CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỢP ĐỒNG GIA CƠNG QUỐC TẾ
3.2 Thực trạng quy trình thực hiện hợp đồng gia cơng quốc tế máy tự động hĩa
3.2.2 Quy trình nhập khẩu nguyên phụ liệu
a. Chuẩn bị chứng từ nhận hàng
Sau khi nhận các chứng từ : Bill of Landing, Invoice, Packing list.. của bên đặt gia cơng gửi sang, cơng ty sẽ tiến hàng kiểm tra các chứng từ đồng thời liên hệ với đại lý giao nhận vận tải để biết được khi nào chuyên chở hàng hĩa đến và đến cửa khẩu nào. Việc kiểm tra nhằm đảm bảo tính thống nhất giữa chứng từ với hợp đồng.
Khi hàng đến, đại lý giao nhận sẽ fax cho Cơng ty Giấy thơng báo hàng đến ( Notice of Arrival) để làm thủ tục nhận hàng.
Bước này sẽ do bộ phận xuất nhập khẩu chuẩn bị chứng từ và nhân viên trợ lý kinh doanh điều hành, liên hệ với đại lý giao nhận vận tải đảm nhiệm . Các nhân viên của TCI đều cĩ kinh nghiệm lâu năm và tận dụng các thuận lợi về mối quan hệ hợp tác lâu dài với các bên giao nhận vận tải để giúp cho cơng việc diễn ra suơn sẻ và tiết kiệm được thời gian, đem lại hiệu quả.
a. Khai báo Hải quan
Theo quy trình thơng thường thì sau khi thực hiện các bước chuẩn bị trên mới tiền hành lên tờ khai, tuy nhiên trên thực tế nếu thực hiện theo quy trình thì sẽ tốn thời gian và chậm trễ trong việc nhận hàng, vì vậy việc lên tờ khai thường được tiến hàng trước hoặc song song với thủ tục nhận lệnh giao hàng.
Khi bộ chứng từ và giấy thơng báo hàng đến đã hồn tồn phù hợp thì nhân viên chứng từ của cơng ty tiến hành làm chứng từ khai báo hải quan.
Bộ chứng từ khai báo:
+Vận tải đơn: 01 bản sao
+Hĩa đơn thương mại ( Commercial Invoice) : 02 bản chính +Bản kê chi tiết hàng hĩa ( Packing list) : 02 bản chính +Hợp đồng gia cơng : 01 bản sao
+Phiếu tiếp nhận bàn giao hồ sơ : 01 bản chính +Phiếu phúc tập : 01 bản chính
Khi khai hải quan, vẫn cĩ trường hợp xảy ra sai sĩt ở một số thơng tin do cĩ sự nhầm lẫn ở bộ phận kinh doanh hoặc do nhân viên khai hải quan ví dụ như: trọng lượng hàng hĩa, mơ tả hàng hĩa, chất liệu , kích thước... nên đã cĩ xảy ra tình trạng phải điều chỉnh tờ khai và gây tốn kém chi phí cho Cơng ty.
b. Quy trình khai hải quan nhập khẩu
Bước 1 : Mở tờ khai điện tử
Thực hiện khai tờ khai hải quan điện tử, tờ khai trị giá (nếu cần) theo đúng tiêu chí và khuơn dạng chuẩn và gửi tới hệ thống của cơ quan hải quan.
Mục 1: Người nhập khẩu
Cơng ty TNHH Cơng nghiệp Trí Cường
Lơ 3, Cụm Cơng nghiệp ơ tơ Nguyên Khê, Đơng Anh, Hà Nội Mã số thuế: 0102007678
Mục 2: Người xuất khẩu
Cơng ty SEI Electronic Components
Sumitomo Building, 5-33, Kitahama 4-chome, Chuo-ku, Osaka 2
Mục 3: Người ủy thác và mã số : để trống ( vì nhập khẩu trực tiếp) Mục 4: Đại lý làm thủ tục Hải quan: để trống
Mục 5: Loại hình : nhập khẩu đầu tư gia cơng (NĐT-GC) Mục 6: Giấy phép ( nếu cĩ)
Mục 7: Hợp đồng
Số : 01/TC-TI/2017
Ngày : 1/1/2017 Hết hạn : 1/1/2018
Mục 8: Hĩa đơn thương mại
Số :TCI_0006864 Ngày 10/1/2017
By air
Tên, số hiệu : KMTC OSAKA 0905 Ngày đến : 15/1/2017
Mục 10: Vận tải đơn
Số: KSCLHNB100117 Ngày : 10/1/2017
Mục 11: Nước xuất khẩu
Nhật bản Ký hiệu : JP
Mục 12:Cảng, địa điểm xếp hàng
Kansai, Osaka, Japan
Mục 13: Cảng, địa điểm dỡ hàng
Nội bài, Hà nội, Việt nam
Mục 14: Điều kiện giao hàng
CIF Noibai Vietnam
Mục 15: Đồng tiền thanh tốn : USD
Tỷ giá tính thuế : 20.000
Mục 16: Phương thức thanh tốn
Khơng thanh tốn
( Vì cơng ty sản xuất gia cơng, nhập nguyên liệu và xuất thành phẩm cho bên đặt gia cơng; chứ khơng mua nên quyền sở hữu thuộc về bên đặt gia cơng, Cơng ty Trí Cường khơng phải thanh tốn.)
Mục 17: Tên hàng, quy cách
Nguyên phụ liệu sản xuất máy tự động hĩa.
Mục 18: Mã số hàng hĩa Mục 19: Xuất xứ Mục 20: Lượng Mục 21: Đơn vị tính Mục 22: Đơn giá Mục 23: Trị giá
( Các thơng tin của mục 17-23 được mơ tả chi tiết trong phụ lục tờ khai đính kèm)
Mục 24: Thuế nhập khẩu
Hàng miễn thuế nhập khẩu theo điều 4, mục I, phần D thơng tư 59/2007/TT- BTC, ngày 14/6/2007.
Mục 25: Thuế GTGT
Hàng khơng thuộc đối tượng chịu thuế VAT.
Mục 26: Thu khác
Mục 27: Tổng tiền thuế và thu khác : để trống Mục 28: Chứng từ kèm
Mục 29: Phần dành cho đại diện chủ hàng
Sau khi khai báo xong, sử dụng chữ ký điện tử của giám đốc cơng ty để xác nhận; truyền tờ khai lên hệ thống điện tử của Hải quan; Hải quan xác nhận và tiếp nhận tự động; in phiếu.
Bước 2: Nhận phản hồi từ cơ quan Hải quan
Cơng ty nhận thơng tin phản hồi từ cơ quan hải quan về số tờ khai hải quan, kết quả phân luồng và thực hiện một trong các nội dung sau:
+ Luồng xanh: Miễn kiểm tra hồ sơ giấy và miễn kiểm tra thực tế hàng hĩa.
Lơ hàng được cơ quan hải quan chấp nhận thơng quan thì chuyển sang bước 4.
+ Luồng vàng: Kiểm tra hồ sơ hải quan. Nếu được yêu cầu sửa đổi, bổ sung
hồ sơ hải quan thì doanh nghiệp thực hiện theo yêu cầu và xuất trình hồ sơ giấy để cơ quan hải quan kiểm tra. Nếu lơ hàng được chấp nhận thơng quan thì thực hiện tiếp bước 4, nếu cơ quan hải quan yêu cầu kiểm tra htực tế hàng hĩa thì chuyển sang bước 3.
+Luồng đỏ: Doanh nghiệp xuất trình hồ sơ giấy và hàng hĩa để cơ quan hải
quan kiểm tra.
Bước 4: Kết quả phân luồng
Nếu thuộc luồng xanh, in tờ khai trên hệ thống của mình để đi lấy hàng. Thơng thường, hàng nhập khẩu về đều được phân luồng xanh nên ở bước này khơng cĩ vướng mắc gì.
Kết quả phân luồng được thực hiện tự động bởi hệ thống điện tử; đối với những hàng hĩa cĩ thuế 0% sẽ dễ bị phân vào luồng vàng để kiểm tra, nhưng hàng
nhập khẩu của cơng ty TCI thường chịu thuế nên thường được phân vào luồng xanh.
c. Nhận hàng
Nhận hàng gửi bằng đường chuyển phát nhanh qua Cơng ty Fedex, do bên gia cơng chỉ cung cấp một số thiết bị tiêu chuẩn như : bộ điều khiển điện, bộ cảm biến.. là những mặt hàng khối lượng nhỏ, nên được vân chuyển bằng đường hàng khơng.
Sau khi hồn thành thủ tục hải quan, nhân viên phịng xuất nhập khẩu đem tờ khai đến chi cục Hải quan bưu điện nhận hàng. Bộ chứng từ bao gồm : tờ khai bản chính và photo, vận đơn bản photo và giấy giới thiệu. Sau khi nhận hàng, nộp lại phiếu nhận hàng cho bảo vệ ở cổng cơng ty và chở hàng về kho.
Thơng thường cĩ những sai lệch như: sai tên, địa chỉ người nhận (consignee), trọng lượng, số lượng, packing list khơng khớp, mơ tả hàng hĩa khơng thống nhất... Nếu phát hiện sai sĩt này, nhân viên chứng từ sẽ liên hệ với khách hàng và hãng vận tải để xác định sai lệch và cĩ điều chỉnh. Điều này dẫn đến tình trạng chậm trễ trong quá trình nhận hàng, làm ảnh hưởng tới tiến độ kế hoạch sản xuất.
d. Kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu
Bên đặt gia cơng sẽ cung cấp những thiết bị tiêu chuẩn như : bộ điều khiển ; thiết bị điện; dây cáp kết nối; camera... cĩ xuất xứ từ Nhật Bản nên các mặt hàng này hầu như là sẽ đảm bảo về chất lượng. Cịn nếu cĩ vấn đề như khơng sử dụng được do sai mã số thiết bị so với nhu cầu... thì liên hệ với khách hàng và đổi trả.
Đối với những nguyên phụ liệu do Cơng ty tự cung ứng thì khi hàng nhập về kho, sẽ được đưa vào bộ phận QC kiểm tra chất lượng. Tại đây cĩ các thiết bị đo lường hiện đại, kiểm tra các thơng số kỹ thuật để xác nhận hàng hĩa cĩ đảm bảo yêu cầu chất lượng hay khơng.
Cĩ những trường hợp hàng nhập vào khơng đảm bảo thơng số kỹ thuật yêu cầu ví dụ như: sai kích thước yêu cầu, khơng đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật... sẽ được đánh dấu là hàng NG và sẽ đổi trả lại với nhà cung cấp. Nhà cung cấp của TCI đều cĩ uy tín chất lượng tốt, tuy nhiên một số nhà cung cấp trong nước đơi khi vẫn cĩ sai sĩt. Nên khi xảy ra vấn đề như này, cĩ thể dẫn đến trường hợp làm chậm chễ cho quá trình sản xuất và thời gian giao hàng.