CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN
2.2. Phân tích đánh giá thực trạng HTTT quản lý nhân sự tại công ty CP vật tư
thiết bị xây dựng Việt Nam.
2.2.1. Thực trạng HTTT quản lý nhân sự tại công ty CP vật tư thiết bị xây dựng Việt Nam Việt Nam
Tình hình phát triển nhân sự qua các năm
(Nguồn: phịng hành chính tổ chức)
Năm 2013 2014 2015
Nhân viên văn phòng 5 9 12
Kỹ sư điện nước tự động hóa 6 12 15
Kỹ sư xây dựng 4 6 7
Công nhân kỹ thuật lành nghề 38 50 60
Tổng cộng 53 77 94
Bảng2.2: Nhân sự công ty năm 2013 đến 2015
Nhận xét: nguồn nhân sự của công ty tăng liên tục từ năm 2013 đến năm 2015. Năm 2013- 2014 tăng 24 người
Năm 2014- 2015 tăng 17 người
Phòng tổ chức cán bộ lao động nhiệm vụ:
-Tuyển lao động mới cho cơng ty khi có nhu cầu từ các phòng ban, các bộ phận…
-Quản lý, lưu trữ thông tin của tất cả cán bộ, công nhân viên trong công ty.
-Sắp xếp, phân công lao động, chấm công, xét hệ số lương, quản lý diễn biến lương.
-Theo dõi và quản lý q trình cơng tác của lao động.
-Chịu trách nhiệm về việc đảm bảo lợi ích cho người lao động: Đóng BHXH, giải quyết các chính sách
-Thống kê, báo cáo về tình hình nhân sự và quá trình công tác của cán bộ công nhân viên trong công ty với Ban lãnh đạo
Quy trình quản lý nhân sự tại Cơng ty
Hiện nay, Công ty CP vật tư thiết bị xây dựng Việt Nam đang quản lý nhân sự theo quy trình sau: Sau khi trải qua các hình thức phỏng vấn cũng như tiến hành
làm việc tại công ty nhân viên sẽ được ký hợp đồng thử việc (tối đa 3 tháng). Trong thời gian thử việc, cơng ty có thể từ chối tuyển dụng với bất kỳ lý do nào, nhân viên sẽ không được nhận bất kỳ khoản trợ cấp nào của công ty như nghỉ mát, bảo hiểm,... và sẽ có hệ số lương là 0.8. Sau 3 tháng thử việc, nếu nhân viên mới hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao, nhân viên sẽ được ký hộp đồng lao động chính thức (tối đa 3 năm)
Hiện nay theo khảo sát thì các cơng việc quản lý nhân sự của cơng ty vẫn chưa có phần mềm chuyên dụng , việc quản lý vẫn ở dạng tin học hóa cục bộ và chưa thống nhất: theo dõi và cập nhật hệ số đánh giá năng suất lao động cho cán bộ nhân viên vẫn chỉ thực hiện thủ cơng trên giấy, chưa hình thành rõ ràng một hệ thống quản lý nhân sự. Sau đó hàng tháng nhân viên phịng tổ chức cán bộ lao động mới cập nhật vào Excel; việc tính lương thực hiện trên bảng tính của chương trình Excel; nhân viên phịng tổ chức cán bộ lao động gặp rất nhiều khó khăn để có thể xuất báo cáo về tình trạng học vấn, bằng cấp, báo cáo về q trình cơng tác của nhân viên theo yêu cầu của Ban giám đốc nếu được yêu cầu.
2.2.2. Đánh giá thực trạng HTTT quản lý nhân sự tại công ty CP vật tưthiết bị xây dựng Việt Nam thiết bị xây dựng Việt Nam
Những thuận lợi của q trình quản lý nhân sự ở Cơng ty
Hạ tầng kỹ thuật CNTT trong cơng ty có mức độ triển khai và hiệu quả sử dụng tốt, giúp cho quá trình sản xuất kinh doanh, cung cấp sản phẩm dịch vụ của công ty một cách hiệu quả và nhanh chóng. Cơng ty đã tạo ra mơi trường làm việc tốt nhất cho nhân viên của mình, tạo mơi trường kinh doanh hiệu quả tăng năng suất lao động của doanh nghiệp.
Quá trình ứng dụng CNTT trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tiến hành rất tốt. Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, trẻ, ham học hỏi và dễ dàng thích ứng với những sự thay đổi như khi Công ty triển khai một ứng dụng hệ thống mới (HTTT quản lý nhân sự), đội ngũ nhân viên trẻ trong công ty với tâm lý hướng ngoại sẽ dễ dàng thay đổi tâm lý thói quen làm việc thủ cơng quen thuộc như trì trệ và chậm chạp để chuyển sang những ứng dụng CNTT thay thế, dễ dàng tiếp cận, áp dụng cơng nghệ máy móc kỹ thuật trong hoạt động của mình. Cơng ty cịn tạo điều kiện cho nhân viên tham gia các khóa học nâng cao trình độ của bản thân,
ngày càng tiếp cận hơn với kỹ thuật hiện đại phục vụ cho hoạt động kinh doanh của Cơng ty
Khó khăn
Hiện tại, mọi TT, hồ sơ nhân viên và sổ BHXH được lưu trữ trên giấy tờ và được thực hiện bằng tay dù cán bộ tổ chức có cố gắng và cải tiến phương pháp làm việc đến đâu đi chăng nữa thì vẫn tồn tại những vấn đề sau:
- Việc quản lý, tìm kiếm thực hiên bằng thao tác thủ công quá nhiều gây khó khăn cho việc thống kê, quản lý, tham mưu đề xuất, các báo cáo định kỳ và các báo cáo đột xuất của Ban lãnh đạo.
-Phương pháp xử lý không chặt chẽ nên việc thêm bớt hay chỉnh sửa rất khó khăn vì khi thay đổi cần phải hủy bỏ tồn bộ hồ sơ có liên quan và hồ sơ mới phải có quyết định của giám đốc.
- Khi nhập hồ sơ nhân viên với một số lượng lớn sẽ bị ùn tắc và sẽ bị sai lệch, phải sử dụng nguồn nhân lực lớn không đáp ứng được yêu cầu liên tục.
- Cơ cấu tổ chức bất hợp lý, khi đã nhập xong hồ sơ nhân viên quá trình thanh toán tiền lương và các quản lý khác rất mất thời gian, phải qua nhiều phòng ban.
- Thiếu phương tiện xử lý TT nên việc lưu trữ TT nhân viên rất phức tạp phải sử dụng rất nhiều loại giấy tờ sổ sách cồng kềnh, nơi lưu trữ khơng được thuận tiện, tồn bộ sổ hồ sơ này được lưu trữ ở phòng nghiệp vụ.
Giải pháp khắc phục
Trong giai đoạn hiện nay, số lượng nhân viên của công ty ngày càng tăng, do vậy yêu cầu đặt ra phải tiến hành quản lý nhân viên của Công ty chuyên nghiệp hơn dựa trên nền tảng khoa học công nghệ của xã hội phù hợp cho việc quản lý, đó là phần mền tin học giúp cho việc cập nhật, tìm kiếm, thống kê, báo cáo được quản lí trên một giao diện thống nhất, đáp ứng được các yêu cầu công tác nghiệp vụ một cách nhanh gọn, đầy đủ và chính xác, tiện lợi cho người sử dụng. Vì vậy, việc phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý nhân sự ở công ty để nâng cao vấn đề nắm bắt con người, tổ chức, nhân viên của công ty là vô cùng cần thiết.
CHƯƠNG 3 : PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ THEO PHƯƠNG PHÁP HƯỚNG CHỨC NĂNG TẠI CÔNG TY VẬT TƯ THIẾT BỊ
XÂY DỰNG VIỆT NAM. 3.1. BÀI TỐN.
3.1.1. Phát biểu bài tốn.
Bài tốn mơ tả nghiệp vụ quản lý nhân sự của Công ty CP Vật tư Thiết bị Xây dựng Việt Nam như sau:
Sau khi trúng tuyển, nhân viên sẽ khai báo thơng tin cho phịng tổ chức cán bộ lao động, bộ phận này sẽ thực hiện nhập các thơng tin về nhân viên. Khi có nhân viên thơi việc thì sẽ xóa thơng tin của nhân viên đó. Hàng tháng họ phải xem xét có thay đổi thơng tin gì về các nhân viên hay khơng, nếu có thì cập nhật vào hệ thống. Ngồi ra khi phát hiện các sai sót về thơng tin các nhân viên, bộ phận quản lý nhân sự thực hiện sửa chữa. Thông tin nhân viên bao gồm: mã nhân viên, họ tên nhân viên, địa chỉ, số CMT,... Những thông tin này đều được lưu vào hồ sơ.
Để quản lý lương, phòng tổ chức cán bộ lao động sẽ tạo bảng chấm công để thực hiện chấm công theo ngày cho nhân viên. Cuối tháng, bộ phận này dựa vào số ngày cơng để tính lương, sau đó thống kê thành bảng lương sau đó gửi cho phịng kế tốn phát lương.
Cuối tháng, phòng tổ chức cán bộ lao động làm báo cáo thống kê về tình hình nhân viên trong cơng ty, báo cáo thống kê về lương rồi gửi cho Ban giám đốc.
Hệ thống cũng cho phép tìm kiếm thơng tin về nhân viên. Tùy theo yêu cầu của Ban Giám đốc hoặc nhân viên, phòng tổ chức cán bộ lao động sẽ thực hiện tìm kiếm theo mã nhân viên, theo tên, theo phịng ban hoặc theo lương.
Thơng tin về nhân viên gồm có: Mã NV, họ tên, địa chỉ, điện thoại…
Bảng chấm cơng gồm có: số bảng (ký hiệu bằng mã nhân viên-thời gian chấm. VD: NV có mã NV308, bảng chấm cơng cho tháng 04 năm 2017 thì số bảng sẽ là: NV308-042017), mã nhân viên, họ tên NV, số ngày nghỉ, số ngày làm thêm. Số ngày cơng sẽ tính bằng: số ngày trong tháng – số ngày nghỉ + số ngày làm thêm.
Bảng lương gồm có: Mã NV, họ tên, tổng lương. Tổng lương tính theo cơng thức:
3.1.2. Các u cầu của hệ thống .
Chương trình này xây dựng nhằm mục đích tổ chức quản lý nhân sự, quản lý hồ sơ nhân sự, quản lý việc tính và chi trả lương cho nhân viên, quản lý việc tuyển dụng nhân viên cho công ty, quản lý luân chuyển công tác, chế độ phụ cấp, khen thưởng, kỷ luật cho nhân viên cơng ty. Vì vậy chương trình phải đáp ứng các yêu cầu sau:
3.1.2.1. Yêu cầu phi chức năng.
Về mặt hệ thống:
Hệ thống phải được thiết kế mềm dẻo, thông minh để thuận tiện cho các cải tiến, nâng cấp sau này.
Cần có những thơng báo cần thiết trong q trình làm việc để người sử dụng biết mình đang thao tác gì, trạng thái của hệ thống ra sao. Chương trình phải có những tính năng tra cứu cần thiết để cung cấp thêm các thơng tin cho người sử dụng một cách nhanh chóng.
Về tính an tồn - bảo mật thơng tin:
Mỗi người sử dụng đều có một Username, gọi là tên người dùng và password (mật khẩu) để tránh truy nhập trái phép.
Mỗi người sử dụng trong hệ thống cần được phép truy cập đến các chức năng và thông tin cần thiết liên quan đến nhiệm vụ và trách nhiệm của mình, đồng thời không được truy cập đến các chức năng và nằm ngồi phạm vị trách nhiệm của mình. Việc phân quyền làm việc do quản trị hệ thống đảm nhận.
Tất cả các thông tin được lưu trữ trên 5 năm. Không mất mát thơng tin, khơng có sự nhầm lẫn sai lệch, thơng tin chính xác và đựơc lưu trữ rõ ràng khơng dư thừa thông tin.
Về mặt giao diện:
- Giao diện phải đẹp, gây thiện cảm cho người sử dụng và thuận tiện cho các thao tác nhập liệu vào.
- Kiểm tra các bước nhập một cách chặt chẽ nhằm tránh tối thiểu việc sai sót ngồi ý muốn.
- Tự động điền những tham số cần thiết.
- Giảm thiểu những sai sót khơng đáng có (tự động chuyển sang phần khác khi nhập xong một phần).
Về mặt truy cập thông tin
- Khả năng truy cập các thông tin linh hoạt hơn. - Đảm bảo truy cập thơng tin nhanh chóng, an tồn. Về mặt in ấn
- Tận dụng khả năng in ấn trong Windows với nhiều loại máy in, font chữ. - Có khả năng xem trước khi in ấn (Preview).
3.1.3. Các nhóm chức năng của hệ thống.
Chức năng của hệ thống có thể chia làm các nhóm chức năng chính như sau: Quản lý hồ sơ
Chức năng này bao gồm các chức năng nhỏ như: thêm hồ sơ nhân viên, sửa thông tin nhân viên, xóa hồ sơ nhân viên. Chức năng này cho phép người dùng có thể thêm mới, sửa, xóa hồ sơ của nhân viên.
Quản lý lương:
- Nhập bảng chấm công: Hệ thống có chức năng cập nhật ngày cơng, ca làm việc của từng nhân viên để cuối tháng căn cứ vào đó tính lương và thưởng, phạt cho từng nhân viên.
- Cập nhật các yếu tố của lương: Căn cứ vào bảng chấm công, cũng như hệ số lương, hệ số phụ cấp, BHXH, BHYT, BHTN, hệ số thưởng, phạt,…
- Tính lương: Dựa vào các yếu tố của lương sẽ tính in ra bảng lương cho nhân viên
Tìm kiếm:
- Hỗ trợ cho người sử dụng tra cứu theo mã nhân viên, theo phòng ban hoặc theo lương.
Thống kê báo cáo
Thống kê báo cáo: Là công việc thường niên của bất cứ doanh nghiệp nào, và trong HTTT quản lý nhân sự người ta cũng thống kê báo cáo theo:
- Báo cáo thông tin nhân sự bao gồm báo cáo thông tin về hồ sơ, về hợp đồng lao động, quá trình khen thưởng kỷ luật, q trình cơng tác, đào tạo của nhân viên.
- Báo cáo thông tin lương theo từng phịng ban và báo cáo thơng tin lương chi tiết của nhân viên cơng ty.
3.2. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG.
3.2.1. Phân tích chức năng.
Sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống
Từ quá trình khảo sát hệ thống trên ta đi phân tích hệ thống quản lý nhân sự gồm có bốn chức năng chính là:
- Quản lý hồ sơ:
- Quản lý lương
- Tìm kiếm
- Báo cáo
Sơ đồ phân cấp chức năng:
Sơ đồ ngữ cảnh
Sơ đồ 3.2. sơ đồ phân cấp chức năng
Sơ đồ mức đỉnh
Sơ đồ 3.4. sơ đồ chức năng quản lý hồ sơ
Sơ đồ chức năng quản lý lương
Sơ đồ 3.5. sơ đồ chức năng quản lý lương
Sơ đồ 3.6. sơ đồ chức năng tìm kiếm
Sơ đồ chức năng báo cáo
Sơ đồ 3.7. sơ đồ chức năng báo cáo 3.2.2. Phân tích dữ liệu.
Xác định các thực thể:
NHANVIEN( MaNV, HoTen, NgaySinh, GioiTinh, Diachi, SoDT,
SoCMTND, TrinhDo, NgayVaoLam, LuongCoBan, MaCV, MaPB)
BANGLUONG( MaBL, MaNV, HeSoL, LuongCoBan, PCCV, BaoHiem,
TongLuong)
PHONGBAN( MaPB, TenPB, Vitri, SoDT) CHUCVU( MaCV, TenCV, HeSo-PCCV)
Từ các thực thể đã xác định được ta có dạng của mơ hình thực thể liên kết như sau:
Sơ đồ 3.8. Mơ hình thực thể liên kết
3.3. THIẾT KẾ HỆ THỐNG.
3.3.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu.
Mơ hình quan hệ:
NHANVIEN(MaNV, MaPB, MaCV, HoTen, TrinhDo, NgaySinh, DiaChi,
Diachi, SoDT, SoCMTND, NgayVaoLam, LuongCoBan, ChucVu)
PHONGBAN( MaPB, TenPB, Vitri, SoDT)
CHUCVU( MaCV, MaNV, TenCV, HeSo-PhuCapCV)
BANGLUONG( MaBL, MaNV, HeSoL, LuongCoBan, PhuCap, BaoHiem,
TongLuong)
BANGCHAMCONG( MaBCC, MaNV, Thang, NgayLam, LamThem,
Mơ hình quan hệ
Hình 3.1: Mơ hình quan hệ
Xây dựng Cơ sở dữ liệu:
Bảng: PHONGBAN (lưu trữ tồn bộ TT chung về phịng ban có trong cơng ty)
Bảng 3.1: Bảng phòng ban nhân viên
Tên trường Định kiểu Độ rộng Giải thích
MaPB Text 8 Mã phịng ban
TenPB Text 20 Tên phịng ban
ViTri Text 50 Vị trí
Bảng NHANVIEN (thông tin cơ bản của nhân viên)
Bảng 3.2: Bảng nhân viên
Tên trường Định kiểu Độ rộng Giải thích
MaNV Text 8 Mã nhân viên
MaPB Text 8 Mã phòng ban
MaCV Text 8 Mã chức vụ
HoTen Text 20 Họ tên
TrinhDo Text 8 Trình độ
NgayVaoLam Date 20 Ngày vào làm
LuongCoBan Double Lương cơ bản
GioiTinh Text 5 Giới tính
DiaChi Text 50 Địa chỉ
NgaySinh Date 20 Ngày, tháng, năm sinh
SoDT Text 20 Số điện thoại
SoCMTND Text 20 Số chứng minh thư nhân dân
Bảng: BANGLUONG( Lưu thông tin về bảng lương)
Bảng 3.3: Bảng lương nhân viên
Tên DL Kiểu DL Độ dài Mô tả
Ma
BL Text 8 Mã bảng lương
MaNV Text 8 Mã nhân viên
Thang Text 8 Tháng
HeSoL Double Hệ số lương
LuongCoBan Double Lương cơ bản
PCCV Double Phụ cấp chức vụ
Baohiem Double Bảo hiểm
Bảng CHUCVU(: lưu trữ tồn bộ thơng tin chung về chức vụ trong công ty)
Bảng 3.4: Bảng chức vụ nhân viên
Tên trường Định kiểu Độ rộng Giải thích
MaCV Text 8 Mã chức vụ
MaNV Text 8 Mã nhân viên
TenCV Text 20 Tên chức vụ
HeSo-PCCV Double 20 Hệ số phụ cấp chức vụ
Bảng: BANGCHAMCONG(Lưu thông tin về bảng chấm công)
Bảng 3.5: Bảng chấm công
Tên DL Kiểu DL Độ dài Mô tả
Ma
BCC Text 10 Mã bảng chấm công
MaNV Text 10 Mã nhân viên
Thang Text 8 Tháng
Ngaylam Number – integer 3 Ngày làm
Lamthem Number – integer 3 Làm thêm
NghiCoPhep Number – integer 3 Nghỉ có phép NghiKhongPhep Number – integer 3 Nghỉ không phép
3.3.2. Thiết kế giao diện.
Thiết kế giao diện cho phần mềm quản lý nhân sự phải thoả mãn điều kiện giao diện thân thiện, đẹp mắt, dễ sử dụng và cung cấp đủ thông tin để người sử dụng dễ dàng quản lý nhân viên. Phần mềm quản lý nhân sự gồm có một số các giao diện chính sau