KẾ TỐN TRƯỞNG Kế tốn bán hàng và cơng nợ Phó phịng TCKT 2 Phó phịng TCKT 1 Kế tốn tiền mặt Kế toán tiền gửi ngân hàng và các khoản vay Thủ quỹ Kế tốn Chi nhánh Thái Bình Kế toán vật tư, thiết bị Kế toán lương, BHXH Kế tốn TSCĐ và XDCB Kế tốn chi phí, giá thành
2.1.2.2. Nhiệm vụ, chức năng của bộ máy kế toán
- Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm chung toàn bộ cơng tác kế tốn của cơng ty, phân cơng cơng việc cho các phó phịng, cho nhân viên kế tốn, chịu trách nhiệm trước Pháp luật và Tổng Giám đốc công ty về công việc của mình. Tất cả mọi hóa đơn, chứng từ của công ty đều phải được thơng qua và ký duyệt của Kế tốn trưởng.
- Phó Kế tốn trưởng - Phó phịng 1: Phụ trách kế tốn tổng hợp, quản lý cơng tác
bán hàng và thanh tốn, cơng tác huy động vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh; thực hiện các phần việc theo sự phân cơng của kế tốn trưởng và lãnh đạo công ty, xử lý cơng việc khi Kế tốn trưởng đi vắng.
- Phó Kế tốn trưởng - Phó phịng 2: Phụ trách kế toán vật tư, thiết bị, thành phẩm;
theo dõi chi tiết phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương; theo dõi tình hình mua sắm và sử dụng các trang thiết bị trong công ty, theo dõi vốn góp liên doanh và đầu tư XDCB trong cơng ty.
- Kế tốn chi nhánh Thái Bình: Chịu trách nhiệm quản lý, điều hành, hướng dẫn, kiểm tra cơng tác kế tốn tại chi nhánh Thái Bình; lập BCTC hàng quý, 6 tháng, năm và gửi BCTC của chi nhánh về công ty.
- Thủ quỹ: Thực hiện nhiệm vụ gửi, rút tiền từ tài khoản ngân hàng về nhập quỹ
tiền mặt, thực hiện thu, chi quỹ tiền mặt; hàng ngày đối chiếu chứng từ, tồn quỹ tiền mặt với kế toán, lưu giữ, quản lý hồ sơ thu - chi tiền mặt.
- Kế toán tiền mặt: Lập phiếu thu, phiếu chi tiền mặt, hạch toán TK 111; lập báo
cáo thuế GTGT đầu vào; theo dõi chi tiết TK 141 - Tạm ứng; và tập hợp hồ sơ chứng từ liên quan cho bộ hồ sơ hồn thuế định kỳ.
- Kế tốn tiền gửi ngân hàng và các khoản vay: Thực hiện các nghiệp vụ chuyển
tiền thanh toán qua ngân hàng; theo dõi các khoản vay và tính tốn chi phí lãi vay ngân hàng hàng tháng; vào sổ kế toán chi tiết tài khoản tiền gửi ngân hàng và các tài khoản liên quan khác; lưu giữ các chứng từ ngân hàng.
- Kế toán bán hàng và công nợ: Lập, lưu giữ các hợp đồng mua bán, các hóa đơn
bán hàng, theo dõi chi tiết hàng hóa bán ra và khách hàng liên quan; lập báo cáo, kiểm tra hồ sơ thuế GTGT hàng tháng bộ hồ sơ hồn thuế định kỳ phần cơng việc liên quan.
- Kế toán vật tư thiết bị: Lập, hạch toán, lưu giữ các chứng từ liên quan đến quá
trình nhập, xuất vật tư; theo dõi tình hình mua sắm, bảo quản và sử dụng vật tư, phục vụ sản xuất kinh doanh.
- Kế toán lương và BHXH: Tính lương phải trả cho tồn cơng ty, kế tốn tiền
lương và trích các khoản BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ; theo dõi công nợ nội bộ.
- Kế tốn TSCĐ và XDCB: Kế tốn và theo dõi tình hình biến động tăng, giảm, tình
hình sử dụng TSCĐ các bộ phận và phản ánh vào chứng từ liên quan; theo dõi, ghi chép các khoản đầu tư XDCB; theo dõi các khoản vốn vay, vốn đầu tư TSCĐ, đầu tư XDCB.
- Kế tốn chi phí, giá thành: Hạch tốn tập hợp chi phí sản xuất phát sinh, tính giá
thành sản phẩm hồn thành. Lập các báo cáo tổng hợp, chi tiết về chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, cung cấp thông tin để lập các dự tốn chi phí sản xuất, phân tích chi phí và kế hoạch hạ giá thành sản phẩm; lập báo cáo sản xuất trình lãnh đạo khi có u cầu.
2.1.2.3. Các chính sách kế tốn áp dụng tại Cơng ty Cổ phần Cao su Sao Vàng
Chuẩn mực và Chế độ kế toán áp dụng: Hiện tại, SRC đang áp dụng Chế độ kế
toán doanh nghiệp Việt Nam được ban hành kèm theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 và Thông tư 53/2016/TT-BTC ngày 21/3/2016 của Bộ Tài chính về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 200/TT-BTC và Hệ thống Chuẩn mực Kế tốn Việt Nam.
Hình thức kế tốn áp dụng: Hình thức Nhật ký chứng từ trên máy vi tính.
Niên độ kế tốn: Theo năm dương lịch, bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
Đồng tiền hạch toán: Đồng Việt Nam (VND).
Cơ sở lập BCTC: BCTC được trình bày bằng đồng Việt Nam (VND) theo nguyên
tắc giá gốc và phù hợp với các chuẩn mực kế toán Việt Nam, chế độ kế toán hiện hành và các quy định pháp lý có liên quan đến lập và trình bày BCTC.
Các nghiệp vụ bằng ngoại tệ: Các giao dịch bằng ngoại tệ trong năm tài chính được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá thực tế của ngân hàng thương mại nơi Cơng ty thường xun có giao dịch tại ngày giao dịch và tại thời điểm lập BCTC các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ cịn số dư cũng được đánh giá lại. Tất cả các khoản chênh lệch tỷ giá thực tế phát sinh trong năm và chênh lệch do đánh giá lại số dư các khoản
mục tiền tệ có gốc ngoại tệ cuối năm được hạch toán vào kết quả HĐKD của năm tài chính.
Các khoản nợ phải thu: Được theo dõi chi tiết theo kỳ hạn phải thu, đối tượng phải thu, loại nguyên tệ phải thu và được ghi nhận theo giá gốc trừ đi dự phịng nợ phải thu khó địi được trích lập ở thời điểm lập BCTC. Dự phịng nợ phải thu khó địi được trích lập cho từng khoản phải thu khó địi theo quy định hiện hành của Bộ Tài chính.
Các khoản đầu tư tài chính: Được ghi nhận ban đầu trên sổ kế tốn theo giá gốc.
Dự phịng giảm giá các khoản đầu tư được lập vào thời điểm cuối năm tài chính.
Hàng tồn kho: Hàng tồn kho (HTK) được ghi nhận ban đầu theo giá gốc. Tại thời
điểm lập Báo cáo tài chính, nếu giá trị thuần có thể thực hiện được của HTK thấp hơn giá gốc thì HTK được ghi nhận theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Đơn vị hạch toán HTK theo phương pháp kê khai thường xuyên, giá trị HTK được xác định theo phương pháp bình quân gia truyền. Dự phòng giảm giá HTK được lập vào thời điểm cuối năm là số chênh lệch giữa giá gốc của từng loại HTK lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được.
Tài sản cố định
Tài sản cố định hữu hình, tài sản cố định vơ hình được ghi nhận ban đầu theo giá gốc. Trong quá trình sử dụng, tài sản cố định hữu hình, tài sản cố định vơ hình được ghi nhận theo nguyên giá, hao mòn luỹ kế và giá trị còn lại. Khấu hao được trích theo phương pháp đường thẳng.
Khấu hao tài sản cố định được trích theo phương pháp đường thẳng với thời gian khấu hao được ước tính như sau:
- Nhà cửa, vật kiến trúc 06 - 25 năm
- Máy móc, thiết bị 05 - 12 năm
- Phương tiện vận tải, truyền dẫn 06 - 10 năm - Thiết bị văn phòng, dụng cụ quản lý 04 - 10 năm
- Tài sản cố định khác 08 - 10 năm
Chi phí trả trước: Các chi phí đã phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh
doanh của nhiều năm tài chính được hạch tốn vào chi phí trả trước để phân bổ dần vào kết quả HĐKD trong các năm tài chính sau theo phương pháp đường thẳng.
Các khoản nợ phải trả: Các khoản nợ phải trả được ghi nhận theo giá gốc, được theo dõi theo kỳ hạn phải trả (Phân loại thành nợ phải trả ngắn hạn, nợ phải trả dài hạn) ở thời điểm cuối niên độ kế toán, đối tượng phải trả, loại nguyên tệ phải trả và các yếu tố khác theo nhu cầu quản lý của công ty.
Vốn chủ sở hữu: Vốn đầu tư của chủ sở hữu được ghi nhận theo số vốn thực góp
của chủ sở hữu.
Thặng dư vốn cổ phần phản ánh chênh lệch giữa mệnh giá, chi phí trực tiếp liên quan đến việc phát hành cổ phiếu và giá phát hành cổ phiếu.
Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối phản ánh kết quả kinh doanh (lãi, lỗ) sau thuế TNDN và tình hình phân chia lợi nhuận hoặc xử lý lỗ của công ty.
Các khoản thuế và thuế suất mà công ty đang áp dụng:
- Thuế GTGT: 10% - Thuế TNDN: 20%
- Các loại thuế khác lệ phí phải nộp theo quy định hiện hành của Nhà nước.
2.2. Thực trạng lập và trình bày báo cáo tài chính tại Cơng ty Cổ phần Cao su
Sao Vàng
2.2.1. Công tác chuẩn bị lập và trình bày báo cáo tài chính
BCTC của SRC lập cho hàng quý (3 quý đầu năm là BCTC giữa niên độ) và BCTC năm. BCTC hàng quý và BCTC năm đều lập đầy đủ các báo cáo gồm: B CĐKT, BC KQHĐKD, BC LCTT, TM BCTC.
Do SRC thực hiện kế toán trên phần mềm kế toán, ở phần mềm này, số liệu sau khi nhập xong được tự động chạy vào các tài khoản chi tiết và tài khoản tổng hợp mà kế tốn khơng phải mất thời gian cộng sổ.
Trước khi lập BCTC, kế tốn thực hiện các cơng việc sau: - Về Chứng từ kế toán:
Việc sắp sếp chứng từ được công ty tiến hành hàng tháng như: sắp xếp hóa đơn mua vào, bán ra theo Bảng kê thuế. Kèm theo hóa đơn là các phiếu nhập, phiếu xuất, hợp đồng kinh tế, chứng từ ngân hàng. Kế tốn trưởng điều hành Phịng Kế tốn trong việc rà sốt chứng từ về tính đầy đủ, tính hợp lý, sắp xếp để lưu trữ khoa học. Kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh những nghiệp vụ đã được phản ánh vào sổ kế toán nhưng khi kiểm tra lại khơng có chứng từ đầy đủ, khơng đủ tính trung thực của nghiệp vụ phản ánh trên
chứng từ. Cơng tác rà sốt chứng từ chi tiết được ghi chép và theo dõi riêng trên file excel để tổng hợp lại các cơng việc cần hồn thiện trong năm.
- Công tác kiểm tra đối chiếu số liệu:
Kiểm tra việc ghi chép số liệu vào sổ kế toán với nội dung và định khoản kế toán đã đúng chưa; đối chiếu số liệu giữa các tài khoản với nhau; đối chiếu số liệu giữa các tài khoản chi tiết và tài khoản tổng hợp; đối chiếu số liệu trên bảng tổng hợp công nợ với số liệu trên sổ cái; lập biên bản đối chiếu công nợ hoặc gửi thư xác nhận đối với tất cả các đối tượng là nợ phải thu, nợ phải trả ở cả trong và ngồi cơng ty (bao gồm cả các ngân hàng đang giao dịch). Tất cả các nội dung này, nếu phát hiện có sự chênh lệch, khơng logic thì phải kiểm tra lại lỗi do người nhập hay lỗi do phần mềm để có biện pháp sửa lỗi sai kịp thời.
- Công tác kiểm kê tài sản:
Trong tất cả các đợt kiểm kê, từ công tác chuẩn bị kiểm kê, công tác kiểm kê đến công tác xử lý kết quả kiểm kê, công ty đều thực hiện đầy đủ các bước như sau:
+ Chuẩn bị kiểm kê: Tổng Giám đốc ra quyết định thành lập Hội đồng kiểm kê, trong đó, Tổng Giám đốc là Chủ tịch, Kế tốn trưởng là Phó chủ tịch, trưởng các phịng ban/nhà máy và cá nhân có liên quan là thành viên Hội đồng.
Hội đồng kiểm kê chia các nhóm kiểm kê theo lịch kiểm kê cụ thể, đảm bảo công tác kiểm kê được tiến hành song song, đồng thời, nhanh chóng nhưng khơng bỏ sót tài sản hiện có nào.
Kế tốn in số dư chi tiết từng loại tài sản (tiền mặt, hàng tồn kho, công cụ, dụng cụ, tài sản cố định) đến thời điểm kiểm kê để cung cấp cho đoàn kiểm kê.
+ Thực hiện kiểm kê tài sản ở thời điểm 30/6 và 31/12 hàng năm:
Kiểm kê Tiền mặt tồn quỹ (ngoài kiểm kê ở thời điểm 30/6 và 31/12 hàng năm, SRC còn kiểm kê định kỳ cuối mỗi hàng tháng hoặc đột xuất): Kiểm đếm từng loại tiền có trong quỹ/két của từng đơn vị. So sánh số tiền tồn quỹ thực tế và số dư tiền mặt trên sổ kế toán. Lập biên bản kiểm kê, ghi rõ số tiền chênh lệch thừa/thiếu, ý kiến nhận xét trên Biên bản kiểm kê. Trường hợp có chênh lệch thì phải xác định ngun nhân, đồng thời hạch toán tăng/giảm TK 111 để đảm bảo khớp đúng với số tiền thực tế kiểm kê.
Kiểm kê hàng tồn kho: Kiểm đếm chi tiết từng loại hàng tồn kho ở từng kho, đánh giá chất lượng của hàng tồn kho ngay khi kiểm đếm. Tổng hợp số lượng, chất
lượng hàng tồn kho sau khi kiểm kê xong ở tất cả các kho. Lập biên bản kiểm kê, so sánh số liệu hàng tồn kho giữa Sổ kế toán và kiểm kê thực tế, nếu có chênh lệch thừa/thiếu phải tìm nguyên nhân và điều chỉnh, chưa tìm được nguyên nhân thì ghi ý kiến trên biên bản kiểm kê. Trên Biên bản cần ghi rõ chênh lệch thừa/thiếu chưa rõ nguyên nhân, phân loại hàng tồn kho (kém, mất phẩm chất, chậm luân chuyển).
Kiểm kê công cụ, dụng cụ (CCDC) đang dùng: Căn cứ CCDC trên bảng theo dõi CCDC do kế tốn cung cấp, đồn kiểm kê đối chiếu với CCDC đang được sử dụng tại từng bộ phận, kiểm tra số lượng, chất lượng của CCDC, nhận xét về tình trạng của CCDC (không cần sử dụng, kém, mất phẩm chất). Nếu phát hiện CCDC thừa/thiếu phải tìm ngun nhân, nếu khơng tìm được ngun nhân thì ghi ý kiến để cơng ty xử lý.
Kiểm kê tài sản cố định (TSCĐ): Tương tự như kiểm kê CCDC. - Công tác xử lý sau kiểm kê:
Hội đồng kiểm kê có trách nhiệm tổng hợp kết quả kiểm kê tài sản: tài sản thừa/thiếu, phân loại tài sản: còn sử dụng, khơng có nhu cầu sử dụng; kém, mất phẩm chất; đề xuất phương án xử lý đối với những tài sản thừa/thiếu, đề nghị cho luân chuyển tài sản của bộ phận này khơng có nhu cầu sử dụng sang bộ phận khác có nhu cầu; kiến nghị thanh lý những tài sản hư hỏng, kém, mất phẩm chất.
Tổng Giám đốc ra quyết định thành lập Hội đồng thanh lý tài sản đối với những tài sản khơng có nhu cầu sử dụng và những tài sản hư hỏng, kém, mất phẩm chất; thành lập Hội đồng xử lý tài sản thừa/thiếu.
Kế toán hạch toán bổ sung những bút toán về xử lý kiểm kê, thanh lý tài sản. Thực hiện xác định giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho, trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho theo quy định.
Thực hiện trích lập dự phịng các khoản phải thu q hạn, các khoản dự phòng tài chính theo quy định hiện hành.
- Cơng tác khóa sổ kế tốn:
Việc khóa sổ kế tốn do chương trình máy tính tự động từ khi nhập các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào phần mềm kế toán đã được chuyển vào các sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp và vào BCTC. Nếu như cơng tác kiểm tra, đối chiếu làm tốt thì BCTC sẽ chính xác và ngược lại.
- Hàng tháng: Kế toán tổng hợp kiểm tra số liệu trên các BCTC, xem xét về tính hợp lý, tính logic của các chỉ tiêu để phát hiện sai sót và có biện pháp xử lý kịp thời. Cuối mỗi tháng, kế tốn in sổ kế tốn để ký, lưu trữ, khơng phải in BCTC.
- Hàng q: Ngồi các cơng việc ở kết thúc hàng tháng ra, Kế toán tổng hợp in các BCTC giữa niên độ (sau khi được Kế tốn trưởng kiểm tra) trình Kế tốn trưởng và Tổng Giám đốc ký, cung cấp cho Kiểm toán độc lập soát xét để phát hành Báo cáo soát xét, gửi đến Ủy ban Chứng khoán Nhà nước theo quy định.
- Hàng năm: Ngồi các cơng việc ở kết thúc hàng tháng, hàng quý ra, Kế toán tổng hợp in các báo cáo tài chính năm, trình Kế tốn trưởng và Tổng Giám đốc ký,