Kế tốn phải phản ánh chính xác, kịp thời số hiện có và tình hình thu, chi các loại tiền, mở sổ theo dõi chi tiết từng loại ngoại tệ và theo đồng Việt Nam quy đổi, từng loại vàng, bạc, đá quý theo số lượng, giá trị, độ tuổi, phẩm chất, kích thước…
1.2.3.3. Ngun tắc hạch tốn ngoại tệ
- Các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ phải quy đổi ra đồng Việt Nam để ghi sổ kế toán, đồng thời phải theo dõi nguyên tệ của các loại tiền đó.
- Tỷ giá quy đổi là tỷ giá mua bán thực tế bình quân trên thị trường liên ngân hàng Nhà nước Việt Nam, được cơng bố chính thức tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Khi tính tỷ giá thực tế của ngoại tệ xuất quỹ được áp dụng một trong số các phương pháp:
+ Phương pháp bình quân gia quyền. + Phương pháp nhập trước – xuất trước. + Phương pháp nhập sau – xuất trước.
- Nếu có phát sinh chênh lệch giữa tỷ giá thực tế tại thời diểm phát sinh với tỷ giá đã ghi sổ kế tốn thì:
+ Số chênh lệch đó được phản ánh vào doanh thu hoạt động tài chính hoặc chi phí tài chính (áp dụng cho DN đang trong thời kỳ sản xuất kinh doanh).
+ Số chênh lệch đó được phản ánh vào tài khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái (TK431) (áp dụng cho DN đang trong thời kỳ đầu tư xây dựng cơ bản hay trong giai đoạn trước hoạt động).
- Các khoản thu, chi vốn bằng tiền bằng ngoại tệ phải theo dõi chi tiết bằng nguyên tệ trên TK007 – Ngoại tệ các loại (TK ngoài bảng cân đối).
- Đối với những ngoại tệ không công bố tỷ giá quy đổi ra đồng Việt Nam thì thống nhất quy đổi ra đồng đơ la Mỹ (USD).
- Đối với các khoản nợ phải thu, phải trả có gốc là ngoại tệ khi được thanh tốn phải được tính theo tỷ giá lúc nhận nợ.
- Số dư cuối kỳ của các tài khoản vốn bằng tiền có gốc ngoại tệ phải được đánh giá lại theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố ở thời điểm lập báo cáo tài chính năm.
1.2.4.1. Khái niệm:
- Từ góc độ kế tốn, TM là chất lỏng nhất trong tài sản mà một cơng ty có thể sở hữu. TM tại quỹ của DN bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý. TM là các tài sản thanh khoản cao nhất và là yếu tố quan trọng đối với khả năng thanh tốn của một cơng ty.
- Kế tốn TM là cơng việc theo dõi mọi hoạt động liên quan đến thu, chi TM tại quỹ, theo dõi tồn quỹ hàng ngày, từ đó để có hướng chuẩn bị dịng tiền cho hoạt động sản xuất kinh doanh nội bộ.
1.2.4.2. Nguyên tắc hạch toán:
- TK111 - “Tiền mặt” dùng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn TM tại quỹ của DN bao gồm: tiền Việt Nam, ngoại tệ, chỉ phản ánh vào TK111 số tiền Việt Nam, ngoại tệ thực tế nhập, xuất, tồn quỹ.
- Khi tiến hành nhập, xuất quỹ TM phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký của người nhận, người giao, người có thẩm quyền cho phép nhập, xuất quỹ,… theo quy định về chứng từ kế toán. Một số trường hợp đặc biệt phải có lệnh nhập quỹ, xuất quỹ đính kèm.
- Kế tốn quỹ TM phải có trách nhiệm mở sổ kế tốn quỹ TM, ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, nhập, xuất quỹ TM và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm.
- Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ TM. Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ TM thực tế, đối chiếu số liệu sổ quỹ TM và sổ kế tốn TM. Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch.
1.2.4.3. Kết cấu và nội dung TK111 “Tiền mặt”:
Hình 1.11. Sơ đồ hạch tốn TK 111 (VNĐ)
Bên Nợ Bên Có - Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ
nhập quỹ.
- Số tiền Việt Nam, ngoại tệ thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê.
- Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư TM là ngoại tệ tại thời điểm báo cáo (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với tỷ giá ghi sổ kế toán).
- Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ xuất quỹ.
- Số tiền Việt Nam, ngoại tệ thiếu hụt quỹ phát hiện khi kiểm kê.
- Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư TM là ngoại tệ tài thời điểm báo cáo (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá ghi sổ kế toán). Số dư bên Nợ: các khoản tiền Việt
Nam, ngoại tệ còn tồn quỹ TM tại thời điểm báo cáo.
Bảng 1.1. Kết cấu TK 111
► Hạch toán TM ngoại tệ:
Các nghiệp vụ liên quan tới TM ngoại tệ: ❶ Thu nợ bằng ngoại tệ:
Nợ TK 1112 – Ngoại tệ nhập quỹ (theo tỷ giá thực tế tại thời điểm thu nợ) Có TK 131 – Phải thu khách hàng (theo tỷ giá lúc ghi nhận nợ phải thu) Có TK 515 – Chênh lệch do tỷ giá thực tế tại thời điểm thu nợ cao hơn tại thời điểm ghi nhận nợ.
Trường hợp tỷ giá lúc thu nợ thấp hơn tỷ giá lúc ghi nhận nợ phải thu thì khoản chênh lệch được ghi Nợ TK 635.
❷ Thanh tốn nợ bằng ngoại tệ:
Có TK 515 – Chênh lệch do tỷ giá xuất ngoại tệ thấp hơn tỷ giá tại thời điểm ghi nhận nợ.
Trường hợp tỷ giá xuất ngoại tệ cao hơn tỷ giá ghi nhận nợ thì khoản chênh lệch được ghi Nợ TK 635.
❸
Doanh thu, doanh thu tài chính, thu nhập khác bằng ngoại tệ:
Nợ TK 1112 – Ngoại tệ nhập quỹ (theo tỷ giá thực tế) Có TK 511 – Doanh thu (theo tỷ giá thực tế)
Có TK 515 – Doanh thu tài chính (theo tỷ giá thực tế) Có TK 711 – Thu nhập khác (theo tỷ giá thực tế)
❹
Mua vật tư, hàng hóa, cơng cụ dụng cụ, tài sản cố định…bằng ngoại tệ:
Nợ TK 152 – Nguyên vật liệu (theo tỷ giá thực tế) Nợ TK 153 – Công cụ dụng cụ (theo tỷ giá thực tế) Nợ TK 156 – Hàng hóa (theo tỷ giá thực tế)
Nợ TK 211 – Tài sản cố định (theo tỷ giá thực tế)
Có TK 1112 – Ngoại tệ xuất quỹ (theo tỷ giá xuất ngoại tệ)
Có TK 515 – Chênh lệch do tỷ giá xuất ngoại tệ thấp hơn tỷ giá thực tế Trường hợp tỷ giá xuất ngoại tệ cao hơn tỷ giá thực tế thì khoản chênh lệch được ghi Nợ TK 635.
❺
Chi phí khác thanh tốn bằng ngoại tệ:
Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung (theo tỷ giá thực tế) Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (theo tỷ giá thực tế)
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (theo tỷ giá thực tế) Nợ TK 642 – Chi phí quản lý DN (theo tỷ giá thực tế)
Trường hợp tỷ giá xuất ngoại tệ cao hơn tỷ giá thực tế thì khoản chênh lệch được ghi Nợ TK 635.
Cuối năm tài chính, tiến hành đánh giá lại số dư ngoại tệ theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước cơng bố tại thời điểm cuối năm tài chính.
- Khi phát sinh lãi, hạch toán:
Nợ TK 1112 – Chênh lệch do đánh giá lại tỷ giá Có TK 4131 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái - Kết chuyển lãi tỷ giá:
Nợ TK 4131 – Chênh lệch tỷ giá hối đối
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính - Khi phát sinh lỗ, hạch tốn:
Nợ TK 4131 – Chênh lệch tỷ giá hối đối
Có TK 1112 – Chênh lệch do đánh giá lại tỷ giá - Kết chuyển lỗ tỷ giá:
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính
Có TK 4131 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái
►Tài khoản 111 – TM, có 2 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 1111 – Tiền Việt Nam: phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền Việt Nam tại quỹ TM.
- Tài khoản 1112 – Ngoại tệ: phản ánh tình hình thu, chi, chênh lệch tỷ giá và số dư ngoại tệ tại quỹ TM theo giá trị quy đổi ra đồng tiền ghi sổ kế toán.
- Tài khoản 1113 – Vàng tiền tệ: phản ánh giá trị vàng, bạc, kim khí, đá quý nhập, xuất, tồn quỹ.
► Phiếu thu (Mẫu số 01 – TT):
- Phiếu thu được lập để xác định số TM, ngoại tệ thực tế nhập quỹ và là căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ và kế toán ghi sổ các khoản thu có liên quan. - Đối với ngoại tệ, trước khi nhập quỹ phải được điều tra và lập “Bảng kê ngoại tệ” đính kèm với phiếu thu và phải ghi rõ tỷ giá tại thời điểm nhập quỹ để tính ra tổng số tiền đồng để ghi sổ.
► Phiếu chi (Mẫu số 02 – TT):
- Phiếu chi được lập để xác định các khoản TM, ngoại tệ thực tế xuất quỹ và là căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi sổ quỹ và kế toán ghi sổ kế toán.
► Giấy đề nghị tạm ứng:
- Giấy đề nghị tạm ứng là căn cứ để xét duyệt tạm ứng, làm thủ tục lập phiếu chi và xuất quỹ cho tạm ứng.
► Giấy thanh toán tạm ứng (Mẫu số 04 – TT):
- Giấy thanh toán tạm ứng liệt kê các khoản tiền đã nhận tạm ứng và các khoản chi của người nhận tạm ứng để thanh toán tạm ứng và ghi sổ kế toán.
► Giấy đề nghị thanh toán (Mẫu số 05 – TT):
- Giấy đề nghị thanh toán được dùng để tổng hợp các khoản đã chi kèm theo chứng từ để làm thủ tục, căn cứ thanh toán và ghi sổ kế toán trong trường hợp đã chi nhưng chưa được thanh toán hoặc chưa nhận tạm ứng.
► Bảng kê vàng tiền tệ (Mẫu số 07 – TT):
- Bảng kê vàng tiền tệ dùng để theo dõi về loại, số lượng, đơn giá, thành tiền của các mặt hàng vàng bạc, kim khí, đá quý.
- Biên bản kiểm kê quỹ nhằm xác nhận số tiền Việt Nam tồn quỹ thực tế và số thừa, thiếu so với sổ quỹ trên cơ sở đó tăng cường quản lý quỹ và làm cơ sở quy trách nhiệm vật chất, ghi sổ kế toán số chênh lệch.
► Biên bản kiểm kê quỹ - ngoại tệ, vàng tiền tệ (Mẫu số 08b – TT):
- Biên bản kiểm kê quỹ nhằm xác nhận số ngoại tệ, vàng bạc, kim khí, đá quý tồn quỹ thực tế và số thừa, thiếu so với sổ quỹ trên cơ sở đó tang cường quản lý và làm cơ sở quy trách nhiệm vật chất, ghi sổ kế toán chênh lệch.
1.2.4.5. Sổ kế toán chi tiết:
- Sổ quỹ TM (mẫu số S07 – DN): ghi chép, theo dõi các khoản thu, chi TM. - Sổ quỹ do thủ quỹ lập và theo dõi.
- Sổ cái TK 111 (mẫu số S03b – DN). - Sổ chi tiết TK 1111, TK 1112, TK 1113. - Sổ nhật ký chi tiền (mẫu số S03a1 – DN). - Sổ nhật ký thu tiền.
1.2.5. Kế toán TGNH:1.2.5.1. Khái niệm: 1.2.5.1. Khái niệm:
- Kế toán ngân hàng là việc thu thập, ghi chép, xử lý, phân tích các nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Đồng thời cung cấp thơng tin cần thiết phục vụ cho công tác quản lý hoạt động tiền tệ ở ngân hàng và cung cấp thông tin cho các tổ chức, cá nhân theo quy định của Pháp luật.
1.2.5.2. Nguyên tắc hạch toán:
- Tài khoản 112 “Tiền gửi ngân hàng” dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các khoản tiền gửi không kỳ hạn tại ngân hàng của DN.
- Căn cứ để hạch tốn trên TK 112 là các Giấy báo Có, Giấy báo Nợ hoặc bản sao kê của ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc (ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, séc chuyển khoản…)
- Khi nhận được chứng từ của ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra, đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo. Nếu có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán của DN, số liệu ở chứng từ gốc với số liệu trên chứng từ của ngân hàng thì DN phải thơng báo cho ngân hàng để cùng đối chiếu, xác minh và xử lý kịp thời. Cuối tháng, chưa xác định được ngun nhân chênh lệch thì kế tốn ghi sổ theo số liệu của ngân hàng trên giấy báo Nợ, giấy báo Có hoặc bản sao kê. Số chênh lệch ghi vào nên Nợ TK 138 “Phải thu khác” (1388) (nếu số liệu của kế toán lớn hơn số liệu của ngân hàng) hoặc ghi vào bên Có TK 338 “Phải trả, phải nộp khác” (3388) (nếu số liệu của kế toán nhỏ hơn số liệu của ngân hàng). Sang tháng sau, tiếp tục kiểm tra, đối chiếu, xác định nguyên nhân để điều chỉnh số liệu ghi sổ.
- Phải tổ chức hạch toán chi tiết số tiền gửi theo từng tài khoản ở ngân hàng để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu.
- Khoản thấu chi ngân hàng không được ghi âm trên tài khoản TGNH mà được phản ánh tương tự như khoản vay ngân hàng.
- Khi phát sinh các giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đối ngoại tệ ra Đồng Việt Nam.
- Vàng tiền tệ được phản ánh trong tài khoản này là vàng được sử dụng với các chức năng cất giữ giá trị, không bao gồm các loại vàng được phân loại là hàng tồn kho sử dụng với mục đích là nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm hoặc hàng hóa để bán. Việc quản lý và sử dụng vàng tiền tệ phải thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.
- Tại tất cả các thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật, DN phải đánh giá lại số dư ngoại tệ và vàng tiền tệ.
1.2.5.3. Kết cấu và nội dung TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”:
► Kết cấu TK 112 – Tiền gửi ngân hàng:
Bên Nợ Bên Có
SDĐK: Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí, đá quý tại ngân hàng đầu kỳ.
- Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí, đá quý gửi vào ngân hàng.
- Chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư tiền gửi ngoại tệ cuối kỳ.
- Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí, đá quý rút từ ngân hàng.
- Chênh lệch giảm tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư tiền gửi ngoại tệ cuối kỳ.
SDCK: Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí, đá quý tại ngân hàng cuối kỳ.
►Sơ đồ chữ T:
► Tài khoản 112 – TGNH có 3 tài khoản cấp 2:
Tài khoản 1121 – Tiền Việt Nam: phản ánh số tiền gửi vào, rút ra và hiện đang gửi tại ngân hàng bằng Đồng Việt Nam.
Tài khoản 1122 – Ngoại tệ: phản ánh số tiền gửi vào, rút ra và hiện đang gửi tại ngân hàng bằng ngoại tệ các loại đã quy đổi ra Đồng Việt Nam.
Tài khoản 1123 – Vàng: phản ánh số vàng bạc, kim khí, đá quý gửi vào, rút ra và hiện đang gửi tại ngân hàng.
1.2.5.4. Chứng từ sử dụng:
- Ủy nhiệm chi: DN dùng để gửi cho Ngân hàng tại nơi mở tài khoản để trích một số tiền nhất định trong tài khoản của mình để trả cho người thụ hưởng. Mẫu của ủy nhiệm chi do ngân hàng quy định.
- Giấy báo nợ: khi DN rút tiền hoặc thanh toán cho nhà cung cấp qua ngân hàng. - Giấy báo có: khi DN gửi tiền hoặc nhận được tiền thanh toán qua ngân hàng.
- Bảng sao kê ngân hàng: bảng tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh của DN qua
ngân hàng trong tháng.
1.2.5.5. Sổ kế toán chi tiết:
- Sổ TGNH (mẫu số S08 – DN). - Sổ cái TK 112.
- Sổ chi tiết TK 1121, TK 1122, TK 1123.
1.2.6. Kế toán tiền đang chuyển: 1.2.6.1. Khái niệm:
- Kế toán tiền đang chuyển phản ánh các khoản tiền của DN đã nộp vào ngân