5. Kết cấu của khóa luận tốt nghiệp
2.3. Thực trạng thực hiện các quy phạm pháp luật điều chỉnh hợp đồng mua bán
2.3.1. Thực tiễn áp dụng các quy phạm pháp luật về hợp đồng mua bán hàng hóa
hóa tại CTCP VTVT Itasco - HP
Cơng ty Itasco HP được thành lập theo quy định của pháp luật, có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0201182399 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hải Phòng cấp lần đầu ngày 18/16/2011.
2.3.1.1. Quá trình giao kết hợp đồng mua bán hàng hóa tại CTCP VTVT Itasco -HP 2.3.1.1.1 Chủ thể giao kết hợp đồng
Chủ thể giao kết hợp đồng của công ty theo quy định của Luật doanh nghiệp 2014, theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế cơng ty TNHH thì chủ tịch hội đồng quản trị công ty ông Trần Quốc Phương với tư cách là người đại diện theo pháp luật thực hiện việc ký kết hợp đồng giữa công ty với đối tác. Tuy nhiên với những hợp đồng có giá trị nhỏ, có thể ủy quyền cho giám đốc hoặc phó giám đốc thực hiện việc ký kết hợp đồng, người được ủy quyền chỉ thực hiện nhiệm vụ quyền hạn của mình trong phạm vi cho phép.
Bên cạnh việc chấp hành quy định về chủ thể giao kết có đủ thẩm quyền, cơng ty cũng chú ý đến chủ thể của đối tác để đảm bảo cho hợp đồng được giao kết không bị vơ hiệu, vì vậy khi tiến hành ký hợp đồng, người trực tiếp ký hợp đồng là người có tên trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hay người đó đã được bản thân người có tên trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh ủy quyền ký kết trong phạm vi được ủy quyền. Hợp đồng ký kết vượt quá phạm vi ủy quyền sẽ bị vô hiệu, nếu ký kết với nội dung sai với những điều được ủy quyền thì họ phải chịu trách nhiệm về mọi hậu quả pháp lý do việc đó mang lại. Việc ủy quyền cho người khác khi ký hợp đồng phải được lập thành văn bản với những nội dung quy định một cách rõ ràng như: Tên, địa chỉ, chức vụ, nghề nghiệp hay được ủy quyền làm những việc gì, thời hạn ủy quyền.
2.3.1.1.2 Mục đích, nội dung của hợp đồng
Mặt hàng mà công ty kinh doanh là quần áo bảo hộ lao động nên khơng nằm trong dạnh mục hàng hố cấm hoặc hạn chế kinh doanh (Theo Nghị định 59/2006/NĐ- CP), mặt khác, mục đích của hợp đồng là trao đổi hàng hố nhằm tìm kiếm lợi nhuận nên khơng trái pháp luật và đạo đức xã hội.
Nội dung của hợp đồng là kết quả của quá trình đàm phán giữ hai bên với nhau về các điều khoản trong hợp đồng. Nội dung của hợp đồng thường bao gồm các vấn đề sau:
- Thỏa thuận chung
- Phương thức thanh tốn (Hình thức thanh tốn, giá bán...) - Quyền và nghĩa vụ của các bên
- Điều khoản chung bao gồm:
+ Biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng: Mục đích của việc quy định biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng là nâng cao trách nhiệm các bên trong việc thực hiện nghĩa vụ, ngăn ngừa và khắc phục những hậu quả xấu do việc thực hiện hoặc thực hiện không đúng các nghĩa vụ gây ra, đảm bảo quyền lợi cho các bên tham gia quan hệ hợp đồng.
+ Các bên có thể thoả thuận trong hợp đồng về các biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng sau: Cầm cố tài sản; thế chấp tài sản; đặt cọc; ký quỹ; bảo lãnh
+ Trách nhiệm vật chất khi vi phạm hợp đồng: Trong hợp đồng mua bán hàng hoá, điều khoản này quy tụ những điều cam kết rất cụ thể về sự quyết tâm thực hiện nghiêm túc mọi điều khoản đã thoả thuận. Công ty quy định phạt vi phạm trong hợp đồng nên khi có vi phạm xảy ra cơng ty có quyền áp dụng cả chế tài phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại.
+ Giải quyết tranh chấp: Ngoài những điều khoản chính được ghi trong hợp đồng mà đã nêu ở trên, còn một số vấn đề phát sinh trong q trình thực hiện đó là việc vận chuyển, giao nhận hàng hóa, điều này cũng được quy định cụ thể trong hợp đồng, trách nhiệm soạn thảo hợp đồng với khách hàng là thuộc trách nhiệm của phòng kinh doanh, phòng kinh doanh có trách nhiệm nghiên cứu các điều khoản trong hợp đồng để bảo vệ quyền lợi của công ty nhưng khơng được ảnh hưởng đến lợi ích của khách hàng.
2.3.1.1.3 Trình tự, thủ tục ký kết hợp đồng
Hiện nay, công ty thường ký kết hợp đồng bằng hai hình thức: ký kết trực tiếp và ký kết gián tiếp. Với hình thức ký kết trực tiếp thì người đại diện có thẩm quyền của hai bên trực tiếp cùng gặp mặt, bàn bạc, thỏa thuận về nội dung hợp đồng và cùng ký vào hợp đồng dưới sự chứng kiến của hai bên tại một địa điểm nhất định. Còn ký kết gián tiếp được áp dụng trong trường hợp các bên khơng cùng có mặt để ký kết, hai bên thỏa thuận với nhau về nội dung hợp đồng bằng cách gửi cho nhau dự thảo hợp đồng hoặc tài liệu cần thiết như đơn đặt hàng, đơn chào hàng, thơng điệp dữ liệu điện tử…
Trình tự ký kết theo phương thức này gồm hai giai đoạn là:
+ Đề nghị lập hợp đồng (hay chào hàng): Công ty đưa ra những điều khoản chủ yếu của hợp đồng (tên hàng hóa, số lượng, chất lượng, thời gian, giá cả…), thời hạn trả lời và ký trước vào bản dự thảo hợp đồng sau đó gửi cho bên kia xem xét và có quyết định chấp thuận hợp đồng hay không.
+ Chấp nhận đề nghị (hay chấp nhận chào hàng): Bên được đề nghị có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong đó ghi rõ nội dung chấp nhận, nội dung không chấp nhận và những đề nghị bổ sung, trong một khoảng thời gian nhất định, hợp đồng được coi là đã ký kết từ thời điểm bên chào hàng là phía cơng ty nhận được thơng báo chấp nhận tồn bộ các điều khoản của bên được chào hàng.
2.3.1.1.4 Hình thức của hợp đồng mua bán hàng hóa
Hợp đồng mua bán hàng hóa là hợp đồng được thực hiện chủ yếu tại công ty, khi tiến hành các hoạt động mua bán hàng hóa của mình, cơng ty ln chú trọng việc tìm kiếm khách hàng và lựa chọn đối tác kinh doanh, trước khi tiến hành giao kết hợp đồng, công ty thường tìm hiểu kỹ lưỡng khách hàng và đối tác kinh doanh thơng qua báo chí, internet, điều tra thực tế… Mục đích của việc tìm hiểu này là để nắm bắt, hiểu rõ mong muốn của khách hàng, đối tác về sản phẩm, như chủng loại chất lượng, công dụng, dịch vụ sau bán đối với các sản phẩm mà công ty kinh doanh, đây là những yếu tố đã giúp cho công ty giao kết được nhiều hợp đồng.
Đối với các đối tác, nếu cơng ty có nhu cầu đối với một mặt hàng nào đó với một khối lượng nhất định, công ty sẽ gửi một bảng hỏi giá cho bên có khả năng đáp ứng, yêu cầu họ gửi cho mình báo giá, sau khi có bảng báo giá, hai bên sẽ tiến hành đàm phán về các điều khoản và yêu cầu đối tác soạn thảo hợp đồng dưới hình thức văn bản ký vào đó rồi gửi sang cho cơng ty.
Vì cơng ty giao dịch chủ yếu là khách hàng trong nước nên việc đàm phán diễn ra dễ dàng hơn, các cán bộ kinh doanh sẽ trực tiếp liên hệ với các công ty, cơ sở kinh doanh giày dép để tìm kiếm khách hàng cho mình. Nếu các cơng ty hay cơ sở kinh doanh đó có nhu cầu các mặt hàng giày dép mà cơng ty mình có khả năng đáp ứng nhu cầu đó thì nhân viên kinh doanh sẽ gửi lời chào hàng và bảng báo giá cho đối phương. Nếu bên được chào hàng chấp nhận lời chào hàng thì cán bộ kinh doanh sẽ trực tiếp soạn thảo hợp đồng dưới dạng văn bản để hai bên tiến hành giao kết hoặc có thể thơng qua fax, email…
Việc lựa chọn hình thức hợp đồng phù hợp nhằm tạo thuận lợi cho cả hai bên khi ký kết và trong quá trình giám sát thực hiện hợp đồng. Hơn nữa, tại cơng ty vì có những nguồn khách hàng có sẵn nên khi tham gia ký kết thỏa thuận với khách hàng, công ty sử dụng những mẫu hợp đồng có sẵn, chỉ thay đổi nội dung về số lượng, giá cả, đối tượng hàng hóa…Cịn các điều khoản về quyền và nghĩa vụ thì khơng cần bổ sung thêm, việc ký kết như vậy giúp công ty cũng như khách hàng không mất thời gian và cơng sức. Hình thức của hợp đồng khi tham gia ký kết, có thể do hai bên thỏa thuận hoặc do một trong hai bên quyết định, vệc này tùy thuộc vào lợi ích của khách hàng có u cầu như thế nào.
2.3.1.2 Quá trình thực hiện hợp đồng tại CTCP VTVT Itasco -HP 2.3.1.2.1 Về chất lượng và số lượng
Cơng ty ln tìm hiểu về tính hợp pháp của loại hàng hóa mà mình chuẩn bị mua bán bởi khơng phải mọi loại hàng hóa đều được đưa vào kinh doanh, mua bán, có những hàng hóa bị cấm kinh doanh, hạn chế kinh doanh hoặc kinh doanh có điều kiện. Đối với loại hàng hóa kinh doanh có điều kiện thì phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật mới được thực hiện việc mua bán. Đây là một lưu ý mà công ty cần quan tâm để thực hiện việc mua bán hàng hóa, các điều kiện về số lượng, chất lượng, cách thức bảo quản, đóng gói... hàng hóa do các bên thỏa thuận khi soạn thảo hợp đồng mua bán hàng hóa, hầu hết hàng hóa cơng ty đưa vào mua bán trong thị trường đều có nhãn hàng hóa. Nội dung được thể hiện trên nhãn hàng hóa bao gồm: tên hàng, tên và địa chỉ của người chịu trách nhiệm về hàng hóa và xuất xứ hàng hóa. Nhãn hàng hóa được đặt ở vị trí dễ quan sát, bảo đảm thơng tin ghi trên nhãn hàng hóa là chính xác. Cơng ty ln đảm bảo cho khách hàng nhận được hàng hóa có chất lượng cao, được giao với đầy đủ số lượng theo nhu cầu của khách hàng, chất lượng hàng hóa của cơng ty luộn đảm bảo đúng như đã được ghi trong hợp đồng và chứng chỉ chứng nhận chất lượng hàng hóa.
2.3.1.2.2 Về kiểm tra hàng hóa
Kiểm tra hàng hóa là một khâu quan trọng trong q trình mua bán hàng hóa, cơng ty ln tiến hành hoạt động kiểm tra hàng hoá trước khi xuất kho và khi nhận hàng để đảm bảo hàng hố đó đúng tiêu chuẩn, quy cách đã thoả thuận trong hợp đồng. Cơng ty có quyền từ chối nhận hàng nếu thấy hàng khơng đáp ứng yêu cầu và yêu cầu bên mua phải tiếp nhận hàng nếu chứng minh hàng công ty cung cấp là đúng theo hợp đồng mà hai bên ký kết, những việc làm này của công ty đã hạn chế phần nào rủi ro khi giao hàng.
2.3.1.2.3 Về địa điểm, phương thức giao nhận hàng hóa
Sau khi hàng hóa được khách hàng xác định rõ số lượng, chất lượng thì sẽ được giao cho bên nhận tại nhà kho của công ty hoặc giao tại địa điểm mà khách hàng có yêu cầu, số lượng giao nhận hàng hóa thực tế được lập thành biên bản giao nhận, có xác nhận của đại diện hai bên để làm cơ sở thanh toán giữa hai bên.
Trong hoạt động mua bán hàng hố trong nước, cơng ty có thể vào vị trí của người bán hoặc người mua, do đa phần đóng vai trị bên bán nên cơng ty thường xuyên phải ký các hợp đồng thuê vận chuyển hàng hoá tới điểm giao hàng đã thoả thuận. Khi giao hàng cho người vận chuyển thì nghĩa vụ của cơng ty coi như đã hồn thành khi hàng đã được giao cho người vận chuyển theo thỏa thuận giữa công ty và khách hàng. Sau khi công ty giao hàng cho bên vận chuyển đầu tiên, mặc dù bên mua chưa nhận
được hàng nhưng nghĩa vụ giao hàng của công ty đã thực hiện xong và mọi trách nhiệm sự hư hỏng hàng hóa sẽ do bên trung gian gánh vác. CTCP VTVT Itasco – HP xác định thời điểm chuyển rủi ro là sau khi hàng hóa đến địa điểm mà khách hàng đã chỉ định, trường hợp khác theo quy định của pháp luật.
2.3.1.2.4 Về giá cả, thanh toán khi thực hiện hợp đồng
Giá cả: Khi thực hiện mua bán hàng hóa, việc xác định giá và thỏa thuận giá hết sức quan trọng, bởi nó phản ánh lợi nhuận mà cơng ty thu được từ hợp đồng là nhiều hay ít, các bên thỏa thuận ấn định mức giá và ghi rõ vào hợp đồng. Nếu như trong hợp đồng khơng có quy định nào về giá, thì giá bán hàng hóa được xác định theo giá của loại hàng hóa đó trong điều kiện tương tự.
Thanh toán: Thanh toán tiền hàng là nghĩa vụ quan trọng nhất của bên mua. Người mua phải thanh tốn tiền hàng đúng như những gì đã thỏa thuận trong hợp đồng, ngay cả trong trường hợp hàng hóa bị mất mát, hư hỏng sau khi quyền sở hữu hàng hóa đã được chuyển từ người bán sang người mua. Trừ trường hợp lỗi xảy ra là do bên bán gây ra. Một số phương thức thanh tốn mà cơng ty sử dụng đó là:
+ Thanh toán ngay: Việc thanh toán được thực hiện ngay sau khi bên bán hoàn thành nghĩa vụ giao hàng hoặc bên mua hoàn thành thủ tục nhận hàng tùy theo thỏa thuận trong hợp đồng, kiểu thanh tốn này có ưu điểm nhanh, gọn, thuận tiện cho cả hai bên, có hai phương thức thanh tốn ngay đó là thanh tốn bằng tiền mặt, và thanh tốn bằng chuyển khoản.
+ Trả góp: Theo cách này bên mua nhận hàng, chuyển quyền sở hữu hàng hóa và thanh tốn tiền hàng theo nhiều đợt, với phương pháp này, công ty áp dụng cho những đối tượng khơng có đủ khả năng thanh tốn ngay.
+ Trả chậm: Hai bên có thể thỏa thuận việc bên mua sẽ trả tiền trong một thời hạn nhất định kể từ khi nhận hàng. Phương thức này công ty chỉ áp dụng đối với những khách hàng có quan hệ làm ăn lâu dài, dựa trên sự tin tưởng và uy tín của khách hàng.
Bên cạnh đó cơng ty rất linh hoạt trọng việc thu tiền của khách hàng. Tùy từng đối tượng khách hàng cơng ty sẽ có những cách thanh tốn khác nhau, cụ thể là:
+ Đối với khách hàng mới: Công ty thường yêu cầu thanh tốn tồn bộ số tiền hàng sau khi khách hàng nhận hàng.
+ Đối với khách hàng quen biết: cơng ty áp dụng phương thức thanh tốn 70% ngay sau khi giao hàng và 30% còn lại sẽ thanh tốn trong vịng từ 10 đến 15 ngày.
+ Đối với khách hàng đặc biệt: Cơng ty ưu tiên chỉ phải thanh tốn 50% ngay khi giao hàng, phần còn lại có thể thanh tốn trong vịng 30 ngày.
2.3.1.2.5 Biện pháp giải quyết tranh chấp tại công ty
Trong hoạt động kinh doanh không thể tránh khỏi những phát sinh tranh chấp và cơng ty CPVTVT Itasco-Hp cũng khơng phải ngoại lệ, nhìn chung các tranh chấp này chủ yếu là do khách hàng đã chậm trễ trong việc thanh toán. khi xảy ra tranh chấp phát sinh thì hai bên chủ động bàn bạc để tháo gỡ và thương lượng giải quyết tranh chấp, công ty sử dụng phương pháp thương lượng, bởi vì cơng ty muốn tạo ra sự thiện chí, muốn hợp tác lâu dài với khách hàng. Khi tiến hành thương lượng thì vụ việc sẽ được giải quyết dứt điểm bằng sự xác định rõ ràng phần quyền và nghĩa vụ tài sản mỗi bên. Vì các bên đã có sự thống nhất ý chí cho nên các quyền, nghĩa vụ giữa họ dễ dàng được thực hiện đầy đủ và làm dứt điểm, hơn nữa phương pháp này sẽ giúp công ty tiết kiệm được nhiều chi phí, có ý nghĩa kinh tế với cơng ty, trong trường hợp công ty và khách hàng không thể thương lượng để đạt được những thỏa thuận mong muốn, khi đó, cơng ty sẽ giải quyết thơng qua hịa giải, trọng tài thương mại hoặc nhờ tòa án kinh tế giải quyết theo quy định của pháp luật, đối với việc giải quyết tranh chấp công ty luôn ưu tiên giải quyết bằng hai phương pháp đó là thương lượng, trọng tài thương mại.