6. Kết cấu khóa luận
1.4. Tổng quan tình hình nghiên cứu liên qđến đề tài
1.4.1. Tình hình nghiên cứu trong nước
Trên thực tế, đã có rất nhiều tài liệu, cơng trình nghiên cứu, sinh viên lựa chọn đến đề tài PTTK HTTT quản lý nhân sự làm đề tài khóa luận, đồ án nghiên cứu, cũng như xây dựng triển khai tiến hành trong thực tế.
Dưới dây là một số đề tài mà tơi đã có cơ hội tham khảo và tìm hiểu qua: Đề tài : “ Phân tích thiết kế HTTT quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần xây
dựng và sản xuất nội thất KB”, sinh viên Trịnh Tiến Dũng, khoa Hệ thống thông tin
quản lý và Thương mại điện tử, trường Đại học Thương Mại. Đề tài được nghiên cứu trên cơ sở lý luận kỹ càng, chặt chẽ, đầy đủ, tập trung vào xây dựng HTTT đặc biệt là phân tích thiết kế cơ sở dữ liệu cho hẹ thống mà không đi xây dựng phần mềm và đã giải quyết được bài tốn quản lý nhân sự của cơng ty đề ra. Tuy nhiên, vấn đề giải quyết bài tốn nhân sự của cơng ty đề ra, bài khóa luận chưa giải quyết được hết và đủ các yêu cầu.
Đề tài: “ Phân tích thiết kế hệ thống quản lý nhân sự, tiền lương Công ty TNHH
một thành viên Thăng Long ”, nhóm sinh viên Đỗ Đức Hùng, Chu Đức Nghĩa, Nguyễn
Quang Qúy, Đại học Hàng Hải. Đề tài phân tích một cách kỹ càng về cơng tác quản lý nhân viên và q trình tính lương của cơng ty, từ đó xây dựng nên một hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương tiết kiệm thời gian, tối đa hóa chất lượng cơng tác quản lý của cơng ty. Tuy nhiên tính ứng dụng của hệ thống này vào các doanh nghiệp khác tương tự cịn chưa cao.
1.4.2. Tình hình nghiên cứu ngồi nước
Đề tài: “Design of company’s salary management system” tại công ty Lei Xiong của College of Information Engineering, Jiangxi University of Technology, Jiangxi Nanchang, năm 2015 được xuất bản bởi Atlantis Press. Bài báo đã phân tích được hạn chế của hệ thống quản lý tiền lương sau đó là các yêu cầu và tính khả thi cũng như thiết kế của từng module. Bài báo có các module chức năng như quản lý người dùng, quản lý mật khẩu, nhân viên, quản lý biên chế và truy vấn bảng lương nhận ra sự tiện lợi của người sử dụng và quản lý thuận tiện. Tuy nhiên, tính ứng dụng của bài báo cáo vào thực tế còn cần thời gian để áp dụng và thực hiện.
Đề tài : “ How to create a human resouces management system” của Katerina Reshetilo. Đề tài này đã nghiên cứu và giải mã khái niệm HRMS và thảo luận về các trường hợp khi phát triển tùy chỉnh là lựa chọn tốt nhất và hướng dẫn các bước cần thiết để triển khai HRMS thành công. Đề tài giúp nắm bắt được các thông tin về quản lý nhân lực là gì, các thành phần của hệ thống quản lý nguồn nhân lực, cách thiết kế một hệ thống quản lý nguồn nhân lực.
CHƯƠNG II. PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CƠNG TY TNHH BẢO HỒNG
2.1. Tổng quan về Công ty TNHH Bảo Hồng Tên doanh nghiệp: cơng ty TNHH Bảo Hoàng Tên giao dịch: BAO HOANG CO.,LTD
Loại hình hoạt động: cơng ty TNHH
Địa chỉ: thôn Nhạc Lộc, xã Trưng Trắc, huyện Văn Lâm, tỉnh Hưng Yên Mã số thuế: 0900876716
Đại diện pháp luật: ông Nguyễn Văn Nghiệm Ngày cấp giấy phép kinh doanh:20/11/2007
Ngày hoạt động: 20/11/2007 ( Đã hoạt động 11 năm) Điện thoại: 03213.980.807
Email: hondabaohoang@gmail.com
Lĩnh vực kinh doanh: cơng ty TNHH Bảo Hồng là một đại lý cấp 1 của Cơng ty Honda Việt Nam. Chính thức được cấp phép và đi vào hoạt động vào năm 2007, Cơng ty TNHH Bảo Hồng đã có gần 12 năm hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh kết hợp 4 hoạt động: bán hàng- phụ tùng- dịch vụ- hướng dẫn lái xe an tồn với dịng sản phẩm là xe máy Honda Việt Nam, với trang thiết bị hiện đại, đội ngũ kỹ thuật viên lành nghề.
- Bán các sản phẩm xe máy của Honda việt Nam với sự đa dạng về mẫu mã, kiểu loại: xe Wave 110, Aỉ Blade, Wave RS,Wave S, SH, Lead, CLICK, PCX,… sử dụng công nghệ phun xăng diện tử, tiết kiệm năng lượng, thân thiện với môi trường.
- Bán các phụ tùng của xe máy như: bình ác quy, bố thắng, bố nồi, vành, săm, đèn pha, dầu nhớt, gương, …
- Cung cấp các dịch vụ: sửa chữa, bảo hành, bảo dưỡng, bảo trì,.. cho các dịng xe máy Honda Việt Nam.
- Mở các lớp học, hướng dẫn lái xe an tồn
Cơ cấu tổ chức của cơng ty: Cơ cấu tổ chức của cơng ty TNHH Bảo Hồng đứng đầu là giám đốc- cơ quan quản lý có tồn quyền nhân danh cơng ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích quyền lợi của cơng ty, theo đó các chức nắng được chun mơn hóa hình thành lên các phịng ban với tư cách là một bộ phận tham mưu, giúp việc cho giám đốc trong phạm vi chức năng của mình. Những quyết định của bộ phận chỉ có ý nghĩa khi đã thông qua giám đốc hoặc giám đốc ủy quyền.
Hình 2.1. Sơ đồ bộ máy quản lí cơng ty TNHH Bảo Hồng
Tình hình hoạt động kinh doanh của cơng ty trong giai đoạn 3 năm từ năm 2015 đến năm 2017
Đơn vị: 1.000 đồng
STT KHOẢN MỤC NĂM 2015 NĂM 2016 NĂM 2017
1 Doanh thu 18.202.598 22.908.879 29.298.746
2 Tổng chi phí 16.002.203 19.345.414 21.998.673
3 Lợi nhuận trước thuế 2.200.395 3.563.465 7.300.073
4 Lợi nhuận sau thuế 1.987.576 3.021.697 5.800.102
Bảng 2.1.Tình hình hoạt động kinh doanh của cơng ty TNHH Bảo Hồng từ 2015-2017 (Nguồn: báo cáo tài chính Phịng Tài chính- Kế tốn của Cơng ty TNHH Bảo
Hồng)
Nhìn chung thấy được rằng tình hình kinh doanh của cơng ty mấy năm gần đây khá tốt, doanh thu và lợi nhuận thu về tăng theo từng năm.
Chiến lược kinh doanh của công ty tới năm 2025:
Đa dạng hóa sản phẩm, cập nhật những mẫu sản phẩm mới và nổi trội nhất của Honda Việt Nam hướng tới phục vụ mọi tầng lớp khách hàng, từ khách hàng bình dân đến khách hàng trung và cao cấp.
Đẩy mạnh kết hợp các hình thức bán hàng, bán hàng truyền thống với bán hàng hiện đại, đặc biệt là chú trọng đến bán hàng hiện đại bằng việc áp dụng công nghệ thông tin.
Tập trung phát triển các dịch vụ tới khách hàng, nâng cao tay nghề của đội ngũ kỹ thuật viên.
Đẩy mạnh các mối quan hệ hợp tác. Giám đốc Phòng kinh doanh Phịng dịch vụ Phịng chăm sóc khách hàng Phịng tài chính kế tốn Phịng hành chính nhân sự
2.2. Thực trạng ứng dụng HTTT trong quản lý nhân sự tại Cơng ty TNHH Bảo Hồng
Cơ cấu nhân sự chính thức tại cơng ty:
Bảng 2.2. Cơ cấu nhân sự chính thức tại Cơng ty TNHH Bảo Hồng
Stt Phòng ban Số nhân viên Ghi chú
1 Giám đốc 1
2 Phòng kinh doanh 5 1 trưởng phòng+ 4 nhân viên bán hàng 3 Phòng dịch vụ 22 1 KTV trưởng+ 1 KTV phó+ 22 KTV 4 Phịng chăm sóc khách hàng 4 5 Phịng tài chính- kế tốn
5 1 trưởng phịng+ 4 nhân viên
6 Phịng hành chính nhân sự
4 1 trưởng phịng+ 3 nhân viên
( Nguồn: phịng hành chính nhân sự )
Tổng nguồn nhân lực hiện tại của cơng ty là 48 người, trong đó có 22 người sử dụng nguồn CNTT và HTTT, chiếm khoảng 46% nguồn nhân lực của công ty.
Nhân viên sử dụng nguồn CNTT và HTTT chủ yếu ở phòng ban kinh doanh, phòng chăm sóc khách hàng, phịng tài chính- kế tốn, phịng nhân sự,.. với các phần mềm như: hệ điều hành Windows, Phần mềm văn phòng Microsoft Office, Unikey,…, phần mềm giao tiếp Skype, Gmail,…, phần mềm kế toán MISA, phần mềm bán hàng và phụ tùng Motosoft, phầ mềm diệt vius BKAV Enteprise đa phần phục vụ cho việc kinh doanh, quản lý hệ thống cơng nợ, chăm sóc khách hàng, kết nối các nhân viên trong công ty.
Hồ sơ của các nhân viên trong công ty được lưu trữ lại tại tủ lưu trữ hồ sơ tại phịng Hành chính nhân sự của cơng ty, được sắp xếp theo từng phịng ban và từng thời gian cụ thể. Một khi muốn tìm kiếm hồ sơ phải được sự đồng ý của bên trên, cũng như muốn thay đổi thơng tin cũng mất thời gian chính sửa và làm lại. Khi có những nhân viên mới, hoặc nhân viên nghỉ việc, nhân viên chuyển phòng ban, cấp bậc, phải tiến hành những thủ tục cần thiết để thay đổi thông tin cần thiết trong hồ sơ nhân viên. Mọi thông tin đượclưu trữ dưới dạng văn bản, giấy tờ lên mỗi khi sửa, thêm , xóa thì rất rườm rà, mất thời gian, có thể bị gạch xóa, bơi bẩn.
Việc chấm cơng của nhân viên bằng việc chấm tay, tuy nhiên vẫn thường xảy ra lỗi do khơng kiểm sốt được chính xác thời gian đi muộn, về sớm, hay việc không
chấm cơng của nhân viên, thường thì sau mỗi tháng để tính cơng chuẩn thường mất thời gian đối chiếu lại với nhân viên, nhiều khi còn cần kết hợp check lại camera.
Hồ sơ nhân viên, bảng chấm công, được lưu trữ dưới dạng các văn bản, giấy tờ.
Lương của nhân viên bao gồm lương cơ bản, lương tăng ca, thêm giờ, chiết khấu doanh thu,trợ cấp, phụ phí, các khoản chi phí khác như: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm lao động,…, các khoản khen thưởng, phạt,... , tùy thuộc vào cấp bậc, chúc vị của nhân viên. Cuối mỗi năm sẽ xét duyệt mức thưởng của từng nhân viên dựa vào bảng tính cơng hàng tháng. Việc tính lương của nhân viên sẽ tiến hành tính lương trên phần mềm Excel, sau đó ghi vào sổ quản lý lương của công ty. Khi nhân viên tới kỳ nhận lương sẽ đến phòng Nhân sự nhận lương, sau khi nhân lương sẽ được gạch tên ra khỏi danh sách lĩnh lương hàng tháng, đồng thời lấy chữ ký chứng nhân đã nhận lương. Sau đó, mọi văn bản, giấy tờ chữ ký sẽ được tổng hợp lại và lưu trữ theo từng tháng.
Việc tuyển dụng nhân viên chưa có một font tuyển dụng cụ thể,, khi đăng tải thông tin tuyển dụng thường đăng bài trên các trang mạng như Facebook, Zalo, hay các trang tuyển dụng trên Website tuyển dụng,cách tuyển dụng bị động khi đăng bài và phải đợi mọi người tương tác mà chưa có cách tiếp cận đến các ứng viên, cũng như sự truyền thông tuyển dụng cịn yếu kém khơng có sức lan tỏa và thiếu thu hút.
Việc đào tạo nhân viên sau khi tuyển dụng: tùy theo vị trí ứng tuyển của ứng viên, sẽ có thời hạn cho từng viên học việc thử việc, sau đó tổ chức cách kèm cặp ứng viên để nâng cao chất lượng ứng viên. Định kỳ tổ chức các bài test, các đợt kiểm tra đột xuất năng lực của nhân viên.
Về việc lập thống kê, báo cáo, sau mỗi tháng cần ghi chép, sao chép, thống kê, dựa trên những văn bản, chứng từ đã tiến hành trong vòng một tháng qua, để tổng hợp làm báo cáo. Việc nộp thống kê, báo cáo rơi vào 15 hàng tháng, có thể là muộn hơn nữa. Chứng tỏ rằng việc thống kê báo cáo của công ty rất mất thời gian, lại gặp nhiều rủi ro, dễ sai, thiếu, bỏ sót thơng tin.
Về phương thức quản lý nhân sự tại công ty: công ty quản lý nhân sự đa phần bằng phương pháp thủ cơng và quản lý trên phần mềm Excel, chưa có một hệ thống quản lý nhân sự và phần mềm chuyên dụng quản lý nhân sự nào.
2.3. Đánh giá thực trạng quản lý nhân sự tại Cơng ty TNHH Bảo Hồng
2.3.1. Những ưu điểm quản lý nhân sự của cơng ty
mình như:
Cơng ty đang có hạ tầng kỹ thuật về cơng nghệ thơng tin khá đầy đủ, hiện đại và tốt. Mức độ triển khai, sử dụng khá là hiệu quả. Hệ thống mạng của công ty cũng thỏa mãn được nhu cầu của người sử dụng. Mặc dù công ty đang quản lý hệ thống nhân sự bằng phương pháp thủ cơng, nhưng nhờ có hệ thống kỹ thuật tốt phục vụ rất nhiều cho công tác quản lý của cơng ty như trong việc tính lương, làm báo cáo,… Đây cũng là một tiền đề rất tót để cơng y có thể xây dựng một hệ thống thông tin quản lý nhân sự đạt hiệu quả tối đa hóa.
Cơng ty có đội ngũ cán bộ, nhân viên trẻ, năng động, sáng tạo, có kiến thức chun mơn tốt, cũng như có kỹ năng sử dụng cơng nghệ thơng tin; ham học hỏi, ham hiểu biết, có khả năng thích ứng cao trước sự thay đổi và địi hỏi của cơng việc, cũng như biết nắm bắt sự tiên tiến, hiện đại, khoa học cao. Do vậy, khi công ty xây dựng một HTTT quản lý, chuyển đổi từ hình thức quản lý thủ cơng snag cách quản lý công nghệ bằng hệ thống thơng tin và máy tính, thì cũng sẽ khơng gây khó khăn lớn đối với nhân viên, dễ dàng nhận được sự tiếp nhận, ủng hộ và yêu thích của nhân viên.
Công ty chú trọng vào đầu tư con người, đầu tư cơ sở hạ tầng kỹ thuật, xây dựng phát triển hệ thống thơng tin. Cơng ty rất khuyến khích, thúc đẩy và tạo cơ hội rất lớn cho việc áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý doanh nghiệp.
2.3.2. Những hạn chế quản lý nhân sự tại công ty
Nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý nhân sự tại công ty
Phần mềm quản lý nhân sự Phần mềm quản lý chăm sóc khách hàng Phần mềm quản lý chất lượn Phần mềm quản lý dự án
Hình 2.2. Nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý nhân sự tại công ty
Hồng)
Có thể thấy rằng, với cách quản lý nhân sự bằng phương pháp thủ công, nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý nhân sự tại cơng ty là rất cao. Do có thể thấy được rằng vấn đề quản lý nhân sự tại công ty đang gặp rất nhiều bất cập:
Tốc độ cập nhật, xử lý thông tin không cao, không đáp ứng được hết nhu cầu của cán bộ nhân viên trong công ty cũng như thỏa mãn yêu cầu của Ban lãnh đạo.
Hồ sơ nhân viên được lưu dưới dạng bản cứng, có thể lưu trữ được đầy đủ thơng tin của nhân viên, nhưng nếu muốn thay đổi chỉnh sửa thì lại rất mất thời gian. Cũng như nếu muốn tìm kiếm thơng tin cũng phải mất khá nhiều thời gian và gặp khơng ít khó khăn. Đặc biệt, việc lưu trữ kiểm soát hồ sơ như vậy gặp khá là nhiều rủi ro trong quá trình bảo quản, giữ gìn và lưu trữ. Nó có thể bị hỏng, phai bạc, rách theo thời gian, khơng gian, trong q trình di chuyển, tìm kiếm, cũng như các rủi ro như cháy nổ, trộm cắp,.. dẫn đến tình trạng khơng thể kiểm sốt.
Việc chấm cơng thủ cơng, rất khỏ để kiểm sốt chính xác cơng chuẩn của nhân viên, cũng như mất thời gian trong việc tính cơng và tính lương.
Tính lương cho nhân viên gồm rất nhiều khoản cũng như mỗi nhân viên sẽ có những vấn đề khác nhau, chính vì vậy với cách tính lương thủ cơng hiện nay tại cơng ty thì sẽ dẫn đến rất nhiều vấn đè, hay sai sót, cũng như mất rất nhiều thời gian, và gánh nặng công việc.
Việc tuyển dụng cũng như đào tạo nhân viên của cơng ty cịn lỏng lẻo và chưa đạt hiệu quả cao.
Với sự gia tăng số lượng nhân viên thì việc quản lý trở nên khó khăn cồng kềnh, mất thời gian, tốn chi phí, hiệu suất lại rất thấp.
Với sự quản lý nhân sự hiện tại của công ty, tốn rất nhiều thời gian, cũng như chưa thỏa mãn hết mức độ yêu cầu của công việc, đặc biệt là trong giai đoạn hiện nay công ty đang định hướng mở rộng quy mô phát triển chất lượng cơng ty, thì việc quản lý nhân sự cần được chú trọng hơn nữa.
Từ đó, có thể thấy rằng cơng ty đang cần có một HTTT quản lý nhân sự mới, với các chức năng được quan tâm nhiều nhất là: quản lý hồ sơ nhân viên, quản lý lương, quản lý tuyển dụng, đào tạo, thống kê và báo cáo.