CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
2.2. Phân tích thực trạng hệ thống thơng tin quản lý nhân sự tại công ty TNHH
TNHH XNK và thương mại tổng hợp Sakaeru Việt Nam
2.2.1. Cơ sở hạ tầng
Thiết bị phần cứng của cơng ty có 1 máy chủ đặt tại phịng Kế tốn- Tài chính. Mỗi phịng phịng được trang bị máy tính để bàn cho nhân viên, bên cạnh đó cịn trang bị máy tính xách tay phục vụ cho công việc công tác dài ngày. Tất cả đều được kết nối với mạng internet thông qua các cổng đã được lắp đặt sẵn. Ngồi ra cịn có máy in, máy Fax để phục vụ cho các công việc khác. Công ty chú trọng việc đầu tư cơ sở hạ tầng để giúp xử lý công việc nhanh hơn.
Cơng ty có 1 máy chủ được cài đặt hệ điều hành Windows 7 Professional là nền tảng cho ứng dụng và dịch vụ, là kho lưu trữ thông tin các dự án, thông tin của công ty. Hạ tầng được đầu tư mạnh mẽ có thể đảm bảo cung cấp dịch vụ cho cán bộ nhân viên công ty.
Công ty sử dụng mạng nội bộ LAN và WAN là mạng truyền thông dữ liệu kết nối các thiết bị đầu cuối gồm máy tính, máy chủ, máy in, máy fax … trong cơng ty. Các thiết bị trong công ty được kết nối thông qua kết nối có dây hoặc kết nối khơng dây, Token Ring và wireless LAN IEEE 802.11b/g/n...
Việc sử dụng nghiêm ngặt mạng nội bộ giúp cho cơng ty có thể đảm bảo tối đa vấn đề an toàn bảo mật, đồng thời các máy, thiết bị có thể kết nối với nhau cũng như kết nối với cơ sở dữ liệu nhanh chóng.
Cơng ty cịn sử dụng mạng Internet, giao thức: TCP/IP và mơ hình client- server.
Hình 2.1. Sơ đồ mạng của Cơng ty TNHH XNK và thương mại tổng hợp Sakaeru Việt Nam
(Nguồn: Phòng kỹ thuật)
2.2.2. Dữ liệu
Trong nội bộ công ty, thông tin được truyền nhận qua đường truyền mạng LAN. Các tin tức nội bộ hoặc các thơng báo có thể được thơng báo trực tiếp hoặc thông qua Email của nhân viên. Thông tin qua xử lý được lưu trữ dưới dạng bản cứng và bản mềm. Việc lưu trữ các thông tin được phân dạng và lưu trữ theo từng cách thức khác nhau. Thông tin thông thường được lưu trữ trên giấy, trong đĩa CD, trong hoặc được nén lại dạng file để đảm bảo tính an tồn tránh mất mát.
- Các dữ liệu trùng lặp được xử lý qua phần mền excel.
Loại bỏ thông tin trùng lặp
Sơ đồ 2.2. Sơ đồ lưu chuyển dữ liệu hoạt động nghiệp vụ kế tốn.
(Ng̀n: Phòng kỹ thuật)
2.2.3. Con người
Ngày nay, CNTT đang được phát triển và chú trọng và hiệu quả của nó mang lại là rất lớn. Vì vậy, để ứng dụng CNTT có hiệu quả, ngoài việc đầu tư, mua sắm trang thiết bị cơng nghệ, kỹ thuật hiện đại thì việc thu hút, đào tạo và sử dụng nhân lực nhằm khai thác tối đa các ứng dụng về CNTT là yếu tố có ý nghĩa quyết định.
Thực tế qua tìm hiểu, tồn bộ cơng ty hơn 50 người, t̉i trung bình là 28 t̉i. Trong đó số nhân lực chuyên về CNTT là 13 người thuộc phòng kĩ thuật: 8 người chuyên về phần cứng, 5 người chuyên về phần mềm (trong đó 3 người chuyên về dịch vụ và 2 người chuyên về phát triển phần mềm). Hàng năm, nhân viên được tham gia vào các khóa đào tạo về lĩnh vực tin học văn phòng, được hướng dẫn để sử dụng phần mềm đuộc nâng cấp hoặc them mới một cách hiệu quả hơn.
Cơng ty có nhân viên chun quản trị website, cập nhật hàng ngày trên các trang web quảng bá sản phẩm, thương hiệu của mình, đỡ tốn nhiều chi phí, đồng thời quản lý và vận hành mạng, đảm bảo kỹ thuật, bảo trì và xử lý các sự cố nếu có.
Chứng từ Hóa đơn Chỉ thị từ ban
giám đốc Quy định thuế
Kế tốn tởng hợp
Kế toán trưởng
Lưu trữ
Văn bản
2.2.4. Thực trạng quy trình quản lý nhân sự tại công ty TNHH XNK vàthương mại tổng hợp Sakaeru Việt Nam thương mại tổng hợp Sakaeru Việt Nam
2.2.4.1. Cách thức tổ chức nhân sự
Xây dựng lực lượng nhân sự bền vững là mục tiêu lâu dài của cơng ty. Trong q trình phát triển cơng ty ln đưa ra các chính sách mới về quản trị nhân sự để tạo ra được cơ chế phát triển cho các thành viên nhằm đạt được các mục đích sau:
- Xây dựng một tập thể với nhiều cá nhân giỏi về nghiệp vụ, mạnh và đồn kết trong cơng việc, hòa đồng trong sinh hoạt, cân bằng giữa sự nghiệp và cuộc sống.
- Xây dựng phương pháp đánh giá và hệ thống báo cáo về mức độ hồn thành cơng việc, q trình làm việc và phát triển cá nhân của từng CBNV trong cơng ty.
- Xây dựng lộ trình rõ ràng cho CBNV có định hướng phát triển cá nhân, trên cơ sở đó xây dựng kế hoạch đào tạo cá nhân nhằm nâng cao trình độ, khả năng nghề nghiệp và đào tạo mới trước khi giao phó cơng việc chính thức trong cơng ty.
Bên cạnh việc đầu tư và phát triển con người về chuyên môn – nghiệp vụ, công ty chú trọng việc đào tạo đội ngũ cán bộ trẻ sẵn sàng tiếp bước, duy trì và phát triển cơng ty đến tầm cao mới.
2.2.4.2. Nghiệp vụ quản lý nhân sự
Hiện nay, công ty TNHH XNK và thương mại tổng hợp Sakaeru Việt Nam quản lý nhân sự trên sổ sách giấy tờ theo 2 cơng đoạn chính, đó là:
Quản lý nhân sự
Khi cơng ty có nhu cầu tuyển dụng thêm nhân viên, người lao động sẽ nộp hồ sơ cho công ty để ứng tuyển. Nếu thơng qua q trình tuyển dụng, người lao động được nhận thì phịng nhân sự sẽ thực hiện ký kết hợp đồng với người lao động. Phòng Nhân sự có nhiệm vụ quản lý nhân viên thơng qua hồ sơ nhân viên và quản lý hợp đồng lao động. Khi nhân viên trong cơng ty có sự thun chuyển cơng tác, chức vụ phịng Nhân sự có nhiệm vụ cập nhật thay đổi. Khi hợp đồng lao động sắp hết thời hạn, phòng Nhân sự sẽ báo cáo với ban giám đốc để thông qua quyết định gia hạn hợp đồng hay chấm dứt hợp đồng lao động.
Trong quá trình làm việc của mỗi nhân viên, dựa vào biểu hiện của nhân viên và quy định về khen thưởng, ký luật của cơng ty phịng Nhân sự có trách nhiệm tởng hợp các trường hợp khen thưởng, kỷ luật, lý do khen thưởng kỷ luật để trình lên ban giám đốc.
Quản lý lương
Lương của nhân viên trong cơng ty được tính theo mức lương cơ bản. Hàng tháng, phịng Nhân sự tởng hợp các yếu tố lương như: Mức lương cơ bản, Hệ số lương cơ bản, Phụ cấp chức vụ, Khen thưởng kỷ luật để chuyển cho phịng Kế tốn tài chính làm cơ sở tính lương.
CHƯƠNG 3
GIẢI PHÁP PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ CHO CÔNG TY TNHH XNK VÀ THƯƠNG MẠI TỔNG HỢP
SAKAERU VIỆT NAM