2.1 .3Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
2.6 Thực trạng và đánh giá về hệ thống thơng tin quản lí bán hàng của Công ty
ty cổ phần Cybersoft
2.6.1 Quy trình bán hàng tại Cơng ty Cybersoft
Trước khi tin học hóa q trình quản lí bán hàng tại cơng ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp Cybersoft, các hoạt động quản lí bán hàng vẫn được diễn ra một cách thủ cơng. Nhân viên bộ phận kinh doanh sau khi nhận được đơn hàng sẽ lưu trữ thông tin của khách hàng thông qua các công cụ lưu trữ như Microsoft Word hay Microsoft Excel kết hợp với sổ sách .
Công ty cung cấp các dịch vụ như tư vấn, triển khai, cung cấp các giải pháp phần mềm với quy mơ các phịng ban: Phịng kế tốn, Phịng nhân sự, phịng bảo hành, Phòng Kinh doanh. Hoạt động bán hàng của cơng ty do phịng kinh doanh đảm nhiệm chính. Trước mỗi quyết định bán hàng được đưa ra khách hàng sẽ được cung cấp một bảng báo giá của công ty. Bản báo giá bao gồm thông tin cơ bản về hàng hóa, dịch vụ mà cơng ty cung cấp. Đơn hàng từ khách hàng sẽ được gửi thơng qua nhiều hình thức, được xử lí thơng qua bộ phận kiểm tra đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng hợp lệ được đưa vào quy trình xử lý u cầu trên hóa đơn .
Khi một đơn hàng được kí kết khách sẽ nhận được hóa đơn bán hàng. Việc thanh tốn với Cơng ty sẽ dựa trên những khoản mục mà hóa đơn ghi. Hóa đơn bán hàng cũng được coi như phiếu bảo hành dựa trên những gì mà khách hàng sử dụng phụ thuộc vào dịch vụ mà khách hàng đăng kí. Trong thời gian bảo hành bộ phận bảo hành sẽ hỗ trợ và giải đáp những khúc mắc mà khách hàng gặp .
Thơng qua việc lưu trữ, quản lí các thơng tin về hàng hóa & dịch vụ, nhân viên, khách hàng … bằng các phương pháp lưu trữ truyền thống như Word, Excel nhân viên sẽ tìm kiếm thơng tin của khách hàng theo mã của khách hàng và vị trí đặt hồ sơ của khách được xếp theo thứ tự thời gian giao dịch.
Các phần mềm ứng dụng phục vụ cho hoạt động quản lí bán hàng tại Cơng ty
Hiện nay hoạt động quản lí bán hàng của Cơng ty cịn diễn ra khá thủ công thông tin được lưu trữ và truy xuất dựa trên các phần mềm có sẵn như :
Phần mềm hệ thống: Window 8
Chương trình bảo vệ máy tính: BKAV
Phần mềm tin học văn phòng: Microsoft Word và Microsoft Excel phục vụ cho việc soạn thảo thơng tin khách hàng, hóa đơn, hợp đồng.
2.6.2 Đánh giá ưu nhược điểm của hoạt động quản lí bán hàng hiện tại
Thơng qua việc thực tập trực tiếp tại Công ty Cybersoft cho thấy hoạt động quản lí bán hàng hiện tại của cơng ty khơng cịn phù hợp. Hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng phát triển, tập khách hàng sử dụng sản phẩm và dịch vụ của công ty ngày một tăng vì vậy số lượng thơng tin của khách hàng, cũng như các giao dịch với khách hàng ngày một tăng. Phương thức quản lí và lưu trữ thơng tin một cách truyền thống đang bộc lộ những yếu kém như: tốc dộ xử lí thơng tin cịn chậm chạp, tính chính xác của thơng tin cịn chưa cao và khả năn an tồn bảo mật thơng tin cịn kém .
2.6.2.1 Ưu điểm
Công ty Cybersoft là công ty cung cấp giải pháp phần mềm cho những công ty hoạt động trong đa dạng các ngành nghề và lĩnh vực kinh doanh. Hiện nay ban giám đốc chú trọng đầu tư vào trang thiết bị, cơ sở hạ tầng. Quy trình bán một sản phẩm tại cơng ty thì ln được hồn thiện đầy đủ theo một quy trình nhất định, điều này rất quan trọng tới việc quản lí thơng tin của các giao dịch với khách hàng. Bộ phận kinh doanh và kế tốn là hai bộ phận đảm nhiệm chính trong việc bán hàng tại cơng ty có trách nhiệm theo dõi chi phí và nhân sự cho dự án đó.
Việc sử dụng những phần mềm tin học văn phịng có sẵn cho việc quản lí giúp cho Cơng ty tiết kiệm được chi phí ban đầu cho trang thiết bị phục vụ cho việc quản lí bán hàng .
Khơng địi hỏi nhân viên phải hiểu biết nhiều về HTTT và kĩ năng về trang thiết bị hiện đại
2.6.2.2 Nhược điểm
Việc thực hiện quản lí một cách truyền thống các thơng tin của khách hàng đã khơng cịn phù hợp với quy mô công ty hiện tại và khối lượng thông tin khách hàng ngày một nhiều như hiện nay. Hoạt động quản lí bán hàng hiện nay mà cơng ty đang thực hiện cịn gặp rất nhiều những khó khăn:
Tốc độ xử lí truy xuất cịn chậm chạp: Việc xử lí thơng tin bán hàng càu cơng ty
Cybersoft chủ yếu là hoạt động thủ công, hơn nữa việc lưu chuyển thogn tin qua các phịng ban cần có thời gian xét duyệt và báo cáo. Điều này gây ra lãng phí thời gian và đối khi nó làm mất đi tính kịp thời của thơng tin trong khi mỗi quyết định được đưa ra
nhanh chóng với mỗi doanh nghiệp sẽ là điểm mạnh quyết định hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Thiếu tính đồng bộ thơng tin: Những thơng tin khác nhau được xử lí và lưu trữ tại
từng bộ phận, vì thế việc lưu trữ thơng tin sẽ xảy ra tình trạng trùng lặp dư thừa .
Tính chính xác khơng cao: Do thông tin không được thống nhất, việc lưu trữ, xử
lí lại được diễ ra một cách thủ cơng chính vì vậy mà tính chính xác của thơng tin bị giảm đi rất nhiều.
Tính an tồn bào mật: Do thơng tin của công ty được lưu trữ chủ yếu trên các
phần mềm văn phòng kết hợp là hồ sơ sổ sách do đó tình an tồn bảo mật thơng tin khơng cao đặc biệt khi có sựu cố xảy ra khả năng sao lưu và khôi phục là không thể.
2.6.3 Kết quả phân tích thực trạng vấn đề xây dựng phần mềm quản lý bánhàng cho Công ty Cybersoft hàng cho Công ty Cybersoft
Trong khoảng thời gian thực tập tại công ty, để thu thập được những số liệu phục vụ cho khóa luận tốt nghiệp này em đã thực hiện các phương pháp phỏng vấn trực tiếp các cán bộ công nhân viên tại công ty, để thực hiện tổng hợp và đưa ra những kết luận cho khóa luận tốt nghiệp này.
Số phiếu phỏng vấn: 5 Phiếu
Nhìn chung, qua kết quả phỏng vấn này đã cho em hiểu hơn về những quy trình ngiệp vụ bán hàng đang diễn ra tại cơng ty. Thông tin về cơ sở hạ tầng, phần mềm, nhân sự, tình hình ứng dụng HTTT và CNTT của cơng ty hiện nay. Lĩnh vực mà công ty đang hoạt động, mức độ đầu tư cho các thiết bị CNTT và HTTT của công ty. Những thông tin đã cho em những cái nhìn khái quát nhất về tình hình cơng ty hiện nay.
Mức độ thỏa dụng của các thiết bị CNTT của Công ty hiện nay ?
Mức độ Phiếu chọn Tỷ lệ
Rất tốt 2/5 40%
Đủ đáp ứng 3/5 60%
Chưa tốt 0/5 0%
Bảng 2.3: Mức độ thảo dụng trang thiết bị CNTT tại Công ty
(Nguồn: Phiếu điều tra khảo sát hệ thống thông tin Công ty Cybersoft)
Qua kết quả đã phân tích, với tổng số phiếu phát ra là 5 phiếu có 2/5 phiếu đánh giá rất tốt, 3/5 phiếu đánh giá là đủ đáp ứng và 0/5 phiếu đấy giá là chưa tốt. Từ đó cho thấy rằng, các thiết bị CNTT của công ty mới chỉ đáp ứng được những công việc cơ bản của nhân sự trong công ty. Các thiết bị vẫn cịn gặp tình trạng treo máy, hay hỏng hóc trong q trình sử dụng.
Mức độ quan tâm về của anh/chị về việc Công ty cho xây dựng “ Hệ thống thơng
tin quản lí bán hàng “ ?
Mức độ Phiếu chọn Tỷ lệ
Rất quan tâm 4/5 80%
Quan tâm 1/5 20%
Không quan tâm 0/5 0%
Bảng 2.4: Mức độ quan tâm về xây dựng “ HTTT quản lí bán hàng “
(Nguồn: Phiếu điều tra khảo sát hệ thống thông tin Công ty Cybersoft)
Do việc thực hiện quản lí bán hàng tại cơng ty hiện nay vẫn còn thực hiện một cách thủ công nhờ vào giấy tờ sổ sách kết hợp với hai công cụ Microsoft Word và Microsoft Excel nên việc số lượng các nhân viên thể hiện mức độ rất quan tâm đến việc xây dựng HTTT quản lí bán hàng cho cơng ty là cao nhất, vì khi hệ thống được xây dựng các hoạt động quản lí của nhân viên sẽ được hỗ trợ một cách rất lớn trong quá trình làm việc. Cải thiện một cách đáng kể cơng suất và hiệu quả làm việc của cán bộ nhân viên trong cơng ty.
Hệ thống thơng tin quản lí bán hàng sẽ bao gồm các chức năng nào?
Kết quả: 5/5 phiếu hỏi đều nhận được kết quả HTTT quản lý bán hàng cần phải quản lý được thông tin của kho, hàng hóa và về đối tượng giao dịch với cơng ty là khách hàng và nhà cung cấp. Đây là những chức năng quan trọng nhất của hệ thống.Vì hệ thống phải đáp ứng được những chức năng lưu trữ như trên. Đồng thời hệ thống cần phải hỗ trợ được việc kết xuất các loại báo cáo tùy thuộc vào nhu cầu của người quản trị hệ thống khi có yêu cầu.
Hệ thống sẽ được thiết kế trên hệ quản trị CSDL nào?
Số kết quả nhận được là 5/5, hệ thống sẽ được thiết kế trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2008 R2 nhằm phù hợp với cấu hình các máy tính hiện tại đồng thời đây là hệ quản trị CSDL đang được công ty sử dụng hiện nay.
Hệ thống thông tin sẽ được sử dụng bởi ai ?
Theo như kết quả khảo sát, HTTT quản lí bán hàng sẽ được nhân viên bộ phận kinh doanh của cơng ty sử dụng, bộ phận này có trách nhiệm thực hiện tồn bộ các cơng việc cập nhật, tạo mới các phát sinh của công ty với khách hàng.
Các tác nhân sử dụng hệ thống sẽ được phân quyền một cách phù hợp,mỗi tác nhân sẽ có một số quyền nhất định trong hệ thống. Những cá nhân không được cấp quyền truy cập vào hệ thống sẽ không thế truy cập được, nhằm mục đích an tồn bảo mật cho hệ thống.
Theo kết quả 100% đều đưa ra rằng hệ thống sẽ được cài đặt trên môi trường Window. Tất cả các máy tính đều sử dụng hệ điều hành Windows. Hệ điều hành windows dễ dàng sử dụng và hỗ trợ nhiều ứng dụng do đó việc phân tích thiết kế các giao diện màn hình của hệ thống sẽ được em thiết kế trên giao diện Windows Form tiện cho việc cài đặt và phù hợp với công ty .
Lựa chọn ngơn ngữ lập trình nào để xây dựng HTTT?
Biểu đồ 2.2: Ngơn ngữ lập trình được sử dụng để xây dựng phần mềm
(Nguồn: Phiếu điều tra khảo sát hệ thống thông tin Công ty Cybersoft) Trong tổng số 5 phiếu có 20% trong tổng số nhân viên được khảo sát lựa chọn ngơn ngữ lập trình là C#, và 80% nhân viên chọn ngơn ngữ lập trình là VB.net và khơng có ai lựa chọn ngơn ngữ Java hay C++ điều này giúp em lựa chọn sử dụng ngơn ngữ VB.net cho việc thiết kế HTTT quản lí bán hàng tại Cơng ty .
Việc xử lí dữ liệu trong phần mềm sẽ được thực hiện ra sao ?
Trên kết quả phỏng vấn thu được, các cán bộ cho biết hiện tại các HTTT cũ của Công ty được xây dựng sẽ được phát triển bằng việc viết một kho các thủ tục lưu trữ có sẵn (kho dùng chung), các dữ liệu đổ vào cần được thống nhất về quy tắc lưu trữ nhất định về tên gọi cũng như phân hệ của chức năng đó, nhằm thống nhất về việc lưu trữ cũng như thuận tiện cho việc truy xuất dữ liệu.
Dữ liệu được lưu vào hệ thống sẽ được thông qua một loạt các hàm gọi và thủ tục được lập trình bằng ngơn ngữ VB.net và SQL Server 2008 R2 do các cán bộ tại công ty trực tiếp viết.
2.6.4 Đánh giá thực trạng của vấn đề xây dựng phân tích thiết kế HTTT quảnlí bán hàng tại Cơng ty Cybersoft lí bán hàng tại Cơng ty Cybersoft
Qua việc khảo sát và tìm hiểu về nghiệp vụ bán hàng cũng như thơng tin thu thập, quy trình quản lí bán hàng tại cơng ty cịn gặp tương đối nhiều khó khăn khơng chỉ về việc lưu trữ mà cịn cả về an tồn bảo mật thơng tin, khi việc lưu trữ thơng tin của khách hàng cũng như quy trình bán hàng phụ thuộc hồn tồn vào các cơng cụ miễn phí và tính bảo mật khơng cao.
Từ những khảo sát quy trình bán hàng cũng như qua phiếu điều tra, em đã nắm được những yêu cầu về chức năng, yêu cầu phi chức năng, giao diện cũng như các yêu cầu của môi trường phát triển hệ thống. Trên cơ sở đó, em sẽ tiến hành việc phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lí bán hàng bằng phương pháp hướng đối tượng các, CSDL được xây dựng trên hệ quản trị CSDL SQL Server 2008R2 .Ngơn ngữ lập trình VB.net và công cụ Devexperss được ứng dụng khá phổ biến trong lập trình hiện nay giúp cho việc thiết kế các form màn hình một cách thân thiện và dễ dàng sử dụng. VB.net cung cấp nhiều tính năng mạnh mẽ, đây cũng là ngơn ngữ mềm dẻo giúp cho em có thể xây dựng phần mềm một cách tốt nhất và phần mềm có thể chạy trên nhiều hệ điều hành khác nhau. Điều này đảm bảo cho phần mềm sau khi xây dựng sẽ được ứng dụng cao trong Công ty, đáp ứng được các yêu cầu sử dụng cho nhân viên tại cơng ty. .
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÍ BÁN HÀNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM
QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP CYBERSOFT 3.1 Định hướng phát triển của Công ty giai đoạn 2018-2020
Với xu hướng phát triển nền công nghệ 4.0 Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp ngày càng phát triển và khẳng định tên tuổi, thương hiệu của mình dựa trên việc luôn cung cấp cho thị trường những sản phẩm – dịch vụ có chất lượng cao dựa trên sự kết hợp giữa công nghệ và sự hiểu biết về các nghiệp vụ kinh tế, thỏa mãn tối đa nhu cầu của khách hàng. Qua đó với “Khát vọng - Trí tuệ - Tâm huyết, Cybersoft đưa chiến lược công ty sẽ là nhà cung cấp hàng đầu phần mềm kế toán và giải pháp quản trị tổng thế doanh nghiệp(ERP).
Hiện nay, quy mô của công ty đang không ngừng được mở rộng, tập khách hàng sử dụng sản phẩm và dịch vụ của công ty ngày một tăng. Công ty đặt mục tiêu cải thiện lại chất lượng trong khâu quản lí bán hàng, quá trình bán hàng giúp nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
Thời gian tới, giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp (ERP) – CYBER ENTERPRISE 9.0 sẽ được công ty tập trung xây dựng và triển khai với nhiều cải tiến mới,giúp hỗ trợ tối đa các nghiệp vụ của khách hàng.Trong đó cơng ty sẽ tập trung cho phát triển cho phân hệ phần mềm quản lí bán hàng nhằm tự động hóa một cách tối đa tồn bộ quy trình bán hàng trên hệ thống máy tính như: Từ khi tiếp cận đơn hàng cho tới khi việc thanh tốn được hồn tất. Phân hệ này sẽ giúp cho hoạt động quản lí bán hàng được hiệu quả hơn do việc giảm thiểu các thao tác xử lý thủ cơng, ngồi ra thực hiện đơn hàng nhanh chóng và đúng thời gian, giảm thiểu việc phải sửa chữa, chỉnh sửa trong công tác bán hàng.
3.2 Đặt bài toán
3.2.1 Mơ tả bài tốn
Phần mềm quản lí bán hàng cho Cơng ty Cybersoft được xây dựng trên mơ tả như sau:
Phịng kinh doanh là phịng đảm nhận nhiệm vụ bán hàng tại cơng ty, khi khách hàng muốn mua các sản phẩm của công ty, khách hàng sẽ gửi yêu cầu mua tới bộ phận kinh doanh. Bộ phận kinh doanh sẽ làm việc trực tiếp với khách hàng và nắm bắt những yêu cầu của khách hàng. Dựa trên những thông tin đã nắm bắt được, bộ phận kinh doanh sẽ trao đổi thông tin về sản phẩm cho khách hàng cũng như giá thành cho khách hàng.
Khi khách hàng đã đồng ý, bộ phận kinh doanh sẽ thực hiện lập một đơn hàng