5. Kết cấu khóa luận
2.2 Phân tích và đánh giá thực trạng quản trị hàng tồn kho của Công ty TNHH
2.2.1 Đặc điểm hàng tồn kho
Công ty TNHH Thiết bị và công nghệ Y tế Việt Nam là một doanh nghiệp vừa hoạt động thương mại vừa sản xuất kinh doanh, nhưng trong đó hoạt động thương mại đóng vai trị chủ đạo. Mặt hàng mà cơng ty kinh doanh là các thiết bị y tế, thiết bị y khoa, các loại hóa chất xét nghiệm, hố chất các ngành cơng nghiệp ... Với đặc điểm kinh doanh như vậy, hàng tồn kho của cơng ty có một số đặc điểm đặc trưng sau:
+ Đa dạng, nhiều chủng loại. Mặt hàng kinh doanh của công ty không chỉ là thiết bị y tế mà cịn cung cấp dịch vụ và thiết bị cơng nghệ cao trong lĩnh vực khoa học kỹ thuật, giáo dục, tin học… có rất nhiều chủng loại, nhiều hãng.
+ Hàng tồn kho chủ yếu là thiết bị y tế
+ Qui mô hàng tồn kho khá lớn, được phân bố tại nhiều kho, nhiều cửa hàng. + Từ những đặc điểm trên của hàng tồn kho, tại công ty đã đặt ra những yêu cầu trong công tác quản trị hàng tồn kho:
+ Theo dõi tình hình biến động hàng tồn kho về mặt giá trị, số lượng tại từng kho, theo từng mặt hàng.
+ Định kì phải ln kiểm kê hàng tồn kho để xác định mức dự trữ trong kho về số lượng, giá trị, hạn dùng để có những quyết định mua hàng, dự trữ hợp lí.
2.2.2 Quy trình quản trị hàng tồn kho của cơng ty.
Hiện tại cơng ty chưa chưa sử dụng mơ hình quản trị hàng tồn kho. Các quyết định dự trữ hàng hóa của cơng ty phụ thuộc vào các đơn đặt hàng cũng như nghiên cứu các yêu cầu của thị trường.
2.2.2.1 Chu trình mua hàng.
Dựa vào tình hình cung – cầu của thị trường và khả năng tiêu thụ của cơng ty, phịng Kinh doanh tiến hành kiểm tra, xem xét trữ lượng hàng hóa trong kho.Nếu nhận thấy có nhu cầu mua hàng, phịng kinh doanh sẽ lập phiếu yêu cầu mua hàng và chuyển cho Giám Đốc ký duyệt. Việc đặt hàng của cơng ty có thể được thực hiện qua điện thoại hoặc đơn đặt hàng. Đối với việc đặt hàng qua điện thoại, vì khơng có chứng
các điều kiện giữa hai bên như thời gian giao hàng, thời gian thanh toán và các chi phí có liên quan đến q trình bốc dỡ, vận chuyển. Tuy nhiên, cách thức này lại tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp. Chính vì vậy, để khắc phục những hạn chế trên, công ty chỉ sử dụng cách thức này khi nhà cung cấp là đối tác lâu dài, tin cậy và hàng hóa đặt mua khơng phức tạp về mặt kỹ thuật… Đến thời điểm nhận hàng, nhà cung cấp sẽ chuyển hàng đến tận nơi cho doanh nghiệp.thủ kho kiểm tra và đối chiếu với phiếu mua hàng, sau đó tiến hành nhập kho hàng hóa, lập phiếu nhập kho và chuyển chứng từ mua hàng cho kế toán để hạch toán.
Đối với trường hợp lập đơn đặt hàng để gửi cho nhà cung cấp, thường là những đơn có giá trị lớn, hàng hóa phức tạp về mặt kỹ thuật khi có nhu cầu, phịng kinh doanh sẽ lập đơn, ghi rõ chủng loại, số lượng, chất lượng, mẫu mã, quy cách hàng hóa, giá cả, phương thức vận chuyển, thời gian, địa điểm nhận hàng, tên và địa chỉ nhà cung cấp… và trình lên giám đốc ký duyệt. Đơn đặt hàng được lập thành hai bản: một bản gửi tới nhà cung cấp, một bản để lưu lại tại phòng kinh doanh. Đến thời hạn giao hàng đã ký kết trong hợp đồng, nhà cung cấp sẽ vận chuyển hàng đến tại kho cho doanh nghiệp. Công ty cử người kiểm tra và nhận hàng khi hàng hóa được giao đúng tiêu chuẩn như trên hợp đồng.Sau đó, kế tốn sẽ tiến hành hạch tốn cho lơ hàng.
2.2.2.2 Chu trình nhập kho vật tư, hàng hố
Quy trình nhập kho vật tư, hàng hóa ở cơng ty cũng khá chặt chẽ. Khi hàng về đến cơng ty sẽ được nhập theo hố đơn đỏ của nhà cung cấp.
Tuy nhiên, hàng hóa trước khi nhập kho sẽ được kiểm tra về số lượng, quy cách, chất lượng mẫu mã và đối chiếu tên thuốc, nước sản xuất trên hoá đơn đỏ của nhà cung cấp và đơn đặt hàng của công ty, nhằm tránh trường hợp nhập phải những hàng kém chất lượng, không đạt yêu cầu. Tham gia kiểm tra có thủ kho, đại diện nhà cung cấp (nếu mua theo hình thức chuyển hàng), và một nhân viên được công ty phân công giám sát. Sau khi nhận hàng sẽ lập Biên bản giao nhận
Sau đó, hàng hố được nhập kho. Và thủ kho sẽ căn cứ vào số lượng thực nhập để lập Phiếu nhập kho. Sau đó, thủ kho gửi phiếu nhập kho đính kèm hố đơn đỏ của nhà cung cấp và biên bản nhận hàng đến phịng kế tốn tài chính để kế tốn ghi nhận
Khi sản xuất đã hồn thành, ở phân xưởng sẽ có bộ phận đảm nhận việc kiểm tra và chuyển thành phẩm đến kho làm thủ tục nhập kho. Kho thành phẩm cũng ở ngay phân xưởng. Thủ kho sẽ đối chiếu số lượng trong Lệnh sản xuất với số lượng thực tế nhập, xem thừa thiếu bao nhiêu ghi vào Phiếu báo thành phẩm nhập kho.
Ngoài ra, thành phẩm trước khi nhập kho cũng sẽ được bộ phận kiểm định ở phân xưởng kiểm tra về phẩm chất, quy cách vì các sản phẩm của cơng ty đều liên quan đến sức khoẻ và tính mạng con người mặc dù ở giai đoạn bán thành phẩm đã được kiểm định trước khi cho đóng gói.
Cịn thủ kho, sau khi thành phẩm nhập kho, thủ kho căn cứ vào Phiếu báo thành phẩm nhập kho lập Phiếu nhập kho. Thủ kho chuyển Phiếu nhập kho có đính kèm Phiếu báo thành phẩm nhập kho và Lệnh sản xuất cho kế tốn ghi sổ.
Với quy trình thủ tục khá chặt chẽ như trên sẽ hạn chế được những trường hợp thành phẩm nhập kho không đúng chất lượng, số lượng, đồng thời có thể hạn chế được sai sót trong q trình ghi chép.
2.2.2.4 Chu trình xuất kho tại cơng ty
Nghiệp vụ xuất kho ở công ty bao gồm xuất kho vật tư cho sản xuất và xuất hàng hoá, thành phẩm bán ra bên ngồi. Cơng ty áp dụng ngun tắc nhập trước xuất trước để hàng hóa tránh bị hư hỏng hoặc bị hết hạn sử dụng. Đối với mỗi mục đích xuất kho khác nhau, cơng ty có những biện pháp kiểm soát khác nhau.
+ Xuất kho vật tư:
Ở công ty, kho vật tư nằm ở phân xưởng sản xuất. Việc xuất kho vật tư cho sản xuất cũng thuộc toàn quyền của quản đốc phân xưởng. Quản đốc phân xưởng sẽ căn cứ vào kế hoạch tiêu thụ đầu năm và tình hình thành phẩm tồn kho để lập Lệnh sản
xuất rồi chuyển cho thủ kho vật tư lập Phiếu xuất kho yêu cầu xuất kho
Ngồi ra, ở cơng ty vật tư trước khi đưa vào sản xuất phải trải qua giai đoạn kiểm nghiệm vì ngành y tế liên quan đến trực tiếp đến sức khỏe con người nên phải đảm bảo an toàn từ khâu sản xuất đến khâu tiêu thụ.
+ Xuất kho hàng hố, thành phẩm ở Cơng ty:
Tại công ty TNHH Thiết bị và công nghệ y tế Việt Nam, hàng hoá thường xuyên được điều chuyển từ kho đến các cửa hàng và giữa các cửa hàng với nhau. Q trình xuất hàng để điều chuyển như vậy chính là q trình xuất tiêu thụ nội bộ. Khi xuất hàng tiêu thụ nội bộ thủ kho sẽ lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, xuất theo giá vốn và khơng tính thuế giá trị gia tăng đầu ra.
Quy trình xuất hàng tiêu thụ nội bộ khá đơn giản. Cửa hàng có yêu cầu chỉ điện thoại xuống kho hoặc cửa hàng có mặt hàng mình cần để u cầu cung cấp một số mặt hàng với số lượng nhất định. Thủ kho sẽ tiến hành xuất kho và lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để ghi vào Bảng kê hoá đơn xuất nội bộ (chi tiết cho từng khách hàng)
- Quy trình thủ tục xuất hàng bán ra bên ngồi:
Ở cơng ty, ngồi việc xuất tiêu thụ nội bộ ra, cơng ty cịn xuất bán ra bên ngoài như xuất bán cho các bệnh viện, các hiệu thuốc khác…Tuy nhiên, so với quy trình xuất tiêu thụ nội bộ thì quy trình xuất bán ra bên ngồi khá chặt chẽ hơn.
Thủ kho căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng đã được phòng kinh doanh kiểm duyệt để xuất kho. Và thủ kho xuất theo Hoá đơn giá trị gia tăng chứ không lập phiếu xuất kho. Thủ kho sẽ kiểm tra chữ ký trên hoá đơn, đối chiếu số lượng trên hoá đơn và đơn đặt hàng của khách hàng và và sau khi xuất hàng, thủ kho cùng với người giao hàng ký vào hoá đơn giá trị gia tăng rồi chuyển cho kế tốn ghi sổ.
2.2.2.5 Chu trình sản xuất
Việc sản xuất dựa trên nhu cầu ước tính đối với sản phẩm của công ty theo kế hoạch đã được lập đầu quý cũng như dựa vào tình hình thực tế hàng tồn kho hiện có. Kể từ khi nguyên vật liệu được chuyển tới phân xưởng cho tới khi các sản phẩm được hoàn thành và được chuyển vào kho thành phẩm thì người giám sát sản xuất được phân cơng theo dõi sẽ có trách nhiệm kiểm sốt và nắm chắc tất cả tình hình của quá trình sản xuất. Các chứng từ được sử dụng trong giai đoạn sản xuất liên quan đến hàng tồn kho là: Phiếu yêu cầu sử dụng vật tư, Phiếu xuất kho, Bảng chấm công, các bảng kê, Bảng phân bổ... và hệ thống sổ sách kế tốn chi phí. Cuối cùng, trước khi nhập kho thành phẩm hoặc chuyển đi tiêu thụ, công tác kiểm định chất lượng được thực hiện
2.2.3 Đánh giá công tác quản trị hàng tồn kho của cơng ty
2.2.3.1 Phân tích tỷ trọng hàng tồn kho
Ta có bảng phân tích tỷ trọng hàng tồn kho của cơng ty như sau:
Bảng 2.3 Bảng phân tích tỷ trọng hàng tồn kho tại công ty Cổ TNHH Thiết bị và công nghệ y tế Việt Nam.
Đơn vị: VN đồng
Chỉ tiêu Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017
1. Hàng tồn kho 23.924.890.574 25.796.766.227 30.388.571.312 2. Tài sản ngắn hạn 220.008.483.970 216.787.681.162 217.608.710.382 3. Tổng tài sản 228.629.104.388 226.596.696.620 227.606.667.619 4. Tỷ trọng HTK/tổng TS ngắn hạn 10,87% 11,89% 13,96% 5. Tỷ trọng HTK/tổng tài sản 10,47% 11,38% 13,35%
Nguồn: Báo cáo tài chính của cơng ty năm 2015 - 2017
Từ bảng 2.3, ta nhận thấy hàng tồn kho chiếm tỷ trọng không lớn trong tài sản ngắn hạn cũng như trong tổng tài sản của công ty và tỷ trọng hàng tồn kho trong tổng tài sản ngắn hạn và trong tổng tài sản của cơng ty có xu hướng tăng dần qua các năm từ năm 2015 đến năm 2017. Các tỷ trọng đều tăng là do hàng tồn kho và tài sản ngắn hạn của công ty đều tăng trong giai đoạn 2015-2017. Hàng tồn kho này tăng là do chính sách của cơng ty đưa ra chưa đạt hiệu quả tối đa, dẫn đến việc đẩy hàng hóa ra khỏi kho cịn chậm và cũng là do cơng ty đã có những thay đổi trong các chính sách về nhập hàng. Hàng tồn kho chủ yếu của cơng ty là các loại máy móc thiết bị y tế. Sở dĩ sự tăng hàng tồn kho là do chính sách của cơng ty có nhiều sự thay đổi, tuy nhiên các nhà quản lý của công ty cũng cần phải cân nhắc vì ln có sự đánh đổi giữa rủi ro và lợi nhuận. Lượng hàng tồn kho của cơng ty khơng đủ cũng có thể khiến cơng ty mất đi doanh thu, mất đi khách hàng vì khơng đáp ứng đủ được nhu cầu. Nhưng có quá nhiều hàng tồn kho cũng khơng tốt vì nó có thể gia tăng nhiều chi phí như chi phí kho bãi, chi phí bảo dưỡng… Do đó các nhà quản trị của cơng ty cần có chính sách giúp duy trì mức độ tồn kho phù hợp với tình hình của cơng ty, phù hợp với tình hình thị trường.
Bảng 2.4: Bảng phân tích biến động hàng tồn kho của cơng ty TNHH Thiết bị và công nghệ y tế Việt Nam giai đọan 2015-2017.
Đơn vị: VN đồng
Chỉ tiêu
Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017 Chênh lệch
2016-2015 Chênh lệch 2017-2016 Sô tiền Tỉ trọng (%) Số tiền Tỉ trọng (%) Số tiền Tỉ trọng (%) Số tiền Tỷ lệ(%) Số tiền Tỷ lệ (%) Tổng tài sản 228.629.104.388 100 226.596.696.620 100 227.606.667.619 100 (2.032.407.768) (0,88) 1.009.970.999 0,46 Tài sản ngắn hạn 220.008.483.970 96,22 216.787.681.162 95,67 217.608.710.382 95,84 (3.220.802.808) (1,46) 821.029.220 0,38 Hàng tồn kho 23.924.890.574 10,46 25.796.766.227 11,38 30.388.571.312 9,41 1.871.875.653 7,82 4.591.805.085 17,79
đồng, tương ứng với tỷ lệ tăng 7,82% so với năm 2015. Trong năm 2017, qui mô hàng tồn kho tăng mạnh hơn với mức tăng 4.591.805.085 đồng so với năm 2016 tương ứng với tỷ lệ tăng 17,79%. Để tìm hiểu nguyên nhân dẫn đến sự biến động này của hàng tồn kho ta cần lập bảng tính chi tiết cho từng loại hàng tồn kho như sau:
Bảng 2.5. Bảng tính chi tiết tỷ trọng hàng tồn kho của cơng ty
Đơn vị : VN đồng
Chỉ tiêu
Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017
Số tiền Tỷ trọng (%) Số tiền Tỷ trọng (%) Số tiền Tỷ trọng (%) Hàng hóa
mua đang đi đường 2.426.953.279 10,14 0 0 0 0 Nguyên liệu, vật liệu 575.668.669 2,24 680.565.953 2,64 1.054.473.609 3,46 Thành phẩm 287.326.891 1,21 325.687.986 1,26 667.518.418 2,19 Hàng hóa 20.634.941.735 86,23 24.790.512.288 96,1 28.666.579.285 94,35 Tổng 23.924.890.574 100 25.796.766.227 100 30.388.571.312 100
Nguồn: Báo cáo tài chính của cơng ty năm 2015 - 2017
Căn cứ vào bảng chi tiết tỷ trọng hàng tồn kho ở trên, ta có thể nhận thấy, hàng hóa của cơng ty chiếm một tỷ trọng rất lớn trong tổng giá trị hàng tồn kho và với giá trị tăng dần qua các năm, đặc biệt năm 2016 thì hàng hóa gần như chiếm phần lớn trong hàng tồn kho của công ty với tỷ trọng là 96,1%. Trong khi đó, ngun liệu, vật liệu và thành phẩm của cơng ty chiếm một tỷ trọng rất nhỏ, với mức tăng khơng nhiều, trong đó tỷ trọng nguyên vật liệu trong tổng giá trị hàng tồn kho năm 2015: 2,42%; năm 2016: 2,64%; 2017: 3,46%, tỷ trọng thành phẩm của công ty năm 2015: 1,21%; năm 2015: 1,26%; năm 2017: 2,19%. Điều này chứng tỏ, công ty không chú trọng nhiều đến sản xuất, cơng ty chủ yếu là nhập khẩu hàng hóa từ nước ngồi và lấy hàng của các đối tác trong nước.
tổng giá trị hàng tồn kho.
Năm 2017 so với năm 2016, giá trị nguyên vật liệu, thành phẩm, hàng tồn kho đều tăng dẫn đến tổng giá trị hàng tồn kho tăng. Hàng hóa tuy vẫn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị hàng tồn kho nhưng tỷ trọng này đã giảm so với năm 2016, với mức giảm khơng nhiều, chiếm 94,35%. Trong khi đó, tỷ trọng nguyên vật liệu và thành phẩm trong tổng giá trị hàng tồn kho đã tăng so với năm 2016. Năm 2016, tỷ trọng nguyên vật liệu chỉ chiếm 2,64%, năm 2017 tăng lên 3,46%; tỷ trọng thành phẩm năm 2016 chiếm 1,26%, đến năm 2017 chiếm 2,19%. Điều này chứng tỏ, trong năm 2017, cơng ty đã chú trọng hơn đến hàng hóa tự sản xuất, giảm bớt tỷ trọng hàng hóa nhập ở trong nước và từ nước ngồi
2.2.3.3 Phân tích tốc độ luân chuyển hàng tồn kho.
Như đã phân tích ở trên, tuy tỷ trọng hàng tồn kho có xu hướng giảm trong các năm nhưng quy mô hàng tồn kho của cơng ty có xu hướng tăng, và đặc biệt tăng mạnh trong năm 2016. Do đó, cần phải xem xét việc dự trữ hàng tồn kho của cơng ty như vậy có hợp lý hay khơng? Bởi dự trữ hàng tồn kho hợp lý là mục tiêu của nhiều doanh nghiệp vì dự trữ quá nhiều sẽ gây ứ đọng vốn, gia tăng chi phí bảo quản và dẫn đến hiệu quả sử dụng vốn thấp, ngược lại dự trữ quá ít sẽ gây ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất và tiêu thụ của doanh nghiệp.
Số dư bình quân của hàng tồn kho trong năm được tính bằng cách lấy trung bình của số dư đầu năm hàng tồn kho và số dư cuối năm hàng tồn kho. Ta có, bảng tính như sau:
Bảng 2.6 Bảng tính tốc độ luân chuyển hàng tồn kho của công ty