(Nguồn: Phiếu điều tra khảo sát hệ thống thông tin Cơng ty Cybersoft)
Qua kết quả đã phân tích, với tổng số phiếu phát ra là 5 phiếu có 2/5 phiếu đánh giá rất tốt, 3/5 phiếu đánh giá là đủ đáp ứng và 0/5 phiếu đấy giá là chưa tốt. Từ đó cho thấy rằng, các thiết bị CNTT của cơng ty mới chỉ đáp ứng được những công việc cơ bản của nhân sự trong công ty. Các thiết bị vẫn cịn gặp tình trạng treo máy, hay hỏng hóc trong q trình sử dụng.
Mức độ quan tâm về của anh/chị về việc Công ty cho xây dựng “ Hệ thống thơng
tin quản lí bán hàng “ ?
Mức độ Phiếu chọn Tỷ lệ
Rất quan tâm 4/5 80%
Quan tâm 1/5 20%
Không quan tâm 0/5 0%
Bảng 2.4: Mức độ quan tâm về xây dựng “ HTTT quản lí bán hàng “
(Nguồn: Phiếu điều tra khảo sát hệ thống thông tin Cơng ty Cybersoft)
Do việc thực hiện quản lí bán hàng tại cơng ty hiện nay vẫn còn thực hiện một cách thủ công nhờ vào giấy tờ sổ sách kết hợp với hai công cụ Microsoft Word và Microsoft Excel nên việc số lượng các nhân viên thể hiện mức độ rất quan tâm đến việc xây dựng HTTT quản lí bán hàng cho cơng ty là cao nhất, vì khi hệ thống được xây dựng các hoạt động quản lí của nhân viên sẽ được hỗ trợ một cách rất lớn trong quá trình làm việc. Cải thiện một cách đáng kể công suất và hiệu quả làm việc của cán bộ nhân viên trong công ty.
Hệ thống thông tin quản lí bán hàng sẽ bao gồm các chức năng nào?
Kết quả: 5/5 phiếu hỏi đều nhận được kết quả HTTT quản lý bán hàng cần phải quản lý được thông tin của kho, hàng hóa và về đối tượng giao dịch với công ty là khách hàng và nhà cung cấp. Đây là những chức năng quan trọng nhất của hệ thống.Vì hệ thống phải đáp ứng được những chức năng lưu trữ như trên. Đồng thời hệ thống cần phải hỗ trợ được việc kết xuất các loại báo cáo tùy thuộc vào nhu cầu của người quản trị hệ thống khi có yêu cầu.
Hệ thống sẽ được thiết kế trên hệ quản trị CSDL nào?
Số kết quả nhận được là 5/5, hệ thống sẽ được thiết kế trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2008 R2 nhằm phù hợp với cấu hình các máy tính hiện tại đồng thời đây là hệ quản trị CSDL đang được công ty sử dụng hiện nay.
Hệ thống thông tin sẽ được sử dụng bởi ai ?
Theo như kết quả khảo sát, HTTT quản lí bán hàng sẽ được nhân viên bộ phận kinh doanh của công ty sử dụng, bộ phận này có trách nhiệm thực hiện tồn bộ các cơng việc cập nhật, tạo mới các phát sinh của công ty với khách hàng.
Các tác nhân sử dụng hệ thống sẽ được phân quyền một cách phù hợp,mỗi tác nhân sẽ có một số quyền nhất định trong hệ thống. Những cá nhân không được cấp quyền truy cập vào hệ thống sẽ khơng thế truy cập được, nhằm mục đích an tồn bảo mật cho hệ thống.
Theo kết quả 100% đều đưa ra rằng hệ thống sẽ được cài đặt trên môi trường Window. Tất cả các máy tính đều sử dụng hệ điều hành Windows. Hệ điều hành windows dễ dàng sử dụng và hỗ trợ nhiều ứng dụng do đó việc phân tích thiết kế các giao diện màn hình của hệ thống sẽ được em thiết kế trên giao diện Windows Form tiện cho việc cài đặt và phù hợp với cơng ty .
Lựa chọn ngơn ngữ lập trình nào để xây dựng HTTT?
Biểu đồ 2.2: Ngơn ngữ lập trình được sử dụng để xây dựng phần mềm
(Nguồn: Phiếu điều tra khảo sát hệ thống thông tin Công ty Cybersoft) Trong tổng số 5 phiếu có 20% trong tổng số nhân viên được khảo sát lựa chọn ngơn ngữ lập trình là C#, và 80% nhân viên chọn ngơn ngữ lập trình là VB.net và khơng có ai lựa chọn ngơn ngữ Java hay C++ điều này giúp em lựa chọn sử dụng ngôn ngữ VB.net cho việc thiết kế HTTT quản lí bán hàng tại Cơng ty .
Việc xử lí dữ liệu trong phần mềm sẽ được thực hiện ra sao ?
Trên kết quả phỏng vấn thu được, các cán bộ cho biết hiện tại các HTTT cũ của Công ty được xây dựng sẽ được phát triển bằng việc viết một kho các thủ tục lưu trữ có sẵn (kho dùng chung), các dữ liệu đổ vào cần được thống nhất về quy tắc lưu trữ nhất định về tên gọi cũng như phân hệ của chức năng đó, nhằm thống nhất về việc lưu trữ cũng như thuận tiện cho việc truy xuất dữ liệu.
Dữ liệu được lưu vào hệ thống sẽ được thông qua một loạt các hàm gọi và thủ tục được lập trình bằng ngơn ngữ VB.net và SQL Server 2008 R2 do các cán bộ tại công ty trực tiếp viết.
2.6.4 Đánh giá thực trạng của vấn đề xây dựng phân tích thiết kế HTTT quảnlí bán hàng tại Cơng ty Cybersoft lí bán hàng tại Cơng ty Cybersoft
Qua việc khảo sát và tìm hiểu về nghiệp vụ bán hàng cũng như thơng tin thu thập, quy trình quản lí bán hàng tại cơng ty cịn gặp tương đối nhiều khó khăn khơng chỉ về việc lưu trữ mà còn cả về an tồn bảo mật thơng tin, khi việc lưu trữ thông tin của khách hàng cũng như quy trình bán hàng phụ thuộc hồn tồn vào các cơng cụ miễn phí và tính bảo mật khơng cao.
Từ những khảo sát quy trình bán hàng cũng như qua phiếu điều tra, em đã nắm được những yêu cầu về chức năng, yêu cầu phi chức năng, giao diện cũng như các yêu cầu của môi trường phát triển hệ thống. Trên cơ sở đó, em sẽ tiến hành việc phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lí bán hàng bằng phương pháp hướng đối tượng các, CSDL được xây dựng trên hệ quản trị CSDL SQL Server 2008R2 .Ngơn ngữ lập trình VB.net và cơng cụ Devexperss được ứng dụng khá phổ biến trong lập trình hiện nay giúp cho việc thiết kế các form màn hình một cách thân thiện và dễ dàng sử dụng. VB.net cung cấp nhiều tính năng mạnh mẽ, đây cũng là ngôn ngữ mềm dẻo giúp cho em có thể xây dựng phần mềm một cách tốt nhất và phần mềm có thể chạy trên nhiều hệ điều hành khác nhau. Điều này đảm bảo cho phần mềm sau khi xây dựng sẽ được ứng dụng cao trong Công ty, đáp ứng được các yêu cầu sử dụng cho nhân viên tại cơng ty. .
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÍ BÁN HÀNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM
QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP CYBERSOFT 3.1 Định hướng phát triển của Công ty giai đoạn 2018-2020
Với xu hướng phát triển nền công nghệ 4.0 Công ty cổ phần phần mềm quản trị doanh nghiệp ngày càng phát triển và khẳng định tên tuổi, thương hiệu của mình dựa trên việc luôn cung cấp cho thị trường những sản phẩm – dịch vụ có chất lượng cao dựa trên sự kết hợp giữa công nghệ và sự hiểu biết về các nghiệp vụ kinh tế, thỏa mãn tối đa nhu cầu của khách hàng. Qua đó với “Khát vọng - Trí tuệ - Tâm huyết, Cybersoft đưa chiến lược công ty sẽ là nhà cung cấp hàng đầu phần mềm kế toán và giải pháp quản trị tổng thế doanh nghiệp(ERP).
Hiện nay, quy mô của công ty đang không ngừng được mở rộng, tập khách hàng sử dụng sản phẩm và dịch vụ của công ty ngày một tăng. Công ty đặt mục tiêu cải thiện lại chất lượng trong khâu quản lí bán hàng, q trình bán hàng giúp nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
Thời gian tới, giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp (ERP) – CYBER ENTERPRISE 9.0 sẽ được công ty tập trung xây dựng và triển khai với nhiều cải tiến mới,giúp hỗ trợ tối đa các nghiệp vụ của khách hàng.Trong đó cơng ty sẽ tập trung cho phát triển cho phân hệ phần mềm quản lí bán hàng nhằm tự động hóa một cách tối đa tồn bộ quy trình bán hàng trên hệ thống máy tính như: Từ khi tiếp cận đơn hàng cho tới khi việc thanh tốn được hồn tất. Phân hệ này sẽ giúp cho hoạt động quản lí bán hàng được hiệu quả hơn do việc giảm thiểu các thao tác xử lý thủ cơng, ngồi ra thực hiện đơn hàng nhanh chóng và đúng thời gian, giảm thiểu việc phải sửa chữa, chỉnh sửa trong công tác bán hàng.
3.2 Đặt bài toán
3.2.1 Mơ tả bài tốn
Phần mềm quản lí bán hàng cho Cơng ty Cybersoft được xây dựng trên mơ tả như sau:
Phịng kinh doanh là phịng đảm nhận nhiệm vụ bán hàng tại cơng ty, khi khách hàng muốn mua các sản phẩm của công ty, khách hàng sẽ gửi yêu cầu mua tới bộ phận kinh doanh. Bộ phận kinh doanh sẽ làm việc trực tiếp với khách hàng và nắm bắt những yêu cầu của khách hàng. Dựa trên những thông tin đã nắm bắt được, bộ phận kinh doanh sẽ trao đổi thông tin về sản phẩm cho khách hàng cũng như giá thành cho khách hàng.
Khi khách hàng đã đồng ý, bộ phận kinh doanh sẽ thực hiện lập một đơn hàng cho khách để lưu những thông tin về yêu cầu của khách hàng và lưu lại trên hệ thống.
Thông tin về đơn hàng sẽ lưu trữ gồm có: Mã đơn đặt hàng, mã hàng hóa,mã khách hàng, ngày chứng từ, ngày thanh toán, tổng số lượng, tổng tiền. Đồng thời bộ phận kinh doanh cũng sẽ cập nhật thông tin của khách hàng trên phần mềm, thông tin của khách sẽ được lưu trữ: Mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, mã số thuế, fax, emal, tên khách hàng VAT để tiện khi giao dịch với khách hàng.
Mỗi nhân viên hay ban giám đốc muốn truy cập vào hệ thống cần có tên đăng nhập và password riêng. Trong khoảng thời gian từ khi đơn hàng được lập khách hàng sẽ tiến hành thanh toán tiền theo từng đợt như thỏa thuận trong đơn hàng. Mỗi lần thanh tốn, bộ phận kinh doanh sẽ lập hóa đơn cho khách. Thơng tin lưu trữ trên hóa đơn gồm có mã hóa đơn, ngày thanh tốn, tổng số tiền, tổng số lượng, mã hàng hóa,và thời hạn thanh toán.
Theo chỉ đạo của cấp trên, hàng tuần hay hàng tháng bộ phận kinh doanh sẽ lập ra báo cáo gửi lên ban giám đốc. Qua những báo cáo – thống kê được gửi trên mà giám đốc sẽ có đánh giá về tình hình kinh doanh của cơng ty, từ đó đưa ra những mục tiêu và phương pháp điều chỉnh sao cho hiệu quả nhất.
Mục đích của việc xây dựng hệ thống nhằm đáp ứng những mục tiêu chính như sau: - Giúp nhân viên thuận lợi trong việc quản lí các thơng tin về tình hình kinh doanh của cơng ty mình: Số lương sản phẩm, số lượng bán..
- Giúp nhân viên thực hiện một cách dễ dàng và nhanh chóng tra cứu, truy xuất số liệu phục vụ cho cơng tác kiểm tra giám sát.
- Giúp cho người quản lí, nhân viên thuận tiện cho việc tra cứu các thông tin: hàng hóa, kho phục vụ nhanh chóng cho cơng tác bán hàng.
3.2.2 Xác định yêu cầu của hệ thống
Yêu cầu chức năng
Phần mềm quản lí bán hàng nhằm phục vụ cơng tác quản lí bán hàng có những chức năng như sau:
Quản lí danh mục: Chức năng quản lí danh mục có các chức năng con là quản lí danh mục khách hàng, danh mục kho, danh mục hàng hóa.
Quản lí bán: Chức năng quản lí bán được phân rã thành hai chức năng nhỏ là quản lí đơn đặt hàng và quản lí hóa đơn bán hàng.
Thống kê – Báo cáo: Chức năng báo cáo thống kê sẽ có các chức năng con là bảng kê bán hàng, bảng kê đơn đặt hàng và báo cáo tổng hợp.
Ngồi các chức năng chính, phần mềm có chức năng đăng nhập. Để có thể sử dụng được phần người sử dụng hệ thống cần phải có tài khoản đăng nhập, muốn kết thúc sử dụng phần mềm chỉ cần tắt form là có thể thốt.
- Phần mềm có thơng báo lỗi khi người dùng đăng nhập vào phần mềm mà không đúng user và password .
- Hệ thống cần có tốc độ xử lý nhanh, đáp ứng yêu cầu sử dụng của nhân viên bộ phận kinh doanh .
- Giao diện của phần mềm được thiết kế thân thiện và dễ dàng cho người sử dụng. - Cơng việc tính tốn được thực hiện một cách chính xác, khơng chấp nhận sai sót. - Sử dụng các quy tắc quy ước để lưu trữ với các mã hóa đơn bán hàng, đơn đặt hàng - Hệ thống chỉ được sử dụng với những nhân viên, người dùng có quyền truy cập của hệ thống để đảm bảo tính an tồn
Yêu cầu miền ứng dụng
- Hệ thống thơng tin quản lí bán hàng sẽ được phân tích thiết kế bằng phương pháp hướng đối tượng, ngơn ngữ lập trình được sử dụng là VB.net, các giao diện thiết kế được hỗ trợ sử dụng bởi Devexperss và sử dụng hệ quản trị CSDL SQL server 2008 R2. Phần mềm được cài đặt trên máy tính hệ điều hành Windows XP trở lên.
3.3 Phân tích bài toán
3.3.1 Biểu đồ Usecase tổng quát
3.3.2 Biểu đồ usecase chi tiết
Biểu đồ usecase chi tiết chức năng quản lí danh mục
Hình 3.2 :Biểu đồ usecase chi tiết quản lí danh mục
Kịch bản Usecase “ Quản lí danh mục khách hàng”
Tên use case Use case “Quản lí danh mục khách hàng” Tác nhân Nhân viên kinh doanh
Mức 3
Điều kiện bắt buộc Nhân viên đăng nhập thành công vào hệ thống. Điều kiện kết thúc Cập nhật thành công thông tin danh mục khách hàng
Các mối quan hệ
Extend:
Chức năng quản lí danh mục khách hàng được phân rã thành các chức năng nhỏ:
+ Tạo mới khách hàng. + Sửa thơng tin khách hàng. + Xóa khách hàng.
+ Tìm kiếm khách hàng. Include:
Để thực hiện thao tác sửa hay xóa khách hàng hàng bắt buộc phải thực hiện cơng việc tìm kiếm để xem chi tiết .
Sự kiện chính
1. Nhân viên đăng nhập vào hệ thống, chọn “Quản lí danh mục” và chọn “Quản lí danh mục khách hàng”
2. Phần mềm hiểm thị giao diện màn hình quản lí danh mục 3. Nhân viên chọn chức năng tạo mới danh mục khách hàng (hoặc sửa, xóa, tìm kiếm ).
4. Nhân viên thực hiện thêm thơng tin của khách hàng vào form màn hình cơng việc và nhấn lưu.
4. Hệ thống cập nhật thông tin mới lưu vào cơ sở dữ liệu. 5. Quá trình thao tác kết thúc.
Sự kiện phụ
1. Form đăng nhập hiện lên, phần mềm yêu cầu nhập username và password.
2. -Phần mềm thông báo lỗi nếu không đúng user_name, password
3. Phần mềm thông báo nếu không nhập đủ thông tin vào form “Danh mục khách hàng”