TT Thiết bị y tế
Định mức (trên nhu cầu tiêu thụ của quý tiếp theo)
Tồn kho tối thiểu Tồn kho tối đa
1 Vật tư y tế thiết yếu 30% 50%
2 Thiết bị y tế chuyên dụng 20% 30%
3 Máy móc thiết bị y tế 10% 20%
3.3.1.3 Áp dụng mơ hình quản lý hàng tồn kho
Hiện tại, công ty chưa áp dụng mơ hình quản trị hàng tồn kho nào. Cơng ty tiến hành mua nguyên vật liệu, dược phẩm dựa trên kế hoạch đã định vào đầu kỳ kinh doanh, các quyết định này chủ yếu dựa trên dự báo về nhu cầu, số liệu lịch sử và qua kinh nghiệm của ban lãnh đạo. Do đó cơng tác quản trị hàng tồn kho chưa thực sự hiệu quả và rất có thể dẫn đến những rủi ro không thể lường trước trong tương lai. Do vậy việc áp dụng các mơ hình quản trị hàng tồn kho là một điều thật sự cần thiết. Khi áp dụng các mơ hình này giúp cơng ty có những dự báo chính xác về
- Khi nào thì tiến hành đặt hàng ?
- Đặt hàng lượng bao nhiêu thì chi phí là thấp nhất ?
Cơng tác đẩy mạnh tiêu thụ hàng hóa là vơ cùng quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp tới các quyết định liên quan đến việc dự trữ hàng hóa trong kho của cơng ty. Nếu cơng tác tiêu thụ hàng hóa được thực hiện tốt sẽ làm tăng tốc độ chu chuyển của hàng tồn kho cũng như khả năng quay vòng vốn của cơng ty sẽ nhanh hơn. Cơng ty có thể đẩy mạnh cơng tác tiêu thụ hàng hóa bằng một số phương pháp sau:
- Lựa chọn mặt hàng, nhập khẩu hoặc sản xuất thêm các loại thiết bị y tế phù hợp với nhu cầu thị trường hiện nay. Trong điều kiện kinh tế thị trường như hiện nay thì các quyết định của ban lãnh đạo ảnh hưởng rất nhiều bởi những nhu cầu của thị trường. Các quyết định được đưa ra dựa trên việc tiếp cận thị trường, nghiên cứu và phân tích các nhu cầu của người tiêu dùng. Từ đó sẽ xác định được mặt hàng kinh doanh, quy mô cũng như khối lượng hàng hóa để có kế hoạch tồn kho phù hợp.
- Công ty cũng nên yêu cầu các cửa hàng định kỳ lập báo cáo tuổi của hàng tồn kho và báo cáo hàng chậm ln chuyển để cơng ty có chính sách bán hàng thích hợp như chuyển hàng đến nơi khác tiêu thụ (vì có thể vùng này khơng có nhu cầu nhưng vùng khác lại có nhu cầu) nhằm tránh trường hợp hàng bị hư hỏng hoặc hết hạn sử dụng gây tổn thất cho công ty.
- Chú trọng đến công tác kiểm kê, thông qua kiểm kê sẽ phát hiện được các hàng hóa bị hư hỏng, quá hạn sử dụng để có biện pháp xử lý để giảm thiểu chi phí bảo quản, lưu kho, giải phóng được khơng gian, kiểm sốt hàng tồn kho dễ dàng, nắm được số lượng thực tế của từng loại hàng tồn kho.
- Mở rộng thị trường tiêu thụ: thị trường tiêu thụ có ý nghĩa vơ cùng quan trọng đối với công tác tiêu thụ hàng hóa của cơng ty. Bên cạnh việc lựa chọn phương án kinh doanh hợp lý công ty cần đưa ra các biện pháp mở rộng thị trường tiêu thụ. Để có những nhận xét đúng về thị trường cơng ty cần có những chính sách nghiên cứu thị trường hợp lý. Hiện nay công tác marketing của công ty chưa thực sự được quan tâm và chú trọng, do đó việc tiếp cận và tìm hiểu sâu sắc thị trường chưa đáp ứng được yêu cầu kinh doanh.
- Xúc tiến đẩy mạnh xây dựng 100% các quầy thuốc đạt chuẩn GPP theo đúng tiêu chuẩn của Bộ y tế nhằm tạo niềm tin đối với người mua.
những nguồn hàng có chất lượng cao, uy tín thì cơng ty sẽ tiết kiệm được chi phí liên quan như chi phí giám định chất lượng, chi phí hao mịn…
- Lựa chọn nhà cung cấp: Đối với việc nhập khẩu hàng hóa thì một trong những việc quan trọng đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty là việc lựa chọn đúng đắn nhà cung cấp cho doanh nghiệp. Ban lãnh đạo cơng ty phải tìm hiểu và lựa chọn các nhà cung cấp cho công ty một cách thận trọng. Chỉ tiêu lựa chọn đánh giá nhà cung ứng dựa vào độ uy tín của nhà cung cấp đó, chất lượng sản phẩm của cơng ty, giá cả…
3.3.2.3 Đảm bảo nhân lực chất lượng cao
- Trong các cách để tạo ra năng lực cạnh tranh của cơng ty, thì lợi thế thơng qua con người được xem là yếu tố căn bản. Con người được xem là nguồn lực căn bản và có tính quyết định của mọi thời đại. Nguồn lực từ con người là yếu tố bền vững và khó thay đổi nhất trong mọi tổ chức.
- Có thể nói nguồn nhân lực chất lượng cao hay thấp là nhân tố sống còn đối với mỗi doanh nghiệp, đặc biệt là trong công tác quản trị hàng tồn kho. Bởi lẽ công tác quản trị tồn kho là công tác cần nhiều nhân lực nhất chỉ sau sản xuất, nhân lực cho quản trị tồn kho có thể kể đến thủ kho, bảo vệ kho, kế toán, nhân viên xuất nhập và cả ban quản trị nữa. Mỗi người trong hệ thống ấy đều phải có ảnh hưởng rất lớn đến việc nâng cao chất lượng quản trị hàng tồn kho của công ty, vì vậy mà cơng ty cần phải xây dựng đội ngũ nhân lực có chất lượng cao, thêm vào đó cịn phải có những phẩm chất tốt nữa. Cơng tác quản trị tồn kho không đem lại nhiều rủi ro lắm nhưng rất dễ thấy những thủ kho hay bảo vệ không trung thực hay khơng cẩn thận đã làm thất thốt rất nhiều hàng của cơng ty. Cơng ty cần phải có kế hoạch đào tạo và chế độ đãi ngộ thích hợp để giữ được nhân viên của mình. Thêm nữa là phải có kế hoạch tuyển dụng để có thể tuyển dụng được những người thực sự cần cho công việc và vị trí trong hệ thống quản trị hàng tồn kho.
- Việc làm cần thiết đối với công ty lúc này là bổ sung thêm nhân lực có kiến thức về quản trị hàng tồn kho cho hai phịng Kinh doanh và phịng Kế tốn tài chính để giảm tải khối lượng cơng việc mà các cán bộ hiện nay phải xử lý.
- Đối với xuất kho vật tư cho sản xuất :
Hiện nay kho vật tư nằm ngay ở phân xưởng sản xuất nên rất thuận tiện cho việc
vận chuyển vật tư đến nơi sản xuất. Tuy nhiên, ở khâu sản xuất quản đốc phân xưởng sẽ có tồn quyền quyết định từ khâu xuất vật tư đến khi thành phẩm nhập kho rồi xuất thành phẩm căn cứ trên kế hoạch đã được duyệt đầu năm. Định kỳ lập báo cáo nộp lên cho công ty. Việc kiểm sốt ở khâu sản xuất khơng chặt chẽ lắm. Do đó, cơng ty cần điều chỉnh lại. Phịng Kinh doanh sẽ căn cứ vào nhu cầu hay tình hình tồn kho thành phẩm ở các kho, các cửa hàng để lập Lệnh sản xuất có sự phê duyệt của giám đốc cơng ty, sau đó chuyển cho phân xưởng sản xuất. Quản đốc sẽ căn cứ vào Lệnh sản xuất để lập Phiếu yêu cầu xuất vật tư. Sau đó, chuyển yêu cầu xuất vật tư kèm với lệnh sản xuất cho thủ kho vật tư để yêu cầu xuất kho.
Ngoài ra, vật tư trước khi đưa vào sản xuất cần phải được cả bộ phận kiểm định ở phân xưởng và bộ phận quản lý chất lượng ở phòng Kinh doanh kiểm định nhằm đảm bảo chất lượng cho thành phẩm sau này.
- Đối với xuất kho tiêu thụ nội bộ:
Qua tìm hiểu quy trình xuất kho tiêu thụ nội bộ ở phần 2 chúng ta thấy quy trình này chưa được chặt chẽ lắm. Khi có nhu cầu, người chủ cửa hàng sẽ điện thoại đến kho hoặc cửa hàng có hàng mình cần và thủ kho ở đó sẽ tiến hành xuất kho rồi lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ chuyển lên cho kế tốn trung tâm. Cơng ty sẽ khơng kiểm soát được lượng hàng thực xuất với lượng hàng ghi trên hố đơn có trùng khớp hay khơng. Vì vậy, Cơng ty nên u cầu các cửa hàng khi hết hàng, cần làm một giấy đề nghị nhập hàng, gửi lên phịng Kinh doanh của cơng ty, phịng Kinh doanh sau khi xem xét sẽ lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ chuyển cho cửa hàng hoặc kho có hàng mà cửa hàng yêu cầu cần. Thủ kho chỉ cho xuất kho sau khi đã đối chiếu số các thông tin và chữ ký trên giấy yêu cầu và phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ có trùng khớp hay khơng. Và sau khi xuất kho, thủ kho và người giao hàng cùng kí vào Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Như vậy, cơng tác kiểm sốt sẽ chặt chẽ hơn, hạn chế sai sót cũng như gian lận có thể xảy ra.
nhưng vẫn còn tồn tại nhiều nhược điểm. Thứ nhất đó là xuất kho nhưng khơng lập phiếu xuất kho mà chỉ có Hố đơn giá trị gia tăng. Thủ kho sau khi kiểm tra các thông tin và chữ ký trên hoá đơn tiến hành xuất kho rồi ký nhận trên hoá đơn. Trong trường hợp này, bộ phận kế toán cần lập phiếu xuất kho dựa trên phiếu yêu cầu của phòng Kinh doanh , thủ kho nên căn cứ vào Phiếu xuất kho để xuất kho, sau khi đã xuất kho xong rồi căn cứ vào Phiếu xuất kho để ghi thẻ kho và sau đó chuyển Phiếu xuất kho lên cho kế toán xuất Hoá đơn giá trị gia tăng.
- Hiện nay, hầu như công ty đều bán hàng theo phương thức chuyển hàng. Trong trường hợp này để đảm bảo kiểm sốt chặt chẽ, cơng ty nên lập thêm Phiếu vận chuyển giao cho bộ phận vận chuyển và yêu cầu bộ phận vận chuyển phải nộp lại phiếu này kèm theo chữ ký của khách hàng để đảm bảo việc giao hàng đã được thực hiện. Và phiếu xuất kho, phiếu vận chuyển, hoá đơn giá trị gia tăng cũng như đơn đặt hàng của khách hàng phải được đối chiếu với nhau nhằm đảm bảo sự có thật của việc xuất kho.
3.3.3.2 Hiện đại hóa trang thiết bị cho cơng tác kiểm sốt hàng tồn kho
Hàng tồn kho của công ty nằm rải rác ở nhiều kho, cửa hàng và tuy ở các cửa hàng đã được bố trí kế tốn, thủ kho để theo dõi và định kỳ công ty cũng tiến hành kiểm kê nhưng như vậy vẫn không thể kiểm sốt hết mọi ngóc ngách được. Vì vậy, cơng ty nên trang bị hệ thống camera ở các kho, các cửa hàng để theo dõi chặt chẽ hơn các hoạt động nhập-xuất hàng ngày, rồi trang bị cả phân xưởng để kiểm soát hoạt động sản xuất của cơng nhân. Đứng trên phương diện kiểm sốt thì biện pháp này có tác dụng rất tốt trong việc kiểm tra sự tuân thủ các quy trình thủ tục do ban lãnh đạo đề ra của các nhân viên, hạn chế được những gian lận xảy ra. Tuy nhiên, biện pháp này cũng có mặt trái của nó. Việc theo dõi từng hành động của nhân viên sẽ tạo ra cảm giác không thoải mái khi làm việc, từ đó hiệu quả cơng việc có thể sẽ bị giảm sút.
Tồn kho là cần thiết nhưng vấn đề quan trọng là khối lượng hàng tồn kho được giữ là bao nhiêu cho phù hợp với điều kiện hoạt động sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp. Bởi khi mức tồn kho quá nhiều sẽ dẫn đến chi phí tăng cao; đối với một số hàng hố nếu dự trữ quá lâu sẽ bị hư hỏng, hao hụt, giảm chất lượng… Ngược lại, lượng tồn kho không đủ sẽ làm giảm doanh số bán hàng, ngồi ra có thể dẫn đến tình trạng mất khách hàng khi nhu cầu của họ khơng được đáp ứng. Việc tính tốn để cân bằng giữa chi phí và rủi ro trong việc dự trữ lượng hàng hóa tồn kho ít hay nhiều rất quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp. Do đó, cơng tác quản trị hàng tồn kho là vấn đề luôn được quan tâm ở các doanh ngiệp và ở Công ty TNHH Thiết bị và công nghệ y tế Việt Nam cũng không phải ngoại lệ.
Lấy việc phân tích tình hình quản trị hàng tồn kho tại Cơng ty TNHH Thiết bị và công nghệ y tế Việt Nam làm đối tượng nghiên cứu, khóa luận đã đi vào nghiên cứu tổng thể về mặt lý luận công tác quản trị hàng tồn kho, thực trạng quản trị hàng tồn kho tại cơng ty, từ đó đề ra một số biện pháp nhằm tăng cường hơn nữa công tác quản trị hàng tồn kho. Về cơ bản, bài khóa luận đã giải quyết được một số vấn đề sau:
- Hệ thống hóa một số vấn đề cơ sở lý luận về quản trị hàng tồn kho, thể hiện tầm quan trọng và vai trị của cơng tác quản trị hàng tồn kho.
- Phân tích thực trạng quản trị hàng tồn kho của công ty trong thời gian qua. Từ đó đưa ra đánh giá, nhận xét về những thành tựu đạt được và những hạn chế cần giải quyết.
- Đưa ra một số biện pháp nhằm hồn thiện cơng tác quản trị hàng tồn kho tại công ty.
- Với những nội dung phân tích ở trên, mong rằng đề tài có thể đóng góp một phần nào đó vào việc hồn thiện hơn cơng tác quản trị hàng tồn kho của cơng ty và thơng qua đó có thể nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty trong thời gian đến.
*Giáo trình
1. PGS-TS. Lưu Thị Hương,2005, Tài chính doanh nghiệp, NXB Giáo dục.
2. GS-TS. Đinh Văn Sơn, TS. Vũ Xuân Dũng, 2003, Tài chính doanh nghiệp, Trường Đại học Thương Mại.
*Báo, tạp chí
Báo cáo tài chính 3 năm 2015, 2016, 2017 của Công ty TNHH Thiết bị và công nghệ y tế Việt Nam.