5. Kết cấu khóa luận
2.3 Phân tích và đánh giá thực trạng quản trị hàng tồn kho của công ty TNHH
2.3.1 Tình hình hàng tồn kho của cơng ty
Đối với doanh nghiệp, hàng tồn kho đóng vai trị quan trọng trong cơng tác hoạch định mục tiêu phát triển của doanh nghiệp. Đối với công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ ơ tơ Việt Ngun thì lượng hàng tồn kho của cơng ty cịn thể hiện sự tăng trưởng và phát triển của chính cơng ty.
Bảng 2.3: Bảng cơ cấu hàng tồn kho trong tổng tài sản của công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ ô tô Việt Nguyên giai đọan 2011-2013.
Đơn vị: Triệu đồng
Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013
Sô tiền Tỉ trọng (%) Số tiền Tỉ trọng (%) Số tiền Tỉ trọng (%) Tổng tài sản 5.440,5 100 5.097,7 100 3.257,7 100 Tài sản ngắn hạn 5.308,4 97 4.888,9 96 2.972,3 91 Hàng tồn kho 2.895,8 53 2.144,2 42 1.029,9 32 (Trích nguồn: Phịng kế tốn)
Tổng tài sản Tài sản ngắn hạn Hàng tồn kho 0.00 2,000.00 4,000.00 6,000.00 8,000.00 10,000.00 12,000.00 14,000.00 16,000.00 năm 2013 năm 2012 năm 2011
Biểu đồ 2.2: Biểu đồ biến động hàng tồn kho trong tổng tài sản của công ty giai đoạn 2011-2013.
Qua bảng trên ta thấy hàng tồn kho chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của cơng ty. Qua đó thấy được quản trị hàng tồn kho rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Hàng tồn kho của công ty đang giảm dần qua các năm, năm 2011 là chiếm 53% trong tổng tài sản, đến năm 2012 giảm còn 42% và đến năm 2013 giảm xuống còn 32%, hàng tồn kho này giảm do cơng ty đã đưa ra nhiều chính sách thích hợp, kích thích việc đẩy mạnh hàng hóa ra khỏi kho và cũng là do cơng ty đã có những thay đổi trong các chính sách về nhập hàng. Hàng tồn kho chủ yếu của công ty là ô tô. Sở dĩ sự giảm hàng tồn kho là do chính sách của cơng ty có nhiều sự thay đổi, tuy nhiên các nhà quản lý của cơng ty cũng cần phải cân nhắc vì ln có sự đánh đổi giữa rủi ro và lợi nhuận. Lượng hàng tồn kho của cơng ty khơng đủ cũng có thể khiến cơng ty mất đi doanh thu, mất đi khách hàng vì khơng đáp ứng đủ được nhu cầu. Nhưng có q nhiều hàng tồn kho cũng khơng tốt vì nó có thể gia tăng nhiều chi phí như chi phí kho bãi, chi phí bảo dưỡng… Do đó các nhà quản trị của cơng ty cần có chính sách giúp duy trì mức độ tồn kho phù hợp với tình hình của cơng ty, phù hợp với tình hình thị trường.
2.3.2 Quy trình quản trị hàng tồn kho của cơng ty
Hiện tại cơng ty chưa chưa sử dụng mơ hình quản trị hàng tồn kho. Các quyết định dự trữ hàng hóa của cơng ty phụ thuộc vào các đơn đặt hàng cũng như nghiên cứu các yêu cầu của thị trường.
a. Quản trị mua hàng.
Dựa vào tình hình cung – cầu của thị trường và khả năng tiêu thụ của cơng ty, phịng Kinh doanh tiến hành kiểm tra, xem xét trữ lượng hàng hóa trong kho.Nếu nhận thấy có nhu cầu mua hàng, phịng kinh doanh sẽ lập
phiếu yêu cầu mua hàng và chuyển cho Giám Đốc ký duyệt. Việc đặt hàng của cơng ty có thể được thực hiện qua điện thoại hoặc đơn đặt hàng.
Đối với việc đặt hàng qua điện thoại, vì khơng có chứng từ ban đầu ln chuyển giữa nhà cung cấp và doanh nghiệp nên tiềm ẩn khơng ít rủi ro như hàng hóa nhận được khơng đúng u cầu về mẫu mã, quy cách, chủng loại… và các điều kiện giữa hai bên như thời gian giao hàng, thời gian thanh tốn và các chi phí có liên quan đến q trình bốc dỡ, vận chuyển. Tuy nhiên, cách thức này lại tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp. Chính vì vậy, để khắc phục những hạn chế trên, cơng ty chỉ sử dụng cách thức này khi nhà cung cấp là đối tác lâu dài, tin cậy và hàng hóa đặt mua khơng phức tạp về mặt kỹ thuật… Đến thời điểm nhận hàng, nhà cung cấp sẽ chuyển hàng đến tận nơi cho doanh nghiệp.thủ kho kiểm tra và đối chiếu với phiếu mua hàng, sau đó tiến hành nhập kho hàng hóa, lập phiếu nhập kho và chuyển chứng từ mua hàng cho kế toán để hạch toán.
Đối với trường hợp lập đơn đặt hàng để gửi cho nhà cung cấp, thường là những đơn có giá trị lớn, hàng hóa phức tạp về mặt kỹ thuật như các loại xe container, ô tô, xe máy, xe chun dụng… khi có nhu cầu, phịng kinh doanh sẽ lập đơn, ghi rõ chủng loại, số lượng, chất lượng, mẫu mã, quy cách hàng hóa, giá cả, phương thức vận chuyển, thời gian, địa điểm nhận hàng, tên và địa chỉ nhà cung cấp… và trình lên giám đốc ký duyệt. Đơn đặt hàng được lập thành hai bản: một bản gửi tới nhà cung cấp, một bản để lưu lại tại phòng kinh doanh. Đến thời hạn giao hàng đã ký kết trong hợp đồng, nhà cung cấp sẽ vận chuyển hàng đến tại kho cho doanh nghiệp. Công ty cử người kiểm tra và nhận hàng khi hàng hóa được giao đúng tiêu chuẩn như trên hợp đồng.Sau đó, kế tốn sẽ tiến hành hạch tốn cho lơ hàng.
Khi hàng về đến kho, thủ kho kiểm tra sự khớp đúng giữa số hàng thực nhận với số hàng trong đơn đặt hàng và nhập phiếu nhập kho, gồm 2 liên: Liên 1 lưu tại kho, liên 2 chuyển lên phịng kế tốn cùng với GTGT do bên bán chuyển đến, hóa đơn vận chuyển (nếu có). Kế tốn đối chiếu hàng hóa giữa hóa đơn và phiếu nhập kho để tiến hành hạch toán nghiệp vụ.
Biện pháp quản trị từng loại hàng tồn kho trong công ty: Đối với các loại xe (ô tô, container, xe chuyên dụng…).
Do có giá trị hàng lớn, nên trước khi nhập kho thì phải có cán bộ am hiểu về mặt hàng để kiểm tra chất lượng, mẫu mã, sau đó mới tiến hành nhập kho.
Số lượng nhập hàng không lớn, thường nhập hàng về dựa trên đơn đặt hàng của khách hàng.
Cơ sở vật chất tốt: có các thiết bị phịng cháy chữa cháy, huấn luyện, đào tạo nhân viên cách bảo quản, phịng cháy chữa cháy khi có hỏa hoạn xảy ra.
Nhân viên trơng coi, quản lý kho có phẩm chất tốt, bảo vệ được tài sản của doanh nghiệp.
2.3.3 Đánh giá hiệu quả công tác quản trị hàng tồn kho của công ty
2.3.3.1 Đối với việc lập kế hoạch tồn kho của công ty.
Để đưa ra một kế hoạch dự trữ cho các kỳ kinh doanh, công ty phải tiến hành nghiên cứu thị trường để xác định được nhu cầu trong tương lai, xác định quy mơ dự trữ hàng hóa. Tuy nhiên, cơng tác này chưa được quan tâm đúng mức, chưa nghiên cứu một cách có hệ thống khoa học về nhu cầu của thị trường. Trình độ chun mơn, kinh nghiệm của một số nhân viên cịn hạn chế. Ngồi ra, trang thiết bị, cơ sở hạ tầng còn hạn chế để theo dõi được nhu cầu của khách hàng, vì vậy khó có thể xác định quy mơ dự trữ hàng hóa.
Cơng ty đưa ra quy mô tồn kho chỉ dựa vào lượng hàng tồn kho và lượng bán ra của kỳ trước, ít có sự tìm hiểu về thị trường nên quy mơ tồn kho đưa ra là chưa phù hợp.
Về cơng tác tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp: công ty luôn đánh giá mức tín nhiệm của nhà cung cấp qua các mặt như: khả năng tài chính của nhà cung cấp, nhãn hiệu sản phẩm, uy tín trên thị trường trong và ngồi nước của nhà cung cấp… Tuy nhiên, công tác mua hàng của công ty chủ yếu dựa trên mối quan hệ làm ăn lâu dài, những nhà cung cấp truyền thống. Việc này mang đến ưu thế cho công ty về giá, được ưu tiên mua hàng. Tuy nhiên cũng gặp phải khơng ít khó khăn như dễ bị ép giá do chỉ mua của một nhà cung cấp.
Về cơng tác tính giá trị tồn kho và hoạch định chi phí: cơng ty áp dụng phương pháp nhập trước xuất trước để tính giá trị hàng tồn kho. Phương pháp này giúp cho cơng ty có thể tính ngay được giá trị sản phẩm xuất kho từng lần, do vậy đảm bảo cung cấp cho việc quản lý. Tuy nhiên, do thị trường biến động, giá cả sản phẩm cũng thay đổi, việc ghi chép theo phương pháp này làm cho doanh thu không phù hợp với những khoản chi phí hiện tại.
2.3.3.2 Đối với việc thực hiện kế hoạch tồn kho
Về cơng tác xuất – nhập kho hàng hóa: vì hàng hóa của cơng ty chủ yếu là ơ tơ, số lượng thì ít nhưng giá trị thì lại rất lớn nên cơng ty rất chú trọng và làm khá tốt công tác này. Công ty thường xuyên theo dõi và kiểm tra việc giao hàng, nhập hàng vào kho về số lượng, thời điểm và các điều kiện trong mua hàng rất cụ thể.
Đối với công tác kiểm tra, theo dõi chất lượng hàng hóa: vì hàng hóa của cơng ty có giá trị lớn nên cơng ty thường xun tổ chức những đợt thanh tra, kiểm tra sản phẩm, phát hiện sai xót gì về sản phẩm thì kịp thời sửa chữa. Từng đợt cơng ty có mời các chun gia, đội ngũ đặc biệt về tiến hành kiểm
tra, bảo dưỡng sản phẩm. Các công tác này cho thấy công ty đặc biệt quan tâm đến chất lượng sản phẩm, tạo được uy tín trên thị trường.
Đánh giá hiệu quả quản trị hàng tồn kho của cơng ty qua các chỉ số tài chính.
Bảng 2.4: Bảng đánh giá hiệu quả quản trị hàng tồn kho của công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ ô tô Việt Nguyên giai đoạn 2011-2013.
Đơn vị: triệu đồng
Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 2012/2011(%) 2013/2012(%) Doanh thu 12.125,6 13.428,3 14.944,4 10,7 11,3 Giá vốn hàng bán 7.382,8 7.527,4 8.190,1 2 8,8 Tồn kho đầu kỳ 2.895,8 2.144,2 -26 Tồn kho cuối kỳ 2.895,8 2.144,2 1.029,9 -26 -52 Tồn kho trung bình năm 1.447,9 2.520 1.587,1 74 -37 Hệ số vòng quay Hàng tồn kho (lần) 5,1 3 5,2 -41,2 73,3 Số ngày bình qn của 1 vịng quay hàng tồn kho (ngày) 71 120 69 70 -42,3 (Nguồn: Phịng kế tốn)
Qua bảng phân tích các chỉ tiêu hàng tồn kho ta có thể thấy:
Vịng quay hàng tồn kho năm 2012 chậm hơn so với năm 2011 hơn 2 vòng quay. Tuy giá vốn hàng bán từ năm 2011 đến năm 2012 đều tăng, và mức tồn kho trung bình từ năm 2011-2012 cũng tăng, nhưng mức tăng của tồn kho trung bình lại quá cao (tăng 74%) so với mức tăng của giá vốn hàng bán (tăng 2%), nên vòng quay năm 2012 chậm hơn năm 2011 là 2 vòng. Đến năm 2013 hệ số vòng quay hàng tồn kho này lại tăng lên 5,2 vòng là do giá vốn hàng bán năm 2013 tăng (tăng 8,8%) đồng thời tồn kho trung bình năm 2013 lại giảm 37% so với năm 2012.
Mức tăng hay giảm của doanh thu (hay giá vốn hàng bán) và của hàng tồn kho ảnh hưởng đến hệ số vịng quay hàng tồn kho của cơng ty. Khi doanh thu tăng (mức tồn kho khơng đổi) làm cho số vịng quay này tăng theo, tức là mức độ tiêu thụ hàng của doanh nghiệp tăng. Ngược lại, khi doanh thu giảm (mức tồn kho khơng đổi) thì số vịng quay hàng tồn kho sẽ giảm, cho thấy mức tiêu thụ hàng của doanh nghiệp đang báo động, doanh nghiệp cần có biện pháp khắc phục tình trạng này.
Khi doanh thu hay giá vốn hàng bán không biến động, mà mức tồn kho tăng qua các năm, cho thấy doanh nghiệp kinh doanh đang bị trì trễ, cần phải có biện pháp khắc phục tình trạng này.
Số ngày bình qn của vịng quay hàng tồn kho cũng khác nhau rất lớn giữa các năm. Năm 2011 có số ngày bình qn của một vịng quay là 70 ngày, tức là cứ bình quân 70 ngày thì doanh nghiệp bán hết lượng hàng hóa trong kho và nhập lượng hàng mới về. Năm 2012, với mức tồn kho trung bình khá cao nên trung bình cứ 120 ngày thì doanh nghiệp tiêu thụ hết lượng hàng tồn kho và nhập hàng mới. Tương tự, năm 2013 cứ trung bình 70 ngày cơng ty tiêu thụ hết lượng hàng trong kho và tiến hành đặt hàng mới.
Nhìn chung tốc độ vịng quay hàng tồn kho trong công ty khá chậm. Tuy nhiên, là một công ty kinh doanh về thương mại và dịch vụ ơ tơ, thì đây cũng khơng phải là điều ngạc nhiên.Trong tình hình kinh tế thị trường khó khan, nhu cầu của khách hàng cũng hạn chế, các sản phẩm của cơng ty lại có giá thành cao nên tốc độ tiêu thụ hàng hóa trung bình trong năm là chậm.
Khả năng sinh lời của hàng tồn kho cũng tăng lên, điều này được lý giải bằng lợi nhuận tăng lên (Biểu đồ 2.1) và mức tồn kho năm giảm dần qua các năm. Và tốc độ giảm của hàng tồn kho lại cao hơn tốc độ tăng của lợi nhuận trước thuế. Vì vậy khả năng sinh lời của hàng tồn kho càng tăng.
Thông thường với tỷ trọng hàng tồn kho lớn luôn là mối quan ngại ít nhiều đối với các nhà đầu tư, do tính chất tồn lâu, chơn vốn, chi phí phát sinh thêm của nó, hay nói cách khác, nếu để hàng tồn kho q lâu thì nó sẽ ảnh hưởng khơng tốt tới q trình kinh doanh của doanh nghiệp, do doanh nghiệp sẽ phải tốn chi phí dự trữ, chi phí thanh lý hay cải tiến hàng hư hỏng. Do vậy, doanh nghiệp cần có phương pháp kinh doanh đổi mới, có chính sách bán hàng hữu dụng hơn, để cải thiện tình hình quản trị hàng tồn kho tốt hơn.
Bảng 2.5: Bảng đánh giá khả năng thanh toán ngắn hạn và khả năng thanh toán nhanh của công ty giai đoạn 2011-2013.
Đơn vị: Triệu đồng.
Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 2012/2011 2013/2012 Tài sản ngắn hạn 5.308,4 4.888,9 2.972,3 -8% -39,20% Hàng tồn kho 2.895,8 2.144,2 1.029,9 -26% - 52% Nợ ngắn hạn 1.326,2 1.625,1 987,2 22,5% - 39,3% Khả năng thanh toán
ngắn hạn (lần)
4 3 3 -25% 0 Khả năng thanh toán
nhanh(lần)
1,8 1,7 1,9 -5,6% 11.8 %
(Nguồn: Phịng kế tốn)
Qua bảng 2.5 này ta thấy được hàng tồn kho có giá trị rất quan trọng đối với công ty. Tỷ sô về khả năng thanh tốn của cơng ty đều lớn hơn 1, tức là cơng ty có đủ khả năng thanh tốn các khoản nợ ngắn hạn của mình. Tuy nhiên ta thấy khả năng thanh toán nhanh chỉ bằng một nửa khả năng thanh toán ngắn hạn. Cho thấy tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp phụ thuộc nhiều vào hàng tồn kho của công ty. Khi hàng tồn kho giảm qua các năm thì khả
năng thanh toán cũng giảm qua các năm. Năm 2011 và 2013 hàng tồn kho giảm tới 52% mà khả năng thanh tốn ngắn hạn lại khơng giảm, khả năng thanh toán nhanh lại tăng lên. Điều này là do mức giảm của hàng tồn kho nhiều hơn mức giảm của tài sản ngắn hạn và nợ ngắn hạn.
Khi khơng có yếu tố hàng tồn kho thì khả năng thanh tốn của cơng ty giảm chỉ cịn một nửa, cho thấy hàng tồn kho có giá trị lớn trong cơng ty. Vì vậy khơng được tồn đọng quá nhiều hàng tồn kho, nhưng cũng không được để yếu tố này bị triệt tiêu.
Theo báo cáo thường niên năm 2013 của CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT, THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ ƠTƠ PTM thì cơng ty có hệ số khả năng thanh toán ngắn hạn là 6,21 và hệ số khả năng thanh toán nhanh là 2,23. So sánh hai cơng ty này với nhau thì Việt Ngun có hệ số khả năng thanh toán ngắn hạn và khả năng thanh tốn nhanh nhỏ hơn so với cơng ty PTM. Cho thấy tuy Việt Nguyên có các chỉ số trên dương và lớn hơn 1, nhưng so với các đối thủ cạnh tranh cùng ngành thì vẫn cịn kém. Cơng ty chưa phát huy hết được các tiềm lực của mình, chưa đưa ra được những chiến lược về quản trị tài sản ngắn hạn và nợ ngắn hạn, cũng như quản trị hàng tồn kho thích hợp hơn để giúp cơng ty phát triển hơn nữa.
CHƯƠNG 3: CÁC PHÁT HIỆN VÀ PHƯƠNG HƯỚNG GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO CỦA CÔNG TY.
3.1 Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu hiệu quả quản trị hàngtồn kho của công ty. tồn kho của công ty.
3.1.1 Những thành công đạt được
Trong thời gian qua, dù tình hình thị trường có nhiều khó khăn, song