CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỢP ĐỒNG GIA CƠNG QUỐC TẾ
3.2 Thực trạng quy trình thực hiện hợp đồng gia cơng quốc tế máy tự động hĩa
3.2.4 Quy trình xuất khẩu thành phẩm
a. Liên hệ với hãng tàu hoặc đại lý giao nhận được chỉ định
Khi hàng chuẩn bị xuất đi, cơng ty liên hệ với hãng tàu để cung cấp Booking Note, thơng thường thì cơng ty Trí Cường đang sử dụng dịch vụ của cơng ty giao nhận Hợp Nhất; hãng tàu sẽ thơng báo với bên nhập khẩu và xác nhận. Sau khi xác nhận, bên giao nhận sẽ thơng báo Booking Confirmation cho cơng ty.
Ở TCI, cĩ nhân viên trợ lý kinh doanh thuộc phịng Kinh doanh sẽ đảm nhận cơng việc liên hệ với hãng giao nhận vận tải và điều hành xuất hàng khi chuyển hàng cho hãng vận tải. Đây là một sự chuyên mơn hĩa trong việc phân bổ nguồn nhân lực, giúp giảm áp lực cho nhân viên kinh doanh. Ngồi ra, cơng ty cĩ sự hợp tác lâu dài với hãng Hợp Nhất nên mọi quy trình thủ tục khơng cĩ gì thay đổi, khĩ khăn với những đơn hàng trước.
b. Làm thủ tục hải quan
Theo quy định chậm nhất là 04 giờ trước khi giao hàng cho người vận tải theo sự chỉ định của bên thuê gia cơng, cơng ty phải làm thủ tục khai báo xuất khẩu thành phẩm. Bộ chứng từ khai hải quan gồm:
+ Giấy giới thiệu của cơng ty
+ Phiếu tiếp nhận, bàn giao hồ sơ hải quan: 1 bản
+ Tờ khai hàng hố xuất khẩu: 1 bản lưu hải quan và 1 bản lưu người khai hải quan)
+ Bản kê chi tiết hàng hĩa (Packing List): 2 bản chính
+ Bảng định mức của từng mã hàng trong lơ hàng xuất khẩu: 2 bản chính + Bản khai nguyên liệu do cơng ty tự cung ứng (nếu cĩ): 2 bản chính + Biên bản bàn giao: 2 bản
Các bước khai hải quan tương tự như phần làm thủ tục hải quan nhập nguyên vật liệu. Thơng thường khi Hải quan xác nhận hàng vào luồng xanh thì quá trình thơng quan thành cơng. Nhưng đơi khi, hàng xuất bị xếp vào luồng vàng; khi đĩ nhân viên chứng từ phải chuẩn bị bộ chứng từ đem lên cơ quan hải quan kiểm tra để xác nhận thơng quan nếu khơng cĩ vấn đề gì. Đây là một bước quan trọng và cần
sự cẩn thận kỹ càng của nhân viên khai hải quan. Nếu để sai một chi tiết nhỏ trong phần mơ tả hàng hĩa hoặc bất cứ thơng tin nào khác cũng sẽ dẫn đến trục trặc trong việc xuất lơ hàng.
Nhưng sản phẩm ở đây là máy tự động hĩa nên trong một lơ hàng làm chứng từ sẽ khơng cĩ nhiều hạng mục hàng hĩa nên cũng ít khi xảy ra tình trạng sai sĩt khi thơng quan.
c. Giao hàng bằng đường biển
Sau khi đã hồn thủ tục khai báo hải quan và hoặc kiểm tra hàng tại Chi cục Hải quan thì hàng hố sẽ được chuyển ra cảng để giao cho hãng tàu. Tại cảng, nhân viên của cơng ty sẽ trình tờ khai và biên bản bàn giao cho Hải quan cổng để được đưa hàng vào cảng. Hàng hố sau khi vào cảng sẽ được tập trung và hạ tại bãi container. Tại đây, hải quan giám sát bãi sẽ kiểm tra container và seal xem cĩ cịn nguyên vẹn khơng, số container và số seal cĩ đúng như trên biên bản bàn giao khơng. Nếu khơng cĩ vấn đề gì thì Hải quan giám sát bãi sẽ đĩng dấu tiếp nhận hàng. Thủ tục giao nhận hàng cịn lại sẽ được cơng ty vận chuyển chịu trách nhiệm làm việc với cảng vụ để hồn tất việc giao hàng cho cảng (đại diện cho hãng tàu nhận hàng tại cảng).
Cuối cùng phịng điều độ cảng sẽ kết hợp với hãng tàu để đưa hàng lên đúng con tàu và giao cho khách hàng .Sau khi hàng lên tàu thì nhân viên của cơng ty sẽ nhận được vận đơn gốc.
d. Lập bộ chứng từ giao hàng
Cơng ty chỉ nhận được tiền gia cơng sau khi hồn thành tất cả các thủ tục và lập được bộ chứng từ thanh tốn gửi cho bên thuê gia một bộ bộ chứng từ gốc và một bộ copy; cịn lại một bộ copy cơng ty lưu. Bộ chứng từ giao hàng gồm:
+ Hố đơn thương mại (Invioce): 1 bản gốc 3 bản copy
+ Bảng kê chi tiết hàng hĩa (Packing list): 1 bản gốc và 3 bản copy
+ Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O - certificate of original): 1 gốc và 3 bản copy + Vận tải đơn (Bill of lading): 1 bản gốc và 3 bản copy
+ Giấy chứng nhận số lượng, chất lượng: 1 bản gốc và 3 bản copy + Giấy phép xuất khẩu (E/L - export license):1 bản gốc 3 copy
Bộ chứng từ do nhân viên xuất nhập khẩu chuẩn bị, sau đĩ chuyển cho nhân viên kinh doanh; nhân viên kinh doanh cĩ nhiệm vụ gửi cho khách hàng.
Cĩ thể thấy, nhân viên kinh doanh cĩ vai trị quan trọng trong một hợp đồng gia cơng; vì họ là người chịu trách nhiệm tiếp nhận và xử lý thơng tin trực tiếp từ khách hàng; đảm bảo từ lúc đầu vào sản xuất cho đến khi thành phẩm được giao cho khách hàng.
e. Xin giấy chứng nhận xuất xứ (C/O - certificate of original)
Bộ chứng từ xin giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) gồm: + Giấy phép đầu tư (khi xin cấp lần đầu): 1 bản sao
+ Mã số xuất nhập khẩu cơng ty (khi xin cấp lần đầu): 1 bản sao + Giấy biên nhận bộ hồ sơ đề nghị cấp C/O: 1 bản chính
+ Đơn đề nghị cấp C/O cĩ mã số của cơng ty: 1 bản chính + Hố đơn thương mại (commercial invoice): 1 bản chính
+ Tờ khai hải quan xuất khẩu: 1 bản sao (kèm bản chính để đối chiếu) + Bảng kê khai nguyên phụ liệu sử dụng trong sản phẩm:1 bản chính
+ Bảng định mức sản phẩm xuất khẩu đã được hải quan xác nhận: 1 bản sao + Tờ khai hải quan nhập khẩu: 1 bản sao
+ Hố đơn mua nguyên phụ liệu (nếu nguyên phụ liệu tự cung ứng): 1 bản