3.2.2. Biểu đồ Use Case
- Xác định các tác nhân; các UC và đặc tả vắn tắt
Tác nhân Ca sử dụng Mô tả
Nhân viên nhân sự Quản lý hồ sơ nhân viên Nhân viên nhân sự có thể thêm, sửa, xóa thơng tin nhân viên trong hồ sơ nhân viên khi cần thiết.
Quản lý HĐLĐ Nhân viên nhân sự có thể thêm, sửa, xóa các thơng tin liên quan đến vấn đề tuyển dụng, HĐLĐ, hồ sơ người lao động tham gia tuyển dụng.
Quản lý đào tạo Nhân viên nhân sự có thể thêm, sửa, xóa các thơng tin liên quan đến vấn đề đào tạo.
Cập nhật bảng công Nhân viên nhân sự cập nhật bảng công của từng nhân viên theo các phòng ban vào hệ thống; thêm, sửa, xóa thơng tin khi cần thiết.
Cập nhật bảng lương Nhân viên nhân sự cập nhật bảng lương của từng nhân viên theo tưng phịng ban vào trong hệ thống; thêm, sửa, xóa thơng tin khi cần thiết.
Báo cáo, thống kê Lập thống kê và báo cáo các thông tin liên quan đến nhân sự cho Ban lãnh đạo.
Nhân viên kế tốn Quản lý tính cơng Nhân viên kế tốn sẽ tính cơng của nhân viên để cập nhật lên bảng cơng.
Quản lý tính lương Nhân viên kế tốn tính lương cho nhân viên dựa trên bảng công và các quy định về lương, thưởng, phạt,.. để cập nhật lên bảng lương.
Báo cáo, thống kê Lập thống kê, báo các các thông tin liên quan đến công và lương của nhân viên cho Ban lãnh đạo.
Nhân viên Xem hồ sơ nhân viên Nhân viên trong cơng ty có thể đăng nhập vào hệ thống và xem các thơng tin cá nhân của mình có trong hồ sơ nhân viên.
Xem thơng tin công và lương
Nhân viên trong cơng ty có thể đăng nhập vào hệ thống để xem bảng lương và bảng cơng của mình.
Ban lãnh đạo Xem báo cáo nhân sự Xem báo cáo và tra cứu về thông tin nhân sự.
Xem báo cáo lương Xem báo cáo và tra cứu thơng tin về lương của nhân viên.
Hình 3.2. Mơ hình Use Case tổng quát
Biểu đồ Use Case tổng quat được mơ hình hoa cụ thể như hình 2.2. Nhân viên nhân sự và nhân viên kế toán đăng nhập vào hệ thống quản lý, để thực hiện quản lý hồ sơ nhân viên, quản lý tuyển dụng, quản lý đào tạo, quản lý lương và báo cáo thống kê. Còn đối với nhân viên và Ban lãnh đạo của công ty đăng nhập vào hệ thống để có thể tìm kiếm thơng tin nhân viên, thơng tin về công, lương, hoặc thông tin tuyển dụng, đào tạo của công ty, cũng như các báo cáo thống kê.
a. Các biểu đồ Use Case phân rã
b. Kịch bản của từng Use Case
Bảng 3.2. Kịch bản cho Use Case “ Đăng nhập”
Tên usecase Usecase “Đăng nhập” Tác nhân
chính
Nhân viên kế tốn, nhân viên quản lý nhân sự, ban lãnh đạo Điều kiện
vào
Tài khoản và mật khẩu của người dùng
Điều kiện ra Thực hiện thành công các chức năng và đưa ra kết quả tùy vào mục đích đăng nhập của từng tác nhân
Sự kiện chính
-Các tác nhân truy cập vào hệ thống quản lý nhân sự của công ty -Hệ thống hiển thị giao diện đăng nhập quản lý nhân sự
-Các tác nhân nhập thông tin tài khoản(tên đăng nhập và mật khẩu) của mình và ấn nút đăng nhập
-Hệ thống kiểm tra thông tin tài khoản mà các tác nhân nhập vào và thông báo đã đăng nhập thành công
Sự kiện phụ Hệ thống đưa ra lỗi khi nhập thông tin tài khoản sai, nếu muốn tiếp tục thì các tác nhân có thể chọn nút qn mật khẩu, thay mật khẩu hoặc tạo mới, trường hợp nếu khơng muốn tiếp tục thì chọn nút thốt để thoát khỏi hệ thống.
Bảng 3.3. Kịch bản cho Use Case “ Thêm thông tin HSNV”
Tên usecase Usecase “Thêm thông tin hồ sơ NV” Tác nhân
chính
Nhân Viên quản lý nhân sự Điều kiện
vào
Nhân viên quản lý nhân sự đăng nhập vào hệ thống thành công Điều kiện ra Hồ sơ mới của nhân viên được thêm và lưu vào hệ thống
Sự kiện chính
-Từ form quản lý thơng tin HSNV, nhân viên quản lý nhân sự chọn chức năng thêm thông tin hồ sơ NV
- Hệ thống hiển thị form thêm thông tin hồ sơ NV và yêu cầu nhân viên quản lý nhân sự nhập thông tin hồ sơ nhân viên mới
- Nhân viên quản lý nhân sự nhập thông tin hồ sơ nhân viên mới - Hệ thống kiểm tra thông tin hồ sơ nhân viên và xác nhận thông tin hợp lệ
- Thông tin hồ sơ nhân viên mới được cập nhật đầy đủ và lưu vào cơ sở dữ liệu
Sự kiện phụ Hệ thống đưa ra thông báo lỗi nếu nhân viên quản lý nhân sự nhập sai thông tin.
Bảng 3.4. Kịch bản cho Use Case “Sửa thông tin HSNV’
Tên usecase Usecase “Sửa thơng tin hồ sơ NV” Tác nhân
chính
Nhân viên quản lý nhân sự
Điều kiện vào Nhân viên quản lý nhân sự đăng nhập vào hệ thống thành công Điều kiện ra Hồ sơ sau khi sửa của nhân viên được lưu vào hệ thống
Sự kiện chính - Nhân viên quản lý nhân sự chọn form quản lý thông tin hồ sơ NV trên hệ thống
- Hệ thống hiển thị form quản lý thông tin hồ sơ NV
- Nhân viên quản lý nhân sự chọn chức năng sửa thông tin hồ sơ NV - Hệ thống hiển thị form sửa thông tin hồ sơ NV và yêu cầu nhân viên quản lý nhân sự sửa thông tin hồ sơ nhân viên
- Nhân viên quản lý nhân sự sửa thông tin hồ sơ nhân viên
- Hệ thống kiểm tra thông tin hồ sơ nhân viên và xác nhận thông tin hợp lệ
- Thông tin hồ sơ nhân viên sau khi sửa được lưu vào cơ sở dữ liệu Sự kiện phụ Hệ thống đưa ra thông báo lỗi nếu nhân viên quản lý nhân sự thay
Bảng 3.5. Kịch bản cho Use Case “Xóa thơng tin HSNV’
Tên usecase Usecase “Xóa thơng tin hồ sơ NV” Tác nhân
chính
Nhân viên quản lý nhân sự
Điều kiện vào Nhân viên quản lý nhân sự đăng nhập vào hệ thống thành cơng Điều kiện ra Hồ sơ sau khi xóa của nhân viên đã mất khỏi hệ thống
Sự kiện chính - Nhân viên quản lý nhân sự chọn form quản lý thông tin hồ sơ NV trên hệ thống
- Hệ thống hiển thị form quản lý thông tin hồ sơ NV
- Nhân viên quản lý nhân sự chọn chức năng xóa thơng tin hồ sơ NV
- Hệ thống hiển thị form xóa thơng tin hồ sơ NV và yêu cầu nhân viên quản lý nhân sự xóa thơng tin hồ sơ nhân viên
- Nhân viên quản ly thông tin hồ sơ nhân viên
- Hệ thống kiểm tra thông tin hồ sơ nhân viên cần xóa và xác nhận thơng tin hợp lệ
- Thơng tin hồ sơ nhân viên sau khi xóa đã mất khỏi hệ thống Sự kiện phụ Nếu nhân viên xóa khơng đúng thơng tin nhân viên thì hệ thống
đưa ra thông báo lỗi
Bảng 3.5. Kịch bản cho Use Case “Tìm kiếm thơng tin HSNV”
Tên usecase Usecase “Tìm kiếm thơng tin hồ sơ nhân viên”
Tác nhân
chính
Nhân viên, ban lãnh đạo, nhân viên quản lý nhân sự
Điều kiện vào Nhân viên ban lãnh đạo, nhân viên quản lý nhân sự đăng nhập thành công
Điều kiện ra Bảng thông tin hồ sơ nhân viên của nhân viên được hiển thị
Sự kiện chính -Từ form quản lý thơng tin HSNV, nhân viên quản lý nhân sự chọn chức năng tìm kiếm hồ sơ NV
- Hệ thống hiển thị form thêm tìm kiếm và yêu cầu nhân viên nhập thơng tin cần tìm kiếm
- Hệ thống sẽ kiểm tra thơng tin người tìm kiếm vừa nhập - Hiển thị ra đầy đủ hồ sơ nhân viện vừa tìm kiếm
tin
3.2.3. Biểu đồ lớp
3.2.4. Biểu đồ trạng thái
Biểu đồ trạng thái biểu diễn các trạng thái và sự dịch chuyển trạng thái của các lớp.
Hình 3.9. Biểu đồ trạng thái lớp HOSONHANVIEN
Hình 3.11. Biểu đồ trạng thái lớp PHONGBAN
Hình 3.12. biểu đồ trạng thái lớp BANGLUONG
3.2. Biểu đồ hoạt động
Biểu đồ hoạt động miêu tả các bước thực hiện, các hành động, các nút quyết định và điều kiện rẽ nhánh để điều khiển luồng thực hiện của hệ thống. Các hoạt động chính của hệ thống quản lý nhân sự liên quan đến các chức năng chính như Quản ulý HSNV, Quản lý lương, Quản lý tuyển dụng, Quản lý đào tạo đều có các hoạt động như Thêm, Sửa, Xóa, Tìm kiếm thơng tin.
Hình 3.13. Biểu đồ hoạt động Đăng nhập
Hình 3.14. Biểu đồ hoạt động Tìm kiếm
Hình 3.16. Biểu đồ hoạt động Sửa thơng tin
Hình 3.17. Biểu đồ hoạt động Xóa thơng tin
3.3. Biểu đồ tuần tự
Biểu đồ tuần tự xác định các trình tự diễn ra các sự kiện của một nhóm đối tượng nào đó.
s
H19
4. Thiết kế giao diện
Khi mở ứng dụng, hệ thống quản lý nhân sự tại công ty sẽ yêu cầu người dùng đăng nhập vào để sử dụng hệ thống.
Hình 3.22. Giao diện Đăng nhập
Để có thể đăng nhập vào hệ thống, mỗi tài khoản đăng nhập sẽ có một mật khảu đăng nhập riêng. Sẽ có hai loại tài khoản, tài khoản của Admin, và tài khoản của nhân viên với hai giao diện khác nhau.
Hình 3.23. Giao diện chức năng của nhân viên
Nhân viên nhân sự, nhân viên kế tốn, hay Ban lãnh đạo có thể lựa chọn chức năng phù hợp với nhu cầu quản lý của mình nhất.
Hình 3.24. Giao diện Quản lý hồ sơ nhân viên
Nhân viên nhân sự cần nhập đủ thông tin của nhân viên theo các yêu cầu trên. Khi muốn thêm thông tin: nhập đủ thông tin đã yêu cầu, nếu nhập thiếu hệ thống sẽ không lưu lại mà yêu cầu nhập lại thông tin cho đầy đủ.
Khi muốn sửa thông tin, kick vào ô thông tin cần thay đổi, thay đổi thơng tin của ơ đó, sau đó kich vào nút Sửa.
Khi muốn xóa thơng tin, chọn thơng tin cần xóa và xóa thơng tin nhân viên ra khỏi hệ thống.
Khi không muốn dùng đến hệ thống hoặc sau khi dùng xong, chọn nút Thoát để ra khỏi hệ thống.
Hình 3.26. Giao diện Tra cứu bảng lương, bảng cơng
Nhân viên có thể chọn tra cứu lương hoặc bảng cơng bằng cách kick vào ơ mình chọn. Nhân viên trong cơng ty sẽ chỉ xem được thông tin bảng lương và bảng cơng của mình mà khơng thể tự ý sửa thơng tin trên hệ thống.
Sẽ có một giao diện khác cho nhân viên kế toán khi làm việc và xử lý bảng lương bảng công trực tiếp trên hệ thống.
5. Đề xuất và kiến nghị
5.2. Đánh giá khả năng ứng dụng của hệ thống
HTTT quản lý nhân sự được phân tích thiết kế theo quy trình phân tishc thiết kế hướng đối tượng với UML, về cơ bản đã đáp ứng được các mục tiêu đã đề xuất ra.
HTTT quản lý nhân sự dựa trên sự tìm hiểu, phân tích, đánh giá thực trạng và nhu cầu của công ty đối với hệ thống quản lý nhân sự, vì vậy hệ thống đã phần nào giải quyết được nhu cầu của nhân viên và công ty.
Tuy nhiên, hệ thống vẫn chưa phản ánh được toàn bộ các nghiệp vụ phát sinh thực tế trong việc quản lý nhân sự tại cơng ty. Chưa có một hệ thống cơ sở dữ liệu quản lý rõ ràng. Cần bổ sung thêm các nghiệp vụ và cơ sở dữ liệu để HTTT quản lý hồn thiện hơn nữa, tối ưu hóa chức năng của hệ thống, đáp ứng đầy đủ nhu cầu sử dụng hệ thống của nhân viên và ban lãnh đạo tồn cơng ty, phục vụ triệt để cho công tác quản lý nhân sự nói riêng và quản lý cả cơng ty nói chung.
5.3. Một số kiến nghị và đề xuất
Cơng ty TNHH Bảo Hồng đang và sẽ mở rộng đẩy mạnh phát triển quy mơ kinh doanh của mình. Từ đó có thể thấy tỷ lệ nhân sự tại công ty sẽ ngày càng tăng và tăng rất nhanh. Để cơng ty có thể hồn thành tốt định hướng kinh doanh mình đặt ra cũng như quản lý cơng ty một cách hiệu quả, Cơng ty cần tiến hành phân tích và thiết kế hệ thống thơng tin quản lý nhân sự một cách nhanh chóng và hiệu quả. Một số định hướng phát triển hệ thống quản lý nhân sự tại công ty:
- Thành lập một phòng kĩ thuật của cơng ty, chun về phân tích thiết kế các phần mềm, đặc biệt là có một nhóm chun về phân tích và thiết kế phần mềm quản lý nhân sự trong cơng ty. Phịng kỹ thuật bao gồm đội ngũ nhân viên có kiến thức chun mơn về công nghệ thông tin cao cũng như được đào tạo một cách bài bản có quy trình và hệ thóng, đặc biệt nhóm về phân tích và thiết kế phần mềm quản lý nhân sự tại công ty phải hiểu rõ được cơ cấu tổ chức của công ty cũng như quy trình quản lý nhân sự tại cơng ty. Gia tăng khả năng tương tác giữa đội ngũ phân tích và đội ngũ lập trình.
- Đào tạo nhân viên tồn cơng ty sử dụng một cách hiệu quả phần mềm quản lý nhân sự tại cơng ty để nhân viên có thể sử dụng một cách hiệu quả tối ưu phần mềm.
- Cơng ty có thể cử nhân viên cùng với tơi tiếp tục hồn thiện hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty dựa trên hướng đã được phân tích và thiết kế với các chức năng đã phân tích và có thể phát triển thêm các chức năng mới tùy theo yêu cầu phát triển của Công ty trong tương lai. Hệ thống được xây dựng cho phép các chức năng hoạt động độc lập với nhau, nên khi có sự thay đổi hay có nhu cầu thêm bớt chức năng khơng cần thiết phải xây dựng lại hệ thống. Hệ thống thông tin khi xây dựng thành công sẽ cải thiện được các thao tác bằng tay trên giấy tờ, sổ sách. Hệ thống mới phát triển nhằm giảm bớt số lượng nhân sự tham gia vào bộ phận quản lý.
KẾT LUẬN
Quản lý nhân sự tại công ty là một lĩnh vực đang được rất nhiều tổ chức và doanh nghiệp quan tâm vì đó là yếu tố quyết định sự thành công của một tổ chức hoặc một doanh nghiệp. Đặc biêt trong bối cảnh tồn cầu hóa hiện nay thì việc các tổ chức doanh nghiệp phát triển, ứng dụng CNTT là một điều tất yếu. Chính vì vậy việc xây dựng hệ thống thơng tin quản lý nhân sự giúp cho công tác quản lý nhân sự tại cơng ty trở lên khoa học, chính xác, nhanh chóng và hiệu quả.
Trong thời gian thực hiện làm khóa luận tốt nghiệp, duới sự chỉ bảo tận tình của Th.S Nghiêm Thị Lịch, tôi đã hồn thành được đề tài của mình là: “ Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại cơng ty TNHH Bảo Hồng ” một cách hoàn thiện nhất. Đề tài đã phần nào chỉ ra được thực trang một số vấn đề còn tồn tại trong việc quản lý nhân sự tại công ty cũng như bước đầu đưa ra giải pháp cải thiện các vấn đề cịn tồn tại đó, phân tích thiết kế hệ thống quản lý nhân sự phù hợp với nhu cầu và thực tiễn tại công ty, tuy nhiên do yêu cầu quản lý nhân sự của cơng ty trong thực tế là rất lớn, có rất nhiều khía cạnh khác nhau; nhưng do sự eo